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Wie Ampa mit TravelPerk Reiseberichte und -richtlinien optimierte
Ampa: Großbritanniens führende Unternehmensgruppe für juristische und professionelle Dienstleistungen
Die Bedeutung des persönlichen Kontakts für den Erfolg von Ampa
Die Herausforderungen der Reisekoordination bewältigen
- Ineffiziente Spesenverwaltung: Die Bearbeitung von Spesenabrechnungen war umständlich und zeitaufwändig. Die Arbeitsbelastung für das Finanzteam war immens. Außerdem verhandelten Assistent:innen manuell mit den einzelnen Hotels, und es gab keine standardisierte Methode für den Austausch dieser Informationen zwischen den Unternehmen.
- Fehlende Ausgabenkontrolle und Transparenz: Ohne ein zentralisiertes Reisemanagementsystem gab es keine Regeln und Grenzen dafür, wie die Mitarbeiter:innen reisen konnten, wie viel sie in welchen Situationen ausgeben durften und wann sie nachhaltigen Optionen den Vorzug geben sollten. Dies führte zu unterschiedlichen Ausgabengewohnheiten innerhalb der Gruppe.
- Uneinheitliche Reiserichtlinien und Berichterstattung: Die Marken von Ampa arbeiteten bei der Buchung von Reisen unabhängig voneinander, was die Standardisierung von Reiserichtlinien und die Konsolidierung von rationalisierten Daten über Reiseaktivitäten erschwerte. Durch diese dezentrale Struktur war Ampa nur begrenzt in der Lage, detaillierte Berichte und umsetzbare Erkenntnisse zu sammeln.
Umfassende Kontrolle und Flexibilität mit TravelPerk
[Der größte Mehrwert der Plattform] ergibt sich aus dem besseren Überblick über unsere Kosten, der Fürsorgepflicht für unsere Mitarbeiter:innen - wir wissen, wo sie sich aufhalten, falls ein Notfall eintritt - und den Daten, die uns die Möglichkeit geben, die Verhaltensweisen der Mitarbeiter:innen im Detail zu verstehen. Dieses Wissen gibt uns die Möglichkeit herauszufinden, welche Maßnahmen wir als Nächstes ergreifen müssen, um weitere Einsparungen zu erzielen oder die Erfahrung für unsere Mitarbeiter:innen zu verbessern. [...] Es gibt den Mitarbeiter:innen auch die Möglichkeit, ihre Reisen selbst und einfach zu organisieren.
Nancy McArtney SmithService Excellence Managerin, Ampa
Vertrauensbildende Transparenz
Umsetzbare Erkenntnisse
- Entscheidung über Richtlinien: Bisher war man davon ausgegangen, dass man in London mehr für Hotels ausgeben würde. Die Daten zeigten jedoch, dass dies nicht der Fall war. Auf der Grundlage dieser Erkenntnisse erhöhte Ampa die Ausgabenlimits für Hotels in London und gab den Mitarbeiter:innen mehr Möglichkeiten und Freiheiten im Einklang mit den Best-Practice-Empfehlungen.
- Einblicke in die Gewohnheiten der Mitarbeiter:innen: Die Daten bieten Einblicke in die Gewohnheiten und Vorlieben der Mitarbeiter:innen. Wenn beispielsweise das Feedback darauf hindeutet, dass eine bestimmte Unterkunft ungeeignet ist, kann sie leicht aus zukünftigen Suchen entfernt werden, was den Reisekomfort für die Mitarbeiter:innen verbessert.
- Effizienz: Das System ist so effizient, dass derzeit keine Genehmigungsverfahren erforderlich sind. Die Mitarbeiter:innen nutzen die Plattform so, wie sie konzipiert wurde, und halten sich an die Richtlinien, in dem Wissen, dass die Geschäftsleitung in Echtzeit auf Berichte und Benachrichtigungen zugreifen kann. Sollte jedoch in Zukunft die Notwendigkeit bestehen, ein Genehmigungsverfahren einzuführen, kann die Plattform dies problemlos berücksichtigen.
- Förderung umweltfreundlicherer Reisemöglichkeiten: Derzeit arbeitet das Umweltteam von Ampa an einer Nachhaltigkeitskampagne, die u.a. dazu anregen soll, auf Inlandsflüge und Autofahrten zu verzichten und stattdessen auf Bahnreisen umzusteigen. Die Berichterstattungsfunktionen werden eine entscheidende Rolle bei der Motivation der Mitarbeiter:innen spielen, indem sie detaillierte Daten darüber liefern, wie die Menschen reisen, und während des Buchungsvorgangs maßgeschneiderte Aufforderungen hinzufügen.
Fürsorgepflicht
- einen reaktionsschnellen und kompetenten Live-Chat-Support
- 24/7-Kundenbetreuung, um sicherzustellen, dass bei Problemen oder wenn Reisende Hilfe bei einer Buchung benötigen, immer Unterstützung zur Verfügung steht, auch spät in der Nacht
- die Möglichkeit, über eine dedizierte Kontaktperson Feedback zu geben
Die Leistungen von TravelPerk
- Intuitive und einfach zu bedienende Plattform für das Reisemanagement
- Implementierung und Einführung einer erfolgreichen Selbstbuchungsfunktion
- Individuell anpassbare Berichte
- 24/7 Fürsorgepflicht für Mitarbeiter:innen
- Automatisierte und robuste Reiserichtlinien
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