Travel Management: Vorteile digitaler Lösungen

Travel Manager:innen kümmern sich um alle bürokratischen Prozesse, die im Zusammenhang mit dem Geschäftsreisemanagement anfallen, von der Buchung bis zur Reisekostenabrechnung. Darüber hinaus führen sie Vertragsverhandlungen mit Hotels und Fluggesellschaften, planen Veranstaltungen, organisieren Workations und informieren über Reisewarnungen.

All diese Aufgaben ohne ein zentrales Tool abzuwickeln, scheint nahezu unmöglich. Hinzu kommt, dass der dadurch entstehende Arbeitsaufwand viel Zeit und Geld kostet. Bei vielen Unternehmen sind Geschäftsreisen neben Gehältern der größte Kostenpunkt. Mit einem effektiven System für das Travel Management senken Sie diese Kosten deutlich, sparen Zeit und erfüllen die Fürsorgepflicht gegenüber Ihren Mitarbeiter:innen. Welche Funktionen das Tool auf jeden Fall mitbringen sollte, erfahren Sie in diesem Artikel.

Was sind die Ziele im Travel Management?

Ein gut durchdachtes Travel Management im Unternehmen zielt darauf ab, Kosten zu sparen, Prozesse zu optimieren, Aufgaben zu automatisieren und die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen zu verbessern. Egal, ob die Buchung und Verwaltung von Dienstreisen über eine:n Reisemanager:in läuft oder innerhalb der einzelnen Abteilungen von den Mitarbeitenden selbst abgewickelt wird – eine zentrale Plattform kann dabei helfen, das Reisemanagement deutlich zu vereinfachen.

Ein Travel Management System ist eine Art digitales Reisebüro für Dienstreisen. Es hilft Reisemanager:innen und Reisenden, Geschäftsreisen zu buchen, zu tracken und zu analysieren. In der Regel ist mit einem Travel Management System eine Plattform gemeint, die verschiedene Reiseleistungen wie Flüge, Hotels und Transport sowie die Integration von Reiserichtlinien und Reporting-Funktionen anbietet. Zentraler Bestandteil einer solchen Software ist ein Buchungssystem, das dabei hilft, Reisebuchungen, Umbuchungen und die Reisekostenabrechnung zu zentralisieren.

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Warum nutzen Unternehmen eine Travel Management Software?

Neben Kosteneinsparungen hat eine Travel Management Software viele weitere Vorteile für Unternehmen und deren Mitarbeiter:innen. Reiseprozesse von der Buchung bis zur Abrechnung werden vereinfacht, wodurch Reisende und Mitarbeiter:innen der Verwaltung und Buchhaltung entlastet werden.

Die Vorteile im Detail:

Mitarbeiter:innen buchen selbst, die Verwaltung wird entlastet

Buchung innerhalb der Reiserichtlinien

Einfacher Buchungsprozess und unkomplizierte Umbuchungen

Umfangreiches Reiseinventar

Transparente Reisedaten

Reise-Support

Konsolidierte Rechnungsstellung und Reisekostenberichte vereinfachen die Reisekostenabrechnung

Das muss ein gutes Travel Management System leisten – 15 Features

Wenn Sie Travel Management Lösungen vergleichen, ist es hilfreich zu wissen, welche Funktionen am effektivsten sind. Mit den folgenden Funktionen können Sie Dienstreisen sicher, effizient und kostengünstig managen. Auf diese 15 Punkte sollten Sie also besonders achten:

1. Individualisierbare Reiserichtlinien

Eines der wichtigsten Merkmale eines effizienten Travel Managements ist die automatisierte Reiserichtlinie. Selbst wenn Büroleiter:innen oder Travel Manager:innen im Namen von Reisenden buchen, erleichtern In-App-Reiserichtlinien den Prozess erheblich. Auf diese Weise können Sie das Verwaltungspersonal auf dem neuesten Stand der Richtlinien halten. Eine transparente Reiserichtlinie ist wichtig für die 100 %-ige Compliance Ihrer Mitarbeiter:innen.Im Buchungssystem sollten Sie die Möglichkeit haben, Ihre Richtlinie individuell nach verschiedenen Kriterien anzupassen:

Spezielle Richtlinien für bestimmte Reisende, z. B. Führungskräfte, Manager:innen oder eine Abteilung, die häufig Last-Minute-Flüge buchen muss

Zugeschnittene Richtlinien für die unterschiedlichen Hotelpreise weltweit

Hotelpreis pro Nacht nach Stadt

Richtlinien für maximale nationale und internationale Flugkosten

Maximale Flugkosten für bestimmte Strecken

Benötigte Mindesttageszahl für Vorausbuchung

Maximale Zugkosten im In- und Ausland

Maximale Zugkosten für bestimmte Strecken

Ein elementarer Service Ihres Travel Management Systems sollte eine zentralisierte Reiserichtlinie sein, die automatisch in jede Buchung eingebunden ist. Anstelle einer Reiserichtlinie in Form eines physischen Dokuments können Sie diese direkt in die Buchungsapp integrieren. Durch die automatisierte Richtlinie stellen Sie sicher, dass Budgetgrenzen im Buchungsprozess eingehalten werden.

Eine Reiserichtlinie, die Mitarbeiter:innen zu 100 % einhalten. Wir zeigen Ihnen, wie das funktioniert.

2. Flexible Genehmigungsprozesse

Was passiert, wenn eine Reise außerhalb Ihrer Standard-Richtlinie gebucht werden muss? Eine gute Frage, die sich mithilfe des richtigen Buchungstools nicht länger stellt:Ihre Travel Management Lösung sollte individuelle Genehmigungsworkflows enthalten, die es ermöglichen, dass eine Person eine Dienstreise außerhalb der Richtlinien buchen und trotzdem in der App die entsprechende Genehmigung anfordern sowie Reisedaten speichern kann. So lässt sich sicherstellen, dass selbst Buchungen außerhalb der Richtlinien keinen unnötigen E-Mail-Verkehr und zusätzlichen Aufwand verursachen.

Es sollte Ihnen möglich sein, diese Genehmigungsworkflows nach Ihren Wünschen einzurichten, z. B. jedem Team eine:n Verantwortliche:n, wie den/die jeweilige:n Manager:in, zuzuordnen und festzulegen, wie streng der Genehmigungsprozess sein soll. Definieren Sie, in welchen Fällen eine Dienstreisegenehmigung erforderlich ist:

Für alle Reisen?

Nur für Reisen, die nicht den Richtlinien entsprechen?

Nur für Reisen, die von bestimmten Reisenden gebucht werden?

Hinweis: Beachten Sie, dass Reisende in jedem Fall eine offizielle Genehmigung benötigen, sofern sie die Reisekosten von der Steuer absetzen möchten.

Am Beispiel unseres Kunden AutoScout24 können Sie nachlesen, welche Optionen TravelPerk bei der Integration der internen Reiserichtlinie und automatisierter Genehmigungsprozesse bietet.

3. Umfangreiches & übersichtliches Angebot

Neben Richtlinien- und Genehmigungsworkflows spielt auch das Reiseangebot eine zentrale Rolle für die Einhaltung der Reisebestimmungen und insbesondere der festgesetzten Budgetgrenzen. Wenn Sie ein Travel Management System verwenden, das keine günstigen Unterkünfte und Fluggesellschaften enthält, verschenken Sie großes Einsparpotenzial.

Insbesondere die jüngere Generation der Reisenden neigt bei Geschäftsreisen dazu, günstige Optionen zu buchen. Deshalb ist es wichtig, diese auch anzubieten. Über die Plattform sollte zudem die Buchung alternativer Unterkünfte wie Airbnbs möglich sein. Darüber hinaus ist es sinnvoll, neben der Buchung von Flügen und Mietwagen auch Zugverbindungen anzubieten, insbesondere wenn Ihr Unternehmen bestimmte Nachhaltigkeitsziele verfolgt.

4. Kostenfreier Support – am besten 24/7

Eine lächelnde Frau telefoniert über ein Headset.

Gebühren für Support-Anrufe sind überholt und unwirtschaftlich, deshalb sollte Ihr Travel Management System kostenfreien Support enthalten – am besten rund um die Uhr. So wissen Sie genau, wofür Sie bezahlen, und erleben am Monatsende keine bösen Überraschungen durch ungeplante Kosten. Zudem müssen sich Reisende keine Sorgen darüber machen, dass sich die Finanzabteilung über Support-Anrufe beschwert.

5. Direkte Abwicklung ohne Weiterleitungen

Wenn Sie privat einen Urlaub buchen und dabei an einen anderen Anbieter weitergeleitet werden, kann das ärgerlich und nervenaufreibend sein. Letztendlich können Sie sich nicht sicher sein, ob Sie dem Drittanbieter vertrauen können, sodass der Buchungsprozess von einem unangenehmen Gefühl begleitet wird.

Bei Geschäftsreisen sind Weiterleitungen nicht nur ärgerlich, sie machen auch das Tracking Ihrer Geschäftsreisen so gut wie unmöglich. Am Monatsende durchsuchen Sie dann das Internet und versuchen, all Ihre Rechnungen zusammenzutragen. Vermeiden Sie dies um jeden Preis und entscheiden Sie sich für ein Buchungssystem, in dem Sie sämtliche Prozesse abwickeln können.

6. Integration von anderen Business Tools

Ihr Travel Management System sollte sich mit Ihrer Spesen- und Reisekosten-Software verknüpfen lassen. Falls keine Integration verfügbar ist, können Sie überprüfen, ob die Software mindestens eine der folgenden Funktionen anbietet

Externe API, damit Ihr Entwicklungsteam Ihr Kostentool integrieren kann

Benutzerdefinierte Integrationsdienste

Prüfen Sie auch, ob Sie Ihre Kommunikationstools integrieren können. Auf diese Weise können Sie die Kommunikation rund um Dienstreisen deutlich vereinfachen.

7. Konsolidierte Rechnungsstellung & Reisekostenberichte

Der einfachste Weg, Ihre Geschäftsreisen zu tracken, liegt darin, alle Reisen über ein zentrales Tool zu buchen. Einige Travel Management Systeme fungieren jedoch nicht als eigenständige Anbieter, sodass Sie immer noch viele verschiedene Rechnungen erhalten. Um beim Geschäftsreisemanagement Zeit zu sparen und Ärger zu vermeiden, sollten Sie eine Software aussuchen, die alle Ihre monatlichen Dienstreisen in einer einzigen Abrechnung zusammenfasst. Das Finanzteam wird Ihnen dafür danken.

Eines der wichtigsten Merkmale eines Travel Management Systems ist darüber hinaus die Reporting-Funktion zu Geschäftsreisen, u. a. für Spesen und Reisekosten. Folgendes sollten Sie tracken können:

Reisekosten nach Zeitraum

Reisekosten nach Abteilung oder Team

Reisekostenbeträge, die außerhalb der Richtlinie gebucht wurden

Reisekosten nach Projekt, Kunde oder Veranstaltung

Reisekosten für Personaleinstellungen

Reisekosten nach Kostenstellen

Höhe der gezahlten Mehrwertsteuer

Neben der Berichterstellung sollte Ihr Travel Management System auch die Möglichkeit bieten, Reisen mit Labels und Tags zu versehen.

Gestalten Sie Ihren Geschäftsreiseprozess noch effizienter – dank automatisierter Workflows!

8. Tracking & Statusüberwachung aller Reisen

Ein wichtiges Feature von Travel Management Systemen ist die Reisekonsolidierung. Die Notwendigkeit lässt sich gut anhand eines konkreten Szenarios verdeutlichen:

Nehmen wir an, 20 Reisende sollen jeweils ihre eigene Reise zu bevorstehenden Veranstaltungen organisieren. Als Reisemanager:in sollten Sie in einem solchen Fall in der Lage sein, in Ihrer Reisemanagement-Plattform zu sehen,

wer seine Reise erfolgreich im Rahmen der Richtlinie gebucht hat,

wer eine Reise außerhalb der Richtlinie gebucht hat und warum,

wer eine offene Buchung hat (es wurde eine Reiseroute gespeichert, aber die Buchung wurde noch nicht abgeschlossen),

wer keine Reise gebucht hat.

Wenn Sie für die Buchung von Reisen verantwortlich sind oder Geschäftsreisenden bei der Buchung ihrer eigenen Reise helfen, müssen Sie wissen, was Sache ist. Sie müssen sich umgehend einen Überblick verschaffen können, um herausfinden zu können, welche Reisenden zusätzliche Unterstützung benötigen.

Sobald die Reisen gebucht wurden, benötigen Sie außerdem einen zentralen Ort für Bestätigungen, Reiseroutendetails, Stornierungsbenachrichtigungen usw. Ein gutes Travel Management System bietet all das und bringt auf diese Weise Leichtigkeit in Ihr Geschäftsreisemanagement.

9. Selbstbuchungsoption & benutzerfreundliche Oberfläche

Auch wenn Sie Reisende nicht selbstständig buchen lassen möchten, sollten Sie dennoch den Mitarbeiter:innen, die für die Buchung von Reisen verantwortlich sind, reibungslose Buchungsvorgänge und eine angenehme Benutzeroberfläche zur Verfügung stellen.

Wenn Sie Selbstbuchungsoptionen zulassen möchten, sollten Sie ein Travel Management System wählen, das Reisende gern nutzen – weil es intuitiv zu bedienen ist, ihren Anforderungen entspricht und ihnen Support bietet, wenn sie ihn benötigen.

10. Mobile App & Desktopversion

Wir leben im 21. Jahrhundert – muss man da wirklich noch prüfen, ob eine mobile App vorhanden ist? Ja, sollte man. Einige Travel Management Systeme verfügen nicht über eigene mobile Apps oder bieten nur Apps an, deren Verwendung umständlich ist. Bevor Sie Ihr gesamtes Team in ein neues Travel Management System einbinden, sollten Sie die App selbst herunterladen und testen.

11. Speicherung von laufenden Buchungen & Informationen

Die Speicherung von laufenden Buchungen ist v. a. dann ein wichtiger Service, wenn Sie gemeinschaftlich buchen wollen. Das könnten mögliche Szenarien sein:

Ihr CEO wählt einen Flug und ein Hotel aus und möchte, dass Sie die Buchung selbst abschließen.

Der umgekehrte Fall: Reisende wählen Flug und Hotel aus, buchen aber nicht selbst.

Eine Dienstreise für mehrere Reisende muss vorab überprüft werden, sodass Sie diese speichern und mit allen Beteiligten gegenprüfen können, bevor Sie die Buchung vornehmen.

Ein:e potenzielle:r Mitarbeiter:in oder Kund:in wählt die Reisedetails aus und die Verwaltung bucht sie.

12. Gruppenbuchungen

Drei Personen in Business-Kleidung unterhalten sich auf einer Straße.

Bei Gruppenbuchungen müssen Sie vieles im Blick behalten: die Reisedaten mehrerer Personen, die Buchung von Flügen, Zugverbindungen und Unterkünften sowie die Reservierung von Konferenzräumen.

Dafür braucht es ein Travel Management System, in dem Sie sämtliche Reisedaten auf einen Blick verwalten können. Darüber hinaus sollte Ihnen die Software die besten Konditionen für Gruppenbuchungen bieten, sodass Sie bei der Buchung von Flügen und Hotels mit Kosteneinsparungen rechnen können.

13. Reisewarnungen & Travel Risk Management

Als Arbeitgeber erfüllen Sie Ihre Fürsorgepflicht u. a. damit, dass Sie Ihre Mitarbeiter:innen vor Geschäftsreisen über mögliche Reiserisiken informieren. Auch die Information über ggf. notwendige Impfungen für Auslandsreisen gehört zum Travel Risk Management.

Wählen Sie ein Tool, das Ihnen diese Arbeit abnimmt, indem es Reisewarnungen und Informationen für das jeweilige Reiseland automatisch zur Verfügung stellt. TravelPerk ist Ihre Lösung für sichere Geschäftsreisen.

Two colleagues at a table having a conversation.

Machen Sie die Sicherheit Ihrer Reisenden zur obersten Priorität. Vertrauen Sie auf unsere Lösungen zur Fürsorgepflicht für Geschäftsreisen.

14. Vorteilsprogramme: Treuepunkte, flexible Stornierung & Co.

Jedes Unternehmen hat eine andere Richtlinie zu Treuepunkten. Einige Unternehmen erlauben es Reisenden nicht, Punkte auf ihren privaten Treuekonten zu sammeln, und verlangen stattdessen, dass Geschäftsreisen dem Unternehmenskonto gutgeschrieben werden. In jedem Fall sollten Sie ein Travel Management System verwenden, in dem Sie Programmnummern speichern können. Auf diese Weise müssen Reisende diese bei einer Buchung nicht jedes Mal neu eingeben.

Falls Ihr Unternehmen nur die Punktegutschrift auf dem Unternehmenskonto zulässt, kann ein:e Büroassistent:in oder eine Verwaltungsfachkraft diese Programmnummern in das Profil aller Reisenden einpflegen. Wenn Sie unsere Meinung hören wollen: Gönnen Sie den Reisenden die Punkte, da es so viele Möglichkeiten gibt, bei Geschäftsreisen Geld zu sparen – abgesehen davon, dass Sie Ihren Mitarbeiter:innen so Vertrauen und Wertschätzung entgegenbringen.

Achten Sie auch darauf, dass flexible Umbuchungen im Service enthalten sind. Geschäftsreisen sind oft spontanen Änderungen unterworfen. Kurzfristige Stornierungen und Umbuchungen sollten sich aber nicht negativ in Ihrer Reisekostenabrechnung niederschlagen. Wählen Sie deshalb ein Tool, das flexibles Umbuchen und Stornieren von Geschäftsreisen zu günstigen Konditionen erlaubt.

15. Keine lange Vertragsbindung

Wenn Ihnen Ihr Travel Management System nicht gefällt, sollten Sie nicht durch Vertragslaufzeiten gezwungen sein, es weiterhin zu verwenden.

Mittlerweile läuft es so, dass ein System erst ausprobiert wird, um zu sehen, ob es passt. Falls nicht, suchen Sie sich ein anderes. Stellen Sie beim Test der Reisemanagement-Plattform sicher, dass Sie nicht an langfristige Verträge gebunden sind und dass Sie nur dann für den Service bezahlen, wenn Sie auch wirklich reisen – Stichwort ‚Pay-per-Use‘.

TravelPerk für Ihr Travel Management

TravelPerk ist ein Travel Management System, das Ihnen alle hier vorgestellten Funktionen bietet – und noch mehr. Wählen Sie Flüge und Hotels aus unserem branchenführenden Reiseinventar, erleben Sie eine intuitive Benutzeroberfläche und verwalten Sie sämtliche Daten in einem einzigen Tool – von der Buchung bis zur Reisekostenabrechnung.

Unsere Komplettlösung ermöglicht es Ihnen, alle Prozesse rund um das Geschäftsreisemanagement zu vereinfachen. Überzeugen Sie sich selbst und sparen Sie Zeit und Geld!

Abschließender Tipp: Falls Sie an noch mehr Informationen rund um die Auswahl der passenden Lösung für Ihr Unternehmen interessiert sind, laden Sie sich gerne unser kostenloses E-Book zum Thema herunter.

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