Was sind die Ziele im Travel Management?
Ein gut durchdachtes Travel Management im Unternehmen zielt darauf ab, Kosten zu sparen, Prozesse zu optimieren, Aufgaben zu automatisieren und die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen zu verbessern. Egal, ob die Buchung und Verwaltung von Dienstreisen über eine:n Reisemanager:in läuft oder innerhalb der einzelnen Abteilungen von den Mitarbeitenden selbst abgewickelt wird – eine zentrale Plattform kann dabei helfen, das Reisemanagement deutlich zu vereinfachen.Ein Travel Management System ist eine Art digitales Reisebüro für Dienstreisen. Es hilft Reisemanager:innen und Reisenden, Geschäftsreisen zu buchen, zu tracken und zu analysieren. In der Regel ist mit einem Travel Management System eine Plattform gemeint, die verschiedene Reiseleistungen wie Flüge, Hotels und Transport sowie die Integration von Reiserichtlinien und Reporting-Funktionen anbietet. Zentraler Bestandteil einer solchen Software ist ein Buchungssystem, das dabei hilft, Reisebuchungen, Umbuchungen und die Reisekostenabrechnung zu zentralisieren.
Warum nutzen Unternehmen eine Travel Management Software?
Neben Kosteneinsparungen hat eine Travel Management Software viele weitere Vorteile für Unternehmen und deren Mitarbeiter:innen. Reiseprozesse von der Buchung bis zur Abrechnung werden vereinfacht, wodurch Reisende und Mitarbeiter:innen der Verwaltung und Buchhaltung entlastet werden. Die Vorteile im Detail: - Mitarbeiter:innen buchen selbst, die Verwaltung wird entlastet
- Buchung innerhalb der Reiserichtlinien
- Einfacher Buchungsprozess und unkomplizierte Umbuchungen
- Umfangreiches Reiseinventar
- Transparente Reisedaten
- Reise-Support
- Konsolidierte Rechnungsstellung und Reisekostenberichte vereinfachen die Reisekostenabrechnung
Das muss ein gutes Travel Management System leisten – 15 Features
Wenn Sie Travel Management Lösungen vergleichen, ist es hilfreich zu wissen, welche Funktionen am effektivsten sind. Mit den folgenden Funktionen können Sie Dienstreisen sicher, effizient und kostengünstig managen. Auf diese 15 Punkte sollten Sie also besonders achten:
1. Individualisierbare Reiserichtlinien
Eines der wichtigsten Merkmale eines effizienten Travel Managements ist die automatisierte Reiserichtlinie. Selbst wenn Büroleiter:innen oder Travel Manager:innen im Namen von Reisenden buchen, erleichtern In-App-Reiserichtlinien den Prozess erheblich. Auf diese Weise können Sie das Verwaltungspersonal auf dem neuesten Stand der Richtlinien halten. Eine transparente Reiserichtlinie ist wichtig für die 100 %-ige Compliance Ihrer Mitarbeiter:innen.Im Buchungssystem sollten Sie die Möglichkeit haben, Ihre Richtlinie individuell nach verschiedenen Kriterien anzupassen:- Spezielle Richtlinien für bestimmte Reisende, z. B. Führungskräfte, Manager:innen oder eine Abteilung, die häufig Last-Minute-Flüge buchen muss
- Zugeschnittene Richtlinien für die unterschiedlichen Hotelpreise weltweit
- Hotelpreis pro Nacht nach Stadt
- Richtlinien für maximale nationale und internationale Flugkosten
- Maximale Flugkosten für bestimmte Strecken
- Benötigte Mindesttageszahl für Vorausbuchung
- Maximale Zugkosten im In- und Ausland
- Maximale Zugkosten für bestimmte Strecken
Ein elementarer Service Ihres Travel Management Systems sollte eine zentralisierte Reiserichtlinie sein, die automatisch in jede Buchung eingebunden ist. Anstelle einer Reiserichtlinie in Form eines physischen Dokuments können Sie diese direkt in die Buchungsapp integrieren. Durch die automatisierte Richtlinie stellen Sie sicher, dass Budgetgrenzen im Buchungsprozess eingehalten werden.
Eine Reiserichtlinie, die Mitarbeiter:innen zu 100 % einhalten. Wir zeigen Ihnen, wie das funktioniert.
2. Flexible Genehmigungsprozesse
Was passiert, wenn eine Reise außerhalb Ihrer Standard-Richtlinie gebucht werden muss? Eine gute Frage, die sich mithilfe des richtigen Buchungstools nicht länger stellt:Ihre Travel Management Lösung sollte individuelle Genehmigungsworkflows enthalten, die es ermöglichen, dass eine Person eine Dienstreise außerhalb der Richtlinien buchen und trotzdem in der App die entsprechende Genehmigung anfordern sowie Reisedaten speichern kann. So lässt sich sicherstellen, dass selbst Buchungen außerhalb der Richtlinien keinen unnötigen E-Mail-Verkehr und zusätzlichen Aufwand verursachen.Es sollte Ihnen möglich sein, diese Genehmigungsworkflows nach Ihren Wünschen einzurichten, z. B. jedem Team eine:n Verantwortliche:n, wie den/die jeweilige:n Manager:in, zuzuordnen und festzulegen, wie streng der Genehmigungsprozess sein soll. Definieren Sie, in welchen Fällen eine Dienstreisegenehmigung erforderlich ist: - Für alle Reisen?
- Nur für Reisen, die nicht den Richtlinien entsprechen?
- Nur für Reisen, die von bestimmten Reisenden gebucht werden?
Hinweis: Beachten Sie, dass Reisende in jedem Fall eine offizielle Genehmigung benötigen, sofern sie die Reisekosten von der Steuer absetzen möchten.
3. Umfangreiches & übersichtliches Angebot
Neben Richtlinien- und Genehmigungsworkflows spielt auch das Reiseangebot eine zentrale Rolle für die Einhaltung der Reisebestimmungen und insbesondere der festgesetzten Budgetgrenzen. Wenn Sie ein Travel Management System verwenden, das keine günstigen Unterkünfte und Fluggesellschaften enthält, verschenken Sie großes Einsparpotenzial. Insbesondere die jüngere Generation der Reisenden neigt bei Geschäftsreisen dazu, günstige Optionen zu buchen. Deshalb ist es wichtig, diese auch anzubieten. Über die Plattform sollte zudem die Buchung alternativer Unterkünfte wie Airbnbs möglich sein. Darüber hinaus ist es sinnvoll, neben der Buchung von Flügen und Mietwagen auch Zugverbindungen anzubieten, insbesondere wenn Ihr Unternehmen bestimmte Nachhaltigkeitsziele verfolgt.
4. Kostenfreier Support – am besten 24/7
5. Direkte Abwicklung ohne Weiterleitungen
Wenn Sie privat einen Urlaub buchen und dabei an einen anderen Anbieter weitergeleitet werden, kann das ärgerlich und nervenaufreibend sein. Letztendlich können Sie sich nicht sicher sein, ob Sie dem Drittanbieter vertrauen können, sodass der Buchungsprozess von einem unangenehmen Gefühl begleitet wird.Bei Geschäftsreisen sind Weiterleitungen nicht nur ärgerlich, sie machen auch das Tracking Ihrer Geschäftsreisen so gut wie unmöglich. Am Monatsende durchsuchen Sie dann das Internet und versuchen, all Ihre Rechnungen zusammenzutragen. Vermeiden Sie dies um jeden Preis und entscheiden Sie sich für ein Buchungssystem, in dem Sie sämtliche Prozesse abwickeln können.
6. Integration von anderen Business Tools
Ihr Travel Management System sollte sich mit Ihrer Spesen- und Reisekosten-Software verknüpfen lassen. Falls keine Integration verfügbar ist, können Sie überprüfen, ob die Software mindestens eine der folgenden Funktionen anbietet- Externe API, damit Ihr Entwicklungsteam Ihr Kostentool integrieren kann
- Benutzerdefinierte Integrationsdienste
Prüfen Sie auch, ob Sie Ihre Kommunikationstools integrieren können. Auf diese Weise können Sie die Kommunikation rund um Dienstreisen deutlich vereinfachen.
7. Konsolidierte Rechnungsstellung & Reisekostenberichte
Der einfachste Weg, Ihre Geschäftsreisen zu tracken, liegt darin, alle Reisen über ein zentrales Tool zu buchen. Einige Travel Management Systeme fungieren jedoch nicht als eigenständige Anbieter, sodass Sie immer noch viele verschiedene Rechnungen erhalten. Um beim Geschäftsreisemanagement Zeit zu sparen und Ärger zu vermeiden, sollten Sie eine Software aussuchen, die alle Ihre monatlichen Dienstreisen in einer einzigen Abrechnung zusammenfasst. Das Finanzteam wird Ihnen dafür danken. Eines der wichtigsten Merkmale eines Travel Management Systems ist darüber hinaus die Reporting-Funktion zu Geschäftsreisen, u. a. für Spesen und Reisekosten. Folgendes sollten Sie tracken können:- Reisekosten nach Zeitraum
- Reisekosten nach Abteilung oder Team
- Reisekostenbeträge, die außerhalb der Richtlinie gebucht wurden
- Reisekosten nach Projekt, Kunde oder Veranstaltung
- Reisekosten für Personaleinstellungen
- Reisekosten nach Kostenstellen
- Höhe der gezahlten Mehrwertsteuer
Neben der Berichterstellung sollte Ihr Travel Management System auch die Möglichkeit bieten, Reisen mit Labels und Tags zu versehen.
8. Tracking & Statusüberwachung aller Reisen
Ein wichtiges Feature von Travel Management Systemen ist die Reisekonsolidierung. Die Notwendigkeit lässt sich gut anhand eines konkreten Szenarios verdeutlichen: Nehmen wir an, 20 Reisende sollen jeweils ihre eigene Reise zu bevorstehenden Veranstaltungen organisieren. Als Reisemanager:in sollten Sie in einem solchen Fall in der Lage sein, in Ihrer Reisemanagement-Plattform zu sehen, - wer seine Reise erfolgreich im Rahmen der Richtlinie gebucht hat,
- wer eine Reise außerhalb der Richtlinie gebucht hat und warum,
- wer eine offene Buchung hat (es wurde eine Reiseroute gespeichert, aber die Buchung wurde noch nicht abgeschlossen),
- wer keine Reise gebucht hat.
Wenn Sie für die Buchung von Reisen verantwortlich sind oder Geschäftsreisenden bei der Buchung ihrer eigenen Reise helfen, müssen Sie wissen, was Sache ist. Sie müssen sich umgehend einen Überblick verschaffen können, um herausfinden zu können, welche Reisenden zusätzliche Unterstützung benötigen.Sobald die Reisen gebucht wurden, benötigen Sie außerdem einen zentralen Ort für Bestätigungen, Reiseroutendetails, Stornierungsbenachrichtigungen usw. Ein gutes Travel Management System bietet all das und bringt auf diese Weise Leichtigkeit in Ihr Geschäftsreisemanagement. 9. Selbstbuchungsoption & benutzerfreundliche Oberfläche
Auch wenn Sie Reisende nicht selbstständig buchen lassen möchten, sollten Sie dennoch den Mitarbeiter:innen, die für die Buchung von Reisen verantwortlich sind, reibungslose Buchungsvorgänge und eine angenehme Benutzeroberfläche zur Verfügung stellen.Wenn Sie Selbstbuchungsoptionen zulassen möchten, sollten Sie ein Travel Management System wählen, das Reisende gern nutzen – weil es intuitiv zu bedienen ist, ihren Anforderungen entspricht und ihnen Support bietet, wenn sie ihn benötigen.
10. Mobile App & Desktopversion
Wir leben im 21. Jahrhundert – muss man da wirklich noch prüfen, ob eine mobile App vorhanden ist? Ja, sollte man. Einige Travel Management Systeme verfügen nicht über eigene mobile Apps oder bieten nur Apps an, deren Verwendung umständlich ist. Bevor Sie Ihr gesamtes Team in ein neues Travel Management System einbinden, sollten Sie die App selbst herunterladen und testen.
11. Speicherung von laufenden Buchungen & Informationen
Die Speicherung von laufenden Buchungen ist v. a. dann ein wichtiger Service, wenn Sie gemeinschaftlich buchen wollen. Das könnten mögliche Szenarien sein: - Ihr CEO wählt einen Flug und ein Hotel aus und möchte, dass Sie die Buchung selbst abschließen.
- Der umgekehrte Fall: Reisende wählen Flug und Hotel aus, buchen aber nicht selbst.
- Eine Dienstreise für mehrere Reisende muss vorab überprüft werden, sodass Sie diese speichern und mit allen Beteiligten gegenprüfen können, bevor Sie die Buchung vornehmen.
- Ein:e potenzielle:r Mitarbeiter:in oder Kund:in wählt die Reisedetails aus und die Verwaltung bucht sie.
13. Reisewarnungen & Travel Risk Management
Als Arbeitgeber erfüllen Sie Ihre Fürsorgepflicht u. a. damit, dass Sie Ihre Mitarbeiter:innen vor Geschäftsreisen über mögliche Reiserisiken informieren. Auch die Information über ggf. notwendige Impfungen für Auslandsreisen gehört zum Travel Risk Management. Wählen Sie ein Tool, das Ihnen diese Arbeit abnimmt, indem es Reisewarnungen und Informationen für das jeweilige Reiseland automatisch zur Verfügung stellt. TravelPerk ist Ihre Lösung für sichere Geschäftsreisen.14. Vorteilsprogramme: Treuepunkte, flexible Stornierung & Co.
Jedes Unternehmen hat eine andere Richtlinie zu Treuepunkten. Einige Unternehmen erlauben es Reisenden nicht, Punkte auf ihren privaten Treuekonten zu sammeln, und verlangen stattdessen, dass Geschäftsreisen dem Unternehmenskonto gutgeschrieben werden. In jedem Fall sollten Sie ein Travel Management System verwenden, in dem Sie Programmnummern speichern können. Auf diese Weise müssen Reisende diese bei einer Buchung nicht jedes Mal neu eingeben. Falls Ihr Unternehmen nur die Punktegutschrift auf dem Unternehmenskonto zulässt, kann ein:e Büroassistent:in oder eine Verwaltungsfachkraft diese Programmnummern in das Profil aller Reisenden einpflegen. Wenn Sie unsere Meinung hören wollen: Gönnen Sie den Reisenden die Punkte, da es so viele Möglichkeiten gibt, bei Geschäftsreisen Geld zu sparen – abgesehen davon, dass Sie Ihren Mitarbeiter:innen so Vertrauen und Wertschätzung entgegenbringen.Achten Sie auch darauf, dass flexible Umbuchungen im Service enthalten sind. Geschäftsreisen sind oft spontanen Änderungen unterworfen. Kurzfristige Stornierungen und Umbuchungen sollten sich aber nicht negativ in Ihrer Reisekostenabrechnung niederschlagen. Wählen Sie deshalb ein Tool, das flexibles Umbuchen und Stornieren von Geschäftsreisen zu günstigen Konditionen erlaubt.
15. Keine lange Vertragsbindung
Wenn Ihnen Ihr Travel Management System nicht gefällt, sollten Sie nicht durch Vertragslaufzeiten gezwungen sein, es weiterhin zu verwenden.Mittlerweile läuft es so, dass ein System erst ausprobiert wird, um zu sehen, ob es passt. Falls nicht, suchen Sie sich ein anderes. Stellen Sie beim Test der Reisemanagement-Plattform sicher, dass Sie nicht an langfristige Verträge gebunden sind und dass Sie nur dann für den Service bezahlen, wenn Sie auch wirklich reisen – Stichwort ‚Pay-per-Use‘.
TravelPerk für Ihr Travel Management
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