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Personal Assistant vs. Executive Assistant: Was ist der Unterschied?
- betreut eine oder mehrere Führungskräfte
- Ansprechpartner:in für bzw. Vermittler:in zwischen:
- Führungskräften,
- Mitarbeiter:innen,
- Geschäftspartner:innen
- Kund:innen
- trifft Reisevorbereitungen
- rechnet Spesen ab
- erstellt Berichte
- ausgezeichnete Kenntnisse in MS Office
- herausragendes Organisations- & Zeitmanagement
- herausragende Kommunikationsfähigkeiten
- Diskretion
- betreut nur eine Führungskraft oder hilfsbedürftige Privatperson
- Ansprechpartner:in für bzw. Vermittler:in zwischen:
- Führungskraft & Kund:innen
- v. a. Sekretariats- & Verwaltungsaufgaben
- bei Privatpersonen/VIPs: Unterstützung im Haushalt, Erledigung von Einkäufen etc
- trifft Reisevorbereitungen
- Kenntnisse in MS Office
- herausragendes Organisations- & Zeitmanagement
- herausragende Kommunikationsfähigkeiten
- Diskretion
Was sind die Aufgaben von Executive Assistants?
- administrative Aufgaben (Kalender verwalten, Anrufe entgegennehmen)
- Buchung und Verwaltung von Reisen
- Planung von Veranstaltungen
- Bearbeitung von Mitarbeiter:innen-Anfragen
- Eingliederung neuer Mitarbeiter:innen
- Beschaffung von Büromaterial
- Verwaltung von Budgets
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Reisemanagement – Buchung & Verwaltung
- Online-Tool zur Verwaltung von Geschäftsreisen (41 %)
- Wir buchen auf Websites für Verbraucherreisen (28 %)
- Traditionelles Reisebüro (24 %)
- Andere (15 %)
- 78 % Office Manager:innen oder Assistent:innen
- 31 % die Reisenden selbst
- 11 % Travel Manager:innen oder ein Reisebüro
38 % der Office Manager:innen und EAs denken, dass der angesagteste Trend im Reisemanagement darin liegt, dass Reisende ihre Reisen für sich selbst buchen.
Eventmanagement – als Executive Assistant Events entspannt planen
- die Suche nach einem Veranstaltungsort und
- die Entscheidung über die Aktivitäten während der Veranstaltung.
- Event vor Location – erst Event planen, dann Location suchen. Die Location sollte sich ans Event anpassen, nicht andersherum.
- Outsourcen – Aufgaben wie die Suche nach einem Veranstaltungsort an Eventmanagement-Firmen abgeben
- Location besichtigen – Rundgang und Erkundung der Location vor dem Event einplanen
- Vorbereitung – so viel Vorbereitungszeit wie möglich einplanen
- Kompromisse machen – vorab prüfen, ob Kompromisse beim Budget oder bestimmten Wünschen möglich sind
- Motiviertes Personal – unmotivierte Mitarbeiter:innen der Location stellen kein erfolgreiches Event auf die Beine
- Feedback einholen – v. a. bei Teambuilding-Events vorab Feedback vom Team einholen, ob es mit den Aktivitäten einverstanden ist
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Organisieren Sie Ihr nächstes Firmenevent ganz einfach mit TravelPerk.
Verwaltung – mit Projektmanagement-Tools
Karrieretipps für Executive Assistants & Personal Assistants
Wie Sie Ihre Karriere als EA & PA vorantreiben
„Setzen Sie als Erstes Prioritäten, was für das Unternehmen am wichtigsten ist. Zweitens: Beschäftigen Sie sich mit dem, was für Ihre Vorgesetzten wichtig ist. Drittens: kümmern Sie sich um alles andere, wenn Sie die Zeit dafür haben.”
Yvonne Reay-Scott, EA bei Mount Anvil, London Botschafterin für maiden-voyage.com
Wie Sie Ihr Arbeitspensum priorisieren
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„Als ich als junge PA anfing, hatte ich nicht den Mut, Dinge zu verschieben, ‚Nein‘ zu sagen oder Alternativen vorzuschlagen.”
Abigail Jones, EA bei GHD, Gründerin von Abigail Jones Coaching and Mentoring
- Bleiben Sie bei widersprüchlichen Prioritäten ruhig.
- Seien Sie zuversichtlich, dass Sie Prioritäten setzen können.
- Verschieben Sie Dinge, wenn Sie sie verschieben müssen.
- Setzen Sie zuerst Prioritäten für das, was für das Unternehmen wichtig ist.
- Kümmern Sie sich zweitens um das, was für Ihre Vorgesetzten wichtig ist.
- Kümmern Sie sich drittens um alles andere, wenn Sie die Zeit dafür haben.
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