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1. Lege die Prioritäten für alle Beteiligten am Reiseprozess fest
- Der/die Geschäftsreisende möchte eine Reiseroute, die keinen unnötigen Schlafmangel verursacht, ein komfortables Zimmer mit Wi-Fi und vielleicht einen zusätzlichen Tag, um die neue Stadt zu erkunden und die Geschäftsreise mit einer privaten Reise zu kombinieren – auch bekannt als „Bleisure“-Reise.
- Der/die Büroleiter:in braucht eine funktionierende Reiserichtlinie und eine Reisemanagementlösung, die nicht zu viel Zeit von anderen Aufgaben abzieht. Der Reisebuchungsprozess sollte nahtlos sein: Verantwortliche sollten nicht Hunderte von Tabs öffnen oder eine Vielzahl von Reisebüros oder -vermittler:innen kontaktieren müssen, nur um Flüge zu buchen.
- Und schließlich braucht der/die Finanzmanager:in sofortigen Zugriff auf alle Reiseausgaben, damit er/sie in Echtzeit Budgetentscheidungen treffen und Kosteneinsparungen optimieren kann.
2. Nutze eine Buchungsplattform, die es Mitarbeitenden ermöglicht, ihre Reisen selbst zu buchen
- Sie müssen Vorgesetzte oder Travel Manager:innen nicht mit einer einfachen Buchung belästigen.
- Sie müssen keine komplizierten E-Mails schreiben oder Formulare mit mehreren Optionen für die Reiseroute ausfüllen.
- Sie können die gewünschte Reiseroute sowie das bevorzugte Transportmittel (Mietwagen, Buchung bei verschiedenen Fluggesellschaften, Zugfahrt usw.) selbst bestimmen.
- Sie können ihre bevorzugten Fluggesellschaften und Unterkünfte auswählen.
- Sie können ihre Vielfliegerprogramme nutzen.
- Eine auf Geschäftsreisen zugeschnittene Online-Buchungsplattform kann dazu beitragen, die Einhaltung der Reiserichtlinien sicherzustellen.
Unterm Strich ermöglicht die Selbstbuchung Reisenden, Zeit zu sparen, die Zeit der Administrator:innen nicht unnötig zu beanspruchen und zudem genau die Reiseoptionen zu wählen, die ihnen zusagen und gleichzeitig im vorgeschriebenen Reisebudget liegen. Fujifilm z. B. hat seinen Reisemanagementprozess umgestellt, indem es Reisenden die Möglichkeit gab, ihre Reisen selbst zu buchen – lies die ganze Geschichte, um zu erfahren, wie sie es geschafft haben.
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„Die Reisenden können ihre eigenen Reisen buchen und alles selbständig erledigen. Früher hatten wir immer einen Reiseantrag, der ausgefüllt werden musste, bevor man über die Plattform die eigentliche Buchung vornehmen konnte. TravelPerk spart uns eine Menge Zeit, weil jetzt alles in einem Schritt erledigt wird. Das ist ein großer Vorteil für die Buchenden und die Reisenden. Außerdem sind die Genehmigungen wirklich benutzerfreundlich und schnell.“
Lydia de Kousemaeker,Strategic Buyer and Travel Manager , Fujifilm Europe B.V..
3. Optimiere die Reiserichtlinien und Genehmigungsverfahren
- Budgetrichtlinien oder -beschränkungen auf der Grundlage des Zielortes
- Anforderungen an die Reiseversicherung
- Richtlinien basierend auf der Gruppe der Reisenden (z. B. Abteilung, Rolle, Büro oder Land)
- Erforderliches Maß an Kontrolle (Vorabgenehmigung aller Reisen, keiner Reisen oder nur von Reisen mit einem bestimmten Preis/Länge)
- Die Person, die für die Genehmigung aller Reisen und Teams zuständig ist (Teamleiter:in, Projektleiter:in oder Reisemanager:in?)
4. Ermögliche Reisenden Zugang zu umfassendem Support
„TravelPerk ist eine glatte 10/10. Ich würde es auf jeden Fall empfehlen, besonders um mehrere Flüge oder mehrere Hotelzimmer für ein Unternehmen zu buchen. Die Gebühren sind minimal, Hilfe ist immer verfügbar und sie tun alles, was sie können, um sicherzustellen, dass die Reisen von Anfang bis Ende erfolgreich sind.“
Kelly Sprow, Business & People Operations Manager , Intelletec
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5. Optimiere die Reisekosten
„Jetzt kann ich den Abstimmungsprozess in drei Stunden erledigen, was enorm wichtig ist, da ein Großteil unserer Ausgaben reisebezogen ist. TravelPerk hat es so viel einfacher gemacht.“
Ryan Sumblin,Head of Accounting, GMG EnviroSafe
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