Wie viele Reisekosten darf der Arbeitgeber erstatten?

Arbeitgeber können die Reisekosten einer Dienstreise in der Regel steuerfrei erstatten und als Betriebsausgaben geltend machen. Dazu zählen Kosten wie Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungs- und Fahrtkosten. Für bestimmte Posten gelten Pauschalen wie die Kilometerpauschale. Allerdings ist der Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet, die Reisekosten einer Geschäftsreise zu erstatten. In dem Fall können Sie die Ausgaben für die Reise als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen. Für einen transparenten Erstattungsprozess ist es sinnvoll, wenn Unternehmen erstattungsfähige Ausgaben in einer Reiserichtlinie festhalten.

Wer hat Anspruch auf Reisekostenerstattung?

Auf eine Reisekostenerstattung für Geschäftsreisen haben laut § 670 BGB alle Arbeitnehmer:innen Anspruch. Dieser Paragraph regelt den Ersatz von Aufwendungen, die Arbeitnehmer:innen für eine Geschäftsreise leisten. Die Erstattung kann entweder durch Vorlage von Belegen und eine Reisekostenabrechnung beim Arbeitgeber beantragt oder beim Finanzamt im Rahmen der Steuererklärung erwirkt werden.

Wann muss der Arbeitgeber Reisekosten zahlen?

Die Frist, bis wann eine Reisekostenerstattung für eine Dienstreise erfolgen muss, beträgt in Deutschland in der Regel drei Monate nach Ende der Reise. Ihr Unternehmen kann aber auch eine individuelle Frist festlegen. Wichtig für einen reibungslosen Erstattungsprozess ist, dass Sie Ihrem Arbeitgeber rechtzeitig sämtliche Belege über Ihre Reisekosten vorlegen. Auch hierfür kann der Arbeitgeber eine Frist festsetzen. Sind die Belege unvollständig, so wird sechs Monate nach Ende der Dienstreise trotzdem eine vorläufige Erstattung der Reisekosten fällig. Aber auch hier gilt: Der Arbeitgeber ist zur Erstattung der Reisekosten nicht verpflichtet. Erhalten Sie keine Erstattung von Ihrem Arbeitgeber, können Sie die Reisekosten über die Steuererklärung zurückfordern.

Reisekostenvorschuss für Geschäftsreisen

Wenn Sie beruflich regelmäßig reisen, mussten Sie möglicherweise schon einmal die Reisekosten für die Dienstreise vorstrecken. Tatsächlich fordern viele Unternehmen ihre Mitarbeiter:innen dazu auf. Dabei ist solch ein Reisekostenvorschuss nicht nur für Arbeitnehmer:innen mit enormen Unannehmlichkeiten verbunden, sondern kann sich auch auf das jeweilige Unternehmen in mehrfacher Hinsicht negativ auswirken.

Leider gibt es keine Regeln, die Unternehmen die Forderung nach einem Reisekostenvorschuss verbieten – aber es gibt Lösungen. Bevor wir diese jedoch besprechen, wollen wir uns genauer damit befassen, warum ein Reisekostenvorschuss für Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber ein solches Problem ist.

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Was bedeutet Reisekostenvorschuss?

Der Begriff „Reisekostenvorschuss“ kann zwei Bedeutungen haben: Entweder meint er den Vorschuss, den Mitarbeiter:innen aus eigener Tasche für eine Geschäftsreise auslegen – um diese Art des Reisekostenvorschusses soll es in diesem Beitrag gehen. Oder es handelt sich um den Vorschuss, den der Arbeitgeber im Sinne der gesetzlichen Vorschusspflicht an Mitarbeiter:innen für eine bevorstehende Geschäftsreise zahlt.

Müssen Arbeitnehmer:innen Reisekosten vorstrecken?

Nein, Arbeitnehmer:innen sind nicht dazu verpflichtet, Reisekosten vorzustrecken. Tun sie es dennoch, haben sie Anspruch auf einen Vorschuss. Diesen muss der Arbeitgeber als Auftraggeber der Geschäftsreise laut § 669 BGB auf Verlangen zahlen. Auf diese Weise sind Reisekosten wie z. B. Fahrtkosten zumindest teilweise im Voraus gedeckt, sodass Arbeitnehmer:innen nicht die gesamte finanzielle Last tragen.

Damit der Vorschuss ohne Abzüge bei den Arbeitnehmer:innen ankommt, müssen ein paar Formalitäten beachtet werden:

Der ausgezahlte Betrag sollte zumindest ansatzweise den voraussichtlichen Reisekosten entsprechen.

Der Vorschuss muss der Dienstreise eindeutig zugeordnet sein.

Nach der Dienstreise muss eine Abrechnung der tatsächlichen Reisekosten erfolgen.

Stellt sich bei der Abrechnung nach der Dienstreise heraus, dass die tatsächlichen Reisekosten geringer ausgefallen sind als der zuvor gezahlte Vorschuss, müssen Arbeitnehmer:innen die Differenz zurückzahlen. Eine Reisekostenrichtlinie hilft, in Ihrem Unternehmen von vornherein Klarheit hinsichtlich Reisekostenvorschuss, Erstattung und Reisekostenabrechnung zu schaffen.

Geld auslegen für Arbeitgeber – das Problem für Geschäftsreisende & Unternehmen

Aus eigener Erfahrung wissen wir, dass Unternehmen, die keine Reisemanagementlösung nutzen, ihre Mitarbeitenden häufig auffordern, die Reisekosten für Geschäftsreisen im Voraus aus eigener Tasche zu bezahlen. Für Sie als Geschäftsreisende und für Unternehmen, die auf diese Weise arbeiten, kann das allerdings zu zahlreichen Problemen führen.

Nahaufnahme eines Portemonnaies in einer Hosentasche

Probleme für Geschäftsreisende

Unannehmlichkeiten

Flug- und Bahntickets zu bezahlen sowie für das Hotelzimmer, Transportmittel und andere Reisekosten aufzukommen, ist ein stressiges Unterfangen.

Zunächst müssen Sie viel Zeit investieren, um nach Buchungsoptionen zu suchen, die innerhalb der Reiserichtlinien Ihres Unternehmens liegen. Sie müssen den Überblick über Ihre tatsächlichen Ausgaben behalten, Rechnungen organisieren und wahrscheinlich eine Reisekostenabrechnung einreichen. Anschließend warten Sie mitunter lange darauf, dass die Personalabteilung Ihre Kostenerstattung bestätigt und Ihnen den Betrag erstattet. Das alles nimmt wertvolle Zeit in Anspruch, die Sie für die eigentliche Arbeit nutzen könnten.

Finanzieller Druck

Wenn Ihr Arbeitgeber Sie auffordert, geschäftliche Ausgaben aus Ihren persönlichen Mitteln zu bezahlen, kann dies auch zu unerwünschtem – und manchmal unkontrollierbarem – finanziellem Druck führen.

Möglicherweise können Sie es sich zu diesem Zeitpunkt nicht leisten, diese Kosten aus eigener Tasche zu bezahlen. Das ist wenig verwunderlich, denn Geschäftsreisen gehen in der Regel ins Geld: Flugtickets, Mietwagen, Verpflegung und Reisenebenkosten wie Trinkgelder und Taxifahrten können das private Budget erheblich strapazieren. Es ist also verständlich, wenn Sie das Geld nicht ohne Weiteres auf Ihrem Bankkonto haben, um Geschäftsreisen regelmäßig im Voraus zu bezahlen.

In einigen Fällen ist es auch keine Option, geschäftliche Reisen mit der eigenen Kreditkarte oder per Barvorschuss zu bezahlen. Daher ist die Praxis, Geschäftsreisen aus eigener Tasche zu bezahlen, für Arbeitnehmer:innen eindeutig alles andere als ideal. Aber auch für Unternehmen bringt der Reisekostenvorschuss durch ihre Mitarbeitenden nicht nur Vorteile.

Probleme für Unternehmen

Ineffizienz

Unabhängig davon, ob es sich um ein kleines Unternehmen oder einen großen Konzern handelt, ist es ineffizient, die Mitarbeitenden für ihre Geschäftsreisen bezahlen zu lassen und ihre Ausgaben später zu erstatten. Der Grund: Dieses Vorgehen erfordert die Abrechnung zahlreicher Rechnungen mehrerer Mitarbeitenden, wobei Finanzmanager:innen häufig jeder einzelnen Rechnung hinterherlaufen müssen. Das ist eine enorme Zeitverschwendung. Zeit, die man mit weitaus wichtigeren und profitableren Dingen verbringen könnte.

Durchsetzung der Unternehmensrichtlinien

Wenn die Mitarbeiter:innen eines Unternehmens ihre Geschäftsreisen auf verschiedenen Websites buchen, kann es für das Unternehmen sehr schwierig sein, seine Geschäftsreiserichtlinien durchzusetzen . Es ist wahrscheinlich, dass Mitarbeitende Flugpreise und Hotelzimmer wählen, die über das für Geschäftsreisen vorgesehene Budget hinausgehen.

Mitarbeiterzufriedenheit

Wie Sie wahrscheinlich wissen, können alle Probleme, die mit der Verwendung Ihres eigenen Geldes für geschäftliche Zwecke verbunden sind, zu großer Unzufriedenheit führen. Wenn Unternehmen also dafür sorgen wollen, dass ihre Mitarbeitenden zufrieden sind und sich wohlfühlen, müssen sie die Dinge anders angehen.

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Eine Reisemanagement-Plattform als bessere Lösung für alle

Wenn Sie sich darüber ärgern, dass Sie Geschäftsreisen im Voraus bezahlen sollen, und etwas dagegen unternehmen möchten, wenden Sie sich am besten an Ihren Vorgesetzten und präsentieren ihm eine bereits fertige Lösung. Eine, von der sowohl Sie als auch Ihr Unternehmen in mehrfacher Hinsicht profitieren. TravelPerk bietet Ihnen gleich mehrere Vorteile und unterstützt Sie beim Ausgabenmanagement:

TravelPerk ist eine moderne Lösung zur Verwaltung aller Aspekte von Geschäftsreisen. Buchung, Verwaltung, Berichterstattung, Abrechnung und alles dazwischen – mit TravelPerk ist alles abgedeckt..

Mit TravelPerk kann Ihr Unternehmen automatisierte Reiserichtlinien einrichten und auf diese Weise Regeln und Workflows innerhalb der Plattform festlegen. Alle Buchungsoptionen, die außerhalb der Reiserichtlinien Ihres Unternehmens liegen, werden dadurch im Buchungsprozess gekennzeichnet. So sind teurere Optionen zwar noch auswählbar, aber nur mit der Genehmigung der dafür zuständigen Person. Das alles kann über die TravelPerk-Plattform erfolgen, sodass Ihre Mitarbeiter:innen ganz einfach Buchungen vornehmen können, die Ihren Richtlinien entsprechen.

Mit TravelPerk können Ihre Travel-Manager:innen alle Reisedaten des Unternehmens in Echtzeit einsehen, verfolgen und verwalten. Das bedeutet weniger E-Mail-Verkehr und Zeit für andere wichtige Dinge.

Die zentralisierte Rechnungsstellung ermöglicht die sofortige Abrechnung nach jeder Buchung sowie individuelle Berichte mit detaillierten Angaben zu allen Reisekosten. Damit gehört die Jagd nach einzelnen Rechnungen der Vergangenheit an.

Mit einem umfangreichen Bestand an Reisedienstleistungen stellt TravelPerk sicher, dass Ihr Unternehmen stets äußerst wettbewerbsfähige Preise erhält. Somit spart Ihr Unternehmen Geld und Sie erhalten eine unvergleichliche Auswahl an Transport- und Unterkunftsmöglichkeiten.

Wenn Ihr Unternehmen TravelPerk als Reisemanagementlösung wählt, müssen Sie Geschäftsreisen nie wieder aus eigener Tasche bezahlen! Noch nie waren Geschäftsreisen so einfach!

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FAQ – häufige Fragen zum Reisekostenvorschuss

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Wann muss der Arbeitgeber Reisekosten zahlen?

Reisekostenvorschuss – Geld auslegen für den Arbeitgeber