Reisekosten-Outsourcing & Co. – wie Unternehmen Geschäftsreisen vereinfachen können

Ob zur Produktpräsentation oder für ein Teambuilding-Event – die Face-to-Face-Kommunikation ist unverzichtbar, wenn es darum geht, Geschäftskontakte zu pflegen, Entscheidungen in Echtzeit zu treffen und Teams zusammenzuführen. Deshalb gibt es nach wie vor gute Gründe, warum Dienstreisen ins In- und Ausland für viele Unternehmen unverzichtbar sind:1. Präsentationen und Consulting: Selbst wenn

Meetings und Präsentationen per Videokonferenz

möglich sind, ist der persönliche Kontakt in bestimmten Situationen gefragt, z. B. für Produktpräsentationen, eingehende Beratungen und vor Geschäftsabschlüssen.2. Trainings und Workshops: Viele Fähigkeiten lassen sich in Online-Kursen erlernen. Für manche Skills ist man besser persönlich anwesend. Das gilt insbesondere für nicht-digitale und überfachliche Kompetenzen wie Soft Skills. Auch bei

Teambuilding-Events

kommt es auf soziale und persönliche Kompetenzen an, sodass man am besten direkt vor Ort ist.3. Betriebsbegehungen und Inspektionen: In bestimmten Branchen, z. B. in der Industrie oder im Bauwesen, sind Betriebsbegehungen und Inspektionen laut

Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG)

verpflichtend, um die Arbeitsschutzmaßnahmen auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen.4. Internationales Netzwerken: Für global agierende Unternehmen ist die physische Präsenz in Produktions- und Verkaufsländern wichtig. So lassen sich neue Märkte erschließen, internationale Geschäftsbeziehungen aufbauen und der Kontakt zu Partner:innen aufrechterhalten.

Stefans Wecker klingelt um 5 Uhr morgens. Heute ist ein wichtiger Tag: Er muss zum Flughafen Leipzig/Halle, um nach London zu fliegen, wo er als Hauptredner auf einer Konferenz zum Thema erneuerbare Energien auftreten wird. Damit seine Präsentation rechtzeitig fertig wird, hat er bis spät in die Nacht gearbeitet. Um die Reiseplanung hat sich zum Glück Sabine aus der HR-Abteilung gekümmert. Dafür hätte er keinen Kopf mehr gehabt.Erst auf dem Weg zum Flughafen kommt Stefan im Taxi dazu, sich mit der geplanten Reiseroute vertraut zu machen. Sein Smartphone-Display verrät: Es ist kein Direktflug. Es gibt einen Zwischenstopp in Frankfurt am Main. Jetzt erinnert er sich vage daran, dass ihm Sabine das erzählt hat. Aber im Trubel hat er die Information wohl nicht wirklich aufgenommen. Und: „Wahrscheinlich hat sie diesen Stopover-Flug gebucht, weil er günstiger war“, denkt er sich.Am Flughafen Leipzig/Halle angekommen, schlängelt sich Stefan durch Check-in und Gänge bis zum Gate – dann die Nachricht: Sein Flug nach Frankfurt am Main fällt aus. Offenbar hat es einen unangekündigten Streik am Fraport gegeben. „Na toll, wieso erfahre ich das erst jetzt?“, denkt er sich, bevor ihm einfällt, dass heute Dienstag ist und Sabine da für gewöhnlich ein Meeting nach dem anderen hat und sicher nicht dazu kommt, ihr Handy zu checken. Aber wie soll er jetzt noch rechtzeitig nach London kommen?Neben ihm unterhält sich ein Ehepaar, das wohl auch nach Frankfurt fliegen wollte: „Dann nehmen wir eben den Zug.“ Stefan zückt sein Smartphone: Der nächste Zug geht in einer Stunde, kostet aber 118 €. Das wird Gregor aus der Finance-Abteilung nicht gerade freuen, aber was soll Stefan sonst machen?Im ICE geht Stefan die restlichen Buchungsdetails durch. Sabine hat gemeint, es sei nur ein Katzensprung vom Londoner Messezentrum bis zum Hotel, aber Google Maps zeigt eine 20-minütige Autofahrt an. „Wie kann das sein? Ach, es gibt mehrere Hotels derselben Kette in London.“ Sabine hat sich bei der Buchung vertan. Das wäre ja kein Problem, aber die Buchungsbedingungen sagen leider ganz klar: „Stornierung und Umbuchung ausgeschlossen“. Stefan beschließt, sich auch in London ein Taxi zu nehmen.Trotz des stressigen Starts liefert er eine großartige Präsentation ab und die Konferenzteilnehmenden sind begeistert. Die nächsten Tage genießt er das Networking und die Londoner Sehenswürdigkeiten. Die Quittungen von Geschäftsessen und die Taxirechnungen hebt er auf, um sie für die Reisekostenabrechnung parat zu haben. Für Gregor bedeuten solche Mehrkosten mehr Papierkram, doch zumindest kann so die Umsatzsteuer zurückgeholt werden.

Stefans Fall ist kein Ausnahmefall. Auf Dienstreisen kommt es häufig zu unbequemen Überraschungen, darunter:Unerwartete Mehrkosten: Ob

Flug-

oder

Zugausfall

, Hotelumbuchung oder -stornierung – ein unvorhergesehenes Ereignis kann den Reiseplan über den Haufen werfen. Die Reisenden müssen auf alternative Transportmittel umsteigen oder in eine andere Unterkunft wechseln, was zu Mehrkosten führen kann.Unklarheiten über Reiserichtlinien: Welche Reisekosten sind erstattungsfähig? Wie müssen Reisekosten abgerechnet werden? Und wer ist zuständig? Eine einheitliche

Reiserichtlinie

beseitigt offene Fragen und schafft Klarheit, fehlt aber noch in vielen Unternehmen.Ungenaue Zeiterfassung: Reisen Mitarbeiter:innen während der regulären Arbeitszeit zu einem Kundentermin oder kümmern sie sich auf der Rückfahrt im Zug um die Nachbereitung eines Meetings, zählt die

Fahrtzeit als Arbeitszeit

. Doch nur wenige Unternehmen nutzen Reisemanagement-Tools, die sich mit Zeiterfassungssoftware verknüpfen lassen, um die Arbeitszeit auch auf Dienstreisen zu erfassen. So kann die Zeitwirtschaft zu einer zusätzlichen Herausforderung werden. Überforderte Reiseverantwortliche: Häufig organisieren

Backoffice-Angestellte

, Mitarbeiter:innen aus HR oder Finance die Dienstreisen. Beim Multitasking kommen die Verantwortlichen schnell mal an ihre Grenzen und geben bspw. Buchungsänderungen zu spät weiter. Bürokratischer Aufwand: Die herkömmliche Reiseplanung in Unternehmen geht mit einem erhöhten bürokratischen Aufwand einher. Anreise, Unterkunft und Transfer werden über unterschiedliche Anbieter gebucht, sodass zahlreiche Belege gesammelt und bearbeitet werden müssen.Vom Flugausfall über den Buchungsfehler bis hin zur losen Ansammlung von Rechnungen – insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen kommen angesichts solcher Herausforderungen beim Reisemanagement personell an ihre Grenzen.

Insbesondere wenn es keine eigene Reiseabteilung gibt, ist das Outsourcing des Reisemanagements, inklusive Reisekostenabrechnung, eine gute Wahl, um die

Verwaltung zu vereinfachen

und die Kostenkontrolle über Reise- und Prozesskosten zu verbessern. Im Grunde genommen bedeutet Reisekosten-Outsourcing zunächst nur, dass die Erfassung der Auslagen sowie die Reisekostenabrechnung nicht mehr intern abgewickelt, sondern von einem externen Dienstleister oder einer Software übernommen werden. Diese Auslagerung des Reisekostenmanagements entlastet v. a. die Finanzabteilung und hilft Unternehmen, Fehler bei der Abrechnung zu vermeiden und langfristig Geld zu sparen. Neben der Erfassung der Ausgaben und der Reisekostenabrechnung gibt es aber weitere Aspekte, die im Kontext von Geschäftsreisen zu Herausforderungen führen können: von der Planung über die Buchung bis hin zum Reporting im Nachhinein. Viele Outsourcing-Lösungen gehen daher über die reinen Reisekosten hinaus und bieten stattdessen eine Auslagerung des gesamten Geschäftsreisemanagements an. So kann sich Sabine ihren eigentlichen Aufgaben widmen und sich anstelle der 

Reisekostenabrechnung

lieber um Themen wie Lohn und Entgeltabrechnung sowie die Erfassung von Arbeitszeiten, Urlaubs- und Krankheitstagen kümmern. Gregor spart sich das langwierige Ausfüllen von Formularen zur Rückerstattung der Mehrwertsteuer und hat den Kopf frei, um sich mit wichtigen Investitionen zu beschäftigen, Material- und Prozesskosten zu optimieren und das Unternehmen finanziell abzusichern. Und auch Stefan profitiert, wenn es eine zentrale Anlaufstelle für die Organisation von Geschäftsreisen gibt. Sollte auf dem Weg zur nächsten Konferenz etwas nicht nach Plan laufen, ist jemand für ihn da – in Echtzeit. 

Durch einen

professionellen Anbieter für Geschäftsreisen

lassen sich viele der oben genannten Probleme im Vorhinein vermeiden oder schnell lösen, falls sie auftreten. Mit einer Lösung wie TravelPerk, die 24/7 Unterstützung bietet, wäre Stefan stressfrei zu seiner Konferenz gereist. Achten Sie bei der Wahl des Anbieters jedoch darauf, dass mit der Dienstleistung alle Aspekte des

Reisemanagements und Reiserisikomanagements

abgedeckt sind.

Unterwegs ist

TravelPerk

24/7 für Sie erreichbar, um im Fall eines Flugausfalls oder bei anderen unvorhergesehenen Ereignissen schnell für Ersatz zu sorgen. Außerdem können Sie dank

FlexiPerk

unkompliziert stornieren, sollten sich Ihre Reisepläne kurzfristig ändern. So hätte Stefan in das nächstgelegene Hotel wechseln können, ohne hohe Stornokosten zu riskieren. Das wirkt sich positiv auf die Zeitwirtschaft aus und hält potenzielle Extrakosten klein.

Mit dem integrierten

Mehrwertsteuer-Rechner

erfahren Sie im Handumdrehen, wie viel der Reisekosten rückerstattungsfähig sind. Unterwegs lassen sich die Reisekosten in Echtzeit verfolgen und danach erhalten Sie auf Knopfdruck eine einzige mehrwertsteuerfähige Rechnung für alle Auslagen. Für Finance-Manager:innen wie Gregor sind solche Tools einfach unbezahlbar.

Statt in Leipzig/Halle überlegen zu müssen, wie er nach Frankfurt kommt, hätte Stefan den

Concierge-Service von TravelPerk

kontaktieren können. Unsere Mitarbeiter:innen hätten ihn sofort beraten und ihm eine alternative Reiseroute vorgeschlagen – mit der kurzfristigen Reiseplanung lässt sich so auch das Kopfzerbrechen outsourcen. Das ist besonders dann von Vorteil, wenn Reisende vor Ort konzentriert sein und Leistung erbringen müssen.

Mit

TravelCare

erfahren Sie von unvorhergesehenen Ereignissen zuerst und erhalten eine Push-Nachricht. Das sorgt für einen nahezu reibungslosen Reiseverlauf. Arbeitgeber kommen ganz einfach Ihrer Fürsorgepflicht nach, Reisemanager:innen oder HR-Verantwortliche müssen keine Angst haben, Informationen nicht rechtzeitig zu erhalten und weiterzugeben und Geschäftsreisende sind sicher und entspannt unterwegs.