Assistenz der Geschäftsführung: Tagesgeschäft, Berufsbild & mehr
Als Assistenz der Geschäftsführung unterstützen Sie eine Führungskraft auf höchster Ebene. Führungskräfte auf C-Level-Niveau haben ein hohes Arbeitspensum und benötigen administrative sowie strategische Unterstützung von ihren Assistent:innen.Die Personen, die diese Rolle ausfüllen, erhalten häufig andere Berufsbezeichnungen wie Verwaltungsassistent:in, Personal Assistant oder Chefsekretär:in. Kurz gesagt sind sie Gatekeeper:in, Vertraute und ein umfassendes Unterstützungssystem für Führungskräfte. Sie bieten Verwaltungsunterstützung, führen Mitarbeiterschulungen durch, überwachen die Büroverwaltung und beraten Führungskräfte sogar bei wichtigen Entscheidungen, die direkt zum Erfolg des Unternehmens beitragen könnten.Es handelt sich um eine herausfordernde und oftmals sehr arbeitsintensive Rolle, die jedoch ideal für alle ist, die einen dynamischen und spannenden Karriereweg anstreben, der ihnen garantiert eine Menge Fähigkeiten und wertvolle Erfahrungen vermittelt.
Assistenz der Geschäftsführung – was ist das genau?
Was also macht die Assistenz der Geschäftsführung? Oder vielleicht wäre die passendere Frage: Was macht sie nicht? Neben verschiedenen Verwaltungsaufgaben verbringen Assistent:innen der Geschäftsführung viel Zeit mit der Bearbeitung der Korrespondenz im Auftrag der Führungskraft, darunter Telefonanrufe, E-Mails, interne Memos und Briefe. Sie werden oft als Gatekeeper:in bezeichnet, die erste Anlaufstelle für alle, die mit den Top-Manager:innen des Unternehmens in Kontakt treten oder ein Treffen mit diesen vereinbaren möchten.Auch für Assistent:innen ist eine Menge Recherche- und Schreibarbeit erforderlich: Sie müssen sich möglicherweise mit den Statistiken und der Leistung eines Unternehmens befassen, um Berichte zu erstellen, die letztendlich zur Gestaltung der Unternehmenspolitik beitragen. Dies gibt Assistent:innen der Geschäftsführung einen Überblick über das Unternehmen und versetzt sie in eine gute Position, um Führungskräfte bei strategischen Entscheidungen zu unterstützen.Sie müssen regelmäßig mit praktisch jedem Mitglied des Unternehmens kommunizieren und zusammenarbeiten, vom Verwaltungspersonal über die Personalabteilung bis hin zur Führungsebene, da sie oft interne Projekte überwachen und implementieren müssen.
Ihr Tagesgeschäft als Assistent:in der Geschäftsführung
Die Assistenz der Geschäftsführung spielt in einem Unternehmen eine sehr wichtige Rolle. Die von ihr erledigten Verwaltungsaufgaben sind notwendig, um einen harmonischen Ablauf im Unternehmen sicherzustellen, der sonst gestört würde.Die Art der Aufgaben, die Assistent:innen der Geschäftsführung übernehmen müssen, hängt von der Art des Unternehmens ab. Nachfolgend finden Sie jedoch einige typische Aufgaben, die im Tagesgeschäft anfallen können:
Korrespondenz, Terminierung & Backoffice
Sie fungieren als rechte Hand der Geschäftsführung und erledigen alles, was diese aufgrund ihres engen Zeitplans nicht tun kann. Assistent:innen der Geschäftsführung kennen die Bedürfnisse, Wünsche, Stärken und Schwächen ihrer Vorgesetzten und erledigen alle Aufgaben unter Berücksichtigung dieser, wie z. B.:- Bearbeitung von Korrespondenz aller Art: Sie sind Ansprechpartner:in für die allgemeine Kommunikation mit Ihrem/Ihrer Chef:in.
- Umgang mit Kunden: Sie beantworten Anrufe und leiten sie an die richtige Person weiter.
- Terminplanung: Sie sind dafür verantwortlich, die Zeitpläne ihrer Vorgesetzten zu verwalten sowie Meetings zu planen und zu protokollieren.
- Allgemeine Verwaltungs- bzw. Sekretariatsaufgaben: Sie sind für Memos, Berichte, Rechnungen und ähnliche Dokumente verantwortlich, einschließlich vertraulicher Informationen. Sie organisieren effiziente Ablagesysteme und erstellen Protokolle.
- Buchhaltung/Rechnungswesen: Sie bearbeiten Spesenabrechnungen sowie Lohn- und Gehaltsabrechnungen.
- HR: Sie sind für Onboarding, Offboarding und die Schulung von Mitarbeiter:innen zuständig. Sie leiten Projekte und delegieren Aufgaben.
- IT: Sie kümmern sich um die technische Fehlerbehebung bei der Bürosoftware.
Support, Projektarbeit, Vor- & Nachbereitung
Es ist oft nicht allzu weit hergeholt zu sagen, dass der Terminkalender von Assistent:innen der Geschäftsführung voller ist als der der Geschäftsführung selbst. Als Assistent:in übernehmen Sie tagtäglich eine Vielzahl von Aufgaben und Pflichten, um den reibungslosen Ablauf der Unternehmensprozesse sicherzustellen. Dazu zählen auch:- Recherchieren & Verfassen interner Dokumentation: Sie recherchieren und organisieren Daten zur Präsentation vor der Geschäftsleitung, zu der unter Umständen Direktor:innen, Führungskräfte und Ausschüsse gehören.
- Strategische Beratung und Betreuung: Sie unterstützen Führungskräfte der obersten Ebene mit ihrem Fachwissen und ihren Fähigkeiten.
Travel- & Eventmanagement
Jeder Tag bringt neue Herausforderungen mit sich und jeden Tag haben Assistent:innen der Geschäftsführung einen anderen Tagesablauf. Sie arbeiten mit verschiedenen Unternehmensvertreter:innen zusammen und wissen, wie das Backend des Unternehmens funktioniert. Ihr Job ist nicht wie der typische Nine-to-five-Job und sie haben in der Regel genügend Flexibilität, um kreativ zu sein und Aufgaben auf ihre eigene Weise zu erledigen. Flexibilität und Kreativität sind vor allem bei folgenden Aufgaben gefragt:- Überwachung der Reisevorbereitungen: Sie treffen Reisevorbereitungen für die Geschäftsführung und begleiten diese bei Bedarf auf Geschäftsreisen.
- Veranstaltungsplanung: Sie planen Firmen- und Teamevents, sind dabei äußerst organisiert und achten immer auf Details
Anforderungsprofil: diese Qualifikationen & Interessen sollten Sie mitbringen
Wenn dieser Karriereweg genau das Richtige für Sie zu sein scheint, haben wir eine Liste mit 13 wichtigen Fähigkeiten einer Assistenz der Geschäftsführung zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen, ein/eine erstklassige:r Assistent:in zu werden.
1. Seien Sie top organisiert
Es überrascht vielleicht nicht, dass die besten Assistent:innen der Geschäftsführung über ein herausragendes Organisationstalent verfügen. Als Assistent:in sind Sie im Wesentlichen für zwei extrem umfangreiche Arbeitslasten verantwortlich: Ihre eigene und die Ihrer Vorgesetzten. Sie müssen in der Lage sein, alle anstehenden Aufgaben zu priorisieren und so effizient wie möglich zu erledigen. Sie müssen so organisiert sein, dass Sie alle Informationen, die Sie oder Ihre Vorgesetzten benötigen, jederzeit zur Hand haben.Auch die Fähigkeit zum Multitasking ist entscheidend. Egal, wie gut Ihr Tag geplant ist, es werden immer wieder Notfälle und dringende Angelegenheiten reinkommen, die Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Sie müssen flexibel genug sein, um diese zu bewältigen. Sobald die Probleme gelöst sind, sollten Sie mühelos zum Tagesgeschäft zurückkehren können.
2. Seien Sie technisch versiert
Die Technologie hat die Arbeit der Assistent:innen drastisch verändert, indem sie Führungskräften Lösungen für einige der traditionelleren Verwaltungsfunktionen bietet. Von Assistent:innen wird erwartet, dass sie bei ihrer Arbeit analytisch und strategisch vorgehen, aber auch technologische Kompetenz hat entscheidend an Bedeutung gewonnen.Als Assistenz der Geschäftsführung sollten Sie die herkömmlichen Google- und Microsoft Office-Programme wie Excel und Powerpoint gut beherrschen und über eine Liste von Tools wie Slack, Calend.ly und TravelPerk verfügen. Diese helfen Ihnen dabei, Ihre Arbeit besser und effizienter zu erledigen. Dateneingabe, Protokollieren und Aufbewahren von Unterlagen sind wichtige Aufgaben. Wenn Sie stets auf dem neuesten Stand der Anwendungen und Softwarelösungen auf dem Markt sind, wird Ihnen die Arbeit leichter fallen. Die Tatsache, dass immer mehr Führungskräfte selbst einige dieser technologischen Lösungen verwenden, bedeutet oft, dass Sie als Assistent:in bei Bedarf bei der Fehlerbehebung helfen müssen. Allein deshalb lohnt es sich, wenn Sie sich mit den Anwendungen auskennen.
3. Bewahren Sie einen kühlen Kopf
Ein Tipp von erfahrenen Assistent:innen lautet häufig, dass es wichtig ist zu wissen, wie man in Stresssituationen ruhig bleibt und einen kühlen Kopf bewahrt. Führungskräfte auf höherer Ebene stehen normalerweise unter extremem Druck, den sie an ihre Assistenzkräfte weitergeben. Wenn Sie trotz allem die Fassung bewahren, wird Ihr Arbeitsleben einfacher und Sie werden mit den vielen Krisen, die regelmäßig auftauchen, besser fertig werden.
4. Seien Sie ein:e Botschafter:in
Als Gatekeeper:in und Repräsentant:in Ihrer Führungskraft müssen Sie sich mit deren Zielen und Werten sowie denen des Unternehmens vertraut machen. Sie müssen das Gesamtbild verstehen und es im Auge behalten, insbesondere im Umgang mit Personen außerhalb der Organisation.Nehmen Sie sich die Zeit, die Werte und die internen Abläufe des Unternehmens zu verstehen. Lernen Sie alle Teammitglieder und deren Aufgaben und Verantwortlichkeiten kennen. So stellen Sie sicher, dass Sie Fragen beantworten und Entscheidungen im besten Interesse der Führungskraft und des Unternehmens treffen können.
5. Seien Sie vertrauenswürdig
Wenn Sie eng mit Topmanager:innen zusammenarbeiten, haben Sie wahrscheinlich regelmäßig Zugang zu sensiblen und vertraulichen Informationen. Dazu können die Finanzdaten des Unternehmens, Personalangelegenheiten und Betriebsgeheimnisse gehören. Außerdem sind Sie sich heikler Krisen bewusst – und müssen diese oft auch lösen.Es ist daher äußerst wichtig, dass Sie Vertraulichkeit und Diskretion wahren, sowohl im Interesse der Führungskraft als auch des Unternehmens. Wenn Sie das Vertrauen der Führungskraft verlieren, für die Sie arbeiten, wird es für Sie praktisch unmöglich, Ihre Arbeit zu erledigen.
6. Nutzen Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten
Als Assistenz der Geschäftsführung haben Sie ständig mit Menschen zu tun. Von der Führungskraft, für die Sie arbeiten, bis hin zu anderen Teammitgliedern im Unternehmen sowie Kunden und Stakeholdern außerhalb der Organisation. Sie sind das Sprachrohr der Führungskraft und des Unternehmens und müssen daher über hervorragende Kommunikationsfähigkeiten sowie zwischenmenschliche Fähigkeiten verfügen.Wenn Sie über Empathie und emotionale Intelligenz verfügen, können Sie Beziehungen aufbauen, die für Ihre Arbeit entscheidend sind. Gute Assistent:innen vernetzen sich auf LinkedIn und sind bei gesellschaftlichen Veranstaltungen aktiv. Sie knüpfen Kontakte zu anderen Assistent:innen und zu Personen, die ihnen später einmal nützlich sein könnten.
7. Seien Sie Vor- & Schnelldenker:in
Dies ist eine heikle Angelegenheit und erfordert normalerweise jahrelange Berufserfahrung. Gute Assistent:innen können Schwierigkeiten voraussehen und verhindern, bevor diese auftreten, indem sie ihre Erfahrung nutzen und sowohl mögliche Situationen als auch die Gewohnheiten und Bedürfnisse ihrer Vorgesetzten kennen. Wenn Sie ein:e Problemlöser:in dieser Art werden, werden Sie nicht nur zu einer wertvollen Assistenzkraft, sondern auch Ihre Arbeit wird Ihnen viel leichter fallen. Darüber hinaus müssen Sie nicht nur in der Lage sein, Probleme vorauszusehen, sondern auch wissen, wie Sie diese spontan lösen können. Als Assistent:in werden Sie mit zahllosen Situationen konfrontiert, für die es nicht unbedingt Lehrbuchlösungen gibt. Sie müssen über den Tellerrand hinausblicken und jedes Ihnen zur Verfügung stehende Werkzeug nutzen, um einem Problem auf den Grund zu gehen. Damit geht ein gewisses Maß an Autonomie einher. Sie müssen sich wohl dabei fühlen, selbstständig spontane Entscheidungen zum richtigen Zeitpunkt zu treffen. Dabei sollten Sie jedoch die Grenzen Ihrer Macht kennen.
8. Beweisen Sie Verhandlungsgeschick
Sie werden überrascht sein, wie nützlich diese besondere Fähigkeit für Assistenzkräfte ist. Sie haben häufig Kontakt zu Lieferanten und Dienstleistern und müssen wissen, wie man verhandelt, um die gewünschten Ergebnisse für das Unternehmen oder die Führungskraft zu erzielen. Dies kann beispielsweise für die Reisebedürfnisse einer Führungskraft gelten, für die Suche nach einem Tisch für ein Geschäftsessen im Restaurant, für das beste Angebot für Büromaterial oder sogar für die Beschaffung von Tickets oder Eintrittskarten für exklusive Veranstaltungen.Hier kommt die Zeit zum Tragen, die Sie ins Networking investiert haben, denn diese Kontakte können Sie häufig nutzen, um Gefälligkeiten einzufordern und Insiderinformationen oder Empfehlungen zu erhalten.
9. Beherrschen Sie die Kunst des Projektmanagements
Im Grunde ist die Assistenz der Geschäftsführung ein:e Projektmanager:in und ist verantwortlich für die Abwicklung eines einzelnen, aber hochkomplexen Projekts: die Erfüllung der Bedürfnisse und Anforderungen einer Führungskraft. Die wichtigsten Konzepte und Praktiken des Projektmanagements sollten Sie deshalb kennen. Als Assistent:in sind Sie z. B. oft mit der Eventkoordination beauftragt, einschließlich der Planung von Teambuilding-Events zur Verbesserung der Unternehmenskultur. Als Unternehmensbotschafter:in (siehe Punkt 4) sind Sie in der Position, solche Aufgaben so effizient und effektiv wie möglich auszuführen.
11. Seien Sie Anführer:in und Teamplayer:in
Da Sie die Person sind, die am engsten mit einigen der Schlüsselpersonen in einem Unternehmen zusammenarbeitet, wenden sich andere Mitarbeiter:innen häufig an Sie, um Rat und Führung zu erhalten. Sie haben Einblick und Wissen über die Bedürfnisse und Wünsche der Führungskräfte und darüber, was das Beste für das Unternehmen ist. Sie haben auch großartige Kontakte und Verbindungen. Von Zeit zu Zeit werden Sie gebeten, im Namen des C-Suite-Teams Nachrichten an den Rest des Unternehmens weiterzuleiten.Dies bringt Sie in eine Machtposition, erfordert aber auch, dass Sie ein Teamplayer:in sind. Sie müssen die Führungskraft vertreten, sollten aber auch jemand sein, an den sich die Mitarbeiter:innen im Bedarfsfall wenden können. Die Art Ihrer Arbeit bringt es mit sich, dass Sie je nach Situation zu unterschiedlichen Zeitpunkten mit verschiedenen Teammitgliedern zusammenarbeiten. Dies gilt insbesondere, wenn Sie die Leitung von Projekten wie der Organisation von Teambuilding-Events, der Überwachung von Büroarbeiten oder der zeitlichen Koordinierung von Meetings übernehmen müssen.
12. Seien Sie anpassungsfähig
Wie Sie wahrscheinlich schon bemerkt haben, ist Langeweile für Assistent:innen der Geschäftsführung eine Seltenheit und Luxus. Schwierigkeiten treten auf, das Telefon klingelt in einer Tour, es kommen ständig E-Mails rein und natürlich erfordern Führungskräfte ständige Aufmerksamkeit.Diese unentwegten Störungen und Veränderungen Ihres Tagesablaufs sollten Sie annehmen. Sie sollten in der Lage sein, mit einer sich stets verändernden Umgebung umzugehen, aber auch Ihre eigenen Prozesse ständig zu bewerten und nach Möglichkeiten zu suchen, sie effizienter und effektiver zu gestalten.
Wege in den Beruf: Ausbildung, Studium, Weiterbildung oder Quereinstieg?
Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten typischer Assistent:innen decken ein breites Spektrum an Bereichen ab und erfordern daher ein ebenso breites Spektrum an Fähigkeiten und Erfahrungen. Gut in dem Beruf zu werden, ist ein fortlaufender Prozess und erfordert die Verfeinerung der richtigen Fähigkeiten sowie den Erwerb der entsprechenden Qualifikationen und Berufserfahrung.Hier sind typische Schritte, die die besten Assistent:innen auf ihrem Weg zur Assistenz-Größe unternehmen:
1. Die richtige Ausbildung
Für den Berufseinstieg als Assistenz der Geschäftsführung brauchen Sie mindestens eine kaufmännische Ausbildung sowie etwas Berufserfahrung. Um sich von Mitbewerber:innen abzuheben, sind weitere Qualifikationen von Vorteil, wie z. B. ein Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaftslehre oder Kommunikationswirtschaft. Bei manchen Arbeitgebern können Sie zudem unabhängig von Ihrer Ausbildung mit einschlägiger Berufserfahrung punkten.
4. Fähigkeiten verfeinern
Die besten Assistent:innen der Geschäftsführung verfügen über eine beeindruckende Anzahl an Fähigkeiten, die sie in den unterschiedlichsten Aspekten des Jobs kompetent machen. Sie müssen Meister:innen im Zeitmanagement sein, über hervorragende Kommunikationsfähigkeiten verfügen, wissen, wie man mit vertraulichen Informationen umgeht, Probleme mit kühlem Kopf lösen und vieles mehr. Diese Fähigkeiten können Sie durch jahrelange Erfahrung verfeinern.
FAQ – häufige Fragen zum Berufsbild „Assistenz der Geschäftsführung“
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