Was zählt alles zu den Reisekosten?

Zu den Reisekosten zählen Auslagen für An- und Abreise, Transportmittel vor Ort, Unterkunft und Verpflegung sowie Reisenebenkosten wie bspw. Telefon- und Internetgebühren.

Wie hoch ist die Reisekostenpauschale 2024?

Reisekosten werden im Normalfall über Belege abgerechnet. Wenn es aber keine Quittungen gibt, greifen Pauschalen. Wenn von Reisekostenpauschalen die Rede ist, sind meist die Spesensätze für die Verpflegungspauschale gemeint. Innerhalb Deutschlands unterscheidet man zwischen dem kleinen Spesensatz von 14 € am An- und Abreisetag, wenn man länger als 8 Stunden unterwegs ist, und dem großen Spesensatz von 28 € als Tagessatz während einer Dienstreise. Nähere Infos zur Verpflegungspauschale finden Sie in unserem Guide-Beitrag zum Thema. Laut Bundesreisekostengesetz (BRKG) steht Mitarbeiter:innen zudem deutschlandweit ein pauschales Übernachtungsgeld von 20 € zu. Einen Überblick über die Pauschalen für Übernachtungskosten weltweit liefert das Bundesfinanzministerium. Bei der An- und Abreise mit dem eigenen PKW können Mitarbeiter:innen eine Kilometerpauschale von 30 Cent pro Kilometer erhalten. Hier lesen Sie alles, was Sie zur Kilometerpauschale wissen müssen.

Was muss der Arbeitgeber bei Dienstreisen bezahlen?

Erstattungsfähig sind alle notwendigen und belegbaren Auslagen, die im Rahmen einer Dienstreise anfallen. Dazu gehören v. a. die Kosten für Transport, Unterkunft und Verpflegung. Sofern es Belege gibt, werden Übernachtungskosten und Fahrtkosten für gewöhnlich in voller Höhe erstattet. Bei der An- und Abreise mit dem Dienstwagen übernimmt der Arbeitgeber ohnehin die Kosten. Die Ausgaben können Unternehmen als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Alternativ können Geschäftsreisende die Reisekosten auch steuerlich absetzen. Wie das geht, lesen Sie in unserem Blogbeitrag zum Thema.

Reisekosten-Outsourcing – externe Reisedienstleister nutzen

Q: Wie müssen Reisekosten abgerechnet werden?

Um Steuervorteile geltend zu machen, müssen Unternehmen die Reisekosten transparent abrechnen. Eine übersichtliche Reiserichtlinie verschafft Ihren Mitarbeiter:innen Klarheit über erstattungsfähige Kosten, die zu verwendenden Buchungsplattformen, den Workflow bei der Reisekostenabrechnung u. v. m. Für gewöhnlich enthält die Reisekostenabrechnung eine Übersicht der im Kontext einer Dienstreise getätigten, erstattungsfähigen Kosten – darunter Transportkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwände sowie Reisenebenkosten. Zudem sind Angaben zur Reise selbst enthalten sowie Nachweise in Form von Quittungen und Rechnungen. Um das Reisekostenmanagement zu vereinfachen, können Unternehmen diesen Part oder das gesamte Reisemanagement an externe Dienstleister outsourcen. Mit Software-Lösungen wie TravelPerk sammeln Sie alle Belege an einem Ort und profitieren von automatisierten Prozessen, z. B. bei der Erstellung von mehrwertsteuerfähigen Rechnungen.

Selbst in Zeiten von Homeoffice, Remote Work und Hybrid-Modellen gehören Dienstreisen weiter zum Geschäftsalltag. Dabei ist die Reiseorganisation so lange kein Problem, bis ein Flug gestrichen wird oder ein Hotel umgebucht werden muss. Doch wenn das passiert, können die Mehrkosten schnell die ursprünglichen Reisekosten übersteigen. Vom Mehraufwand und Termindruck ganz zu schweigen. Hier kommen externe Reisedienstleister und Reisemanagement-Tools ins Spiel, um die Reiseplanung und die Reisekostenabrechnung durch Outsourcing in den Griff zu bekommen.

Aber wie erkennen Sie, dass es Zeit ist, das Reisemanagement an einen professionellen Anbieter auszulagern? Wir liefern Ihnen wichtige Anhaltspunkte und veranschaulichen den Nutzen von Outsourcing mithilfe eines Beispiel-Szenarios.

Warum Geschäftsreisen für viele Unternehmen wichtig sind

Ob zur Produktpräsentation oder für ein Teambuilding-Event – die Face-to-Face-Kommunikation ist unverzichtbar, wenn es darum geht, Geschäftskontakte zu pflegen, Entscheidungen in Echtzeit zu treffen und Teams zusammenzuführen. Deshalb gibt es nach wie vor gute Gründe, warum Dienstreisen ins In- und Ausland für viele Unternehmen unverzichtbar sind:

1. Präsentationen und Consulting: Selbst wenn Meetings und Präsentationen per Videokonferenz möglich sind, ist der persönliche Kontakt in bestimmten Situationen gefragt, z. B. für Produktpräsentationen, eingehende Beratungen und vor Geschäftsabschlüssen.

2. Trainings und Workshops: Viele Fähigkeiten lassen sich in Online-Kursen erlernen. Für manche Skills ist man besser persönlich anwesend. Das gilt insbesondere für nicht-digitale und überfachliche Kompetenzen wie Soft Skills. Auch bei Teambuilding-Events kommt es auf soziale und persönliche Kompetenzen an, sodass man am besten direkt vor Ort ist.

3. Betriebsbegehungen und Inspektionen: In bestimmten Branchen, z. B. in der Industrie oder im Bauwesen, sind Betriebsbegehungen und Inspektionen laut Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG) verpflichtend, um die Arbeitsschutzmaßnahmen auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen.

4. Internationales Netzwerken: Für global agierende Unternehmen ist die physische Präsenz in Produktions- und Verkaufsländern wichtig. So lassen sich neue Märkte erschließen, internationale Geschäftsbeziehungen aufbauen und der Kontakt zu Partner:innen aufrechterhalten.

Two colleagues working together on a computer.

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Tagebuch einer Dienstreise – ein Beispiel-Szenario

Stefans Wecker klingelt um 5 Uhr morgens. Heute ist ein wichtiger Tag: Er muss zum Flughafen Leipzig/Halle, um nach London zu fliegen, wo er als Hauptredner auf einer Konferenz zum Thema erneuerbare Energien auftreten wird. Damit seine Präsentation rechtzeitig fertig wird, hat er bis spät in die Nacht gearbeitet. Um die Reiseplanung hat sich zum Glück Sabine aus der HR-Abteilung gekümmert. Dafür hätte er keinen Kopf mehr gehabt.

Erst auf dem Weg zum Flughafen kommt Stefan im Taxi dazu, sich mit der geplanten Reiseroute vertraut zu machen. Sein Smartphone-Display verrät: Es ist kein Direktflug. Es gibt einen Zwischenstopp in Frankfurt am Main. Jetzt erinnert er sich vage daran, dass ihm Sabine das erzählt hat. Aber im Trubel hat er die Information wohl nicht wirklich aufgenommen. Und: „Wahrscheinlich hat sie diesen Stopover-Flug gebucht, weil er günstiger war“, denkt er sich.

Am Flughafen Leipzig/Halle angekommen, schlängelt sich Stefan durch Check-in und Gänge bis zum Gate – dann die Nachricht: Sein Flug nach Frankfurt am Main fällt aus. Offenbar hat es einen unangekündigten Streik am Fraport gegeben. „Na toll, wieso erfahre ich das erst jetzt?“, denkt er sich, bevor ihm einfällt, dass heute Dienstag ist und Sabine da für gewöhnlich ein Meeting nach dem anderen hat und sicher nicht dazu kommt, ihr Handy zu checken. Aber wie soll er jetzt noch rechtzeitig nach London kommen?

Neben ihm unterhält sich ein Ehepaar, das wohl auch nach Frankfurt fliegen wollte: „Dann nehmen wir eben den Zug.“ Stefan zückt sein Smartphone: Der nächste Zug geht in einer Stunde, kostet aber 118 €. Das wird Gregor aus der Finance-Abteilung nicht gerade freuen, aber was soll Stefan sonst machen?

Im ICE geht Stefan die restlichen Buchungsdetails durch. Sabine hat gemeint, es sei nur ein Katzensprung vom Londoner Messezentrum bis zum Hotel, aber Google Maps zeigt eine 20-minütige Autofahrt an. „Wie kann das sein? Ach, es gibt mehrere Hotels derselben Kette in London.“ Sabine hat sich bei der Buchung vertan. Das wäre ja kein Problem, aber die Buchungsbedingungen sagen leider ganz klar: „Stornierung und Umbuchung ausgeschlossen“. Stefan beschließt, sich auch in London ein Taxi zu nehmen.

Trotz des stressigen Starts liefert er eine großartige Präsentation ab und die Konferenzteilnehmenden sind begeistert. Die nächsten Tage genießt er das Networking und die Londoner Sehenswürdigkeiten. Die Quittungen von Geschäftsessen und die Taxirechnungen hebt er auf, um sie für die Reisekostenabrechnung parat zu haben. Für Gregor bedeuten solche Mehrkosten mehr Papierkram, doch zumindest kann so die Umsatzsteuer zurückgeholt werden.

Häufige Herausforderungen bei der Planung von Geschäftsreisen

Stefans Fall ist kein Ausnahmefall. Auf Dienstreisen kommt es häufig zu unbequemen Überraschungen, darunter:

Unerwartete Mehrkosten: Ob Flug- oder Zugausfall, Hotelumbuchung oder -stornierung – ein unvorhergesehenes Ereignis kann den Reiseplan über den Haufen werfen. Die Reisenden müssen auf alternative Transportmittel umsteigen oder in eine andere Unterkunft wechseln, was zu Mehrkosten führen kann.

Unklarheiten über Reiserichtlinien: Welche Reisekosten sind erstattungsfähig? Wie müssen Reisekosten abgerechnet werden? Und wer ist zuständig? Eine einheitliche Reiserichtlinie beseitigt offene Fragen und schafft Klarheit, fehlt aber noch in vielen Unternehmen.

Ungenaue Zeiterfassung: Reisen Mitarbeiter:innen während der regulären Arbeitszeit zu einem Kundentermin oder kümmern sie sich auf der Rückfahrt im Zug um die Nachbereitung eines Meetings, zählt die Fahrtzeit als Arbeitszeit. Doch nur wenige Unternehmen nutzen Reisemanagement-Tools, die sich mit Zeiterfassungssoftware verknüpfen lassen, um die Arbeitszeit auch auf Dienstreisen zu erfassen. So kann die Zeitwirtschaft zu einer zusätzlichen Herausforderung werden.

Überforderte Reiseverantwortliche: Häufig organisieren Backoffice-Angestellte, Mitarbeiter:innen aus HR oder Finance die Dienstreisen. Beim Multitasking kommen die Verantwortlichen schnell mal an ihre Grenzen und geben bspw. Buchungsänderungen zu spät weiter.

Bürokratischer Aufwand: Die herkömmliche Reiseplanung in Unternehmen geht mit einem erhöhten bürokratischen Aufwand einher. Anreise, Unterkunft und Transfer werden über unterschiedliche Anbieter gebucht, sodass zahlreiche Belege gesammelt und bearbeitet werden müssen.

Vom Flugausfall über den Buchungsfehler bis hin zur losen Ansammlung von Rechnungen – insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen kommen angesichts solcher Herausforderungen beim Reisemanagement personell an ihre Grenzen.

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Auslagerung des Reisekostenmanagements als Lösung: Was bedeutet Reise(kosten)-Outsourcing?

Insbesondere wenn es keine eigene Reiseabteilung gibt, ist das Outsourcing des Reisemanagements, inklusive Reisekostenabrechnung, eine gute Wahl, um die Verwaltung zu vereinfachen und die Kostenkontrolle über Reise- und Prozesskosten zu verbessern.

Im Grunde genommen bedeutet Reisekosten-Outsourcing zunächst nur, dass die Erfassung der Auslagen sowie die Reisekostenabrechnung nicht mehr intern abgewickelt, sondern von einem externen Dienstleister oder einer Software übernommen werden. Diese Auslagerung des Reisekostenmanagements entlastet v. a. die Finanzabteilung und hilft Unternehmen, Fehler bei der Abrechnung zu vermeiden und langfristig Geld zu sparen. Neben der Erfassung der Ausgaben und der Reisekostenabrechnung gibt es aber weitere Aspekte, die im Kontext von Geschäftsreisen zu Herausforderungen führen können: von der Planung über die Buchung bis hin zum Reporting im Nachhinein. Viele Outsourcing-Lösungen gehen daher über die reinen Reisekosten hinaus und bieten stattdessen eine Auslagerung des gesamten Geschäftsreisemanagements an.

So kann sich Sabine ihren eigentlichen Aufgaben widmen und sich anstelle der Reisekostenabrechnung lieber um Themen wie Lohn und Entgeltabrechnung sowie die Erfassung von Arbeitszeiten, Urlaubs- und Krankheitstagen kümmern. Gregor spart sich das langwierige Ausfüllen von Formularen zur Rückerstattung der Mehrwertsteuer und hat den Kopf frei, um sich mit wichtigen Investitionen zu beschäftigen, Material- und Prozesskosten zu optimieren und das Unternehmen finanziell abzusichern. Und auch Stefan profitiert, wenn es eine zentrale Anlaufstelle für die Organisation von Geschäftsreisen gibt. Sollte auf dem Weg zur nächsten Konferenz etwas nicht nach Plan laufen, ist jemand für ihn da – in Echtzeit.

Entscheiden Sie sich für professionelles Geschäftsreise-Outsourcing

Durch einen professionellen Anbieter für Geschäftsreisen lassen sich viele der oben genannten Probleme im Vorhinein vermeiden oder schnell lösen, falls sie auftreten. Mit einer Lösung wie TravelPerk, die 24/7 Unterstützung bietet, wäre Stefan stressfrei zu seiner Konferenz gereist. Achten Sie bei der Wahl des Anbieters jedoch darauf, dass mit der Dienstleistung alle Aspekte des Reisemanagements und Reiserisikomanagements abgedeckt sind.

Flexible Buchungs- und Stornierungsbedingungen

Unterwegs ist TravelPerk 24/7 für Sie erreichbar, um im Fall eines Flugausfalls oder bei anderen unvorhergesehenen Ereignissen schnell für Ersatz zu sorgen. Außerdem können Sie dank FlexiPerk unkompliziert stornieren, sollten sich Ihre Reisepläne kurzfristig ändern. So hätte Stefan in das nächstgelegene Hotel wechseln können, ohne hohe Stornokosten zu riskieren. Das wirkt sich positiv auf die Zeitwirtschaft aus und hält potenzielle Extrakosten klein.

Reisemanagement aus einer Hand

Mit nur wenigen Klicks können Sie auf die Reisebedingungen zugreifen und eine Rechnung erstellen. Das lange Suchen in Papierstapeln sowie unterschiedliche Login-Daten für verschiedene Reiseanbieter haben damit ein Ende. Sie profitieren von einer besseren Kostenkontrolle und die Reisekostenabrechnung erfolgt automatisiert.

Mehrwertsteuer-Rechner inklusive

Mit dem integrierten Mehrwertsteuer-Rechner erfahren Sie im Handumdrehen, wie viel der Reisekosten rückerstattungsfähig sind. Unterwegs lassen sich die Reisekosten in Echtzeit verfolgen und danach erhalten Sie auf Knopfdruck eine einzige mehrwertsteuerfähige Rechnung für alle Auslagen. Für Finance-Manager:innen wie Gregor sind solche Tools einfach unbezahlbar.

Gut aufgehoben

Statt in Leipzig/Halle überlegen zu müssen, wie er nach Frankfurt kommt, hätte Stefan den Concierge-Service von TravelPerk kontaktieren können. Unsere Mitarbeiter:innen hätten ihn sofort beraten und ihm eine alternative Reiseroute vorgeschlagen – mit der kurzfristigen Reiseplanung lässt sich so auch das Kopfzerbrechen outsourcen. Das ist besonders dann von Vorteil, wenn Reisende vor Ort konzentriert sein und Leistung erbringen müssen.

Immer auf dem neuesten Stand

Mit TravelCare erfahren Sie von unvorhergesehenen Ereignissen zuerst und erhalten eine Push-Nachricht. Das sorgt für einen nahezu reibungslosen Reiseverlauf. Arbeitgeber kommen ganz einfach Ihrer Fürsorgepflicht nach, Reisemanager:innen oder HR-Verantwortliche müssen keine Angst haben, Informationen nicht rechtzeitig zu erhalten und weiterzugeben und Geschäftsreisende sind sicher und entspannt unterwegs.

Vereinfachen Sie Ihr Geschäftsreisemanagement. Ein für alle Mal.

FAQ – häufige Fragen zu den Reisekosten bei Dienstreisen

Wie müssen Reisekosten abgerechnet werden?
Was zählt alles zu den Reisekosten?
Wie hoch ist die Reisekostenpauschale 2024?
Was muss der Arbeitgeber bei Dienstreisen bezahlen?

Reisekosten-Outsourcing & Co. – wie Unternehmen Geschäftsreisen vereinfachen können