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Wie UVic die Buchungszeit für Reisen von 7 Tagen auf sofortige Reservierungen reduziert hat
Herausforderung
- Unzumutbare Wartezeiten: Reisebestätigungen dauerten oft mehr als 7 Tage. Das Personal in Lehre, Forschung und Verwaltung hatte nicht nur mit Stress zu kämpfen, sondern auch mit einem unproduktiven Buchungsprozess, der Formulare, E-Mails und zahlreiche Nachfragen erforderte.
- Unüberschaubare Arbeitsbelastung für Travel Manager Die manuelle Verwaltung von über 2.000 Reisenden war chaotisch. Reiseverantwortliche erhielten ständig Anrufe, auch an Wochenenden, um Last-Minute-Änderungen, Stornierungen und andere unvorhergesehene Probleme zu lösen.
- Mangelnde Transparenz und Kontrolle über Reisen: Das globale Reisemanagement wurde zunehmend unübersichtlich. Die Universitätsleitung sowie der Bereich Einkauf und Beschaffung hatten keinen klaren Überblick über die Reisekosten und den Status der Reisen, was es erschwerte, vierteljährliche Berichte zur Bewertung der Reisedaten und -kosten zu erstellen.
Lösung
„Früher war das Chaos untragbar, aber jetzt ist der Prozess viel schneller mit automatischen Buchungen und vollständiger Transparenz über alle Reisen.“
Eva Jurado Homs- Corporate Travel Manager der UVic
Ergebnisse
Automatisierung, die Zeit und Ressourcen spart
„Jetzt kann ich mich auf strategischere Aufgaben konzentrieren, was den Wert, den ich der Universität bringe, erheblich gesteigert hat.“
Eva Jurado Homs- Corporate Travel Manager der UVic
Komplette Transparenz und Kontrolle über Reisen
24/7-Support und zufriedenere Reisende
„Die Reisenden haben diese Veränderung begeistert aufgenommen und mich für die Verbesserung des Reisemanagements gelobt. Am Ende haben wir alle gewonnen.“
Eva Jurado Homs- Corporate Travel Manager der UVic
Welche Funktionen von TravelPerk nutzt UVic?
- Zugang zum größten Reiseinventar der BrancheBuchung von Flügen, Unterkünften, Mietwagen und Zügen zu bereits ausgehandelten Preisen für lokale und internationale Reisen.
- Automatisierte Reiserichtlinien und GenehmigungenErstellung von Richtlinien in weniger als 2 Minuten, Festlegung von Budgetgrenzen und beschleunigte Genehmigungsprozesse.
- Echtzeit-AusgabenkontrolleAlle Reisekosten auf einen Blick, wodurch Budgets eingehalten und die Finanzen für zukünftige Reisen optimiert werden können.
- Zentralisierte RechnungsstellungVereinfachung der Buchhaltungs- und Finanzverwaltung mit einer einzigen Rechnung, die alle Reisekosten umfasst.
- Echtzeit-ReiseverfolgungTeams können jederzeit und überall nachverfolgt werden. Alle Daten zu Buchungen, Aktivitäten, Transporte und die Einhaltung von Richtlinien werden erfasst.
- Fürsorgepflicht und SchutzDie Sicherheit der Reisenden wird vor, während und nach der Reise gewährleistet. Sicherheitswarnungen werden gesendet, die Standorte der Teams können auf einer Karte verfolgt werden, und bei Bedarf kann sofort reagiert werden.
- 24/7-Support-ServiceFür Buchungen, Planänderungen, Stornierungen und andere Fragen steht rund um die Uhr Support von echten Menschen zur Verfügung.
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