Geschäftsreisen leicht gemacht: 35 Insider-Tipps für dich!
Bevor du mit der Planung deiner Geschäftsreise beginnst, solltest du dich über die Reiserichtlinien deines Unternehmens informieren, in denen die Regeln, Verfahren und „Do's and Don'ts“ in Bezug auf Geschäftsreisen festgelegt sind. Darin ist oft auch geregelt, wo du deine Reise buchen kannst, wer sie genehmigen muss, welche Kosten du erstattet bekommen kannst und wie das Erstattungsverfahren funktioniert.
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Ein hilfreicher Packtipp, mit dem du Zeit sparst und deinen Reisestress reduzierst: Wusstest du, dass in Europa jedes Jahr über 10 Millionen Gepäckstücke bei den Fluggesellschaften verloren gehen? Wenn du den Ärger über den Verlust deines Gepäcks vermeiden willst – ebenso wie den Ärger, ewig auf die Gepäckausgabe zu warten –, packe leicht und bleib beim Handgepäck.
Halte deine wichtigsten Dinge wie Toilettenartikel und Medikamente immer griff- und einsatzbereit. Wenn du häufig verreist, ist es eine gute Idee, eine zweite Ausführung dieser Utensilien in einer kleinen Tasche speziell für deine Reisen aufzubewahren. So kannst du beim Packen einfach nehmen, was du brauchst, und los geht’s.
Bordkarte, Ausweis, wichtige Dokumente, dein Telefon, dein Terminkalender, deine Kreditkarte, dein Portemonnaie, deine Ohrstöpsel – pack alles so zusammen, dass du es leicht findest, wenn du es brauchst. Es gibt nichts Schlimmeres, als am Flugsteig seinen Ausweis nicht zu finden und das Boarding zu verzögern, während du in Panik alles auspackst!
Auch wenn bei deinen Meetings immer Geschäftskleidung gefragt ist, kann es vorkommen, dass du dich mal leger kleiden musst – und du willst deine Business-Outfits nicht für solche Gelegenheiten „verschwenden“. Außerdem weißt du nie, wann dich Kund:innen vielleicht zu einem entspannten Essen oder einer Freizeitaktivität einladen!Ein gutes, bequemes Ersatz-Outfit kann auch für ein Abendessen allein, für die abendliche Entspannung im Hotelzimmer oder für ein kurzes Workout nützlich sein.
Die Sicherheitskontrollen am Flughafen können sehr streng sein. Oft müssen vor dem Scannen des Gepäcks alle Flüssigkeiten, elektronischen Geräte und sogar Ladegeräte aus dem Koffer genommen werden. Damit du schnell durch die Sicherheitskontrollen kommst, solltest du all diese Gegenstände an leicht zugänglichen Orten aufbewahren, sodass du sie bei der Kontrolle zügig auspacken kannst.
Ob es um dein Gepäck, deine Kleidung, deine Mahlzeiten oder deine Schlaf- und Hautpflegeroutine geht – stelle sicher, dass du alles dabei hast, was du brauchst, um dich auf deiner Reise wohlzufühlen.Ein bisschen Heimatgefühl kann Wunder wirken! Wenn du viel beruflich unterwegs bist, wirst du dich auf Reisen wohler fühlen, wenn du ein zweites Paar deiner Lieblingsdinge dabei hast, wie zum Beispiel einen Lieblingspullover, Hautpflegeprodukte und Ähnliches.
Bist du Mitglied in einem Treueprogramm? Informiere dich über die Vorteile, die du als Vielflieger nutzen kannst. So kannst du deine Reisequalität deutlich verbessern – von besseren Sitzplätzen bis hin zum Zugang zu Flughafen-Lounges und vielem mehr.Wenn du noch kein Vielflieger bist, solltest du es in Erwägung ziehen, dich anzumelden. Zum einen kannst du die Punkte deiner bevorstehenden Reise nutzen, um zu sparen. Außerdem erhältst du durch die Mitgliedschaft manchmal tolle Vergünstigungen, auch wenn du noch gar keine Punkte gesammelt hast.Pro-Tipp: Auch wenn dein Arbeitgeber deine Reise bucht, kannst du bei der Buchung deine Vielflieger- oder Treueprogrammnummer hinzufügen und so Punkte und Vergünstigungen sammeln.
Klingt einfach? Ja, aber man weiß nie, wann eine Verspätung, eine Annullierung oder ein arbeitsbedingtes Problem auftritt, bei dem man sein Telefon braucht! Man denkt schnell: „Ich lade es einfach am Flughafen auf“, und dann steht man ohne Steckdose da, wenn man das Handy am dringendsten braucht.Stelle also sicher, dass du alle deine elektronischen Geräte auflädst, bevor du dein Haus verlässt, und wenn möglich, auch während der Reise.
Wähle, wann immer möglich, Direktflüge und vermeide Zwischenlandungen. So verbringst du weniger Zeit auf Reisen und kommst ausgeruhter am Ziel an. Außerdem hast du bessere Chancen, Verspätungen, Annullierungen, Überbuchungen und verlorenes Gepäck zu vermeiden.
Flughafen-Lounges bieten eine komfortable Umgebung, eine Wi-Fi-Verbindung, Steckdosen und Ladestationen, Essen, Getränke, Duschen und manchmal sogar Spas – sie können dein Geschäftsreiseerlebnis also definitiv verbessern! Lounges sind eine großartige Möglichkeit, sich vor dem Flug zu entspannen oder bei Bedarf in letzter Minute noch etwas zu erledigen.Der Zugang zu den Flughafen-Lounges ist für Passagiere der Business-Class in der Regel inbegriffen, kann aber oft auch separat gekauft werden.
Wenn du keine Zeit hast oder nicht sicher bist, ob du dein Outfit vor deinem Geschäftstermin noch bügeln kannst, nimm es in einer Kleiderschutzhülle mit ins Flugzeug, um sicherzustellen, dass es knitterfrei ankommt.Erkundige dich vorher, ob du deinen Anzug oder Blazer in der Kabine mitnehmen darfst. Eine weitere beliebte Möglichkeit ist, das Outfit einfach während des Fluges zu tragen, damit es nicht zu viele Falten wirft.
Das hat sich noch nie als schlechte Idee erwiesen! Man weiß nie, wann man sie braucht, denn es kann schwierig sein, eine Steckdose zu finden, wenn man längere Zeit unterwegs ist.So vermeidest du auch, am Flughafen festzusitzen und nicht arbeiten zu können, weil alle Steckdosen belegt sind.
Du willst bei einem wichtigen Geschäftstreffen natürlich gut aussehen, aber wir wissen alle, dass die Haarpflegeprodukte aus dem Hotel oft nicht ausreichen. Auch wenn dein Hotel viele hochwertige Toilettenartikel anbietet, gibt es nichts Besseres als die eigenen Produkte, die perfekt auf deine Bedürfnisse abgestimmt sind – also bring sie mit!Kaufe die Produkte in Reisegröße oder fülle sie in kleinere Behälter speziell für deine Reisetasche ab. Der Bonus: Du wirst dich viel sicherer und wohler fühlen, wenn du deine vertrauten Produkte zur Hand hast.
Für viele Geschäftsreisende bedeutet eine Dienstreise oft unregelmäßige Essenszeiten und ungesunde Snacks. Mit ein wenig Vorbereitung kannst du das jedoch vermeiden: Packe genügend gesunde, ausgewogene Snacks ein, die du nicht nur im Flugzeug, sondern auch während der gesamten Reise bei dir hast.Auf diese Weise bleibst du nicht nur gesund, wenn du viel unterwegs bist, sondern fühlst dich auch bei einem vollgepackten Terminplan wohler und kannst eine bessere Leistung abrufen.
Vor allem bei Langstreckenflügen kann die Wahl des Sitzplatzes den Unterschied zwischen einem angenehmen und einem unbequemen Flug ausmachen. Es gibt spezielle Websites, auf denen du die besten und schlechtesten Sitze für deinen Flug finden kannst, also informiere dich dort, bevor du deinen Sitzplatz auswählst.
Du hast deine Rede vorbereitet und alle deine Unterlagen parat, was fehlt noch? Je nachdem, wohin du reist, kann sich die Geschäftsetikette stark von der in deinem eigenen Land unterscheiden. Informiere dich im Vorfeld über die grundlegenden Regeln, damit du Kund:innen selbstbewusst die Hand schütteln kannst – oder auch nicht!
Von der Reise- und Spesenverwaltungssoftware deines Unternehmens bis hin zu Hotel- und Mietwagenanbietern – mit modernen Apps hast du auch unterwegs viel mehr Kontrolle und Möglichkeiten. Lade die besten Apps für Geschäftsreisen auf dein Handy herunter, damit du sie immer zur Hand hast – Apps wie Uber, LoungeBuddy, Expensify und natürlich die TravelPerk-App sind ein Muss.
Wenn du ins Ausland reist, ist es wahrscheinlich, dass das Steckdosensystem ein anderes ist. Nimm unbedingt einen internationalen Stromadapter mit, um deine Geräte anzuschließen, aber auch, um zu verhindern, dass sie aufgrund von Spannungsproblemen kaputt gehen. Es gibt Adapter für jeweils einzelne Reiseländer oder – unsere Empfehlung – du nutzt einfach einen universellen Adapter, der alle gängigen Steckdosenoptionen in einem kleinen Gerät vereint.
Frühes Einchecken ist nicht nur bei Flügen von Vorteil! Ob früher Check-in bei Sicherheitsbehörden, im Hotel oder bei der Autovermietung – wenn es möglich ist, früher einzuchecken, solltest du nicht zögern.Wenn du häufig geschäftlich in die USA reist, lohnt sich zum Beispiel ein Pre-Check-in bei der TSA, der Transportsicherheitsbehörde, oder auch ein Eintrag bei „Global Entry“, um die Zollkontrollen zu umgehen. So sparst du bei internationalen Reisen wertvolle Zeit und ersparst dir zudem eine Menge Ärger!
Ausreichend Wasser zu trinken und hydriert zu bleiben ist der Schlüssel zur Vorbeugung von Jetlag, aber nicht nur das: Genügend trinken ist auch gut für die Gesundheit des Herz-Kreislauf-Systems, deine Haut und deine allgemeine Stimmung. Außerdem ist eine ausreichende Flüssigkeitszufuhr der Schlüssel zu optimaler Konzentration und Gehirnleistung, was bei einem wichtigen Geschäftstreffen definitiv ein Muss ist. Nimm eine wiederverwendbare Wasserflasche mit, die du während deiner Reise auffüllen kannst – das spart dir Geld und Zeit und ist eine umweltfreundliche Option für nachhaltiges Reisen.
Auch wenn das Trinken von Unmengen an Kaffee während des Fluges sicher nicht hilfreich ist, brauchst du ihn vielleicht manchmal – vor allem, wenn du keine Zeit hast, vor deinem Geschäftstermin noch ein Nickerchen zu machen. Wenn du direkt von der Rollbahn zu deinem Geschäftstreffen eilen musst, solltest du zwei Stunden vor dem Termin Kaffee trinken, um die maximale Wirkung zu erzielen.
Auch wenn du keinen Direktflug bekommen hast, mach dir keine Sorgen: Du kannst den Zwischenstopp sinnvoll nutzen. Mach das Beste aus der Zeit, z. B. indem du E-Mails und Anrufe beantwortest. Auf diese Weise bist du über alle wichtigen Neuigkeiten und Änderungen auf deiner Geschäftsreise informiert.Außerdem kannst du dir den Stress ersparen, eine endlose Liste von E-Mails beantworten zu müssen, wenn du endlich an deinem Zielort angekommen bist.
Stundenlanges Sitzen in derselben Position kann negative Auswirkungen auf deinen Kreislauf, deinen Rücken und deinen Nacken haben. Und wer möchte schon mit einem steifen Nacken zu einem wichtigen Geschäftstermin erscheinen?Nimm dir also die Zeit, dich während des Fluges ab und an zu dehnen, und du wirst dich viel besser fühlen. Noch besser: Mach während deiner Reise jeden Abend ein wenig Yoga, um die Auswirkungen von Langzeitreisen zu mildern und dich fit zu halten.
Dies ist einer der wenigen entscheidenden Tipps, die bei der Bekämpfung des Jetlags den Unterschied ausmachen. Versuche, deine Essenszeiten so früh wie möglich an die Ortszeit deines Reiseziels anzupassen – sogar schon vor deinem Flug.Die Anpassung der Essgewohnheiten signalisiert deinem Körper, wann es Zeit ist, aufzuwachen und aktiv zu werden oder zu schlafen. Bist du morgens nicht wirklich hungrig? Ein kleiner Snack, ein Smoothie, Proteinshake oder eine leichte Mahlzeit helfen ebenfalls.
Einige Studien deuten darauf hin, dass Sport die Auswirkungen des Jetlags mildern kann. Vor allem Sport am frühen Morgen (gegen 7 Uhr) oder am frühen Nachmittag (zwischen 13 und 16 Uhr) verschiebt die Circadiane Rhythmik, also unseren Körper- und Tagesrhythmus, auf einen früheren Zeitpunkt, während Sport zwischen 19 und 22 Uhr den gegenteiligen Effekt hat. Wenn du also im Osten unterwegs bist, solltest du dich für ein Training am frühen Morgen entscheiden. Wenn du im Westen unterwegs bist, versuche, direkt vor dem Schlafengehen zu trainieren.
Nach einer langen, anstrengenden Reise könntest du versucht sein, gleich nach deiner Ankunft schlafen zu gehen, unabhängig von der Ortszeit. Vermeide das jedoch auf jeden Fall, damit sich dein Körper so schnell wie möglich an die neue Zeitzone anpassen kann. Versuche stattdessen, dich in die Sonne zu setzen, ein großes Glas Wasser zu trinken oder einen Spaziergang zu machen.Wenn du weißt, dass du nach der Landung nicht wach bleiben kannst, versuche, deinen Flug so zu legen, dass er am Abend (Ortszeit) landet – so kannst du direkt ins Bett gehen, während sich dein Körper noch an die Ortszeit anpasst.
Es ist wichtig, körperlich und geistig fit zu bleiben, um das Bestmögliche aus deinen Geschäftstreffen zu machen. Deshalb ist es eine gute Idee, dass du deinen wichtigsten Routinen von zu Hause auch auf Geschäftsreisen treu bleibst.Dazu gehören zum Beispiel Meditation, Yoga oder ein morgendlicher Lauf. Hotel-Fitnessstudios können das Training erleichtern, aber scheue dich auch nicht, deine Besuchsstadt bei einem morgendlichen Spaziergang oder Lauf zu erkunden!
Jede Ausgabe, die von deinem Unternehmen bezahlt wird, muss dokumentiert werden. Ohne Quittungen keine Erstattung – das ist eine ziemlich gängige Regel. Deshalb empfehlen wir dir, ein Foto von jeder Quittung zu machen. Selbst wenn du die Papierversion verlierst, hast du auf diese Weise immer ein Foto als Nachweis für deine Ausgaben.
Das heißt: Verstreue sie nicht in zahlreichen verschiedenen Taschen! Wenn du alle Quittungen in Papierform benötigst, nimm am besten einen entsprechenden Ordner oder Umschlag mit, in dem du sie ordentlich aufbewahren kannst.
Besonders wenn du deinen Arbeitscomputer benutzt und auf arbeitsbezogene Informationen zugreifst, solltest du sicherstellen, dass dein Virenschutz auf dem neuesten Stand ist und du eine Firewall hast, die dich vor einem Fremdzugriff auf deine Daten schützt.Wenn du in ein anderes Land reist, kannst du mit einem VPN sicherstellen, dass du auf alles zugreifen kannst, was du brauchst.
Du benötigst einen besseren Arbeitsplatz als dein Hotelzimmer oder hast in letzter Minute ein Meeting und weißt nicht, wo du deine Gäste empfangen sollst? Ein Coworking Space ist in diesen Fällen wahrscheinlich die beste Lösung. Da in größeren Städten immer mehr gemeinschaftliche Büroräume entstehen, sollte es nicht allzu schwierig sein, einen passenden Coworking Space zu finden.
Wenn du wieder zu Hause bist, ist es Zeit, dem Unternehmen deine Reiseausgaben zu melden. Wenn du die vorangegangenen Tipps befolgt und deine Reisekosten sowie Belege gut aufbewahrt hast, sollte das nicht allzu kompliziert sein. Achte aber darauf, dass du es rechtzeitig machst und dass nichts fehlt!
Wenn deine Geschäftspartner:innen und Kund:innen dir eine erfolgreiche Geschäftsreise ermöglicht haben, schick ihnen eine E-Mail, um dich für ihre Unterstützung und ihre Zeit zu bedanken. Sie werden es bestimmt zu schätzen wissen!
Hast du deinen Aufenthalt im Hotel genossen? Oder war dein:e Kundenbetreuer:in besonders freundlich? Sei nett und hinterlasse eine gute Bewertung! Vielleicht kehrst du beim nächsten Mal wieder in dasselbe Hotel zurück, und so behält das Hotel dich in guter Erinnerung.Außerdem kannst du so anderen Geschäftsreisenden bei der Suche nach einer arbeitsfreundlichen Unterkunft helfen.
Wir hoffen, dass du diese Tipps für Geschäftsreisen hilfreich fandest! Jetzt ist es an der Zeit, die Reisetipps auf deiner nächsten Geschäftsreise in die Praxis umzusetzen. Wo auch immer du unterwegs bist, wir wünschen dir eine angenehme und erfolgreiche Reise.Möchtest du deine Geschäftsreise noch einfacher gestalten? TravelPerk kann dir dabei helfen! Unsere All-in-One-Reisemanagement-Plattform hilft Geschäftsreisenden, ihre eigenen Reisen im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien zu buchen, schneller Erstattungen zu erhalten und den Überblick über Reiserouten und Pläne zu behalten. Auf diese Weise hat auch GetYourGuide seinen Mitarbeiter:innen mehr Autonomie gegeben und gleichzeitig mehr Flexibilität und Kosteneinsparungen für das Unternehmen erzielt. TravelPerk macht dies alles möglich.
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