Mitarbeiter:innen-Tracking – was, wie, wann, warum?
Unternehmen setzen verschiedene Formen der Überwachung ein, um die Effizienz und Sicherheit ihrer Mitarbeiter:innen zu gewährleisten. Dies umfasst bspw. die Nutzung von GPS-Tracking während Dienstreisen, um den Aufenthaltsort von Geschäftsreisenden bestimmen zu können. Am Arbeitsplatz erfolgt die Überwachung über Computer und Video häufig ebenfalls aus Sicherheitsgründen. Die Arbeitszeiterfassung und die Überwachung der Internetnutzung sind weitere Instrumente, die Arbeitgeber nutzen, um die Produktivität und den Arbeitszeitrahmen ihrer Mitarbeiter:innen zu überwachen. Im Folgenden erfahren Sie im Detail, welche Formen der Mitarbeiterüberwachung es gibt und in welchem Kontext bzw. zu welchem Zweck diese eingesetzt werden.Welche Formen der Mitarbeiterüberwachung gibt es?
In welchem Kontext werden Mitarbeiter:innen getrackt?
Je nach Branche und Arbeitsbereich wenden Unternehmen verschiedene Formen und Technologien für das Tracking ihrer Mitarbeiter:innen an. Die Videoüberwachung wird meist am Standort des Unternehmens oder der Filiale angewandt. Die Arbeitszeiterfassung sowie die Überwachung der Computer- und Internetaktivität können sowohl am standortgebundenen Arbeitsplatz als auch bei der Arbeit im Homeoffice erfolgen. Die Kontrolle von Finanzmitteln ist ein alltäglicher Teil einer Reihe von Arbeitsabläufen und wird u. a. im Einkauf und bei Ausgaben im Zuge von Dienstreisen – wie der Buchung von Flügen und Hotels – genutzt. Im Kontext von geschäftlichen Reisen sowie bei Fahrten mit dem Firmenwagen ist vor allem das GPS-Tracking sinnvoll. Die Ortung per GPS erfolgt aber auch häufig am Standort, z. B. in Form von Geofencing.Welchem Zweck dient die Kontrolle von Arbeitnehmer:innen?
Die Mitarbeiterüberwachung verfolgt mehrere Zwecke, die je nach Unternehmensbedarf variieren können. Eine der Hauptmotivationen ist die Optimierung von Arbeitsabläufen. Durch die Überwachung können Unternehmen effizientere Prozesse identifizieren, Engpässe erkennen und Ressourcen besser zuordnen. Die Arbeitsleistung kann durch die Überwachung ebenfalls gesteigert werden, indem sie dazu beiträgt, Produktivitätsmuster zu verstehen und Schulungen gezielt anzubieten. Gleichzeitig ermöglicht die Kontrolle von Arbeitszeiten eine bessere Arbeitszeitplanung und sichert die Einhaltung von Arbeitszeitregelungen. Ein weiterer bedeutender Aspekt ist die Sicherheit. Auf Geschäftsreisen können die Kontrolle von Buchungsabläufen sowie das Tracking des Aufenthaltsortes und der Aktivitäten von Mitarbeiter:innen während der Reise dazu beitragen, Unfälle zu verhindern, Probleme zu erkennen bzw. ihnen vorzubeugen und die Sicherheit der Arbeitnehmer:innen zu gewährleisten. Während die Steigerung der Produktivität sowie die Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien meist die Ziele von Tracking-Maßnahmen sind, führen übermäßige Kontroll- und Überwachungsmaßnahmen oft zu Frustration und Stress bei Arbeitnehmer:innen. Auf Seite der Arbeitgeber ist es daher wichtig, Mitarbeiter:innen ein gewisses Maß an Vertrauen entgegenzubringen und eigenständiges Arbeiten zu ermöglichen. Dabei kann die Implementierung automatisierter Prozesse hilfreich sein, bspw. in Bezug auf Richtlinien und Genehmigungen.Mitarbeiter:innen kontrollieren: Was ist erlaubt?
Für Arbeitgeber ist es wichtig, die Interessen des Unternehmens gegenüber den Persönlichkeitsrechten ihrer Mitarbeiter:innen abzuwägen und nur diejenigen Maßnahmen anzuwenden, die wirklich notwendig sind. Dabei müssen Unternehmen sich an bestimmte Regelungen wie die Datenschutz-Grundverordnung (DGSVO) sowie weitere ländergebundene Bestimmungen halten. Für Tracking-Maßnahmen und die Verarbeitung von Daten muss demnach eine rechtliche Grundlage vorliegen.Mitarbeiterüberwachung & DSGVO
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat erheblichen Einfluss auf die Mitarbeiterüberwachung und die Verarbeitung von Daten in Unternehmen. Arbeitgeber haben die Pflicht, zu überprüfen, ob eine rechtliche Grundlage für die Datenerhebung und -verarbeitung besteht, bspw. durch die Einwilligung der Arbeitnehmer:innen nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO oder durch das Vorliegen eines berechtigten Interesses.Im Kontext des Mitarbeiter:innen-Trackings bezieht sich ein berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO auf einen legalen Grund, auf den Unternehmen die Verarbeitung personenbezogener Daten ihrer Mitarbeiter:innen stützen können, ohne ausdrücklich die Zustimmung der betroffenen Personen einholen zu müssen. Beispiele für Situationen, in denen ein berechtigtes Interesse vorliegen könnte, sind- die effiziente Ressourcenplanung, z. B. durch die Erfassung der Arbeitszeit und eine Kontrolle der Arbeitsleistung,
- die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, u. a. in Bezug auf die Fürsorgepflicht und Arbeitszeitgesetze.
- die Gewährleistung der Sicherheit von Mitarbeiter:innen am Arbeitsplatz und auf Geschäftsreisen.
Gemäß der DSGVO müssen Unternehmen sicherstellen, dass jegliche Erfassung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten – Mitarbeiterdaten eingeschlossen – transparent, rechtmäßig und fair erfolgt. Dies gilt auch für das Mitarbeiter:innen-Tracking, bei dem bspw. GPS-Daten, Aktivitäten oder Arbeitszeiten erfasst werden. Darüber hinaus müssen Unternehmen, in denen mindestens 20 Mitarbeiter:innen ständig mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten beschäftigt sind, eine:n Datenschutzbeauftragte:n benennen.Rechtliche Grundlagen für Überwachungsmaßnahmen
Die DSGVO ist das geltende Gesetz für Datenschutzbelange auf europäischer Ebene. Auf Länderebene gibt es wiederum eigene Gesetze, welche die zulässige Erhebung und Verarbeitung von Daten regeln – in Deutschland werden diese im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) festgelegt. Über die Möglichkeiten der Einwilligung und des berechtigten Interesses hinaus können die in § 26 BDSG beschriebenen Rechtsgrundlagen für das Tracking von Mitarbeiter:innen – u. a. für die Standortermittlung, das Performance-Tracking und für Sicherheitsmaßnahmen – angewandt werden.Nach § 26 BDSG sind die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten auch ohne ausdrückliche Zustimmung der Mitarbeiter:innen zulässig, sofern sie für die Durchführung eines Beschäftigungsverhältnisses bzw. für den Beginn oder die Aufhebung eines solchen notwendig sind. Die Auflagen sind dabei recht streng und Unternehmen müssen im Zweifel ein milderes, ebenso zielführendes Mittel nutzen. Für die Ortung von Mitarbeiter:innen oder auch von Fahrzeugen per GPS sowie die Speicherung dieser Daten ist im Einzelfall das Interesse des Betriebs gegenüber dem der Arbeitnehmer:innen abzuwägen. So kann die Standortermittlung von Fahrzeugen als notwendig für die Ausführung des jeweiligen Geschäfts betrachtet werden, die dauerhafte Überwachung einzelner Mitarbeiter:innen hingegen nicht.Bzgl. einer Einwilligung zur Erhebung solcher Daten legt das BDSG zudem fest, dass diese freiwillig zu erfolgen hat. Für die Erfüllung der Freiwilligkeit müssen dabei bestimmte Voraussetzungen gegeben sein – z. B. kann sie dann vorliegen, wenn sich aus der Einwilligung ein rechtlicher oder wirtschaftlicher Vorteil für Arbeitnehmer:innen ergibt oder Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen gleiche Interessen verfolgen. Auch eine Betriebsvereinbarung kann als Rechtsgrundlage für die Erhebung und Verarbeitung von Mitarbeiterdaten dienen. Mehr dazu erfahren Sie im nächsten Abschnitt.GPS-Tracking & Co. in der Betriebsvereinbarung
Um als Arbeitgeber auf der sicheren Seite zu sein, können Sie Maßnahmen zur Erhebung und Verarbeitung von Mitarbeiterdaten auch in Ihre Betriebsvereinbarung integrieren. Bei der Erstellung einer Vereinbarung zum Tracking von Mitarbeiter:innen sollten Sie in Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat und ggf. dem/der Datenschutzbeauftragten, folgende Punkte festlegen:- Zweck der Tracking-Maßnahmen: Warum werden Tracking-Maßnahmen im Unternehmen eingeführt? Als Gründe können z. B. die Verbesserung von Arbeitsprozessen, die Sicherheit der Mitarbeiter:innen oder die Effizienzsteigerung angeführt werden.
- Art der erfassten Daten: Welche Daten werden durch die Tracking-Maßnahmen erfasst? Dies können bspw. Standortdaten, Arbeitszeiten oder andere relevante Informationen sein.
- Informationspflichten: Wie und in welchem Umfang werden Mitarbeiter:innen über die Tracking-Maßnahmen informiert? Dies umfasst auch die Bereitstellung von Datenschutzerklärungen.
- Mitbestimmung des Betriebsrats: Wie und in welchem Umfang wird der Betriebsrat in die Entscheidungsprozesse rund um die Tracking-Maßnahmen einbezogen? Erfolgt z. B. nur eine vorherige Zustimmung oder sind regelmäßige Konsultationen vorgesehen?
- Dauer der Datenspeicherung: Wie lange werden die erfassten Daten gespeichert und unter welchen Bedingungen werden sie gelöscht?
- Sicherheitsmaßnahmen: Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen werden implementiert, um die Sicherheit der erfassten Daten zu gewährleisten und unbefugten Zugriff zu verhindern?
- Nutzung der Daten: Wie dürfen die erfassten Daten genutzt werden? Definieren Sie klare Regelungen für die Verwendung im Rahmen der Arbeitszeitabrechnung, Sicherheit, Leistungsbewertung oder zu anderen betrieblichen Zwecken.
- Opt-out-Möglichkeit: Ob und unter welchen Bedingungen sollten Mitarbeiter:innen die Möglichkeit haben, sich gegen die Teilnahme an den Tracking-Maßnahmen zu entscheiden?
- Regelmäßige Überprüfung und Anpassung: In welchen Abständen wird die Vereinbarung überprüft, um sicherzustellen, dass sie weiterhin den betrieblichen Anforderungen und den gesetzlichen Vorgaben entspricht?
- Verantwortlichkeiten: Definieren Sie, wer im Unternehmen für die Umsetzung und Überwachung der Tracking-Maßnahmen sowie die Einhaltung der Betriebsvereinbarung verantwortlich ist.
Dienstreise-Tracking – eine besondere Form der Mitarbeiterkontrolle
Fürsorgepflicht & Travel Risk Management
Als Arbeitgeber tragen Sie die Verantwortung für das Wohl Ihrer Arbeitnehmer:innen. Die Fürsorgepflicht ist ein integraler Bestandteil eines jeden Arbeitsvertrags, selbst wenn sie nicht ausdrücklich erwähnt wird. Insbesondere im Kontext von Geschäftsreisen gewinnt die Fürsorgepflicht von Arbeitgebern eine besondere Relevanz. Während sich Mitarbeiter:innen außerhalb des regulären Arbeitsumfeldes bewegen, wird die Verantwortung des Arbeitgebers für ihre Sicherheit und ihr Wohlbefinden verstärkt. Daher ist ein spezielles Travel Risk Management notwendig, um Mitarbeiter:innen vor und während einer Geschäftsreise über mögliche Reiserisiken zu informieren und Pläne sowie Richtlinien für verschiedene Notfälle zu entwickeln. Tracking-Maßnahmen können in das Travel Risk Management integriert werden. Durch die präzise Verfolgung von Reiserouten und Aufenthaltsorten können Arbeitgeber schnell auf potenzielle Gefahren oder unvorhergesehene Ereignisse während der Geschäftsreise reagieren. Das Mitarbeiter:innen-Tracking dient somit nicht nur der Effizienzsteigerung und Planung, sondern vor allem dem Schutz der Mitarbeiter:innen und der Erfüllung der Fürsorgepflicht.Dienstreise-Tracking im Sinne der Mitarbeiter:innen
Das Dienstreise-Tracking ist im Interesse der Mitarbeiter:innen, da es verschiedene Vorteile für deren Wohlbefinden und Arbeitskomfort bietet. Durch die präzise Verfolgung von Reiserouten können potenzielle Risiken während der Geschäftsreise frühzeitig erkannt und vermieden werden, was die Sicherheit der Mitarbeiter:innen deutlich erhöht. Zudem ermöglicht das Tracking eine effiziente Planung von Reisen, optimiert die Routenwahl und erleichtert die Koordination von Aktivitäten vor Ort.Arbeitnehmer:innen profitieren von einem höheren Komfort, da administrative Aufgaben, wie die Erfassung von Reisezeiten oder die Abrechnung von Ausgaben, automatisiert werden. Die klare Transparenz über Aufenthaltsorte schafft ein Gefühl der Sicherheit und ermöglicht eine schnellere Unterstützung bei unvorhergesehenen Problemen. Insgesamt fördert das Dienstreise-Tracking das Wohlbefinden der Mitarbeiter:innen, indem es eine sichere, effiziente und transparente Geschäftsreiseerfahrung schafft. Auch eine gut strukturierte Reiserichtlinie sowie die Benennung von verantwortlichen Personen wie Reisemanager:innen schaffen Klarheit und konkretisieren Handlungsabläufe.Finanztracking während der Dienstreise
Eine weitere Erleichterung im Kontext von Dienstreisen bietet übrigens die Verwendung von Firmenkreditkarten und Reisekosten-Apps. Eine Firmenkreditkarte ermöglicht es Arbeitgebern, Ausgaben während der Geschäftsreisen zentral zu verwalten und Transparenz über alle getätigten Ausgaben zu erhalten. Dies vereinfacht die Abrechnung erheblich und reduziert den Verwaltungsaufwand. Reisekosten-Apps bieten Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, Ausgaben schnell und einfach zu erfassen, Belege hochzuladen und Reisekostenabrechnungen mobil durchzuführen. Diese digitalen Lösungen optimieren den Prozess der Spesenabrechnung, reduzieren Fehlerquellen und gewährleisten eine effiziente Rückerstattung von Auslagen. Ganz zu schweigen davon, dass sie dafür sorgen, dass Mitarbeiter:innen mit Firmenkreditkarten ohnehin seltener in Vorkasse gehen müssen.Dienstreisende verfolgen mit TravelPerk
Mit TravelPerk erhalten Sie und Ihre Mitarbeiter:innen einen umfassenden Service, um Ihre Geschäftsreisen sicher und komfortabel zu gestalten. Über unsere Plattform können Sie Geschäftsreisen buchen und flexibel stornieren. Sie profitieren zudem von vielen anderen Services rund um das Geschäftsreisemanagement – von der automatisierten Erstellung von Reiserichtlinien bis hin zur Unterstützung beim Ausgabenmanagement. Mit unserem integrierten Dienstreise-Tracking-Tool sowie schnellen Risikomanagement-Lösungen bekommen Sie außerdem einen Rundum-Service für die Fürsorgepflicht gegenüber Ihren Mitarbeiter:innen. Sie können einzelne Geschäftsreisende tracken oder Ihre Mitarbeiter:innen nach Teams und Standorten gruppieren und die Details der Reise einsehen. Unser Kundenservice unterstützt Sie gern rund um die Uhr bei Planänderungen und findet mit Ihnen die passende Lösung.Fazit: Tracking zum Schutz, statt zur Überwachung
Das Tracking von Mitarbeiter:innen hat in verschiedenen Anwendungsbereichen sowohl positive als auch potenziell problematische Aspekte. Während es unter Nicht-Beachtung der Datenschutzbestimmungen zur Überwachung des Verhaltens von Mitarbeiter:innen genutzt werden kann, ist es in anderen Kontexten – z. B. bei Geschäftsreisen – auch ein Instrument zum Schutz von Arbeitnehmer:innen. Überwachungsmaßnahmen sollten immer differenziert und in Abwägung der Interessen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen erfolgen. In der Diskussion um die Sinnhaftigkeit von Tracking-Methoden in Ihrem Unternehmen, sollten Sie folgende Punkte beachten:- Verschiedene Tracking-Methoden: Es gibt unterschiedliche Methoden des Mitarbeiter:innen-Trackings, darunter Videoüberwachung, Computerüberwachung, Internetüberwachung, Arbeitszeiterfassung, Finanzmittelkontrolle und GPS-Tracking. Welche Methode für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, hängt vom Anwendungskontext ab, wie bspw. dem Arbeitsort oder der Art der Tätigkeit.
- Zwecke der Mitarbeiterüberwachung: Hauptmotivationen für das Tracking sollte die Optimierung von Arbeitsabläufen, die Steigerung der Produktivität und die Sicherheit der Mitarbeiter:innen sein – nicht die Verhaltenskontrolle.
- Datenschutz & rechtliche Grundlagen: Datenschutzrichtlinien, insbesondere die DSGVO und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), sind entscheidend für die rechtmäßige und transparente Erfassung und Verarbeitung von Mitarbeiterdaten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Tracking-Maßnahmen auf einer rechtlichen Grundlage, wie der Einwilligung der Mitarbeiter:innen oder einem berechtigten Interesse, basieren.
- Betriebsvereinbarungen für Transparenz: Die Integration von Tracking-Maßnahmen in Betriebsvereinbarungen gewährleistet Transparenz, informiert Mitarbeiter:innen über den Zweck und die Art der erfassten Daten und ermöglicht eine Mitbestimmung durch den Betriebsrat.
- Dienstreise-Tracking zum Schutz: Das Dienstreise-Tracking, insbesondere durch den Einsatz von Plattformen wie TravelPerk, bietet Vorteile für Mitarbeiter:innen und Arbeitgeber. Es verbessert die Sicherheit auf Geschäftsreisen, ermöglicht eine effiziente Planung, minimiert den administrativen Aufwand und fördert das Wohlbefinden der Mitarbeiter:innen.
Insgesamt zeigt sich, dass das Tracking von Mitarbeiter:innen nicht als Kontrollmaßnahme, sondern als Instrument zur Förderung von Effizienz, Sicherheit und Wohlbefinden betrachtet werden sollte. Eine ausgewogene Umsetzung unter Berücksichtigung von Datenschutz und transparenten Vereinbarungen ist entscheidend, um das Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter:innen zu erhalten.FAQ – häufige Fragen zum Mitarbeiter:innen-Tracking
Ist es erlaubt, Mitarbeiter:innen zu überwachen?
Ja, unter bestimmten Bedingungen ist es erlaubt, Mitarbeiter:innen zu überwachen. Allerdings müssen Arbeitgeber dabei Datenschutzbestimmungen und gesetzliche Regelungen wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beachten. Das Interesse von Betrieb und Arbeitnehmer:innen muss gegeneinander abgewogen werden. Eine Überwachung zur reinen Kontrolle des Verhaltens von Arbeitnehmer:innen ist meist unzulässig. Überwachungsmaßnahmen müssen begründet sein und dürfen nur zu klar definierten Zwecken erfolgen.Kann mein Arbeitgeber mich tracken?
Ja, Ihr Arbeitgeber kann Sie unter bestimmten Umständen tracken, insbesondere wenn es einen legitimen Grund gibt, wie die Sicherheit am Arbeitsplatz oder die effiziente Ressourcenplanung. In einigen Fällen müssen sie der Überwachung schriftlich zustimmen oder es gelten die Bestimmungen der Betriebsvereinbarung. Darüber hinaus hängen die genauen Bestimmungen jedoch von den rechtlichen Grundlagen und Datenschutzbestimmungen in Ihrem Land ab.Wie dürfen Chef:innen ihre Angestellten überwachen?
Arbeitgeber dürfen ihre Angestellten überwachen, solange dies im Einklang mit den Datenschutzbestimmungen steht. Legitime Gründe können die Optimierung von Arbeitsabläufen, die Sicherheit am Arbeitsplatz und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sein. Die Form der Überwachung muss dabei immer so gewählt werden, dass keine unangemessene Verletzung der Persönlichkeitsrechte vorliegt. Je nach Branche und Arbeitsbereich sind Überwachungen per Video, Computer, GPS und weiteren Technologien möglich.?)
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