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So hat es die EU Business School geschafft, bis zu 66.000 € pro Jahr erstattet zu bekommen und bei jeder Buchung zu sparen.
Herausforderung
- Eingeschränkte Flexibilität und folglich hohe Reisekosten: Last-Minute-Meetings und -Veranstaltungen, Änderungen an den Plänen und Prioritäten …Für das Vertriebsteam war es wichtig, Flüge am Tag des Abflugs stornieren zu können, ohne die gewohnt hohen Stornogebühren zahlen zu müssen. Hätte das Team diese Gewissheit, könnte es Buchungen frühzeitig zu günstigeren Preisen vornehmen, ganz ohne Sorgen um kurzfristige Änderungen.
- Langwieriger Buchungsprozess: Eine Reise über die Agentur zu organisieren und zu buchen dauerte einen ganzen Tag und erforderte unzählige Anfragen, Kostenvoranschläge, Planänderungen, Dokumente usw. Die EU Business School wünschte sich mehr Kontrolle über die Reisen und die Möglichkeit, günstigere Angebote in Anspruch zu nehmen und Buchungen sofort abzuschließen.Ein weiteres Problem waren die Öffnungszeiten der Reiseagentur, die nur von Montag bis Freitag erreichbar war. An Wochenenden konnten also keine Reisen gebucht werden. Und auch Stornierungen waren Samstag und Sonntag nicht möglich, sodass sich hohe Stornogebühren nicht immer vermeiden ließen.
- Absolutes Chaos für Reise- und Finanzmanager:innen: „Wir hatten keinen Überblick darüber, wo sich unsere Mitarbeiter:innen aufhielten. Wir hatten gar keinen Überblick“, erklärt der Vertriebsleiter Carles Ibars. Auch nicht über die Details gebuchter Reisen, über die Verwaltung des Budgets oder die Einhaltung maßgeblicher Richtlinien.So war es unmöglich, unnötige Ausgaben zu identifizieren und strategische Entscheidungen mit Blick auf die Optimierung des Reisebudgets zu treffen.
Lösung
Ich muss jetzt nicht mehr warten, sondern kann frühzeitig eine Reise buchen und so Geld sparen. Kommt später etwas dazwischen, storniere ich die Reise und bekomme mein Geld zurück.[Carles Ibars, Vertriebsleiter bei der EU Business School]
[Carles Ibars, Vertriebsleiter bei der EU Business School]
Ergebnisse
Mehr Flexibilität und Erstattungen von 80 %
96 % schnellerer Buchungsprozess, ohne Hindernisse oder Komplikationen
Bestmögliche Kontrolle dank ausführlicherer Berichte
Welche Funktionen von TravelPerk nutzt die EU Business School?
- Flexible Buchungen: Sie können Reisen zu jedem beliebigen Zeitpunkt buchen oder stornieren und bekommen mindestens 80 % der Kosten erstattet.
- Ausgabenkontrolle in Echtzeit: Sie können alle mit einer Reise verbundenen Ausgaben an einem zentralen Ort anzeigen und so ganz leicht sicherstellen, dass das Budget eingehalten wird. Auf diese Weise lassen sich die Ausgaben optimieren.
- 24/7 Kundendienst: Bei Fragen zu Buchungen, Planänderungen, Stornierungen und sonstigen unerwarteten Problemen erhalten Sie Unterstützung von echten Menschen.
- Zentralisierte Abrechnung: Eine einzige Rechnung pro Reise mit allen angefallenen Ausgaben erleichtert die Arbeit der Buchhaltungs- und Finanzteams.
- Zugang zum branchenführenden Inventar für Unternehmen: Sie können Flug- und Zugtickets, Unterkünfte und Mietautos sofort buchen, und zwar zu bereits ausgehandelten Preisen – im In- und Ausland.
- Echtzeit-Tracking von Reisen: Sie behalten den Überblick über alle Teammitglieder und Buchungen, Aktivitäten, verwendeten Transportmittel und die Einhaltung der Richtlinien.
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