Was versteht man unter einer Dienstreise?
Von einer Dienst- bzw. Geschäftsreise spricht man dann, wenn Arbeitnehmer:innen ihre beruflichen Tätigkeiten außerhalb ihrer gewohnten Arbeitsstätte ausüben. Das kann z. B. der Fall sein, wenn Messen besucht oder Kundentermine auswärts wahrgenommen werden. Eine Dienstreise kann dabei sowohl im Inland als auch im Ausland stattfinden und auch der zeitliche Rahmen ist offen – von wenigen Tagen bis hin zu mehreren Wochen. Unabhängig davon, ob Geschäftsreisen im Arbeitsvertrag vermerkt sind, sind Arbeitnehmer:innen grundsätzlich dazu verpflichtet, eine solche anzutreten, wenn der Arbeitgeber die Reisetätigkeit anordnet.Wann beginnt und wann endet eine Dienstreise?
Eine Dienstreise beginnt dann, wenn der oder die Arbeitnehmer:in von der Arbeitsstätte bzw. dem Wohnort zur Dienstreise aufbricht. Die Rückkehr zur Arbeitsstätte bzw. zum Wohnort nach erledigter Auswärtstätigkeit markiert das Ende der Dienstreise. Damit zählen sowohl die An- als auch die Abreise bereits zur Dienstreise dazu.Wie lange dauert eine Dienstreise?
Wie lange eine Dienstreise dauert, hängt stets vom Zweck ab, für den sie unternommen wird. Damit eine geschäftliche Reise aber überhaupt als Dienstreise gilt, muss die Reisetätigkeit außerhalb der Arbeitsstätte mindestens 8 Stunden dauern – alles, was unter dieser Grenze liegt, wird hingegen als Dienstgang bezeichnet. Grundlegend werden aber alle geschäftsbedingten Reisen bis zu einer Dauer von 3 Monaten als Dienstreise bezeichnet. Dauert die Reise länger als drei Monate, so spricht man bereits von einer verlängerten Dienstreise oder aber von einer Entsendung (ab 6 Monaten).Was muss der Arbeitgeber bei Dienstreisen bezahlen?
Da eine Dienstreise vom Arbeitgeber angeordnet bzw. für diesen unternommen wird und der Erfüllung geschäftlicher Auswärtstätigkeiten dient, muss die Reise entsprechend vergütet werden. Das bedeutet, dass Arbeitnehmer:innen für ihre Arbeitszeit auf Dienstreise den regulären Arbeitslohn erhalten. Zum Erfassen aller weiteren angefallenen Reisekosten müssen Arbeitnehmer:innen nach der Dienstreise in der Regel eine Reisekostenabrechnung einreichen. Mit dieser werden sämtliche Belege und Quittungen zur Prüfung vorgelegt und anschließend alle erstattungsfähigen Kosten, die die Mitarbeiter:innen ausgelegt haben, an diese zurückerstattet.Zu den erstattungsfähigen Kosten zählen ggf.:- Fahrtkosten
- Übernachtungskosten
- Verpflegungsmehraufwand
- Reisenebenkosten
Die Übernahme dieser Kosten durch den Arbeitgeber ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Werden also bspw. Übernachtungskosten oder Kosten für den Verpflegungsmehraufwand nicht vom Unternehmen getragen, so können Reisende diese Kosten in Form von Werbungskosten von der Steuer absetzen.Meist werden der Kostenrückerstattungsprozess und die Regelungen für die Reisekostenabrechnung aber auch direkt in den internen Reiserichtlinien des Unternehmens festgehalten. Reisende sollten sich daher vor Reiseantritt ausführlich informieren, welche Kosten übernommen werden, um Missverständnissen bei der Kostenübernahme vorzubeugen. In unseren weiterführenden Beiträgen erhalten Sie noch weitere Informationen rund um die Themen „Dienstreisen und Dienstreisebuchung“ und „Dienstreise als Arbeitszeit“.Gründe für Geschäftsreisen & Geschäftsreisearten
Mitarbeiter:innen werden aus den unterschiedlichsten Gründen auf Dienstreisen geschickt, sei es für Konferenzen und Meetings oder für Kundentermine. Dabei können geschäftliche Reisen von Kurztrips bis hin zu monate- oder gar jahrelangen Aufenthalten reichen. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die verschiedenen Gründe für eine Geschäftsreise und die gängigsten Geschäftsreisearten.Reisen zu Veranstaltungen, Messen oder Konferenzen
Einer der wohl häufigsten Gründe für Dienstreisen ist der Besuch von Veranstaltungen. Dazu zählen vor allem Messen und Konferenzen, auf denen sich Besucher:innen gleichermaßen mit Branchenpartnern und auch potenziellen Kund:innen vernetzen können. Networking, Markenbildung und Fortbildung stehen bei diesen Geschäftsreisen im Fokus. Dank zahlreicher Teilnehmer:innen und Ausstellern können Mitarbeiter:innen von Unternehmen hier wertvolle Geschäftskontakte knüpfen und sich in Ihrer Branche auf den neuesten Stand bringen. In Workshops oder bei Podiumsdiskussionen, die oft Teil des Rahmenprogramms von Messen und Konferenzen sind, erfahren Interessierte mehr über die aktuellen Entwicklungen in der Branche und erhalten Einblicke in erfolgreiche Geschäftspraktiken. Zu guter Letzt sind Messen und Konferenzen auch ein wichtiger Vertriebskanal für viele Unternehmen, denn dort haben sie die Chance, ihre Produkte oder Dienstleistungen vor einem interessierten Publikum zu präsentieren. Dadurch können Messen ein wichtiges Werkzeug für den Direktvertrieb, zum Aufbau der Markenbekanntheit und zur Stärkung von Kundenbeziehungen sein.Sie planen eine Firmenveranstaltung? Das Team von TravelPerk Events hilft Ihnen dabei.
Entsendungen & Offshore-Tätigkeiten
Während eine typische Geschäftsreise nur wenige Tage oder Wochen dauert, sind langfristige Entsendungen ein deutlich intensiveres Engagement. Arbeitnehmer:innen müssen hierbei für einen bestimmten Zeitraum in einer anderen Stadt oder in einem anderen Land arbeiten. Dies kann für ein bestimmtes Projekt, zum Einrichten neuer Funktionen oder Geschäftsprozesse am Zielort oder für die Weitergabe von Wissen an einen anderen Standort nötig sein. Manche Berufe setzen solche langfristigen Entsendungen betriebsbedingt sogar voraus, da es logistisch nicht anders möglich ist – so z. B. bei Offshore-Tätigkeiten.Solche Entsendungen sind oft herausfordernder in der Organisation als kurzfristige Geschäftsreisen, insbesondere wenn dafür ein Umzug in ein anderes Land nötig ist. In diesem Fall müssen sich Unternehmen um Visa und Steuerunterlagen kümmern. Zudem müssen sie die entsendeten Mitarbeiter:innen auch bei Schwierigkeiten bei der Wohnungssuche oder Sprach- und Kulturbarrieren unterstützen.Buchungsmöglichkeiten für Dienstreisen
Egal, aus welchem Grund Sie sich auf Dienstreise begeben und wohin diese führt – eines haben alle Reisen gemeinsam: Sie müssen im Vorfeld gebucht werden. Und auch für die Geschäftsreisebuchung gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. TravelPerk erleichtert Ihnen das Reisemanagement, indem Sie hier alle Schritte der Geschäftsreise in nur einem Tool vornehmen können und Ihnen rund um die Uhr ein Service-Team behilflich ist.Tipp: Bevor Sie eine Geschäftsreise buchen, sollten Sie sich unbedingt mit den Reiserichtlinien Ihres Unternehmens vertraut machen. Hier finden Sie alle wichtigen Informationen und Regelungen für die Reiseplanung und -buchung, wie etwa Reisebudgets, Buchungsmöglichkeiten, erlaubte Transportmittel etc. Reisebüros für Geschäftsreisen
Reisebüros für Geschäftsreisen funktionieren genauso wie Reisebüros für Privatreisen, nur dass sie sich eben auf die Organisation und Buchung geschäftlicher Reisen spezialisiert haben. Das Unternehmen kann dem Reisebüro im Vorfeld seine Richtlinien für Geschäftsreisen vorlegen und die Reiseberater:innen so über Budgets und Vorgaben informieren – um alles Weitere kümmert sich dann das Reisebüro. Das Reisebüro hilft Reisenden dabei, ihre gewünschte Reise zu planen, sucht für sie die passenden Flüge und Hotels heraus und kümmert sich auch direkt um die Buchung. Auch bei Sonderwünschen für ihre Reisen können sich Mitarbeiter:innen an das Reisebüro wenden. Ein Nachteil von Reisebüros sind allerdings die zusätzlichen Kosten für das Unternehmen, denn auch die Reiseberater:innen möchten für Ihre Arbeit bezahlt werden. Zudem ist für die Firmen nur schwer nachzuvollziehen, ob es sich bei den vom Reisebüro gebuchten Reisen auch wirklich um die kosteneffizientesten Reisemöglichkeiten handelt oder nicht – der Buchungsprozess ist weitestgehend intransparent. Dennoch kann das Unternehmen selbst bzw. dessen Mitarbeiter:innen durch die Auslagerung des Reiseplanungsprozesses viel Zeit sparen.Reisemanagement-Plattformen
Die wohl modernste und effektivste Art, Geschäftsreisen zu buchen, stellen digitale Reisemanagement-Plattformen dar. Diese Plattformen bieten Unternehmen eine All-in-One-Lösung für das Reisemanagement, mit der sie den gesamten Geschäftsreiseprozess in nur einem Tool verwalten können – von der Reiseplanung über die Buchung bis hin zur Abwicklung der Reisekosten.Dank der Option, Reiserichtlinien direkt in den Buchungsprozess zu integrieren, ermöglichen Plattformen wie etwa TravelPerk Reisenden, ihre Reisen ganz einfach und richtlinienkonform selbst zu buchen. Mit Zugriff auf das branchenführende Inventar an Flügen und Hotels finden Ihre Reisenden bei TravelPerk stets das passende Transportmittel oder die passende Unterkunft – und das zu günstigen Preisen. So wird das Budget stets eingehalten.Darüber hinaus bieten viele Tools Unterstützung und Integrationen für die Reisekostenabrechnung an oder stellen detaillierte Berichte über Reiseausgaben zur Verfügung – so behalten Unternehmen und Reisende stets den Überblick.
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