Wie TravelPerk HOLOPLOT geholfen hat, 20 % seiner Zeit mit der Selbstbuchung von Reisenden zu sparen

HOLOPLOT benötigte eine Lösung, um die steigenden Reisekosten effizient zu verwalten

HOLOPLOT mit Sitz in Berlin ist ein Unternehmen für professionelle Audiotechnik, das sich darauf konzentriert, die Audiotechnologie radikal zu transformieren. Mit 150 Mitarbeitern verwaltet das Unternehmen komplexe Projekte in Regionen wie Europa, dem Nahen Osten, Asien und den USA.

Geschäftsreisen sind entscheidend für den Erfolg von HOLOPLOT, von Ingenieuren, die reisen, um Systeme zu installieren, bis hin zu Vertriebsteams, die Kunden besuchen und Partnerschaften sichern. Doch mit der zunehmenden Reisekosten wuchs auch die Erkenntnis, dass die manuellen Reisebuchungsprozesse des Unternehmens nicht nachhaltig waren.

Vor TravelPerk nutzte HOLOPLOT ein Ticket-System, über das Mitarbeiter:innen Geschäftsreisen anfragen konnten. Christian Frederking, Senior Office Manager, buchte dann manuell Flüge, Hotels und Züge über Online-Plattformen. Er war auch die Ansprechperson für die Lösung von Problemen während der Reisen, wobei er häufig Reiseaufgaben mit anderen wichtigen Verantwortlichkeiten jonglieren musste.

„Ich habe ein Ticket-System genutzt, über das ich dann manuell Buchungen auf Online-Plattformen vornehmen musste. Alles musste über mich laufen, was wenig Zeit ließ, mich auf andere Prioritäten zu konzentrieren.“

Christian Frederking- Senior Office Manager bei HOLOPLOT GmbH

HOLOPLOT spart 20 % Zeit mit TravelPerks Selbstbuchungsplattform, Automatisierungen und Integrationen

Dieser ineffiziente Prozess machte deutlich, dass HOLOPLOT eine Lösung benötigte, die Reisebuchungen automatisieren, die administrative Belastung verringern und das Reisemanagement skalierbar machen konnte. Hier kam TravelPerk ins Spiel.

Mit TravelPerk können Mitarbeiter nicht nur ihre eigenen Reisen buchen, sondern Christian muss nicht mehr jede einzelne Reiseanfrage genehmigen – die Manager sind für ihre eigenen Budgets verantwortlich und können ihre Reisen selbst genehmigen. Christian schätzt, dass er einen vollen Arbeitstag spart, da sich die administrativen Aufgaben nach der Einführung von TravelPerk verringert haben.

HOLOPLOT hat auch zusätzliche Reiseteams in der TravelPerk-Plattform eingerichtet, was dem Buchhaltungsteam hilft, die Ausgaben nach Team und Standort zu verfolgen. Diese Transparenz macht das Budgetmanagement effizienter und gibt den Mitarbeitern mehr Kontrolle über ihre Reisen.

Die Integrationen von TravelPerk mit Personio, Yokoy und Slack haben dazu beigetragen, zeitaufwändige manuelle Prozesse weiter zu minimieren. Mit der Slack-Integration werden Manager sofort über Reiseanfragen informiert und können diese direkt in Slack genehmigen oder ablehnen, ohne die Plattform wechseln zu müssen. Die Yokoy-Integration gibt dem Finanzteam vollständige Transparenz über die Reisekosten und beseitigt die Notwendigkeit von manuellen Berichten.

„Ich arbeite Vollzeit, und dank TravelPerk habe ich jede Woche 20 % meiner Zeit bei administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit Reisen gespart.“

Christian Frederking- Senior Office Manager bei HOLOPLOT GmbH

Mitarbeiter:innen haben ein besseres Reiseerlebnis, während das Unternehmen bei Geschäftsreisen spart

Die benutzerfreundliche Plattform von TravelPerk ermöglicht es den Mitarbeitern von HOLOPLOT, Reisedienste in verschiedenen Sprachen wie Englisch, Deutsch und Spanisch in Anspruch zu nehmen – ein großer Vorteil für ein Unternehmen mit vielfältigen Nationalitäten. Die Plattform bietet auch umfassende Funktionen zur Fürsorgepflicht, mit denen Manager den Aufenthaltsort ihrer Mitarbeiter verfolgen, einen Überblick über die Positionen ihrer Teams erhalten und schnell auf Notfälle reagieren können.

Darüber hinaus bieten die erweiterten Berichterstattungsfunktionen von TravelPerk detaillierte Einblicke in Reisekosten und Trends, die HOLOPLOT helfen, Budgets zu optimieren und datengestützte Entscheidungen zu treffen, die zu Einsparungen führen.

„Die Integration von TravelPerk mit Slack ist unglaublich nützlich, da wir schnell kommunizieren und Reisen genehmigen können. Wenn wir eine Benachrichtigung erhalten, reagieren wir schnell, und es ist sehr hilfreich, dies an einem Ort zu tun, an dem wir bereits arbeiten und kommunizieren.“

Christian Frederking- Senior Office Manager bei HOLOPLOT GmbH

TravelPerk bietet proaktiven Kundenservice, der über die Erwartungen hinausgeht

Christian lobt auch die engagierten Kundenservice- und Account-Management-Teams von TravelPerk. In einem Fall half das Kundenserviceteam dem Unternehmen, sowohl die Ticketkosten als auch die Entschädigung für die verweigerte Beförderung zu erstatten, als ein Mitarbeiter aufgrund von Überbuchung nicht einchecken konnte.

„Unsere Account-Managerin ist großartig. Sie gibt immer ihr Bestes!“

Christian Frederking- Senior Office Manager bei HOLOPLOT GmbH

Was TravelPerk bereitgestellt hat

Eine Selbstbuchungsplattform für mehr Autonomie der Reisenden

Automatisierte Genehmigungen und Prozesse

Nahtlose Integrationen mit Drittanbietern

Erweiterte Berichterstattung

Reisetracking zur Sicherheit der Mitarbeiter

Großes Inventar an Flügen und Unterkünften

24/7 Support und Unterstützung

HOLOPLOT

Wie TravelPerk HOLOPLOT geholfen hat, 20 % seiner Zeit mit der Selbstbuchung von Reisenden zu sparen

HOLOPLOT benötigte eine Lösung, um die steigenden Reisekosten effizient zu verwalten

HOLOPLOT spart 20 % Zeit mit TravelPerks Selbstbuchungsplattform, Automatisierungen und Integrationen

Mitarbeiter:innen haben ein besseres Reiseerlebnis, während das Unternehmen bei Geschäftsreisen spart

TravelPerk bietet proaktiven Kundenservice, der über die Erwartungen hinausgeht

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