Für ein Unternehmen wie Frontify, das in mehreren Ländern tätig ist, stellen Reisen sicher, dass die globalen Teams in Verbindung bleiben und mit den Zielen und der Kultur des Unternehmens übereinstimmen. Regelmäßige Geschäftsreisen ermöglichen es den Mitarbeiter:innen, persönlich zusammenzuarbeiten, was zu einer produktiveren Teamarbeit führt. Persönliche Kontakte sind zudem unerlässlich für den Aufbau von Vertrauen sowie für die Pflege von Beziehungen zu Kund:innen, Partner:innen und Kolleg:innen. Da sich die Büros an verschiedenen Standorten befinden, müssen auch neue Teammitglieder reisen, um ihre Einarbeitung in das Unternehmen abzuschließen.Darüber hinaus ermöglichen Geschäftsreisen Frontify, seine Marktpräsenz zu erweitern. Durch die Teilnahme an Konferenzen und Workshops kann das Unternehmen seine Plattform vorstellen, Einblicke in Markttrends gewinnen und Kontakte zu potenziellen Kund:innen knüpfen. Dies ist entscheidend für die Erschließung neuer Geschäftsmöglichkeiten.

Aufgrund des ständigen Wachstums des Unternehmens und des damit verbundenen zunehmenden Reiseaufkommens ist das Thema Nachhaltigkeit in den letzten Jahren bei Frontify immer präsenter geworden. Vor allem, weil Remote-Arbeit immer mehr zum Standard wird, musste das Unternehmen reflektieren, wie es reist und warum. Um die Unternehmenskultur und die wichtigen persönlichen Kontakte nicht zu opfern, konzentriert sich Frontify auf die Förderung umweltfreundlicherer Reisen und die Unterstützung von Initiativen zur Kompensation von CO2-Emissionen.Um jedoch die notwendigen Nachhaltigkeitsmaßnahmen zur Verringerung der Umweltbelastung zu bestimmen, benötigen Unternehmen ein robustes System für die Reisebuchung und -verwaltung, das ihnen aufschlussreiche Daten liefert. Vor der Implementierung eines Reisemanagement-Tools sah sich Frontify mit mehreren großen Herausforderungen konfrontiert, die die Effizienz und die Nachhaltigkeitsbemühungen des Unternehmens behinderten:Diese Hindernisse machten Frontify deutlich, dass ein besser organisierter Prozess notwendig war, um Geschäftsreisen effektiv zu verwalten. So kam TravelPerk ins Spiel.

TravelPerk hat das Reisemanagement von Frontify durch die Bereitstellung einer zentralisierten Buchungsplattform erheblich verbessert. Die Plattform hat das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen, die Verwaltung von Reisen für neue Kontakte und die Organisation von Veranstaltungen wesentlich effizienter gemacht. Im Durchschnitt spart Frontify mit TravelPerk allein bei der Reisebuchung etwa eine Stunde manuelle Arbeit pro Woche, was zu einer erheblichen Zeitersparnis und Produktivitätssteigerung im gesamten Unternehmen führt.

Als Ergänzung zur Ausgabenmanagement-Software Yokoy hat TravelPerk die Reisekostenerfassung für Frontify erheblich vereinfacht und sie von einem manuellen, fehleranfälligen Prozess in ein effizientes, automatisiertes System überführt.Vor dem Einsatz der Plattform mussten die Mitarbeiter:innen ihre Reisekosten manuell erfassen und melden, was zu Verzögerungen und Ungenauigkeiten führte. Das automatisierte System von TravelPerk stellt sicher, dass die Reisekosten in Echtzeit nachverfolgt werden können, was den Verwaltungsaufwand verringert und die Genauigkeit erhöht.Die Option, die Reisekosten nach Kostenstellen aufzuschlüsseln, erleichtert zudem die Verwaltung separater Budgets, einschließlich der Budgets für Veranstaltungen.Die wichtigsten Vorteile sind:

Die umfassenden Berichts- und Analysefunktionen der TravelPerk-Plattform bieten wertvolle Einblicke in Reisemuster, Ausgaben und Compliance.Diese Funktion hat den Zeitaufwand für die manuelle Datenerfassung drastisch reduziert und versetzt Frontify in die Lage, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen. Die wichtigsten Vorteile für das Unternehmen sind:Frontify nutzt diese Erkenntnisse zum Beispiel, um seine Nachhaltigkeitsinitiativen zu fördern, indem es umweltfreundliche Reiseoptionen unterstützt und die Umweltauswirkungen seiner Reiseaktivitäten überwacht. Die Daten zu den Kohlendioxidemissionen sind ein wichtiger Faktor in den unternehmensinternen Klimaprüfungen und ausschlaggebend für fundierte Entscheidungen, die sowohl den finanziellen als auch den ökologischen Zielen des Unternehmens gerecht werden.