Administrative Aufgaben: Ihr Leitfaden für Verwaltungsaufgaben & Assistenzjobs
Die 20 Must-Have Tools für Executive Assistants
Meeting- und Terminplanungstools
1. Calendly
Wichtigste Funktionen:
- Deine Kolleg:innen können Calendly mit ihrem eigenen Kalender verknüpfen oder ihre Verfügbarkeiten direkt auf der Plattform aktualisieren.
- Stelle sicher, dass niemand ein Meeting verpasst – dank automatischer Benachrichtigungen per E-Mail oder SMS.
- Calendly synchronisiert sich automatisch mit den Zeitzonen der Teilnehmer:innen, sodass internationale Meetings problemlos geplant werden können.
2. Clockwise
Wichtigste Funktionen:
- Vermeide endlose Back-to-Back-Meetings, indem du vor und nach Meetings automatisch Pufferzeiten einplanst.
- Clockwise kann Meetings automatisch annehmen, verschieben oder ablehnen, je nach deinen individuellen Prioritäten – so bleibst du fokussiert und unterbrechungsfrei.
- Benötigt jemand mehr Flexibilität für andere Prioritäten? Clockwise passt die Meeting-Zeiten automatisch an, basierend auf der Verfügbarkeit aller Teilnehmenden, und sorgt so für eine bessere Balance zwischen Arbeit und anderen wichtigen Aufgaben.
3. SavvyCal
Wichtigste Funktionen:
- Verhindere, dass dein:e Vorgesetzte:r oder dein Team mit Back-to-Back-Meetings überlastet werden, indem du feste Zeitfenster definierst.
- Erstelle personalisierte Links und hoste sie auf einer eigenen Domain, um eine professionelle Buchungserfahrung zu bieten.
- Lenke Buchungen gezielt auf Zeitfenster, die am besten in deinen oder den Zeitplan der Geschäftsleitung passen.
4. Superhuman
Wichtigste Funktionen:
- Superhuman kategorisiert deine E-Mails automatisch nach Wichtigkeit, sodass du deine Inbox effizient priorisieren und dich auf das Wesentliche konzentrieren kannst.
- Teile eine Live-Ansicht einer E-Mail direkt mit Kolleg:innen, anstatt sie weiterzuleiten oder per CC einzubinden, um Kommentare hinzuzufügen. So bleibt die Kommunikation klar und effizient.
- Die Künstliche Intelligenz erstellt kontextbezogene Antworten in deinem Schreibstil, um Antwortzeiten zu verkürzen und Schreibblockaden zu vermeiden.
Projekt- und Aufgabenmanagement
5. Asana
Wichtigste Funktionen:
- Erstelle, verfolge und weise Aufgaben nahtlos zu – für kleine Teams, Abteilungen oder das gesamte Unternehmen.
- Arbeite in eigenen Workspaces, in denen Teammitglieder Ressourcen teilen und Kommentare hinterlassen können, um Projekte im Blick zu behalten.
- Überprüfe den Fortschritt eines Projekts mit nur wenigen Klicks.
6. Monday.com
Wichtigste Funktionen:
- Die benutzerfreundliche Plattform ermöglicht es Projektteilnehmer:innen, Dateien zu teilen, Updates zu liefern und Feedback zu geben, sodass alle immer auf dem neuesten Stand bleiben.
- Automatisierte Prozesse reduzieren den Zeitaufwand für Routinearbeiten wie Zuweisungen und Erinnerungen an Deadlines.
- Um Überlastung zu vermeiden, erkennt Monday.com, wenn Teammitglieder zu viele Aufgaben übernehmen, und verteilt Aufgaben intelligent um, damit wichtige Ziele nicht aus dem Blick geraten.
7. ClickUp
Wichtigste Funktionen:
- Wähle das passende Format zur Verwaltung deiner Aufgaben: Kalender, Board, Liste, Kanban oder Gantt-Diagramm.
- Optimiere Abläufe, indem du Prozesse, Projektübergaben und repetitive manuelle Aufgaben automatisierst.
- Halte dein Team auf dem neuesten Stand, indem du Projekte zuweist, Dateien teilst, Kommentare hinzufügst und direkt innerhalb von Aufgaben zusammenarbeitest.
Reisemanagement und Ausgabenverwaltung
8. TravelPerk
Wichtigste Funktionen:
- Mitarbeitende können Flüge, Hotels, Züge, Mietwagen und andere Transportmittel bequem über eine einzige Plattform buchen – ohne Vorauszahlung. Kurzfristige Änderungen? Anpassungen lassen sich nur mit wenigen Klicks vornehmen.
- Das Gleichgewicht zwischen Unternehmensbudgets und den Vorlieben der Reisenden kann herausfordernd sein. TravelPerk ermöglicht es, Reiserichtlinien direkt in den Buchungsprozess zu integrieren, sodass Mitarbeitende aus vorab genehmigten Optionen wählen können.
- Verabschiede dich von der Quittungsjagd. Mit den benutzerfreundlichen Dashboards für Mobilgeräte und Desktop lassen sich Rechnungen konsolidieren und Ausgabenberichte in Sekunden generieren.
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Vereinfachen Sie Ihr Geschäftsreisemanagement. Ein für alle Mal.
9. Payhawk
Wichtigste Funktionen:
- Erstelle hierarchische Strukturen und automatisiere Freigaben, um manuelle Fehler zu vermeiden und deine Zeit effizienter zu nutzen.
- Schluss mit dem Nachhaken bei Teammitgliedern! Payhawk sendet automatische Erinnerungen oder macht das Hochladen von Belegen zur Pflicht bei Erstattungsanträgen.
- Payhawk-Nutzer:innen können mit Unternehmens-Kredit- und Debitkarten in über 30 Ländern und 7 Währungen bezahlen.
10. Spendesk
Wichtigste Funktionen:
- Sorge für mehr Sicherheit beim Einkauf, indem du virtuelle und physische Karten für Mitarbeiterausgaben ausstellst und verwalte Zahlungen für Dienstleistungen und Abonnements.
- Lege Ausgabenlimits und Freigabeprozesse fest, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende die Unternehmensrichtlinien einhalten.
- Behalte Transaktionen in Echtzeit im Blick, um sofortige Einblicke in die Ausgaben deines Teams zu erhalten und sicherzustellen, dass sie innerhalb der Unternehmensbudgets bleiben.
Kommunikation und Kollaboration
11. Loom
Wichtigste Funktionen:
- Erfasse deinen Bildschirm, deine Kamera oder beides, um Ideen zu erklären, Produkt-Demos zu geben, Feedback zu teilen oder Updates bereitzustellen.
- Füge deinem Video Unternehmensbranding hinzu und integriere Call-to-Action (CTA)-Links, damit die Zuschauer:innen dich schnell kontaktieren oder mehr Informationen erhalten können.
- Verfolge, wer dein Video angesehen hat und wie oft es genutzt wurde. Synchronisiere diese Daten mit deinem CRM, um ein gezieltes und effektives Follow-up zu ermöglichen.
12. Notion
Wichtigste Funktionen:
- Gestalte Seiten, Datenbanken und Task-Boards nach deinen Bedürfnissen und erstelle einen maßgeschneiderten Workflow.
- Tagge Teammitglieder in Kommentaren zu deinen Notizen, damit sie sofortige Benachrichtigungen für zeitkritische Aufgaben erhalten.
- Verbinde Notion mit Google Drive, Jira und Trello, um deinen Workflow zu zentralisieren und deine Produktivität zu maximieren.
13. Miro
Wichtigste Funktionen:
- Nutze Intelligent Canvas, ein virtuelles Whiteboard, auf dem du Notizen, Diagramme, Texte und andere visuelle Elemente hinzufügen kannst.
- Lass Miro AI deine Mindmaps und Ideen automatisch in Zusammenfassungen, Briefings, Diagramme oder interaktive Prototypen umwandeln.
- Schneller Projektstart mit Vorlagen – Greife auf fertige Templates in verschiedenen Formaten zurück, z. B. für Mapping, Diagrammerstellung, Strategie und Planung.
14. Fellow
Wichtigste Funktionen:
- Erstelle Meetings, bei denen alle Teilnehmer:innen zur Agenda beitragen und sich im Voraus optimal vorbereiten können.
- Erfasse Meetings per Aufzeichnung, lass sie mit wenigen Klicks transkribieren und teile die Dokumente mit dem Team. Aufgaben können direkt zugewiesen und nachverfolgt werden.
- Verbinde Fellow mit Kalendern sowie Aufgabenmanagement- und Videokonferenz-Tools, um Meetings effizient zu verwalten.
Automatisierung und KI-Tools
15. Otter.ai
Wichtigste Funktionen:
- In Otter.ai erstellte Notizen können geteilt, durchsucht, bearbeitet und einfach organisiert werden.
- Die KI erkennt verschiedene Stimmen per ID-Funktion und weist den Transkriptionen automatisch die richtigen Namen zu.
- Nahtlose Integration mit Google Meet, Dropbox und Zoom.
16. Grammarly
Wichtigste Funktionen:
- Leg vorab Zielsetzung und Tonfall für deinen Text fest, bevor Grammarly Rechtschreibfehler, Grammatikprobleme und Satzstruktur analysiert.
- Dank generativer KI bietet Grammarly nicht nur Verbesserungsvorschläge, sondern hilft auch, Plagiate zu erkennen und deine Texte stilistisch zu optimieren.
- Neben der benutzerfreundlichen Desktop-Plattform ist Grammarly auch mobil nutzbar. Über die App und Browser-Erweiterung kannst du jederzeit auf professionelle Schreibunterstützung zugreifen.
17. Zapier
Wichtigste Funktionen:
- Verknüpfe über 7.000 Apps, darunter HubSpot, Mailchimp, Stripe und DocuSign, und automatisiere Aufgaben – ohne technische Vorkenntnisse.
- Nutz Zapier-Integrationen wie Tools zur Terminplanung oder Datenformatierung, um deine Workflows noch effizienter zu gestalten.
- Reduziere deine To-do-Liste, indem Dokumente automatisch aktualisiert oder E-Mails versendet werden, ohne deinen manuellen Input.
Nützliche Produktivitäts-Tools
18. Pocket
Wichtigste Funktionen:
- Sichere Webseiten, Artikel, Videos und Links und versehe sie mit Such-Tags, um sie schnell wiederzufinden.
- Lese deine gespeicherten Inhalte auch ohne Internetverbindung – perfekt für Reisen oder Orte mit schlechter Netzabdeckung.
- Bleibe auf dem Laufenden mit aktuellen Artikeln aus deiner Branche, die auf deinen Interessen basieren.
19. Timely
Wichtigste Funktionen:
- Timely läuft im Hintergrund und erfasst automatisch, wie viel Zeit du für jede Aktivität aufwendest – ganz ohne manuelle Eingabe.
- Analysiere, wie viel Zeit für Kundenprojekte aufgewendet wird, um sicherzustellen, dass dein Team im Zeitplan und im Budget bleibt.
- Erhalte aussagekräftige Berichte, um Ressourcen präziser zu verteilen. Die Daten helfen dir dabei, Workflows zu optimieren und die Effizienz zu steigern.
20. Lastpass
Wichtigste Funktionen:
- Executive Assistants können anderen Mitarbeitenden Zugriff gewähren, ohne die Master-Passwörter preiszugeben.
- Login-Informationen werden automatisch ausgefüllt, sodass sich Nutzer:innen mit nur einem Klick anmelden können.
- Erstelle sichere Gruppen, um Passwörter stressfrei und geschützt mit den richtigen Personen zu teilen.
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