1. Event-Team bilden & Verantwortlichkeiten verteilen
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2. Art, Rahmen & Ziele des Betriebsausflugs festlegen
3. Teilnehmerliste erstellen & passenden Termin finden
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In 5 Schritten zum richtigen Termin
- Wählen Sie die Länge: Soll es ein Tagesausflug oder gar eine mehrtägige Firmenreise werden?
- Stellen Sie mindestens drei verschiedene Termine zur Auswahl
- Erstellen Sie eine Excel-Tabelle oder ein Formular, in dem alle Beteiligten ihre Stimmen abgeben können. Hier gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder fragen Sie nach den Terminen, an denen die Teilnehmer:innen Zeit haben, oder Sie fragen danach, wann die Teilnehmer: innen eben keine Zeit haben.
- Entscheiden Sie sich dann für das Datum, an dem die meisten Personen können bzw. die wenigsten Personen verhindert sind.
- Sobald der Termin feststeht, schicken Sie diesen an die Teilnehmenden und geben ihn damit offiziell bekannt. So können sich alle Teilnehmenden das Datum im Terminkalender blocken.
4. Ort für den Firmenausflug auswählen
- Wie lange dauert das Event?
- Soll es in der Nähe der Firma oder weiter weg stattfinden?
- Möchten Sie in das pulsierende Leben einer Großstadt eintauchen oder lieber die Ruhe der Natur genießen?
- Wie steht es um Transportmöglichkeiten und die Erreichbarkeit?
- Welche Möglichkeiten (etwa Aktivitäten, Sehenswürdigkeiten etc.) muss der Ort bieten können?
- Benötigt Ihr Team vor Ort Übernachtungsmöglichkeiten?
- Soll Ihr Event indoor oder outdoor stattfinden?
Erste Anfragen stellen & Verfügbarkeit prüfen
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Planen Sie Ihren nächsten Betriebsausflug an einem Ort Ihrer Wahl – mit TravelPerk.
5. Kosten kalkulieren & Finanzierung planen
6. An- & Abreise sowie Unterkünfte buchen
Der Termin ist gefunden, der Ort ist festgelegt, das passende Hotel ist herausgesucht und das Budget steht – dann wird es ernst: Es geht an die konkrete Buchung von Transportmitteln und Unterkünften.Je nachdem, wie viele Teilnehmer:innen mitkommen und von wo diese für den Betriebsausflug anreisen (evtl. sind auch Remote-Kräfte oder Mitarbeiter:innen aus anderen Ländern dabei) kann die Planung der An- und Abreise sehr stressig sein – wer möchte schon Transportmittel für 50, 100 oder 200 Personen buchen?Aber keine Angst, mit der richtigen Unterstützung ist das alles kein Problem. Die Geschäftsreiseplattform TravelPerk hilft Ihnen bei der Organisation von Transportmitteln und Unterkünften und bietet Ihnen dafür verschiedene Möglichkeiten.
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- Ihre Mitarbeiter:innen buchen Ihre Transportmittel selbst: TravelPerk ermöglicht es Ihnen, die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens direkt in die Buchungsplattform zu integrieren. So können alle Beteiligten ihre Reise ganz bequem und richtlinienkonform selbst buchen.
- Sie nutzen unseren TravelPerk-Events Service und wir übernehmen die Buchung der Transportmittel und des Hotels für Ihr gesamtes Team. Ja, richtig gehört!
7. Aktivitäten planen und Tagesplan erstellen
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8. Mitarbeiter:innen informieren & einbeziehen
9. Ruhe & Gelassenheit bewahren
10. Feedback einholen & aus Fehlern lernen
FAQ – Häufige Fragen rund um die Betriebsausflugs-Planung
Ähnlich ist es auch, wenn der Ausflug während der Freizeit, zum Beispiel am Wochenende, stattfindet – auch dann zählt das Event nicht als Arbeitszeit und wird dementsprechend auch nicht entlohnt.Wie teuer darf ein Betriebsausflug sein?Um den Betriebsausflug lohnsteuerfrei zu verbuchen, dürfen die Kosten den steuerlichen Freibetrag von 110 € pro Person nicht übersteigen – und dieser Freibetrag gilt auch nur für höchstens zwei Veranstaltungen pro Jahr. Kostet das Event pro Kopf mehr oder finden mehr als zwei Events jährlich statt, so müssen die Differenz und die Zusatzkosten voll versteuert werden.Wie lange darf ein Betriebsausflug dauern?Wie lange ein Betriebsausflug dauern darf, ist nicht festgeschrieben. Etabliert haben sich allerdings Tagesausflüge, die innerhalb der regulären Tagesarbeitszeit der Teilnehmer:innen realisiert werden können. Doch auch längere Ausflüge oder gar mehrtägige Veranstaltungen sind im Rahmen eines Betriebsausfluges möglich, dann spricht man gemeinhin aber bereits von einer Firmenreise.
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