Als Storyblok noch in den Kinderschuhen steckte, war die Anzahl an Geschäftsreisen recht überschaubar. Es gibt weder einen Hauptsitz im Sinne eines Büros, in dem die Mitarbeiter:innen zusammenarbeiten, noch erfordert die Branche oder das Produkt selbst eine Menge Geschäftsreisen. Mit dem schnellen Wachstum und der fortlaufenden Expansion des Unternehmens hat das Volumen der Geschäftsreisen aber doch ein Niveau erreicht, bei dem die Zusammenarbeit mit einem Geschäftsreisepartner zunehmend unverzichtbar wurde – unter anderem aus folgenden Gründen:

Um die steigende Anzahl an Geschäftsreisen zu bewältigen sowie Zeit und Geld zu sparen, hat Storyblok beschlossen, sein Geschäftsreisemanagement mit TravelPerk neu zu organisieren. Die All-in-One-Reisemanagement-Plattform ermöglicht es Reisenden, ihre Geschäftsreisen selbstständig zu buchen. Dabei werden sie durch einen intuitiven Buchungsprozess geführt, der alle Aspekte abdeckt – vom Flug bis zum Hotel und darüber hinaus. Gleichzeitig bietet TravelPerk dem Unternehmen durch Genehmigungsprozesse, individuelle Richtlinien, detaillierte Daten und Echtzeit-Support volle Kontrolle, Transparenz und eine gute Vertrauensbasis.

So, wie das Team von Storyblok schnell wächst, so wächst auch die Bedeutung und Häufigkeit von Geschäftsreisen. Das Unternehmen hat nicht nur Teammitglieder in zahlreichen europäischen Ländern, sondern expandiert auch innerhalb der USA. Folglich benötigt Storyblok individuelle Einstellungen und Workflows für die vielfältigen Reiseziele auf beiden Kontinenten, die sich in Bezug auf Buchungsgewohnheiten und lokale Besonderheiten stark voneinander unterscheiden.

Als Storyblok begann, sein Geschäftsreisemanagement mit TravelPerk umzustrukturieren, gab es noch keine explizite Reiserichtlinie. Geschäftsreisen wurden von den Vizepräsident:innen gebucht, und die Kosten wurden nur über die Kreditkartenausgaben des Unternehmens überwacht. Das führte zu einer hohen Arbeitsbelastung bei geringer Budgetkontrolle.Mithilfe der persönlichen Unterstützung von TravelPerk erstellte Storyblok eine Firmen-Reiserichtlinie, die automatisch in den Buchungsprozess implementiert ist. Diese Richtlinie enthält Budgetgrenzen für verschiedene Reiseziele, konkrete Genehmigungsprozesse, Kostenstellen sowie Anwendungs- und Verantwortungsbereiche.Darüber hinaus bietet TravelPerk detaillierte Reportings über die Ausgaben, um maximale Compliance zu gewährleisten. Reise- und Finanzmanager:innen haben nun volle Kostenkontrolle und Transparenz in jedem Schritt des Prozesses und eine valide Datenbasis, um den Überblick zu behalten sowie die Effizienz kontinuierlich zu verbessern. Eine weitere Funktion, die Manager:innen hilft, Zeit zu sparen und ihre Arbeitsbelastung zu reduzieren, ist die nahtlose Integration verschiedener Office-Tools. Storyblok nutzt zum Beispiel BambooHR und Yokoy für Personal- und Finanzangelegenheiten. Beide können mit TravelPerk verknüpft und direkt über die Plattform-Oberfläche gesteuert werden. 

Mit 230 Mitarbeitenden, die in mehr als 40 Ländern tätig sind und um die Welt reisen, benötigt Storyblok einen Partner, der ihnen bei Unsicherheiten, Fragen, Reiseunterstützung oder anderen Kundenservice-Angelegenheiten den Rücken freihält.