Wie TravelPerk FREENOW dabei half, durch die Optimierung der Reiseprozesse 40 % ihrer Zeit zu sparen

FREENOW suchte nach Lösungen, um den Zeitaufwand für Buchungen zu reduzieren und den frustrierenden Rückerstattungsprozess zu optimieren.

FREENOW ist die Super-App für Mobilität mit der größten Auswahl an Transportmöglichkeiten in Europa. Verfügbar in neun Märkten und über 150 Städten, ermöglicht die Plattform die Buchung von Taxis, privaten Autos, Carsharing, eScootern, E-Bikes, E-Motorrädern und öffentlichen Verkehrsmitteln – alles in einer einzigen App. Unterstützt durch die BMW Group und Mercedes-Benz Mobility, betreibt FREENOW 26 Büros mit einem Team von rund 700 Mitarbeiter:innen.

In einem Remote-Arbeitsumfeld entfallen 90 % der Geschäftsreisen bei FREENOW auf interne Meetings mit Kollegen, während die restlichen 10 % für Kundentermine und Fachmessen genutzt werden. Tanja Peronne, Executive Administrative Assistant der Geschäftsführung, und Maybritt Peters, B2B Marketing Manager, fanden die bisherigen Systeme für Reisebuchungen und Spesenmanagement ineffizient und frustrierend.

Zunächst verwendete jede FREENOW-Niederlassung unterschiedliche Systeme für die Buchung von Geschäftsreisen. Tanja musste mehrere Kreditkarten nutzen und auf zahlreichen Websites Flüge und Hotels suchen, was zeitaufwändig war, insbesondere da sie sowohl die Reisen des Führungsteams als auch der Senior Leaders organisierte.

Ein weiteres großes Problem: Die Mitarbeiter:innen mussten die Kosten ihrer Reisen zunächst selbst tragen und anschließend Erstattungen beantragen. Dieser Prozess war so frustrierend, dass Tanja beschloss, eine moderne und effiziente Lösung für das Reisemanagement zu finden: TravelPerk.

„Früher bedeutete die Koordination von Reisen, mehrere Kreditkarten zu verwenden und auf unzähligen Airline- und Hotelwebseiten zu suchen. Das war überwältigend und dauerte für jede Reise einfach zu lange, besonders wenn ich die Reisen mehrerer Teams gleichzeitig organisieren musste.“

Tanja Peronne, - Executive Administrative Assistant bei FREENOW

FREENOW spart 40 % Zeit dank TravelPerks selbstverwaltendem Prozess

300 Mitarbeiter:innen von FREENOW reisen geschäftlich und nutzen TravelPerk, um Flüge, Hotels und mehr zu buchen. Tanja schätzt, dass sie 40 % Zeit sparen – nicht nur, weil die Mitarbeiter:innen ihre Buchungen eigenständig über TravelPerk durchführen können, sondern auch, weil die Plattform das Finanzteam von der Nachverfolgung von Rechnungen und der Identifizierung von Anbietern entlastet.

Mit TravelPerk benötigt FREENOW auch keinen dedizierten Travel Manager mehr, was erhebliche Einsparungen bedeutet.

„Die Zeitersparnis, die ich durch die Nutzung von TravelPerk erziele, ist bei weitem der größte Vorteil. Ich würde sagen, wir sparen etwa 40 % der Zeit, die wir früher für Reisebuchungsprozesse aufgewendet haben. Und das ist wirklich viel.“

Tanja Peronne, - Executive Administrative Assistant bei FREENOW

TravelPerk gab den Mitarbeiter:innen von FREENOW die Freiheit, ihre Buchungen selbstständig zu verwalten, wobei die Slack-Integration eine Schlüsselrolle spielte

FREENOW wählte TravelPerk, weil sie mehr als nur ein Tool zur Vereinfachung der Buchungen benötigten. Sie suchten nach einer Plattform, die auch in Slack integriert werden konnte. Ohne einen dedizierten Travel Manager war TravelPerk die ideale Lösung, um den Mitarbeiter:innen zu ermöglichen, ihre Buchungen eigenständig durchzuführen und dabei die Reiserichtlinien des Unternehmens einzuhalten.

Darüber hinaus war die Integration mit Slack entscheidend, um Reiseanfragen zu erhalten und Managern eine schnelle Genehmigung zu ermöglichen, ohne die Plattform wechseln zu müssen.

„Die Slack-Integration von TravelPerk ist unglaublich hilfreich, da wir Reiseanfragen schnell kommunizieren und genehmigen können. Wenn wir eine Benachrichtigung erhalten, antworten wir sofort, und es ist sehr hilfreich, dies direkt in einem Tool zu tun, das wir bereits täglich verwenden.“

Tanja Peronne, - Executive Administrative Assistant bei FREENOW

Das Unternehmen profitiert von reibungsloseren Buchungen und mehr Flexibilität mit TravelPerk

TravelPerk brachte FREENOW auch weitere Vorteile, darunter weniger Inkonsistenzen bei Buchungen, mehr Flexibilität und die Vermeidung des Einsatzes mehrerer Reiseplattformen.

Als Maybritt zu FREENOW kam, war die Organisation von Messen eine Herausforderung, da die Vertriebsteams in verschiedenen Ländern unterschiedliche Buchungslösungen nutzten. Oft führten diese Unterschiede dazu, dass Mitarbeiter:innen für dasselbe Event unterschiedliche Hotels buchten. Mit TravelPerk kann Maybritt sicherstellen, dass alle dasselbe Hotel über dieselbe Buchungsplattform nutzen.

Die Mitarbeiter:innen waren außerdem sehr zufrieden mit der Einführung von TravelPerk. Sie fanden die Plattform so intuitiv, dass die meisten keine Unterstützung bei der Implementierung benötigten.

Im Laufe der Zeit wurde TravelPerk zur bevorzugten Plattform, und die Mitarbeiter:innen vertrauten darauf, dass sie die beste Wahl für ihre Reisebedürfnisse war.

„Ich glaube, heute nutzen wir alle TravelPerk, weil es keinen Grund gibt, dies nicht zu tun.“

Maybritt Peters, - B2B Marketing Manager bei FREENOW

Mühelose Implementierung und kontinuierlicher Support durch das TravelPerk-Kundenteam

Seit der Einführung von TravelPerk genießt FREENOW eine reibungslose Zusammenarbeit mit dem Kundenservice-Team und ihrer Account Managerin. Die Implementierung verlief problemlos, und die Einführung bei den Mitarbeiter:innen war äußerst einfach.

TravelPerk erleichterte alles, indem es wichtige Informationen über eine zentrale Confluence-Seite bereitstellte. Da die Plattform jedoch so intuitiv ist, machten sich die Mitarbeiter:innen schnell mit ihr vertraut, ohne auf ein umfangreiches Handbuch angewiesen zu sein. Außerdem ist das Support-Team stets verfügbar und bereit, bei Bedarf zu helfen.

„Ich bin sehr zufrieden mit unserer Account Managerin. Unsere Gespräche und E-Mails verlaufen reibungslos. Sie antwortet immer schnell, was ich wirklich zu schätzen weiß.“

Tanja Peronne, - Executive Administrative Assistant bei FREENOW

Was TravelPerk bietet

Eine Self-Service-Plattform für mehr Freiheit für die Mitarbeiter:innen

Zentralisierte Buchungsprozesse

Einfache Integration mit Drittanbieter-Tools

24/7-Support und Betreuung

FREENOW

Wie TravelPerk FREENOW dabei half, durch die Optimierung der Reiseprozesse 40 % ihrer Zeit zu sparen

FREENOW suchte nach Lösungen, um den Zeitaufwand für Buchungen zu reduzieren und den frustrierenden Rückerstattungsprozess zu optimieren.

FREENOW spart 40 % Zeit dank TravelPerks selbstverwaltendem Prozess

TravelPerk gab den Mitarbeiter:innen von FREENOW die Freiheit, ihre Buchungen selbstständig zu verwalten, wobei die Slack-Integration eine Schlüsselrolle spielte

Das Unternehmen profitiert von reibungsloseren Buchungen und mehr Flexibilität mit TravelPerk

Mühelose Implementierung und kontinuierlicher Support durch das TravelPerk-Kundenteam

Was TravelPerk bietet

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