Ein Job in der Verwaltung eines Unternehmens oder als Assistent:in der Geschäftsführung bringt viele verschiedene Aufgaben mit sich: Termine planen, Fristen einhalten, mit Mitarbeitenden und Kund:innen kommunizieren, Informationen aufbereiten und bereitstellen, das Reisemanagement betreuen, die Inventarverwaltung managen, Stammdaten aktuell halten u. v. m. Um all diese Aufgaben verlässlich zu erfüllen, braucht es organisatorisches Talent und ein gutes Zeitmanagement. Doch ohne die nötige Unterstützung reicht selbst das oft nicht aus, um die volle To-do-Liste unter Kontrolle zu bringen. Wie gut, dass es eine Reihe von Verwaltungssoftware-Lösungen und hilfreichen Apps gibt, die Sie bei der Arbeit unterstützen und Ihnen so die Möglichkeit bieten, verschiedene Arbeitsschritte effizienter und zeitsparender zu gestalten. Wir stellen Ihnen 19 Software-Lösungen für verschiedene administrative Aufgaben und Bereiche vor – von nützlichen Tools für das Tagesgeschehen bis hin zu Plattformen für das Projektmanagement und die Veranstaltungsplanung. Diese Tools sollten Verwaltungsangestellte unbedingt kennen!

In der modernen Geschäftswelt ist Effizienz ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Verwaltungssoftware spielt dabei eine zentrale Rolle, indem sie die komplexen und vielfältigen

Aufgaben im administrativen Büroalltag

erleichtert und bei deren Bewältigung unterstützt. Aber was versteht man eigentlich genau unter einer Verwaltungssoftware?Verwaltungssoftware, oft auch als Office-Management-Software bezeichnet, sind digitale Lösungen, die entwickelt wurden, um administrative Prozesse zu optimieren und zu automatisieren. Sie umfassen dabei eine breite Palette von Anwendungen und Tools, die dazu dienen, verschiedene Geschäftsaktivitäten zu organisieren, verfolgen und verwalten sowie schlussendlich zu vereinfachen. Diese Software-Lösungen sind darauf ausgelegt, Büroassistent:innen und

Verwaltungsangestellten

dabei zu helfen, ihre Aufgaben effizienter und effektiver zu erledigen.Die Hauptaufgabe einer Verwaltungssoftware besteht darin, repetitive und zeitaufwendige Verwaltungsaufgaben zu vereinfachen, z. B. indem einzelne Arbeitsschritte digitalisiert oder automatisiert werden. So können bspw. die Kommunikation und Terminplanung optimiert oder einzelne Workflows effizienter gestaltet werden. Durch die Integration von passenden Software-Lösungen können Unternehmen ihre administrativen Abläufe straffen und die Produktivität ihrer Mitarbeitenden steigern.

Die Aufgabenfelder von Verwaltungsangestellten sind ebenso vielfältig wie die Verwaltungssoftware und Apps, die sie bei der Arbeit unterstützen können. Wir stellen Ihnen 19 beliebte Anwendungen vor, die Ihnen dabei helfen können, den administrativen Arbeitsalltag zu erleichtern.

Ob Word, Excel oder PowerPoint – all diese Microsoft Office-Programme sind fester Bestandteil im Arbeitsalltag vieler Arbeitnehmer:innen. V. a. Verwaltungsangestellte dürften täglich mit diesen Anwendungen zu tun haben, daher ist es auch wichtig, dass sie sich gut mit deren Funktionsweisen auskennen. Denn mit entsprechendem Know-how und einigen Tricks lässt sich die Verarbeitung von Daten mithilfe der Microsoft-Anwendungen enorm beschleunigen. So laufen die Texterstellung, die Aufbereitung einer Präsentation oder die Tabellenkalkulation um einiges effizienter und zeitsparender ab. Microsoft Office ist kostenpflichtig und in verschiedenen Paketen mit unterschiedlichem Funktionsumfang erhältlich. Eine Demoversion ist via Microsoft Office 365 verfügbar.

Google Workspace, früher G Suite genannt, umfasst eine Vielzahl verschiedener Anwendungen für die tägliche Arbeit: Google Docs, Sheets, Slides, Gmail, Calendar, Drive, Meet und mehr. Der große Vorteil von Google Workspace ist, dass es sich hierbei um keine Software handelt, sondern um einen Cloud-Service, der direkt über den Browser genutzt werden kann. Mithilfe des Cloud-Speicherdienstes von Google Drive können Sie Dateien aller Art problemlos hochladen, teilen und über die Mitgliederverwaltung für andere Nutzer:innen freigeben. Dies ermöglicht den Zugriff auf die Daten von verschiedenen Standorten aus und begünstigt so die Zusammenarbeit in Echtzeit, was der Arbeit im Team zugutekommt. Unter dem Namen „Google Workspace Essentials Starter“ ist eine kostenlose Version des Tools verfügbar. Wer den vollen Funktionsumfang nutzen möchte, muss allerdings ein kostenpflichtiges Premium-Abo abschließen.

Der E-Mail-Dienst von Microsoft ist nach wie vor ein Klassiker unter der Branchensoftware und wird von Unternehmen auf der ganzen Welt genutzt. Jede:r

Assistent:in der Geschäftsleitung

sollte dieses Tool und seine Funktionen kennen.Neben der E-Mail-Verwaltung bietet Outlook noch einige weitere nützliche Funktionen, wie etwa die Kalender- und Terminverwaltung, die Aufgabenverwaltung, die Kontaktverwaltung sowie die Erstellung von Notizen. So können E-Mail-Anfragen direkt mit einer dazugehörigen Termineinladung verschickt werden, Nutzer:innen sehen, wer dem Termin zustimmt und gleichzeitig wird der Timeslot auch in den Kalendern aller Teilnehmer:innen vermerkt. So lassen sich einige manuelle Arbeitsschritte bei der Terminkoordination sparen. Die E-Mail-Benutzeroberfläche von Outlook kann zudem an die verschiedenen Unternehmensbedürfnisse angepasst werden und ist somit eine ideale Software für Unternehmen jeder Größe und Form.Microsoft Outlook ist Teil von Microsoft Office und kann im Paket zusammen mit anderen Microsoft Anwendungen erworben werden. Auch hier ist ein kostenloser Testzugang via Microsoft 365 verfügbar.

Google Mail, kurz Gmail, ist mit 1,8 Millionen Nutzer:innen einer der weltweit meistgenutzten E-Mail-Clients – und zudem eine zentrale Branchensoftware für viele Verwaltungsangestellte oder Assistenzmitarbeiter:innen. Das Programm erlaubt es nicht nur, E-Mails zu verfassen, sondern auch, sie zu filtern und zu kategorisieren, was es einfach macht, Prioritäten zu setzen und E-Mails zu verwalten, ohne Zeit zu verschwenden.Eine weitere nützliche Funktion ist die Zeitplanungsoption. So können Nutzer:innen E-Mails zu jeder Tageszeit schreiben und deren Versand für einen anderen Zeitpunkt planen.Ein integrierter Übersetzer sowie eine Rechtschreibprüfung und automatische Formulierungsvorschläge unterstützen Nutzer:innen dabei, E-Mails schnell und professionell zu verfassen. Zudem lässt sich Google Mail mit den anderen Software-Anwendungen von Google Workspace synchronisieren. Die Einrichtung einer Mail-Adresse über Google Mail ist kostenlos.

Zoom ist eines der beliebtesten Videokonferenz-Tools auf dem Markt und bietet seinen Nutzer:innen einen cloudbasierten Dienst für virtuelle Treffen an. Das Tool ist schnell und einfach zu bedienen und ermöglicht es, Video- und Audioanrufe in hoher Qualität für bis zu maximal 1.000 Teilnehmer:innen (Premium-Version) durchzuführen. Damit ist Zoom v. a. eine beliebte Option für sehr große Unternehmen und Konzerne. Über die Zoom-App lassen sich Meetings ganz einfach und schnell planen. Alle Teilnehmer:innen erhalten dann eine E-Mail mit dem Meeting-Link und einer speziellen ID, um beitreten zu können. Dank End-to-End Verschlüsselung ist auch der Datenschutz bei sämtlichen Meetings und Kommunikationen über die Plattform gewährleistet. Zoom ist sowohl in einer kostenlosen als auch in einer Pro-Version verfügbar, die sich im Teilnehmer- und Funktionsumfang bei den Meetings unterscheidet.

Meet ist das Videokonferenz-Tool von Google und war früher unter dem Namen Google Hangouts bekannt. Der große Vorteil des Tools ist, dass man direkt über den Browser auf die Anwendung zugreifen kann, ohne eine App herunterladen und installieren zu müssen. Alles, was benötigt wird, um Meet zu nutzen, ist ein Google-Konto.Über die benutzerfreundliche Webseite lassen sich Sofortbesprechungen schnell und einfach starten oder aber zukünftige Meetings über den Google Kalender planen und damit synchronisieren. Ähnlich wie mit Zoom können auch an einer Google Meet Besprechung bis zu 1.000 Personen (Premium-Konto) teilnehmen. Auch Google Meet ist sowohl kostenlos als auch in einer kostenpflichtigen Pro-Version erhältlich, die längere Meetings und größere Teilnehmerzahlen erlaubt.

Oft fällt auch das Reisemanagement in den Zuständigkeitsbereich von Verwaltungsangestellten oder Assistent:innen. Doch die Geschäftsreiseplanung kann ganz schön kompliziert sein. Neben der Buchung von Flug und Hotel gilt es z. B. auch das Budget und die

Reiserichtlinien

des Unternehmens im Blick zu behalten. Die Reisemanagement-Plattform

TravelPerk

ist eine All-in-one-Lösung, die das Geschäftsreisemanagement vereinfacht und effizienter gestaltet – von der Buchung bis hin zur Reisekostenabrechnung. Das Tool besticht durch eine große Auswahl an Buchungsoptionen für Transport und Unterkunft, automatisierte Reiserichtlinien, eine Selbstbuchungsfunktion für Angestellte, ein detailliertes Tool für die Berichterstattung und Optionen für ein einfaches

Reisekostenmanagement

. Dank aller wichtigen Funktionen und Informationen für die Reisebuchung an nur einem Ort und dank der Automatisierung von Routineaufgaben wird das Reisemanagement durch TravelPerk um einiges erleichtert.Die Funktionen von TravelPerk können in einer kostenlosen Starter-Version getestet werden.

Die Ausgabenverwaltungssoftware Expensify bietet alles, was Sie brauchen, um die Ausgaben Ihrer Reisenden im Blick zu behalten. Das Tool bietet die Option, das Ausgabenmanagement zu automatisieren, z. B. durch moderne Genehmigungsworkflows, in denen Ausgaben entweder automatisch genehmigt oder aber automatisch zur Prüfung vorgelegt werden können. Dank der benutzerfreundlichen Handy-App können Mitarbeiter:innen schnell und unkompliziert Rechnungen und Belege fotografieren und zusammen mit ihrer Spesenanfrage in der App hochladen. So lassen sich Reisekosten einfacher einreichen und nachvollziehbar verwalten. Zudem bietet Expensify Firmenkreditkarten und die Option, Rechnungen direkt über die Software zu bezahlen. Die App ist regulär kostenpflichtig, kann aber mit einem Testzugang bzw. einer Demo ausprobiert werden.

Mit der App Smart Receipts können Rechnungen ganz einfach digitalisiert und Ausgabenberichte, z. B. für Geschäftsreisen, erstellt werden. Nachdem Belege fotografiert wurden, können alle Daten zentral in der App eingesehen und Ausgaben detailliert nachverfolgt werden. Auf Knopfdruck werden professionelle Berichte im PDF-Format erstellt, die alle relevanten Kosten übersichtlich auflisten. So wird etwa das Spesenmanagement oder die Reisekostenabrechnung vereinfacht und manuelle erstellte Rechnungssammlungen und Berichte werden überflüssig. Die Smart Receipts App ist sowohl in einer kostenlosen als auch in einer kostenpflichtigen Plus-Version mit erweitertem Funktionsumfang verfügbar.

Slack ist eine Kommunikationsplattform für Unternehmen, die es Teams ermöglicht, Direktnachrichten zu senden, Chaträume zu erstellen und Dateien auszutauschen. Insbesondere für Remote-Teams bietet die Plattform große Vorteile, da sie die Kommunikation mit Kolleg:innen und die standortübergreifende Zusammenarbeit erleichtert. Innerhalb von Slack können nicht nur Chats mit einzelnen Personen, sondern auch spezielle Channels z. B. für spezifische Projekte eingerichtet werden. Und auch die Zusammenarbeit mit Personen außerhalb des eigenen Unternehmens ist per Einladung in den internen Slack-Bereich möglich. So wird Slack nicht nur zur kommunikativen Schnittstelle zwischen Kolleg:innen, sondern lässt auch den unkomplizierten Austausch auf Augenhöhe mit Kund:innen und Externen zu. Ein weiterer Pluspunkt: Verschiedene andere Software-Lösungen wie Google Drive, Dropbox, Asana und Trello können problemlos integriert werden. Slack ist entweder kostenlos oder im Pro-Abo nutzbar.

Asana ist ein Projektmanagement-Tool, mit dem Sie ganze Projekte und einzelne Arbeitsschritte genau im Blick behalten können. Im benutzerfreundlichen Dashboard lassen sich Aufgaben erstellen, zuweisen und koordinieren, Fristen setzen und Labels für verschiedene Prioritäten erstellen. So stellen Sie sicher, dass alle Projektmitglieder immer genau wissen, was gerade zu tun ist. Das Tool bietet auch die Möglichkeit, Arbeitsschritte in Form eines übersichtlichen Kanban-Boards zu organisieren. Asana lässt sich zudem mit weiterer Software wie Microsoft Teams, Jira oder Slack verknüpfen, was eine effektive Zusammenarbeit begünstigt. Zudem setzt das Tool hohe Sicherheitsstandards und bietet anpassbare Dashboards für unterschiedliche Bedürfnisse.  Auch dieses Tool kann kostenlos mit den Basisfunktionen genutzt und mit einem Premium-Abo um weitere Funktionen erweitert werden.

Evernote ist eine Notiz-App, die es Nutzer:innen ermöglicht, Ideen und Informationen festzuhalten, Notizen zu machen, Aufgaben zu verwalten und physische Notizen auf die einfachste Art und Weise zu digitalisieren.Eine der besten Eigenschaften von Evernote ist, dass es nicht nur mit Text, sondern auch mit Bildern, Videos und Audioaufnahmen funktioniert. So können bei Evernote Fotos mit handschriftlichen Notizen kombiniert sowie Fotos, PDFs und digitale Dateien zu Notizen hinzugefügt werden. Die App lässt sich außerdem in verschiedene Browser und E-Mail-Dienste integrieren, was die Übertragung und Verwaltung von Informationen und Dateien einfach gestaltet. Evernote ist sowohl in einer kostenlosen als auch einer kostenpflichtigen Version verfügbar.

Monday.com ist ein cloudbasiertes Tool, mit dem Sie die gesamte Arbeit Ihres Teams auf einer einzigen Plattform verwalten können. Von der Erstellung von Workflows und Automatisierungen bis hin zur Zuweisung von Aufgaben und Überwachung von Terminen bietet Monday alle Werkzeuge, die Ihr Team für eine erfolgreiche Zusammenarbeit benötigt.Monday.com mag angesichts der vielfältigen Möglichkeiten zunächst komplex erscheinen, ist aber tatsächlich sehr intuitiv zu bedienen. Und auch diese Plattform bietet die Möglichkeit, weitere Tools wie Zoom, Outlook, Google Drive nahtlos einzubinden und die plattformübergreifende Arbeit so zu erleichtern. Auch Monday.com können Sie kostenlos testen und nutzen oder aber zur Premium-Version upgraden.

Trello ist ein sehr benutzerfreundliches Tool für die Teamarbeit und ermöglicht die Arbeitsorganisation basierend auf der Kanban-Methode. Das Tool ist v. a. bei kleineren Teams beliebt, die ihre Projekte visuell in Boards organisieren und einzelne Arbeitsschritte mit Mitarbeiter:innen teilen möchten. Mit Trello können Sie Listen und Aufgaben erstellen, diese organisieren, Prioritäten setzen und Aufgaben an Teammitglieder delegieren. Zudem lassen sich erstellte Tickets mit Tags, Deadlines, Kommentaren, Checklisten und mehr versehen. Trello ist über den Browser zugänglich und erfordert somit keine zusätzliche Installation auf dem PC. Die Software ist kostenlos nutzbar, kann aber auch um kostenpflichtige Premium-Funktionen erweitert werden.

Trello ist ein Dienst des Unternehmens Atlassian, das weitere Lösungen für die vereinfachte Aufgaben- und Projektverwaltung bietet, darunter z. B. Jira und Confluence. Während Jira und Trello sich vom Funktionsumfang und Nutzen ähneln, spricht Confluence andere Bedürfnisse an. Das Tool erschafft einen digitalen Arbeitsbereich für Teams, in dem Wissensstände weitergegeben und Informationen dokumentiert werden können. Von Stammdaten über Mitarbeiterinformationen wie Abwesenheiten, Home Office Tage und Co. bis hin zu Protokollen und Materialien zur Kundenverwaltung und Inventarverwaltung bietet Confluence Platz für zahlreiche unternehmens- und/oder projektinterne Daten: digital, dezentral und zugriffsgeschützt.  Die kostenlose Version bietet einen begrenzten Funktionsumfang. Wer die Services von Confluence uneingeschränkt nutzen möchte, kann aus verschiedenen Business-Zahlungsplänen einen passenden wählen.

Toggl Track ist ein spezielles Tool für die Zeiterfassung und Ressourcenplanung. Mit dieser Software können Sie den Zeitaufwand für jedes Projekt, an dem Sie und Ihr Team arbeiten, genau im Auge behalten. Das Tool ermöglicht sowohl die individuelle Zeiterfassung als auch das Einsehen und die Verwaltung von Zeitkontingenten für verschiedene Projekte. Arbeitszeiten können genau gepflegt und speziellen Projekten und Aufgaben zugeordnet werden. Auch Abwesenheiten lassen sich durch das System zuverlässig erfassen. Dank einer detaillierten Aufschlüsselung aller Posten ermöglicht das Tool ein effektiveres Projektmanagement sowie eine genaue Berichterstattung und Abrechnung der Arbeitszeiten – und dient damit einerseits der Ressourcen- sowie andererseits der Kundenverwaltung. Dank automatisierter Workflows und Reporting-Funktionen können Zeitmanagement und Berichterstattung so effizienter gestaltet werden. Die Basisversion von Toggl Track ist kostenlos verfügbar. Einen größeren Funktionsumfang gibt es mit einer Premium-Variante.

Der Google Calendar ist ein ebenso einfaches wie leistungsstarkes Kalender-Tool. Es ermöglicht nicht nur das einfache Erstellen und Verwalten von Terminen und Besprechungen, sondern auch die Erstellung von Google-Meet-Konferenzen und mehreren Kalendern, die Sie für verschiedene Personen freigeben können. Google Calendar lässt sich zudem auch mit anderer Kalender-Software synchronisieren. So können auch Teams, die verschiedene Kalender-Tools nutzen, problemlos zusammenarbeiten und Termine mit Kolleg:innen koordinieren. Als Teil von Google Workspace wird die Anwendung zudem automatisch mit Gmail und Google Drive synchronisiert, sodass Nutzer:innen ganz einfach Ereignisse aus E-Mails erstellen oder über den Kalender auf ihre Kontakte zugreifen können.Die Google Calendar App steht kostenlos zur Verfügung.

Wenn Ihr Unternehmen international tätig ist und Sie regelmäßig Konferenzen über mehrere Zeitzonen hinweg organisieren müssen, sollten Sie Team TimeZone kennen. Dieses Tool hilft speziell beim Verwaltungsprozess und der Koordination von internationalen Teams, indem es die verschiedenen Zeitzonen aller Mitarbeitenden übersichtlich auflistet und einsehbar macht.  Neben verschiedenen Filteroptionen für die Zeitzonen bietet Team TimeZone noch weitere Möglichkeit: so etwa eine Gegenüberstellung von Arbeitszeiten im Zeitstrahl-Format oder aber die Option, sich Vorschläge für passende Meeting-Termine über verschiedene Zeitzonen hinweg geben zu lassen. So lassen sich internationale Meetings effektiver planen und koordinieren. Die Software ist eine offizielle „Slack App“ und kommt daher mit einer umfangreichen Integration für das Kommunikationstool, die die Nutzung einfach und schnell gestaltet. Team TimeZone ist kostenpflichtig, kann aber mit einem kostenlosen Testzugang ausprobiert werden.

Gerade bei der

Planung von Betriebsveranstaltungen

oder Teambuilding-Aktivitäten ist eine der größten Herausforderungen das Festlegen eines passenden Termins. Die Umfragen- und Terminplanungssoftware Doodle kann hier Abhilfe schaffen. Mit Doodle lassen sich individuelle Umfragen erstellen, in denen alle Teilnehmer:innen der Veranstaltung ihre Stimme für eine oder mehrere Termine abgeben können. Dabei können sie zwischen einer Zusage, einer Absage und einer „Vielleicht“-Option wählen. Das Tool zeigt dann an, an welchem Termin die meisten Personen Zeit haben, und markiert diesen in der Umfrage. Dank der einfachen Erstellung und der Teilnahme via Einladungsmail ist das Tool leicht zu nutzen und erleichtert die Terminkoordination im Team erheblich. Doodle ist nach einer Anmeldung kostenlos nutzbar und um kostenpflichtige Premium-Funktionen erweiterbar.Tipp: Auf der Suche nach weiteren hilfreichen Tools für den Büroalltag, etwa aus den Bereichen Arbeitsplatzorganisation oder Passwortmanagement? Dann werfen Sie gern einen Blick in unseren Guide-Beitrag zum Thema „

Software für Büroorganisation

“.