How to effortlessly track business travel expenses

Fällt es dir schwer, die Geschäftsreisekosten in deinem Unternehmen zu verfolgen und zu verwalten? Damit bist du nicht allein!

Als Finanzmanager:in in einem Unternehmen, in dem Mitarbeitende zahlreiche Reisen in viele verschiedene Städte unternehmen, stehst du und dein Team vor der Herausforderung, unzählige Belege und Rechnungen für Flüge, Hotels, Transport vor Ort und Restaurants zusammenzutragen. Da Reisekosten von Monat zu Monat variieren, ist der Arbeitsaufwand ohne die richtigen Tools oft enorm. Außerdem besteht das Risiko potenzieller Fehler bei der Abrechnung. Einfach ausgedrückt: Wenn dein Team mit weniger Papierkram zu tun hat, kann es sich auf strategisch wichtigere Aufgaben konzentrieren.

In diesem Beitrag zeigen wir dir einige praktische Schritte, mit denen du Zeit sparen und deine Ausgabenverwaltung automatisieren kannst.

Wie du das Ausgabenmanagement beschleunigst

Wusstest du, dass Finanzteams bis zu 5 Wochen pro Jahr verlieren, aufgrund ineffizienter, sich wiederholender Aufgaben, die automatisiert werden könnten? Das besagt der „State of Finance Digitisation”-Bericht von Moss, bei dem 750 Finanzprofis aus dem Vereinigten Königreich, Deutschland und den Niederlanden zu Trends in digitaler Entwicklung und den Auswirkungen von Automatisierung auf den Arbeitsalltag befragt wurden.

Eine Reisemanagement-Plattform, mit der du Reisen buchen und Reisekosten analysieren kannst, sowie ein Ausgaben-Tool zur allgemeinen Verwaltung von Geschäftsausgaben helfen dir dabei, Zeit zu sparen und einen effizienten Prozess für das Ausgabenmanagement zu schaffen.

Lass uns nun genauer betrachten, warum du beide Systeme benötigst, wie diese zusammenarbeiten und wie du die besten Lösungen für deine Anforderungen auswählst.

Wähle eine Reisemanagement-Plattform, die alle wichtigen Funktionen bietet

Eine Reisemanagement-Plattform kann den manuellen Arbeitsaufwand in einigen wichtigen Bereichen erheblich reduzieren. Erstens müssen Travel-Manager:innen Geschäftsreisen nicht mehr im Namen der Reisenden buchen – stattdessen können Mitarbeitende selbst die gewünschten Optionen innerhalb der Unternehmensrichtlinien auswählen. Auch der Genehmigungsprozess wird vereinfacht, da weniger Rücksprachen nötig sind. Reiseplattformen wie TravelPerk bieten individuelle Genehmigungsworkflows, wodurch Freigaben transparent und automatisch erfolgen.

Auch aufseiten des Finanzteams wird der Verwaltungsaufwand deutlich reduziert. Mitarbeitende müssen nicht mehr in Vorleistung treten und anschließend Erstattungen beantragen. Stattdessen ermöglicht eine gute Plattform eine konsolidierte monatliche Rechnungsstellung. Das kann Dutzende von Stunden einsparen, insbesondere wenn dein Team es bislang gewohnt ist, am Monatsende Hunderte von Rechnungen mühsam händisch durchzugehen.

Wichtige Funktionen, die eine Reisemanagement-Plattform bieten sollte:

Einfache Selbstbuchung mit integriertem Genehmigungsprozess

Möglichkeit, die Reiserichtlinien deines Unternehmens direkt in die Plattform zu integrieren

Konsolidierte monatliche Rechnungsstellung

Berichtstools zur einfachen Verwaltung der Reisekosten

Große Auswahl an Reiseoptionen zu wettbewerbsfähigen Preisen

24/7-Kundensupport

Integration mit deiner Ausgabenmanagement-Plattform

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Entscheide dich für eine hoch bewertete Ausgabenmanagement-Software

Neben einer Reisemanagement-Plattform benötigst du auch die richtige Ausgabenmanagement-Software. Diese hilft deinem Team, neben Reisekosten auch andere betriebliche Ausgaben effizient zu verwalten. In deinem Unternehmen können verschiedene Mitarbeitende für unterschiedliche Anschaffungen zuständig sein. Angesichts der Vielzahl an Ausgaben ist es sinnvoll, eine zentrale Plattform zu nutzen, die das Ausgabenmanagement an einem Ort bündelt und optimiert.

Ausgabenmanagement-Tools zielen darauf ab, manuelle Dateneingaben zu minimieren. Viele Plattformen bieten beispielsweise Funktionen wie Beleg-Scanning oder den Import von Kreditkartenzahlungen. Dadurch können Reisende ihre Ausgaben bequem unterwegs erfassen, anstatt damit bis nach ihrer Rückkehr zu warten.

Ziehe eine Ausgabenmanagement-Plattform in Betracht, die Genehmigungen und Erstattungen beschleunigt. Die Software sollte außerdem Funktionen bieten, die eine effiziente Teamarbeit ermöglichen – einschließlich passender Zugriffsebenen und Aufgabenzuweisung.

Am wichtigsten ist, dass das System eine direkte Integration mit der Reisemanagement-Plattform bietet, um Zeit bei der Ausgabenverwaltung zu sparen. Dadurch erhältst du eine bessere Übersicht über die Reisekosten. Da die Daten zwischen beiden Plattformen synchronisiert werden, profitierst du zudem von höherer Genauigkeit, was den Abstimmungsprozess für Ausgaben erheblich vereinfacht.

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Wichtige Funktionen einer Ausgabenmanagement-Plattform

Beleg-Scanning

Import von Kreditkartentransaktionen

Zusammenführung von Zahlungen mit Firmenkreditkarten

Genehmigungsworkflows für Ausgaben

Möglichkeit zur Delegation von Aufgaben und Zugriffsrechten innerhalb des Finanzteams

Intuitive Plattform ohne lange Einarbeitung

Integration mit der Reisemanagement-Plattform

Tipps zur Auswahl des richtigen Ausgabenmanagement-Tools

„Ich würde Finanzteams empfehlen, ihre gesamte Technologie-Infrastruktur ganzheitlich zu betrachten und sich klarzumachen, welche Ziele sie mit ihrem Ausgabenmanagement-Tool erreichen möchten, bevor sie eine Entscheidung treffen.Es ist entscheidend, dass das Tool nahtlos mit bestehenden Systemen integriert werden kann – insbesondere mit dem ERP-System (Enterprise Resource Planning), aber auch mit Gehaltsabrechnungs-Tools und der gewählten TMC (Travel Management Company), falls viel gereist wird. Dadurch wird die Abstimmung von Ausgaben erheblich erleichtert und das Leben der Finanzteams spürbar vereinfacht.“

— Clare Mackey, Partner Manager bei TravelPerk

Integration und Implementation der gewählten Plattformen

Der letzte Schritt besteht darin, die Reisemanagement-Plattform und die Ausgabenmanagement-Lösung in deinem Unternehmen anzuwenden. Abhängig von der Größe deines Unternehmens bieten Anbieter von Reise- und Ausgabenmanagement-Software möglicherweise Unterstützung bei der Einführung an, indem sie die Mitarbeiter:innen schulen und ihnen zeigen, wie sie das System optimal nutzen.

Während dieses Prozesses gibt es mehrere wichtige Aufgaben zu erledigen.

Einführung der Reisemanagement-Plattform:

Füge alle Reisenden und Administrator:innen zur Plattform hinzu.

Erstelle unternehmensspezifische Reiserichtlinien für jedes Team, Kostenstelle oder jede Abteilung.

Aktiviere dynamische Budgets, um in Echtzeit Budgets anzupassen, die den Preisen des Reiseziels entsprechen.

Richte Genehmigungsworkflows ein.

Ermögliche Selbstbuchungen für alle Geschäftsreisenden:

Füge alle Nutzer:innen und Administrator:innen zur Ausgabenmanagement-Software hinzu.

Erstelle Genehmigungsworkflows, damit Mitarbeiter:innen Ausgaben im System erfassen und Manager:innen diese freigeben können.

Informiere Geschäftsreisende über die neue Software und schule sie in der Nutzung.

Dann ist es an der Zeit, die Automatisierung des Ausgabenmanagements einzurichten, indem du beide Plattformen miteinander integrierst. Wenn beide Lösungen eine direkte Integration unterstützen, kannst du entweder die Daten der Ausgabenmanagement-Plattform in deine Reisemanagement-Plattform einbinden oder umgekehrt.

Wenn du die Daten der Reisemanagement-Plattform (die Ausgaben für Flüge, Züge, Mietwagen und Hotels) in die Ausgabenmanagement-Plattform integrierst, können alle Ausgaben von Mitarbeitenden zentral analysiert und ausgewertet werden. Alternativ kannst du reisebezogene Ausgabendaten in das Reisemanagement-Tool übertragen, um umfassende Analysen zu Reisekosten und Buchungsverhalten zu erhalten.

Sobald du beide Lösungen erfolgreich eingerichtet hast, wirst du bald feststellen, wie reibungslos (und schnell!) die Automatisierung des Ausgabenmanagements für Geschäftsreisen gehen kann! Dabei sparst du langfristig wertvolle Zeit für alle Beteiligten, reduzierst den manuellen Aufwand, verbesserst die Einhaltung von Reiserichtlinien, erhöhst die Transparenz der Ausgaben und erfasst präzise Echtzeitdaten. Dadurch erhält dein Unternehmen eine solide Grundlage für präzisere und strategisch fundierte Finanzentscheidungen.

Reisekostenmanagement optimieren & automatisieren: So geht's

Wie du das Ausgabenmanagement beschleunigst

Wähle eine Reisemanagement-Plattform, die alle wichtigen Funktionen bietet

Wichtige Funktionen, die eine Reisemanagement-Plattform bieten sollte:

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Entscheide dich für eine hoch bewertete Ausgabenmanagement-Software

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Wichtige Funktionen einer Ausgabenmanagement-Plattform

Tipps zur Auswahl des richtigen Ausgabenmanagement-Tools

Integration und Implementation der gewählten Plattformen

Einführung der Reisemanagement-Plattform:

Ermögliche Selbstbuchungen für alle Geschäftsreisenden:

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