1. Legen Sie Prioritäten für Administratoren, Manager und Reisende fest
- Der Geschäftsreisende wünscht sich eine Reise, bei der er nicht unnötig Schlaf verliert, ein gemütliches Zimmer mit WLAN und vielleicht einen zusätzlichen Tag hat, um die neue Stadt zu erkunden und an die Geschäftsreise noch ein wenig Freizeit anzuhängen.
- Der Büroleiter braucht eine funktionierende Reiserichtlinie und eine Reisemanagementlösung, die ihn nicht allzu sehr von anderen Aufgaben abhält. Er will nicht hunderte Tabs öffnen oder unzählige Reiseberater oder Reisebüros kontaktieren müssen, nur um Flüge zu buchen. Hier finden Sie eine praktische Vorlage.
- Der Finanzmanager benötigt schlussendlich sofortigen Zugriff auf alle Reiseausgaben, um Budgetentscheidungen in Echtzeit zu treffen und Kosteneinsparungen optimieren zu können.
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2. Verwenden Sie eine Buchungsplattform, über die die Reisenden selbst buchen können
- Sie müssen den Büroleiter oder Reisemanager nicht mit einfachen Buchungen belästigen.
- Sie müssen keine komplizierten E-Mails schreiben oder Formulare mit Reiseroutenoptionen ausfüllen.
- Sie können ihre Reise so planen, wie sie es möchten (Mietwagen, Buchung bei verschiedenen Fluglinien, Reisen per Bahn usw.).
- Sie können ihre bevorzugten Fluglinien und Unterkünfte auswählen und ihre Hotelbuchungen und Flugtickets selbst verwalten.
- Sie haben einen Überblick über ihre Vielfliegerprogramme.
- Sie nutzen alle Vorteile einer Online-Buchungsplattform für Geschäftsreisen, während sichergestellt wird, dass die Reisen nur im Rahmen Ihrer Geschäftsreiserichtlinie geplant werden.
- Zwei Frauen, die im Büro arbeiten
Wenn Reisende selbst buchen können, sparen sie letztendlich ihre eigene Zeit sowie die Zeit des Administrators und bekommen die gewünschten Optionen innerhalb des festgelegten Reisebudgets.Verwenden Sie eine Buchungsplattform, über die Reisende automatisch innerhalb der Richtlinien buchen können oder auf der sie gewünschte Reisen speichern können, die der Administrator erst freigeben muss, um mehr Kontrolle zu erhalten. Dadurch können Büroleiter oder Reisemanager auf der Plattform überprüfen, welche angefragten Buchungen noch nicht abgeschlossen sind. So sind keine E-Mails mehr nötig!
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3. Optimieren Sie Ihre Richtlinien und Freigabeprozesse
- Preisrichtlinien basierend auf der bereisten Stadt
- Anforderungen an Reiseversicherungen
- Richtlinien für unterschiedliche Gruppen von Reisenden (je nach Team, Niederlassung oder Land)
- Erforderliches Maß an Kontrolle (automatische Freigabe von allen Reisen, keinen Reisen oder nur von Reisen mit einem bestimmten Preis/einer bestimmten Dauer)
- Die Person, die Reisen für bestimmte Personen/Teams freigeben darf (Teamleiter, Projektleiter oder Reiseleiter?)
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