Zeitmanagement verbessern

Wenn sich die Aufgaben und Termine an der Arbeit oder auch im Privaten stapeln, verlieren viele Menschen schnell den Überblick, sind gestresst, reagieren wahllos oder verfallen im schlimmsten Fall sogar der „Aufschieberitis“. Dadurch dauern Aufgaben länger als eigentlich geplant, werden zu spät fertig oder bleiben vielleicht sogar unerledigt. Um genau das zu verhindern und Ihnen Stress und Mühe zu ersparen, gibt es das Zeitmanagement.

In unserem Beitrag verraten wir Ihnen, was ein effektives Zeitmanagement ausmacht, welche Vorteile es bringt und welche Zeitmanagement-Tools Ihnen das Leben erleichtern können.

Was macht ein effektives Zeitmanagement aus & was bringt das?

Beim Zeitmanagement geht es grundlegend darum, die Ihnen zur Verfügung stehende Zeit so effizient zu nutzen wie möglich – beispielsweise bei der Erledigung von Aufgaben. Zeitmanagement eignet sich sowohl für das Privatleben als auch für die Arbeit. Viele Unternehmen schwören auf ein effektives Zeitmanagement, durch das sich der Arbeitsalltag oder Teamprojekte effektiver und gleichzeitig stressfreier gestalten lassen. Und auch zu Hause kann Ihnen das Zeitmanagement dabei helfen, unliebsame Aufgaben schneller zu erledigen, um sich Zeit für die wirklich wichtigen Dinge zu verschaffen.

Ein gutes und effektives Zeitmanagement zeichnet sich dabei vor allem durch eines aus: Struktur. Indem Sie einen Tagesplan erstellen und Ihre anstehenden Aufgaben genau strukturieren, setzen Sie sich realistische und erreichbare Ziele. So hilft Ihnen ein effektives Zeitmanagement nicht nur dabei, Prokrastination zu bekämpfen und Ihre Produktivität zu steigern, sondern auch dabei, Prioritäten zu setzen, Überforderung und Stress zu verringern und so Ihre Ziele schneller zu erreichen.

Überforderung und Stress im Job sind übrigens häufige Ursachen für einen Burnout – und das kann auch im Homeoffice passieren. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Beitrag „Überraschende Statistiken zum Burnout bei Remote-Arbeit im Jahr 2022“.

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Zeitmanagement verbessern – so geht’s

5 grundlegende Tipps

Bevor wir Ihnen konkrete Methoden und Tools für das Zeitmanagement vorstellen, möchten wir Ihnen zuerst fünf einfache und grundlegende Tipps an die Hand geben, die Sie ohne großen Aufwand direkt umsetzen können. Mithilfe dieser bringen sie schnell Ordnung in das Aufgaben- und Zeitchaos und schaffen sich so eine solide Grundlage für ein verbessertes Zeitmanagement.

Aufgaben priorisieren

Eine der wohl wichtigsten Maßnahmen für ein verbessertes Zeitmanagement ist die Priorisierung. Dadurch, dass Sie Ihre Aufgabenliste der Reihe nach priorisieren, verschaffen Sie sich einen Überblick darüber, welche Aufgaben unbedingt erledigt werden müssen und welche vielleicht auch bis morgen warten können. So konzentrieren Sie sich stets auf das Wichtigste.

Aufgaben zusammenfassen

Fassen Sie Aufgaben aus verwandten Themenbereichen oder solche, die gleiche Arbeitsschritte erfordern, wo möglich zusammen. So bleiben Sie im Flow und vermeiden, dass Sie zwischen jeder einzelnen Aufgabe vollständig umdenken müssen – das kann Ihren Arbeitsablauf effizienter machen und viel Zeit sparen.

Kein Multitasking

Es steht schon lange fest, dass Multitasking nicht mehr ist als nur ein Mythos. Mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, soll angeblich schneller gehen, doch in Wahrheit bewirkt es genau das Gegenteil. Das menschliche Gehirn ist nicht darauf ausgelegt, ständig zwischen verschiedenen Aufgaben hin- und herzuspringen – diese Phasen des permanenten Umdenkens kosten nicht nur viel Zeit, sondern vor allem auch Energie, die sie effektiver nutzen können. Konzentrieren Sie sich also stets nur auf eine Sache.

Benachrichtigungen abschalten & Fokuszeiten

Ob zu Hause oder an der Arbeit: Sobald eine Benachrichtigung auf dem Handy oder dem Computer erscheint, wird diese meist auch direkt angesehen. Solche Ablenkungen sind mehr als kontraproduktiv, da sie Sie immer wieder aus der Konzentration reißen. Schalten Sie daher alle Apps und Benachrichtigungen, die Sie nicht unbedingt brauchen, auf stumm. So vermeiden Sie unnötige Ablenkungen und schaffen sich Fokuszeiten – für die Kontrolle der Nachrichten können Sie sich dann ein separates Zeitfenster einplanen.

Vorausplanen

Ebenso wichtig, wie die Aufgaben für den heutigen Tag zu priorisieren, ist es, die Aufgaben für morgen vorauszuplanen. Notieren Sie sich also, welche Aufgaben Sie morgen noch fertigstellen oder unbedingt erledigen müssen. So fällt es Ihnen am nächsten Tag leichter, in die Arbeit zu starten, da Sie bereits wissen, was Sie zu tun haben.

Das gleiche Prinzip können Sie auch für Wochenpläne nutzen und so mehrere Tage auf einmal vorausplanen – so müssen Sie lediglich kurzfristige Aufgaben spontan unterbringen. Es heißt nicht umsonst: Gut geplant ist halb erledigt!

5 bewährte Methoden für das Zeitmanagement

Es wurden zahlreiche verschiedene Methoden, Strategien und Techniken für das Zeitmanagement entwickelt – einige davon sollen Ihnen helfen, produktiver zu sein, andere wiederum möchten Ihnen dabei helfen, Ihre Zeit sinnvoller zu nutzen.

Mit den eben erwähnten fünf Tipps schaffen Sie sich bereits eine gute Grundlage für ein verbessertes Zeitmanagement. Doch wenn Sie sich wirklich intensiv mit diesem Thema beschäftigen und Ihr eigenes Zeitmanagement nachhaltig optimieren möchten, dann werden Sie nicht umhinkommen, sich auch mit einigen dieser speziellen Zeitmanagement-Methoden zu beschäftigen.

Im Folgenden möchten wir Ihnen fünf bewährte Methoden des Zeitmanagements vorstellen, die sich sowohl für die Selbstorganisation an der Arbeit als auch für zu Hause eignen und Ihnen dabei helfen können, das Beste aus Ihrer Zeit herauszuholen.

Timeboxing & Timeblocking

Das Timeboxing oder auch Timeblocking ist eine Zeitmanagement-Methode, bei der bestimmte Zeitfenster („Boxen“) für jeweils spezifische Aufgaben festgelegt werden. Jede Box hat dabei eine klare Start- und Endzeit. Ziel des Timeboxing ist es, die Aufgaben dann auch genau innerhalb dieser festen Zeitfenster zu erledigen. Pufferzeiten zwischen den einzelnen Boxen, die dazu animieren Verzögerungen zuzulassen, gibt es beim Timeboxing nicht – die Zeit soll maximal ausgeschöpft werden.

Das Timeboxing basiert auf der Aussage, dass wir umso länger für die Erledigung einer Aufgabe brauchen, je mehr Zeit uns dafür zur Verfügung steht. Einfach gesagt: Wenn wir die Zeit haben, nehmen wir sie uns auch, obwohl wir sie vielleicht gar nicht brauchen und die Aufgaben auch schneller erledigen könnten. Das Timeboxing soll genau das verhindern. Durch die strikten Zeitfenster und die klaren Grenzen zwischen den einzelnen Aufgaben sollen Konzentration und Produktivität gesteigert werden.

Pomodoro-Technik

Um die Produktivität zu steigern und die Effizienz zu erhöhen, setzt die Pomodoro-Technik auf einen ausgewogenen Wechsel zwischen fokussierter Arbeit und regelmäßigen Pausen. Dazu wird die Arbeit in 25 Minuten lange Abschnitte, die sogenannten „pomodori“, unterteilt. Auf jede Fokuszeit folgen dann 5 Minuten Pause. Nach einer viermaligen Wiederholung wird dann eine große Pause von 30 Minuten eingelegt – und dann geht es wieder von vorn los.

Während eines Pomodoro sollte man sich stets auf eine einzige Aufgabe fokussieren und Ablenkungen vermeiden. Die Pausen dienen dazu, eine schnelle Ermüdung im Arbeitsprozess zu vermeiden und so die Produktivität auch über längere Zeit aufrechtzuerhalten.

Pomodoro

30 Min. Pause

25 Min. Arbeit

5 Min. Pause

25 Min. Arbeit

5 Min. Pause

25 Min. Arbeit

5 Min. Pause

25 Min. Arbeit

5 Min. Pause

Damit handelt es sich bei der Pomodoro-Technik, ähnlich wie beim Timeboxing, um eine Zeitmanagement-Methode, die sich speziell dafür eignet**, die Produktivität zu erhöhen** – also in der gleichen Zeit mehr Aufgaben zu erledigen bzw. Aufgaben schneller zu erledigen.

Eisenhower-Matrix

Bei der Eisenhower-Matrix erfolgt das Zeitmanagement bzw. die Aufgabenverwaltung anhand zweier Aspekte**: der Wichtigkeit und der Dringlichkeit**. Jede Aufgabe wird also danach beurteilt, ob sie wichtig und/oder dringlich ist oder eben nicht – dadurch ergeben sich vier Felder, denen die einzelnen To-dos jeweils zugeordnet werden müssen.

Wichtigkeit →Wichtig & nicht dringend: Diese Aufgabe sollte terminiert und später erledigt werden.Wichtig & dringend: Diese Aufgaben haben oberste Priorität und sollten sofort erledigt werden.Nicht dringend & nicht wichtig: Bei Aufgaben, die unter diese Kategorie fallen, sollten Sie prüfen, ob sie überhaupt erledigt werden müssen. Im besten Fall können Sie diese To-dos einfach von Ihrer Liste löschen.Dringend & nicht wichtig: Diese Aufgaben sollten Sie, wenn möglich, delegieren. Falls das nicht möglich ist, sollten Sie sie im Zeitplan direkt hinter „wichtig & dringend“ platzieren.Dringlichkeit →

Anders als das Timeboxing und Pomodoro ist die Eisenhower-Matrix weniger darauf ausgelegt, die Produktivität (im Sinne von „mehr schaffen in weniger Zeit“) zu erhöhen. Vielmehr soll diese Methode Ihnen dabei helfen, Ihre Zeit wirklich sinnvoll zu nutzen, indem Sie wichtige Aufgaben priorisieren und unwichtige Aufgaben von Ihrer Liste streichen.

Pareto-Prinzip

Ein ähnliches Ziel verfolgt auch das Pareto-Prinzip. Es besagt nämlich, dass in vielen Situationen 80 % des Ergebnisses durch nur 20 % der Aufwendung erreicht werden können. Einfach gesagt geht es bei Pareto also darum, die Aufgaben mit dem im Verhältnis geringsten Arbeitsaufwand, aber mit der größten Wirkung für das Ergebnis zu priorisieren.

Die aufwendigste Aufgabe eines Projekts, der große Zeitfresser, ist laut Pareto also nicht zwangsläufig auch die Aufgabe, die den größten Nutzen für das Projekt bringt. Hält man sich dies vor Augen, fällt es einem leichter, die Aufgaben zu identifizieren, die wirklich großen Einfluss auf das Endergebnis haben. So wird die zur Verfügung stehende Zeit effizienter genutzt und es werden schneller bessere Ergebnisse erzielt.

Eat The Frog

Auf Deutsch könnte man die „Eat the Frog“-Methode (Die Kröte schlucken) wohl treffender als die „Beiß in den sauren Apfel“-Methode bezeichnen. Denn bei Eat the Frog dreht sich alles darum, die unangenehmsten und schwierigsten Aufgaben des Tages zuerst zu erledigen.

Die Denkweise hinter diesem Ansatz ist relativ simpel: Sobald wir das Unangenehme erledigt haben, werden alle anderen Aufgaben, die danach kommen, viel angenehmer und leichter. Dadurch, dass man die schwierigste Aufgabe zuerst von der Aufgabenliste streicht und sich so der Belastung entledigt**, steigen das Selbstvertrauen und die Motivation**. Somit hilft die „Eat the Frog“-Methode vor allem dabei, Prokrastination und Aufschieberitis im Angesicht unliebsamer Aufgaben zu verhindern.

Getting Things Done: Zeitmanagement-Tools als Gamechanger

Die Getting-Things-Done-Methode, kurz GTD, ist eine besondere Strategie des Zeitmanagements bzw. der Aufgabenverwaltung. Sie basiert auf der Annahme, dass die eigene Produktivität darunter leidet, wenn man zu viele „unnötige“ Informationen im Kopf behalten muss. Daher geht es bei der GTD-Methode hauptsächlich darum, so viele arbeitsbezogene Informationen wie nur möglich aus dem Kopf zu verbannen und in einem externen Informationsmedium zu speichern. Die Devise lautete: mehr Produktivität durch einen freien Kopf.

Dadurch, dass Sie Informationen auslagern und an einem sicheren Ort ablegen, müssen Sie sich keine Sorgen darüber machen, etwas zu vergessen. So wird unnötiges Grübeln über Aufgabendetails, Deadlines oder Erinnerungen verhindert – Ihnen schwirrt einfach weniger im Kopf herum. So können Sie sich dann auf das Wesentliche konzentrieren: nämlich darauf, die tatsächlichen Aufgaben effizient zu erledigen.

Einer der wichtigsten Faktoren bei dieser Herangehensweise ist das eben erwähnte externe Informationsmedium. In den meisten Fällen handelt es sich dabei heutzutage um spezielle Projekt- und Zeitmanagement-Tools. Diese Tools dienen als Speicher- und Ordnungsstruktur – jede noch so kleine Aufgabe und alle wichtigen Informationen werden strukturiert in das Tool eingetragen. So behalten Sie stets den Überblick über alle aktuellen To-dos, können Aufgaben ordnen und auch priorisieren. Alle Informationen, die Sie benötigen, sind sicher und übersichtlich abgespeichert – damit wird Ihr geistiger Ballast verringert und Sie können Ihre volle Konzentration auf die Erledigung Ihrer Aufgaben richten.

Die Getting-Things-Done-Methode bzw. deren spezifische Vorgehensweise lässt sich auch gut mit anderen Zeitmanagement-Techniken kombinieren. Nutzen Sie also die GTD-Methode und ein Zeitmanagement-Tool und markieren Sie sich darin zum Beispiel Ihren täglichen „Frog“ oder teilen Sie die Benutzeroberfläche nach der Eisenhower-Matrix ein.

Die GTD-Methode ist sehr simpel und kann ohne großen Aufwand umgesetzt werden, daher lohnt sie sich auch schon bei der Organisation von nur wenigen Aufgaben. Doch je mehr To-dos Sie haben, desto größer wird auch der Mehrwert dieser Technik. Stellt sich nur noch die Frage, welches Tool man am besten nutzt, um die Informationen zu notieren und zu strukturieren.

5 Projekt- und Zeitmanagement-Tools für Ihren Arbeitsalltag

Im Folgenden möchten wir Ihnen fünf verschiedene Zeit- und Projektmanagement-Tools vorstellen, mithilfe derer Sie Ihr Aufgaben- und damit auch Ihr Zeitmanagement verbessern und so Ihren Arbeitsalltag angenehmer und produktiver gestalten können.

Asana

Asana ist ein Projekt- und Zeitmanagement-Tool, das sich sowohl gut für die Solo-Arbeit als auch für die Arbeit im Team eignet. Sie können Projekte erstellen, einzelne Aufgaben und Arbeitsschritte definieren und sich selbst oder Ihren Kolleg:innen To-dos zuweisen. Jeder einzelnen Aufgabe können Sie dann relevante Informationen, Checklisten, Bilder oder auch Dateien und Formulare hinzufügen. Zudem können Sie die Projekte mit Deadlines versehen und mithilfe des Zeit-Trackings erkennen, wie lange Sie oder Ihr Team für die Erledigung einer Aufgabe gebraucht haben. So behalten Sie stets den Überblick über den Status einzelner Projekte und Aufgaben und sehen auf einen Blick, was noch erledigt werden muss.

Des Weiteren bietet Asana Ihnen viele verschiedene Möglichkeiten Ihre Arbeits- und Zeitpläne zu visualisieren, etwa in Form eines Kanban-Boards, einer Liste, einer Zeitleiste oder auch eines Kalanders – Sie können sich für die Form entscheiden, die am besten zu Ihrem Projekt passt. Last but not least verfügt Asana über zahlreiche Integrationen verschiedener Software-Lösungen und Apps, wie zum Beispiel Slack und Microsoft Teams. So haben Sie alles, was Sie brauchen, an einem Ort.

Trello

Auch das Tool Trello eignet sich gut für das Aufgaben- und Zeitmanagement. Ähnlich wie Asana verfügt dieses Tool über zahlreiche verschiedene Arbeitsansichten, wie etwa den Kalender oder die Liste – am prominentesten sind aber wohl die sogenannten „Trello Boards“. Dort können Sie einzelne Projekte und Aufgaben anlegen und das praktische dabei ist, dass Trello Ihnen eine Vielzahl verschiedener Vorlagen anbietet, die Sie für die schnelle und strukturierte Erstellung Ihres Boards nutzen können. Generell sind die Möglichkeiten zur optischen Verschönerung der Listen und Aufgaben bei Trello sehr vielfältig, was eine individuelle und bedürfnisorientierte Ausgestaltung ermöglicht.

Projekte und Checklisten erstellen, Deadlines setzen oder aber Informationen und Dateien anhängen, das alles ist auch bei Trello möglich. Zudem können Projekte, Aufgaben und Listen auch der Priorität nach sortiert werden – diese Funktion ist vor allem bei der Arbeit im Team sehr hilfreich, da so alle Teammitglieder wissen, was als Nächstes zu tun ist. Zu guter Letzt bietet auch Trello die Möglichkeit, verschiedene andere Apps zu integrieren, wie beispielsweise die Zeiterfassungs-App Clockify, die das Zeitmanagement zusätzlich unterstützt.

ToDoist

Wie der Name bereits erahnen lässt, handelt es sich bei „ToDoist“ um ein Tool zur Erstellung von To-do-Listen. Sie können einzelne To-dos oder Aufgaben schnell und einfach erstellen, ihnen individuelle Informationen beifügen und sie der Priorität nach sortieren. Und auch bei „ToDoist“ gibt es die Möglichkeit, die Aufgaben auf einem übersichtlichen Board zu platzieren, so behalten Sie und auch Ihre Teammitglieder die Übersicht. Jede:r Nutzer:in kann sich zudem persönliche Tagesziele, also eine eigene To-do-Liste, setzen und den Fortschritt in Echtzeit einsehen – Zeiterfassung inklusive. Mit verschiedenen Prioritätsstufen, einer Erinnerungsfunktion und der Möglichkeit, Favoriten zu benennen, behalten Sie stets das Wichtigste im Blick. Auch wenn das Tool auf den ersten Blick eher minimalistisch wirkt, können damit selbst umfangreichere Projekte gemanagt werden. Damit eignet es sich auch gut für die Arbeit im Team.

Interessant an ToDoist ist außerdem, dass es nicht andere Programme in sich integrieren kann, sondern selbst eine Integration für andere Tools und Plattformen darstellt. So können Sie ToDoist zu vielen verschiedenen E-Mail-Programmen oder auch Kalendern hinzufügen.

Evernote

Bei Evernote handelt es sich um ein ausgeklügeltes digitales Notizbuch, in dem Sie Ihre Ideen und Gedanken aufschreiben und strukturieren können. Dabei haben Sie nicht nur die Möglichkeit, Ihre Ideen schriftlich festzuhalten, sondern auch akustisch – die praktische Sprachnotiz-Funktion erlaubt es Ihnen, spontane Einfälle schnell zu „notieren“.

Auch bei Evernote können Sie einzelne To-dos erstellen, die Ihnen in Form einer Liste angezeigt werden. Den Aufgaben können Sie dann ebenfalls zusätzliche Informationen, Bilder oder auch Dateien hinzufügen. Interessant sind auch die Funktionen zum Einscannen von Dokumenten oder zum Erstellen von Web-Clippings, also zum Abspeichern verschiedener Websites, Online-Artikel oder PDF-Dateien, direkt in der Anwendung.

Durch verschiedene Integrationen wie Google Drive oder Slack lässt sich Evernote zu einem umfassenden Workflow-Management-Tool erweitern. Doch anders als beispielsweise Asana und Trello bietet Evernote keine Funktionen wie etwa Aufgabenverteilung oder Zeit-Tracking an. Daher eignet sich dieses Tool primär für das Selbstmanagement und weniger für die Arbeit mit mehreren Teammitgliedern.

Microsoft Outlook & To-Do

Microsoft Outlook ist vor allem für seine E-Mail-Funktion bekannt, doch darüber hinaus kann es auch zu einem guten Zeit- und Projektmanagement-Tool werden – nämlich dann, wenn man es mit dem Programm „Microsoft To Do“ kombiniert. Mit Microsoft To Do können Sie schnell und einfach verschiedene Aufgaben und Projekte erstellen. Diese können Sie dann ebenfalls Personen zuweisen und mit einer Deadline oder weiteren wichtigen Informationen versehen.

Der Clou an der Sache: Sie können die To-dos gezielt mit den Outlook E-Mails und dem dortigen Terminkalender verknüpfen. So können Aufgaben beispielsweise direkt mithilfe von E-Mails zugewiesen werden. Erhält man eine solche Mail, erscheint die dazugehörige Aufgabe auch automatisch im Terminkalender und in der Liste von „To Do“ – so gehen Aufträge in der E-Mail-Fülle nicht mehr unter und Sie behalten stets den Überblick.

Microsoft Outlook und To Do eignen sich vor allem für die Selbstorganisation oder die Arbeit in kleinen Teams. Für größere und umfangreichere Projekte bietet Microsoft mit seinem „Microsoft Planner“ auch ein umfassenderes Projekt- und Zeitmanagement-Tool an.

In unserem Blogbeitrag „Projektmanagement-Tools: unsere Top 30+ Bürosoftware-Lösungen“ stellen wir Ihnen noch weitere nützliche Tools für Ihren Arbeitsalltag vor.

Mit Software-Lösungen zu mehr Struktur & Effizienz

Projekt- und Zeitmanagement-Tools sind aber nur zwei von vielen Werkzeugen, mit denen Sie Ihren Arbeitsalltag strukturierter und effizienter gestalten können. Auch in anderen Bereichen, wie etwa in der Kommunikation, der Mitarbeiterplanung oder aber im Reisemanagement für Geschäftsreisen, gibt es Softwarelösungen, die Sie bei Ihren täglichen Aufgaben unterstützen. In vielen Unternehmen gewinnen solche Tools immer mehr an Bedeutung, da sie es beispielsweise erlauben, Aufgaben zentral und strukturiert zu managen oder aber einzelne Arbeitsschritte zu automatisieren. Durch diese Funktionen, die Ihnen kleine zeitintensive Aufgaben abnehmen, haben Sie selbst wieder mehr Zeit zur Verfügung und können sich so auf das Wesentliche konzentrieren.

Fazit – mehr Zeit dank gesundem Zeitmanagement

Ein strukturiertes Zeitmanagement kann Ihnen sowohl im Privatleben als auch im Arbeitsalltag dabei helfen, Ihre Zeit möglichst effektiv und sinnvoll zu nutzen. Dabei geht es nicht immer nur darum, in weniger Zeit mehr zu schaffen, sondern vor allem auch darum, Prioritäten zu setzen. Durch die Priorisierung Ihrer Aufgaben erkennen Sie, welche To-dos wirklich wichtig sind und welche Sie vielleicht sogar von Ihrer Liste streichen können. Auf diese Weise fokussieren Sie sich stets auf das Wesentliche und reduzieren im selben Zug Überforderung und Stress. Ein gesundes Zeitmanagement verhilft Ihnen zudem nicht nur zu mehr Produktivität, sondern eignet sich auch, um die Balance zwischen Arbeit (ob privat oder beruflich) und Entspannung aufrechtzuerhalten. Dadurch, dass Sie sich klare Tagesziele setzen und weniger wichtige Aufgaben auch mal hinten anstellen, schaffen Sie sich mehr Freiraum – und haben letztlich Zeit, um sich auch mal zu entspannen oder anderen Dingen zu widmen. Probieren Sie es doch mal aus!

FAQ – häufige Fragen rund ums Zeitmanagement

Welche Methoden gibt es für ein effektives Zeitmanagement?

Es gibt viele verschiedene Methoden für ein effektives Zeitmanagement. Einige davon legen den Fokus darauf, die Produktivität zu erhöhen, indem Arbeitszeiten klar definiert und eingehalten werden. Andere wiederum helfen durch verschiedene Techniken der Priorisierung dabei, die zur Verfügung stehende Zeit sinnvoll zu nutzen.
Einige der bekanntesten Methoden sind:

-Timeboxing
-Pomodoro-Methode
-Eisenhower-Matrix
-Pareto-Prinzip
-Eat the Frog
-ALPEN-Methode
-ABC-Methode
-Salamitaktik
-Getting-Things-Done-Methode

Wie kann ich mein Zeitmanagement verbessern?

Sie können Ihr Zeitmanagement bereits durch kleine Veränderungen und Anpassungen in Ihrem Tages- und Arbeitsablauf verbessern. Zum Beispiel durch das strukturierte Vorausplanen Ihrer Aufgaben, durch das Zusammenfassen ähnlicher Tätigkeiten, durch die Vermeidung von Ablenkungen oder dadurch, dass Sie sich immer nur auf eine einzelne Aufgabe fokussieren. Wenn Sie Ihr Zeitmanagement aber nachhaltig und tiefgreifend optimieren möchten, können Sie auch eine der zahlreichen Zeitmanagement-Methoden, wie etwa Timeboxing oder die Pomodoro-Methode, ausprobieren und professionelle Zeitmanagement-Tools zur Hilfe nehmen.

Was ist wichtig für ein gutes Zeitmanagement?

Für ein gutes Zeitmanagement ist vor allem eines wichtig: Strukturiertheit. Erstellen Sie einen Tagesplan, auf dem Sie alle anstehenden Aufgaben ihrer Priorität nach notieren. Verschaffen Sie sich dann einen Überblick darüber, wie viel Zeit die einzelnen Aufgaben beanspruchen und planen Sie so Ihren Arbeitstag. Wichtig dabei ist, dass Sie den Umfang der Aufgaben stets realistisch einschätzen und gegebenenfalls auch kleine Pufferzeiten einplanen, falls eine Aufgabe doch länger dauern sollte als gedacht oder Sie sich gerne mal ablenken lassen. Gut geplant ist halb erledigt – durch ein gutes Zeitmanagement können Sie Ihren Alltag nicht nur produktiver, sondern auch stressfreier gestalten.

Kann man Zeitmanagement lernen?

Ja, Zeitmanagement kann man lernen. Es gibt viele verschiedene Zeitmanagement-Methoden und Taktiken, an denen man sich orientieren kann und anhand derer man das Zeitmanagement und die gute Selbstorganisation sowie Aufgabenverwaltung erlernen kann. Diese Methoden geben Ihnen hilfreiche Tipps für die Zeiteinteilung und Aufgabenpriorisierung an die Hand, die sich mal mit weniger und mal mit mehr Aufwand umsetzen lassen. Wichtig dabei ist nur, dass Sie eine für sich geeignete Methode finden, die Sie auch wirklich in Ihren (Arbeits-)Alltag integrieren und beibehalten können. Wenn Sie das Zeitmanagement lernen möchten, kann es daher hilfreich sein, sich verschiedene Strategien anzuschauen und auszuprobieren.

Zeitmanagement verbessern: 5 Tipps, Methoden & Zeitmanagement-Tools

Was macht ein effektives Zeitmanagement aus & was bringt das?

Wir zeigen Ihnen, wie Sie bei der Buchung von Geschäftsreisen Zeit sparen können!

Zeitmanagement verbessern – so geht’s

5 grundlegende Tipps

5 bewährte Methoden für das Zeitmanagement

Timeboxing & Timeblocking

Pomodoro-Technik

Eisenhower-Matrix

Pareto-Prinzip

Eat The Frog

Getting Things Done: Zeitmanagement-Tools als Gamechanger

5 Projekt- und Zeitmanagement-Tools für Ihren Arbeitsalltag

Asana

Trello

ToDoist

Evernote

Microsoft Outlook & To-Do

Mit Software-Lösungen zu mehr Struktur & Effizienz

Fazit – mehr Zeit dank gesundem Zeitmanagement

FAQ – häufige Fragen rund ums Zeitmanagement

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