Wie MedSkin das Reise- und Spesenmanagement mit Yokoy und TravelPerk vereinheitlicht hat

MedSkin hatte mit fragmentierten Prozessen zu kämpfen und brauchte einen reibungsloseren Weg, um Reisebuchungen zu verwalten

MedSkin wurde 1997 von Dr. Wolfgang Suwelack in Deutschland gegründet und ist ein weltweit etablierter Hersteller von hochwertigen Hautpflegeprodukten. Das Unternehmen kombiniert wissenschaftliche Forschung mit verbesserten biologischen Wirkungsmechanismen, um Lösungen für die Hautpflege, Wundversorgung und Regeneration von Weichgewebe zu entwickeln.

Heute hat MedSkin mehrere Niederlassungen auf der ganzen Welt, so dass Geschäftsreisen ein wichtiger Bestandteil der Geschäftstätigkeit sind. Doch trotz des gut funktionierenden Back-Office-Systems war die Verwaltung von Reisebuchungen und Spesenerstattungen eine Zeit lang eine unübersichtliche Tortur.

MedSkin verstrickte sich in einem Netz unterschiedlicher Buchungs-, Zahlungs- und Spesenmethoden. Die Mitarbeiter buchten Geschäftsreisen über verschiedene Kanäle, zahlten aus eigener Tasche und warteten wochenlang auf die Rückerstattung.

„Compliance-Kontrollen waren früher fast unmöglich, und wir hatten keinen klaren Überblick über Kosten oder Genehmigungsstatus.“

Majbritt Löss- Büroleiterin bei MedSkin

Das Fehlen eines einheitlichen Prozesses verursachte nicht nur administratives Kopfzerbrechen, sondern auch eine frustrierende Erfahrung für die vielen Vielreisenden bei MedSkin.

Eine einzige integrierte Lösung mit unzähligen Vorteilen

Um die Abläufe zu vereinheitlichen, beschloss MedSkin, die Buchungsplattform von TravelPerk mit dem Spesenmanagement-Tool von Yokoy zu integrieren. Außerdem wurden beide Plattformen mit dem HR-System Personio verbunden. Jetzt können die Mitarbeiter ihre Reisen nahtlos über TravelPerk buchen und mit einer Lodge Card bezahlen.

„Alle Reiserichtlinien sind in TravelPerk eingebettet, und sobald eine Reise genehmigt ist, ist keine weitere Genehmigung für die entsprechenden Rechnungen erforderlich.“

Majbritt Löss- Büroleiterin bei MedSkin

Die KI von Yokoy gleicht Reisebuchungen automatisch mit Rechnungen und Transaktionen ab, so dass keine manuelle Dateneingabe mehr erforderlich ist. Für alle zusätzlichen Ausgaben, die während der Reise anfallen, verwenden die Mitarbeiter ihre Yokoy Smart Corporate Card und laden Fotobelege hoch, wobei die KI von Yokoy eine 99%ige Genauigkeit bei der Spesenabrechnung gewährleistet.

Nahtloses und effizientes Reise- und Spesenmanagement

Jetzt verfügt MedSkin über eine integrierte Lösung, die alle Buchungs-, Zahlungs- und Spesenprozesse vereinheitlicht. Vielreisende genießen mit TravelPerk einen One-Stop-Shop und müssen keine Erstattungsanträge mehr einreichen.Auslagen gehören dank der Yokoy Smart Lodge Card und der virtuellen Unternehmenskarten der Vergangenheit an. Der Verwaltungsaufwand für Reisende und Entscheidungsträger wurde drastisch reduziert, da manuelle Aufgaben entfallen sind.

„Mitarbeiter-, Reise- und Spesendaten fließen reibungslos durch alle drei Systeme und ermöglichen die einfache Einrichtung neuer Mitarbeiter:innen, schnelle Genehmigungen und effiziente Reisebuchungen und -erstattungen.“

Majbritt Löss- Büroleiterin bei MedSkin

Mit dieser Integration hat MedSkin nicht nur seine Prozesse gestrafft, sondern auch das Reiseerlebnis seiner Mitarbeiter:innen verbessert, indem es die Effizienz und die Einhaltung von Vorschriften bei jedem Schritt sicherstellt.

Zeit- und Kostenersparnis für einen klaren ROI

Das neue System von MedSkin hat beeindruckende Ergebnisse für das Unternehmen gebracht. Das neue System hat zu einer Kosteneinsparung von 26 % geführt und arbeitet dreimal so effizient wie das alte System.

Die Bearbeitungszeit pro Bericht für das Finanzteam wurde von 25 Minuten auf nur zwei Minuten reduziert und spart somit 251 Arbeitsstunden pro Jahr! Und 45 % aller Ausgaben werden jetzt sofort, innerhalb von 24 Stunden, verarbeitet.

„TravelPerk, Yokoy und Personio haben bewiesen, dass es sich lohnt, den gesamten Ansatz zu überdenken und in eine integrierte Lösung zu investieren, anstatt mit vielen unzusammenhängenden Systemen zu arbeiten.“

Majbritt Löss- Büroleiterin bei MedSkin