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So hat es die EU Business School geschafft, bis zu 66.000 € pro Jahr erstattet zu bekommen und bei jeder Buchung zu sparen.
Herausforderung
Die EU Business School wird von QS und Forbes als eine der besten internationalen Business Schools eingestuft. Mehr als 27.000 Studierende belegen die innovativen Studiengänge im Bereich MBA, Marketing, Finanzen und KI für Unternehmen, die entweder online oder an den Standorten in Barcelona, Genf und München absolviert werden können.Die Bildungseinrichtung benötigte dringend eine Möglichkeit, Reisen dynamischer und effizienter zu verwalten. Besonders für das Vertriebsteam, das auf der ganzen Welt unterwegs ist, um neue Studierende zu gewinnen, war das ein wichtiges Anliegen. Doch die Reiseagentur, mit der die Einrichtung zuletzt zusammenarbeitete, gestaltete den Prozess ganz und gar nicht einfach:
- Eingeschränkte Flexibilität und folglich hohe Reisekosten: Last-Minute-Meetings und -Veranstaltungen, Änderungen an den Plänen und Prioritäten …Für das Vertriebsteam war es wichtig, Flüge am Tag des Abflugs stornieren zu können, ohne die gewohnt hohen Stornogebühren zahlen zu müssen. Hätte das Team diese Gewissheit, könnte es Buchungen frühzeitig zu günstigeren Preisen vornehmen, ganz ohne Sorgen um kurzfristige Änderungen.
- Langwieriger Buchungsprozess: Eine Reise über die Agentur zu organisieren und zu buchen dauerte einen ganzen Tag und erforderte unzählige Anfragen, Kostenvoranschläge, Planänderungen, Dokumente usw. Die EU Business School wünschte sich mehr Kontrolle über die Reisen und die Möglichkeit, günstigere Angebote in Anspruch zu nehmen und Buchungen sofort abzuschließen.Ein weiteres Problem waren die Öffnungszeiten der Reiseagentur, die nur von Montag bis Freitag erreichbar war. An Wochenenden konnten also keine Reisen gebucht werden. Und auch Stornierungen waren Samstag und Sonntag nicht möglich, sodass sich hohe Stornogebühren nicht immer vermeiden ließen.
- Absolutes Chaos für Reise- und Finanzmanager:innen: „Wir hatten keinen Überblick darüber, wo sich unsere Mitarbeiter:innen aufhielten. Wir hatten gar keinen Überblick“, erklärt der Vertriebsleiter Carles Ibars. Auch nicht über die Details gebuchter Reisen, über die Verwaltung des Budgets oder die Einhaltung maßgeblicher Richtlinien.So war es unmöglich, unnötige Ausgaben zu identifizieren und strategische Entscheidungen mit Blick auf die Optimierung des Reisebudgets zu treffen.
Lösung
Die EU Business School wechselt zu TravelPerk und nutzt die zentrale Plattform zur Verwaltung von Geschäftsreisen, um Buchungen in Rekordzeit und innerhalb des Budgets abzuschließen. Ein wichtiger Vorteil ist, dass das Tool der Bildungseinrichtung das gewünschte Maß an Flexibilität bietet, sodass mehr gespart und Reisen kurzfristig storniert werden können. Dabei erfolgt die Erstattung in nur sieben Tagen.
Ich muss jetzt nicht mehr warten, sondern kann frühzeitig eine Reise buchen und so Geld sparen. Kommt später etwas dazwischen, storniere ich die Reise und bekomme mein Geld zurück.[Carles Ibars, Vertriebsleiter bei der EU Business School]
[Carles Ibars, Vertriebsleiter bei der EU Business School]
Ergebnisse
TravelPerk verändert das Reisemanagement von Grund auf und ermöglicht es der EU Business School, sich vom finanziellen Chaos und den Mehrkosten zu verabschieden, die bei der Zusammenarbeit mit dem vorherigen Anbieter einhergingen.
Mehr Flexibilität und Erstattungen von 80 %
Das Programm FlexiPerk hat sich für die EU Business School als dermaßen rentabel herausgestellt, dass es im gesamten Unternehmen eingeführt wurde. Teammitglieder können jetzt Reisen frühzeitig oder zum Zeitpunkt mit den günstigsten Preisen buchen und sich dabei immer über die Gewissheit freuen, dass kurzfristige Stornierungen ohne Angabe von Gründen möglich sind.2023 hat die Bildungseinrichtung insgesamt 66.000 € erstattet bekommen.Wie sah der Ablauf vor TravelPerk aus? Reisen mussten zunächst bestätigt werden. Aus diesem Grund wurden Reisen meist nur ein oder zwei Wochen vor Abreise gebucht – natürlich zu teureren Preisen.
96 % schnellerer Buchungsprozess, ohne Hindernisse oder Komplikationen
Jetzt haben nicht nur die Teammitglieder im Vertrieb, sondern auch die Verwaltungsmitarbeiter:innen und die Lehrkräfte Zugriff auf das branchenführende Inventar. Außerdem profitieren sie von bereits ausgehandelten Preisen für lokale und internationale Buchungen. So können sie sofort entscheiden, ob es sich lohnt, eine Reise zu einem bestimmten Zeitpunkt zu buchen, und gegebenenfalls sofort handeln. Auch an Wochenenden.„Mit TravelPerk dauert es statt einem ganzen Tag nur noch 20 Minuten, eine Buchung abzuschließen“, erklärt Carles Ibars, der froh ist, dass die Zeiten langwieriger Buchungsprozesse vorbei sind, und sich darauf freut, die Produktivität des Teams drastisch zu erhöhen.
Bestmögliche Kontrolle dank ausführlicherer Berichte
Die Berichterstellungsfunktion der Abrechnungsplattform des vorherigen Anbieters schneidet im Vergleich zur umfassenden Lösung von TravelPerk eher mäßig ab. Jetzt stehen den Finanz- und Reisemanagementteams wertvollere und aufschlussreichere Informationen zur Verfügung, mit denen sie Spar- und Verbesserungsmöglichkeiten bei Reisen feststellen können.Alle Ausgaben lassen sich auf einer einzigen Rechnung herunterladen, wodurch es dem Finanzteam erleichtert wird, Kostenpunkte mit erstattungsfähiger Mehrwertsteuer zu erkennen. Gleichzeitig gibt die Lösung Reisemanager:innen alle Tools an die Hand, die sie benötigen, um Richtlinien und Budgetlimits anzuwenden und den Aufenthaltsort aller Mitarbeiter:innen in Echtzeit auf interaktiven Karten anzuzeigen. Vorbei sind die Tage, an denen niemand den Überblick hatte.
Welche Funktionen von TravelPerk nutzt die EU Business School?
Diese Technologie verbindet den Hauptsitz in Barcelona mit den drei europäischen Standorten und ermöglicht die Koordination aller Reisenden.
- Flexible Buchungen: Sie können Reisen zu jedem beliebigen Zeitpunkt buchen oder stornieren und bekommen mindestens 80 % der Kosten erstattet.
- Ausgabenkontrolle in Echtzeit: Sie können alle mit einer Reise verbundenen Ausgaben an einem zentralen Ort anzeigen und so ganz leicht sicherstellen, dass das Budget eingehalten wird. Auf diese Weise lassen sich die Ausgaben optimieren.
- 24/7 Kundendienst: Bei Fragen zu Buchungen, Planänderungen, Stornierungen und sonstigen unerwarteten Problemen erhalten Sie Unterstützung von echten Menschen.
- Zentralisierte Abrechnung: Eine einzige Rechnung pro Reise mit allen angefallenen Ausgaben erleichtert die Arbeit der Buchhaltungs- und Finanzteams.
- Zugang zum branchenführenden Inventar für Unternehmen: Sie können Flug- und Zugtickets, Unterkünfte und Mietautos sofort buchen, und zwar zu bereits ausgehandelten Preisen – im In- und Ausland.
- Echtzeit-Tracking von Reisen: Sie behalten den Überblick über alle Teammitglieder und Buchungen, Aktivitäten, verwendeten Transportmittel und die Einhaltung der Richtlinien.
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