Wie rechnet man Dienstreisen ab?

In der Reisekostenabrechnung gibt es unterschiedliche Kategorien für die einzelnen Kostenpunkte. Um eine Dienstreise abzurechnen, sammeln Sie alle Quittungen, u. a. Zugtickets als Beleg für die Fahrtkosten und die Hotelrechnung, um die Kosten in voller Höhe erstattet zu bekommen. Für Unternehmen empfiehlt es sich, Höchstgrenzen für die Auslagen in einer Reiserichtlinie festzuhalten.Wenn es keine Belege gibt, kommen häufig Pauschalen zur Anwendung. So gibt es z. B. eine Übernachtungspauschale und eine Pauschale für die Verpflegungskosten, auch Verpflegungsmehraufwand genannt.

Wie hoch ist die Reisekostenpauschale?

Eine allgemeine Reisekostenpauschale gibt es nicht. Allerdings erfolgt die Erstattung einiger Arten von Reisekosten in Form von Pauschalen. Wenn Mitarbeiter:innen Dienstreisen mit ihrem eigenen Pkw antreten, kann die Abrechnung bspw. über die Kilometerpauschale mit 30 Cent pro Kilometer erfolgen. Für Verpflegungsmehraufwendungen erhalten Reisende eine Verpflegungspauschale von 14 € bzw. 28 € pro Tag, je nach Länge des Aufenthalts. Für Übernachtungen, für die keine Rechnung vorliegt, steht Arbeitnehmer:innen eine Übernachtungspauschale in Höhe von 20 Euro pro Tag zu. Bei Geschäftsreisen im Ausland weichen die jeweiligen Pauschsätze für Verpflegung und Übernachtung ab.

Wie rechnet man Spesen richtig ab?

Im Zusammenhang mit Dienstreisen kann der Begriff „Spesen“ sämtliche Reisekosten beschreiben. Dann spricht man von einer „Spesenabrechnung“. Wichtig für die Abrechnung ist, dass für jede Ausgabe ein Beleg vorliegt.Im Speziellen sind mit „Spesen“ aber meist nur die Verpflegungskosten während einer Geschäftsreise gemeint. Die Spesen für die Verpflegung lassen sich auch pauschal abrechnen. In der Reisekostenabrechnung ist dann vom „Verpflegungsmehraufwand“ die Rede.

Wie hoch sind die Spesen pro Tag?

Die Höhe der Spesen pro Tag hängt bei pauschal abgerechneten Verpflegungskosten von der Reisedauer ab. In Deutschland liegt die Verpflegungspauschale bei 14 € für eine Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden und bei 28 € für eine Abwesenheit von mehr als 24 Stunden.

Ist eine Firma verpflichtet, Spesen zu zahlen?

Die Erstellung einer Reisekostenabrechnung ist gesetzlich nicht verpflichtend. Sie ist allerdings erforderlich, wenn Arbeitgeber ihren Mitarbeiter:innen die Kosten, für die sie während einer Dienstreise aufkommen, steuerfrei zurückerstatten möchten, ohne dabei selbst große Verluste zu machen. Als Arbeitgeber können Sie Reisekosten, bestehend aus Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten, bei der Steuer als Betriebskosten geltend machen – sofern eine Reisekostenabrechnung samt Zahlungsnachweisen vorhanden ist, die belegt, dass eine Dienstreise im besagten Umfang stattgefunden hat.

Reisekostenabrechnung – Fahrtkosten, Spesen & mehr

Bei einer Geschäftsreise kommen schnell beachtliche Summen zusammen. Zu den Reisekosten gehören alle Ausgaben für Übernachtung, An- und Abreise sowie Verpflegungskosten. Mithilfe einer Reisekostenabrechnung lassen sich die finanziellen Aufwendungen rund um eine Auswärtstätigkeit übersichtlich darlegen. So können die Auslagen von Mitarbeiter:innen schneller erstattet und die betrieblichen Ausgaben leichter abgerechnet werden. Die Buchhaltung behält dadurch die Höhe der Kosten im Blick und kann die Reisekosten außerdem beim Finanzamt steuerlich geltend machen.

Begriffsklärung: Reisekostenabrechnung & Spesenabrechnung

Im Geschäftsalltag meint man mit Spesen, je nach Kontext, unterschiedliche Ausgaben:

sämtliche Betriebsausgaben, inkl. Büromaterialien

allgemeine Kosten im Zuge einer Dienstreise, z. B. Übernachtungs- und Fahrtkosten

im Besonderen Kosten für das leibliche Wohl während einer Dienstreise, auch Verpflegungsmehraufwand genannt.

So kommt es, dass der Begriff „Spesenabrechnung“ häufig synonym zu „Reisekostenabrechnung“ verwendet wird.

Unser Tipp: Was Ihr Gegenüber unter Spesen fasst, lässt sich am besten herausfinden, indem Sie miteinander ins Gespräch kommen. Auf diese Weise können Sie Missverständnisse vermeiden.

Was ist eine Reisekostenabrechnung? – Definition & Wissenswertes

Die Reisekostenabrechnung ist eine Zusammenstellung aller Kosten, die im Zuge einer Dienstreise entstanden sind. Eine Reise gilt als Dienstreise, sobald die Mitarbeiter:innen 8 Stunden oder länger geschäftlich fernab ihrer primären Arbeitsstätte unterwegs sind – etwa aufgrund eines Termins bei Kund:innen, einer Messe oder Konferenz oder des Besuchs einer Außenstelle.

Im Zuge einer geschäftlichen Reise fallen von der Buchung bis zur Abrechnung durch die Buchhaltung verschiedenste Kosten an. Für manche Ausgaben kommt das Unternehmen bereits im Voraus auf. Hinzu kommen Auslagen durch die Mitarbeiter:innen vor Ort. Bei Parkgebühren oder Fahrten mit dem Taxi sowie für Geschäftsessen gehen Angestellte häufig in Vorleistung und lassen sich die Kosten später erstatten. Andere Belege flattern erst nach einiger Zeit ins Büro und durchlaufen dann den üblichen Rechnungszyklus.

Um bei all den einzelnen Rechnungen und Quittungen nicht den Überblick zu verlieren, werden die einzelnen Kostenpunkte, für die Mitarbeiter:innen im Rahmen einer Geschäftsreise aufkommen, in einer Reisekostenabrechnung zusammengetragen. Anhand dieser Aufschlüsselung werden die von der/dem Reisenden übernommenen Kosten in vollem Umfang ersichtlich.

Neben den einzelnen Beträgen enthält die tabellarisch organisierte Reisekostenabrechnung in der Regel auch nähere Informationen zu den getätigten Ausgaben. Dazu gehören Angaben bezüglich:

Reisezeit

Reisezweck

Reiseort

Art der gelisteten Reisekosten

Vollständig ist die Reisekostenabrechnung aber erst dann, wenn zu den gelisteten Kosten auch Nachweise vorliegen – in Form von Tickets, Quittungen, Rechnungen oder Eigenbelegen. Derartige Nachweise sind vor allem für das Finanzamt wichtig, erleichtern aber auch den Kolleg:innen in der Buchhaltung die Arbeit.

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Welche Ausgaben gehören in die Reisekostenabrechnung?

Die erstattungsfähigen Reisekosten setzen sich aus vier Kostenarten zusammen:

Fahrtkosten

Übernachtungskosten

Verpflegungsmehraufwand

Reisenebenkosten

Im Zuge der Reisekostenabrechnung können die Reisenden ihre Ausgaben jeweils einer dieser vier Kostenarten zuordnen. Eine detailgetreue Auflistung ist die Voraussetzung für eine reibungslose Erstattung.

Damit die Reisekostenabrechnung am Ende keine bösen Überraschungen mit sich bringt, ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter:innen schon im Voraus wissen, welche Kosten als betriebliche Ausgaben während einer Geschäftsreise gelten und vom Arbeitgeber erstattet werden. All diese Informationen und auf welchem Weg die Erstattung erfolgt, halten Sie am besten in einer unternehmenseigenen Reisekostenrichtlinie fest.

Unser Tipp: In Zeiten steigender Preise können die Auslagen, die Angestellte unterwegs leisten, mitunter dazu führen, dass sie privat in den Dispo rutschen. Damit sich Ihre Mitarbeiter:innen während der Dienstreise ganz auf das Geschäftliche konzentrieren können, empfiehlt sich ein Reisekostenvorschuss. Die tatsächlichen Kosten werden später mit der Buchhaltung abgerechnet.

Download-Vorlage: Formular für die Reisekostenabrechnung

Das Sammeln und Zuordnen von Quittungen und Belegen ist zeitaufwändig und unübersichtlich. Mit der richtigen Strategie können Sie die Zettelwirtschaft verringern oder sogar ganz beenden.

Dadurch verringert sich für die Reisenden die Wartezeit bis zur Erstattung etwaiger Auslagen. Die Höhe der Reisekosten lässt sich genau nachvollziehen und der Arbeitgeber kann die Ausgaben entsprechend einfach bei der Steuer geltend machen. Zudem bekommen die zuständigen Reise-Manager:innen schnell ein Gespür für die tatsächliche Höhe der Kosten, die im Zuge einer Auswärtstätigkeit anfallen. Es entsteht eine echte Win-win-Situation – und das bei vergleichsweise geringem Aufwand.

Vereinfachen Sie die Abwicklung für alle Beteiligten mit einem vorgefertigten Formular für die Reisekostenabrechnung oder nutzen Sie eine Software-Lösung für die Abrechnung und Erstattung. Hier stellen wir Ihnen die 9 beliebtesten Reisekostenabrechnung-Apps 2024 vor.

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Fahrtkosten

Der größte Teil der Fahrtkosten entfällt auf die An- und Abreise. Unter Umständen kommen weitere Fahrten am Zielort hinzu, bspw. vom Hotel zur Messe oder zum Kund:innentermin, sowie Zwischenfahrten von einer Arbeitsstätte zur nächsten.

Diese Fahrten können die Reisenden mit verschiedenen Verkehrsmitteln zurücklegen – z. B. mit dem Flugzeug, der Bahn oder mit einem Pkw. In den meisten Fällen erfolgt die Rückerstattung der entstandenen Kosten nach dem 1:1-Prinzip, also in voller Höhe.

Es gibt jedoch Ausnahmen. Bei Fahrten mit dem privaten PKW oder einem Dienstwagen der Firma werden die Fahrtkosten anders abgerechnet. Der Grund dafür ist simpel: Bei einer Dienstreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder einem Mietwagen gibt es Tickets oder Rechnungen, die die Fahrtkosten exakt belegen. Nutzen Reisende hingegen ihren privaten Pkw oder einen Firmenwagen, ist das nicht der Fall, und die Kosten müssen anders rekonstruiert werden.

Verkehrsmittel

Art der Fahrtkostenerstattung

Flugzeug

Erstattung in voller Höhe

Zug, Bahn, Bus

Erstattung in voller Höhe

Taxi

Erstattung in voller Höhe

Mietwagen

Erstattung in voller Höhe

Eigener PKW

Kilometerpauschale oder Kilometersatz

Dienstwagen

Kosten zahlt der Arbeitgeber ohnehin

Fahrten mit dem privaten Pkw richtig abrechnen

Während bei einem Firmenwagen die Kosten ohnehin vom Arbeitgeber getragen werden, liegen bei einem Privatwagen alle Aufwendungen vom Sprit bis zu den Versicherungen bei dem/der Arbeitnehmer:in selbst. Daher läuft die Rückabwicklung der Kosten bei Reisen mit einem privaten Fahrzeug etwas anders. Hier greift entweder die Kilometerpauschale oder ein individueller Kilometersatz.

Bei der Kilometerpauschale handelt es sich, wie der Name schon sagt, um einen Pauschalbetrag. Fahren Arbeitnehmer:innen mit dem Auto, erhalten sie 30 Cent pro gefahrenem Kilometer. Bei Fahrten mit dem Motorrad liegt der Betrag bei 20 Cent pro Kilometer.

Der individuelle Kilometersatz ist hingegen kein Pauschalbetrag, sondern bezieht für die Berechnung der Fahrtkosten auch Ausgaben für Kfz-Versicherung, Sprit usw. mit heran. Und so geht’s: Alle anfallenden Jahresausgaben werden addiert und anschließend durch die Anzahl der gefahrenen Kilometer geteilt. Das Ergebnis ist der individuelle Kilometersatz, den Arbeitnehmer:innen dann anteilig für jeden dienstlich gefahrenen Kilometer als Fahrtkosten in der Reisekostenabrechnung anführen oder als Werbungskosten steuerlich absetzen können.

Grundvoraussetzung für die Erstattung von Kilometerpauschale und Kilometersatz ist, dass die Mitarbeiter:innen ein Fahrtenbuch führen, in dem alle beruflich zurückgelegten Strecken gelistet sind. Das gilt übrigens auch dann, wenn die Reisenden mit einem Firmenwagen unterwegs sind.

Unser Tipp: Die vergleichsweise zeitaufwendige Abrechnung mittels individuellem Kilometersatz lohnt sich vor allem für Arbeitnehmer:innen, die dienstlich mit einem kostenintensiven Privatfahrzeug unterwegs sind, etwa bei hohen Unterhaltskosten. Erfahrungsgemäß handelt es sich in einem solchen Fall um die gewinnbringendere Option. Dafür legen die Arbeitnehmer:innen neben dem Fahrtenbuch am Ende des Jahres alle Belege für Zahlungen im Zusammenhang mit dem Fahrzeug vor.

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Übernachtungskosten

Während einer Dienstreise kommen die Mitarbeiter:innen in der Regel in Hotels oder Ferienwohnungen unter. Die Kosten für die Übernachtung können im Zuge der Reisekostenabrechnung beim Arbeitgeber eingereicht und von diesem bei der Steuer als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Eine Voraussetzung dafür, dass die Kosten vollumfänglich übernommen werden, ist die Vorlage einer entsprechenden Rechnung für die Unterkunft oder eines Eigenbelegs.

Wie hoch der Preis für eine Übernachtung maximal sein darf und welche Bestimmungen für Hotels und Ferienwohnungen gelten, sollte in der Reiserichtlinie Ihres Unternehmens geregelt sein. Um Buchungen außerhalb der Richtlinie von Vornherein zu umgehen und für eine höhere Compliance zu sorgen, können Sie als Arbeitgeber mit einer automatisierten Richtlinie arbeiten. Was das ist und wie das funktioniert, erklären wir Ihnen in unserem Guide zum Thema Reiserichtlinien für Geschäftsreisen.

Wenn weder Hotelrechnung noch Eigenbeleg vorliegen, kann stattdessen eine Übernachtungspauschale steuerfrei vom Arbeitgeber oder im Rahmen der Steuererklärung ausgezahlt werden. Mit einem Pauschbetrag von 20 Euro liegt Deutschland weit unter dem EU-Durchschnitt. Einen Überblick über die Pauschsätze für Übernachtungskosten weltweit liefert das Bundesfinanzministerium.

Verpflegungsmehraufwand

Auch für die Verpflegung der Dienstreisenden entstehen im Verlauf eines Aufenthalts diverse Kosten. Frühstück, Mittag-, Abendessen – all das will bezahlt werden und fällt oftmals teurer aus als zu Hause. Hier bietet die Verpflegungspauschale eine sehr praktikable Lösung. Mithilfe der Verpflegungspauschale sollen nicht die gesamten Ausgaben gedeckt werden, die Arbeitnehmer:innen während einer Reise für ihr leibliches Wohl tätigen, sondern lediglich der Verpflegungsmehraufwand, der im Vergleich zu den regulären Ausgaben entsteht.

Die Auszahlung der Verpflegungspauschale kann entweder durch den Arbeitgeber oder als Werbungskosten im Rahmen der Steuererklärung erfolgen und bedarf keines konkreten Nachweises in Form von Zahlungsbelegen oder Ähnlichem.

In Deutschland greift entweder der kleine Spesensatz von 14 € oder der große Spesensatz von 28 €. Die kleine Pauschale gilt für An- und Abreisetage sowie bei Auswärtstätigkeiten mit einer Dauer von mehr als 8 Stunden. Der höhere Satz hingegen gilt ab einer Dauer von 24 Stunden – sprich für jeden vollen Tag einer Dienstreise.

Die Bedingungen für die Verpflegung im Überblick:

Dauer der Geschäftsreise

Tagegeld als Verpflegungsmehraufwand

unter 8 Stunden

keine Verpflegungspauschale – 0 €

zwischen 8 und 24 Stunden

kleine Pauschale – 14 €

ab 24 Stunden

große Pauschale – 28 €

Die kleine Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand kommt auch dann zur Anwendung, wenn die Abwesenheit von mehr als 8 Stunden über 2 Kalendertage geht – sprich die Arbeitnehmer:innen nachts arbeiten und nicht übernachten. Die Spesen in Höhe von 14 € werden dann für den Kalendertag ausbezahlt, an dem die Arbeitnehmer:innen den überwiegenden Teil der mehr als 8 Stunden abwesend sind.

Übrigens: Stellt der Arbeitgeber auf einer Dienstreise kostenfrei Frühstück bereit oder sind in den Übernachtungskosten bereits die Kosten für ein Hotelfrühstück enthalten, verringert sich die tägliche Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand um 20 %. Wenn Mittag- oder Abendessen gestellt oder bereits enthalten sind, kommt es laut Bundesreisekostengesetz (BRKG) zu einer Kürzung des Tagegelds von je 40 %.

Alle Informationen rund um die Verpflegungspauschale sowie die gültigen Spesensätze im Ausland und potenzielle Kürzungen der Pauschale finden Sie ebenfalls in unserem Reiserichtlinien-Guide.

Beispiel: wie die Spesenabrechnung funktioniert

Anita ist für ein Bremer Unternehmen 4 Tage dienstlich in Leipzig tätig. Sie fährt Dienstag früh mit dem Zug los und am Freitagnachmittag auf dem gleichen Weg zurück. So ergibt sich für die An- und Abreisetage je eine Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden. Mittwoch und Donnerstag gelten als volle Arbeitstage. Insgesamt übernachtet sie 3 Nächte mit Frühstück. Hier ist die Auflistung der Spesen:

Zugticket für Hin- und Rückfahrt: 106,40 €

Verpflegungsmehraufwand bei Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden: 2 x 14 € = 28 €

Verpflegungsmehraufwand bei Abwesenheit von mehr als 24 Stunden: 2 x 28 € = 56 €

Übernachtungskosten laut Hotelrechnung: 3 x 112 € = 336 €

20 % Kürzung für Hotelfrühstück: 3 x -5,60 € = -16,80 €

Für die Spesenabrechnung addieren Sie alle Kostenpunkte und ziehen die Kürzung entsprechend ab.

106,40 € + 28 € + 56 € + 336 € - 16,80 € = 509,60 €

Nach der Dienstreise erhält Anita gemäß dieser Rechnung 509,60 € als Spesen erstattet. In der Realität ist die Liste der Spesen länger, etwa weil noch Reisenebenkosten hinzukommen.

Reisenebenkosten

Unter Reisenebenkosten werden all jene Ausgaben gesammelt, die weder den Fahrtkosten noch der Übernachtung oder der Versorgung zuzuordnen sind, aber dennoch während einer Auswärtstätigkeit für den/die Reisende anfallen. Nicht enthalten sind dabei Kosten, die dem reinen persönlichen Vergnügen dienen.

Zu den gängigsten Reisenebenkosten zählen z. B.:

Trinkgelder

Gepäckaufbewahrung oder Gepäckversicherung

Telefon- und Internetgebühren

Maut- und Parkgebühren

Eintrittsgelder für dienstliche Veranstaltungen

Portokosten

Hinzu kommen außerdem Sonderkosten, die bspw. durch einen Unfall oder durch anderweitige Notfälle entstehen. Auch jegliche Versicherungen, die für Mitarbeiter:innen anlässlich einer Geschäftsreise abgeschlossen werden, lassen sich zu den Reisenebenkosten zählen. Meist werden diese aber schon im Voraus abgeschlossen und durch den Arbeitgeber beglichen, sodass keine Rückerstattung der Beträge nötig ist.

Je nach Reiserichtlinie können auch Taxifahrten und Automietgebühren vor Ort als Reisenebenkosten statt als Fahrtkosten gewertet werden. Erstattet werden die Ausgaben den Mitarbeiter:innen aber ohnehin, unabhängig davon, welcher Kostenart sie zugeordnet sind.

Oftmals handelt es sich bei den Reisenebenkosten um viele kleine Posten. Addiert man all die einzelnen Beträge, können dennoch ordentliche Summen entstehen. Gerade deshalb – und weil die Abrechnung nicht über Pauschalen erfolgen kann – ist es bei dieser Art von Reisekosten besonders wichtig, sämtliche Belege aufzubewahren oder durch Eigenbelege zu ersetzen. Ohne die entsprechenden Nachweise kann der Arbeitgeber die Rückerstattung der Kosten verweigern oder aber selbst auf den Kosten sitzen bleiben.

Wer zahlt am Ende was? – gesetzliche Spesen, steuerfreie Rückerstattung & Co.

Reisekosten, die während einer Dienstreise für Fahrten und Übernachtungen entstehen, sowie sämtliche Reisenebenkosten können Arbeitgeber ihren Arbeitnehmer:innen steuerfrei zurückerstatten, sofern der Reisekostenabrechnung ein Zahlungsbeleg beiliegt. Aus steuerlicher Sicht gelten die getätigten Ausgaben dann als Betriebsausgaben und können beim Finanzamt geltend gemacht werden.

Tipp: Geht ein Beleg verloren, kann als Ersatz ein sogenannter Eigenbeleg erstellt werden, der neben dem Betrag auch Informationen zum Zahlungsempfänger sowie das Zahlungsdatum und den Zweck enthält.

Sämtliche Kosten für Mahlzeiten und Co. werden in der Regel über die Verpflegungspauschale abgewickelt. Da es sich hierbei um gesetzliche Pauschbeträge handelt, die allen Dienstreisenden ab einer Reisedauer von 8 Stunden zustehen, werden für die Auszahlung der Verpflegungspauschale keine Quittungen benötigt. Der Arbeitgeber kann die hierdurch entstehenden Kosten ebenfalls bei der Steuer geltend machen. Werden jedoch einzelne Mahlzeiten gestellt, z. B. in Form eines Hotelfrühstücks, ist die Verpflegungspauschale entsprechend zu kürzen.

Liegt für eine Übernachtung im Hotel oder in einer Ferienwohnung kein Nachweis vor, können Arbeitnehmer:innen zumindest eine Übernachtungspauschale erstattet bekommen.

Grundsätzlich ist der Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet, den Reisenden die Verpflegungs- und Übernachtungspauschale auszuzahlen. Wer vom Arbeitgeber keine Zahlung der Pauschalen erhält, kann diese bei der Steuererklärung als Werbungskosten angeben und sich das Geld auf diese Weise zurückholen. Eine doppelte Auszahlung – sprich durch den Arbeitgeber und über die Steuererklärung – ist allerdings nicht möglich.

Noch einfacher rekonstruieren und abwickeln lassen sich die Reisekosten, indem Sie das Ausgabenmanagement über eine Software-Lösung abbilden. So läuft die Verwaltung aller Rechnungen und Reisekosten über eine einzige Plattform. Das wiederum spart eine Menge mühsame Zettelwirtschaft und bringt maximale Transparenz und Übersichtlichkeit – für Reisende, Reise-Manager:innen, Buchhalter:innen und in letzter Konsequenz auch fürs Finanzamt.

Wichtig: Was muss ich bei der Reisekostenabrechnung beachten?

Sowohl für Arbeitnehmer:innen als auch Arbeitgeber gilt: Damit Auslagen und Spesen erstattungsfähig sind, braucht es für jeden Kostenpunkt einen entsprechenden Beleg.

Insbesondere in kleineren Unternehmen übernehmen die Angestellten die Reiseplanung und -buchung häufig selbst. Dabei muss für das Finanzamt klar ersichtlich sein, dass es sich bei den Kosten eindeutig um betriebliche – nicht private – Ausgaben handelt. Daher empfiehlt es sich, direkt im Namen des Unternehmens zu buchen, wenn man als Arbeitnehmer:in in Vorleistung geht.

Noch einfacher und effizienter läuft es für alle Beteiligten mit einer automatisierten Reiserichtlinie – inklusive maximalem Reisebudget. Bei TravelPerk können Sie die Richtlinien für Dienstreisen direkt in der Buchungsplattform hinterlegen.

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