Reiserichtlinien: Ihr Leitfaden für Geschäftsreisen 2024

Geschäftsessen sind fast untrennbar mit einer Dienstreise verbunden. Dabei ist klar, dass Mitarbeiter:innen sich zum Essen auch Getränke bestellen. Wie Sie als Arbeitgeber dabei den Genuss von Alkohol handhaben, bleibt Ihnen selbst überlassen. Zunächst sollten Sie grundsätzlich entscheiden, ob Sie Alkohol auf Dienstreisen als geschäftsbezogene Ausgabe betrachten wollen oder als private. Je nachdem, wie Sie sich entscheiden, haben Ihre Mitarbeiter:innen verschiedene Möglichkeiten, die Kosten für Alkohol in der Reisekostenabrechnung geltend zu machen. Wir zeigen Ihnen die Optionen auf und geben eine Orientierungshilfe, wie viel Alkohol auf einer Dienstreise angemessen ist.

Gibt es eine rechtliche Grundlage für Alkohol auf Dienstreisen?

Der Genuss von Alkohol am Arbeitsplatz oder auf einer Dienstreise ist im Arbeitsrecht nicht geregelt. Als Arbeitgeber dürfen Sie deshalb selbst entscheiden, ob Sie Alkoholkonsum während der Arbeitszeit erlauben wollen oder nicht. Falls Sie Alkohol verbieten wollen, können Sie das in der Betriebsvereinbarung, im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag festhalten. Für Dienstreisen ist es sinnvoll, eine Alkoholrichtlinie in die Reiserichtlinie zu integrieren, denn hier reichen die geschäftlichen Verpflichtungen oft über die klassische Arbeitszeit im Büro hinaus und die Grenzen zwischen Arbeit und Vergnügen verschwimmen zunehmend. Außerdem lassen sich auf diese Weise Unstimmigkeiten bezüglich der Kostenübernahme vermeiden.

Tipp: Nutzen Sie am besten eine Vorlage für Ihre Reiserichtlinie. So können Sie nichts vergessen und sparen Zeit.

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Alkohol zulassen oder nicht?

Als Erstes gilt es, eine grundsätzliche Frage zu klären: Alkohol, ja oder nein? Die Entscheidung, ob Sie Alkohol auf Geschäftsreisen beziehungsweise während der Arbeitszeit überhaupt erlauben wollen oder nicht, obliegt nämlich Ihnen als Arbeitgeber. Fordern Sie Ihre Mitarbeiter:innen dazu auf, sich auf Dienstreisen an alkoholfreie Getränke zu halten, ist das sicherlich der einfachste, kostengünstigste und risikoärmste Ansatz für Ihr Unternehmen – zugleich aber auch ein sehr restriktiver. Eine derart strenge Regelung kann beispielsweise dazu führen, dass Ihre Mitarbeiter:innen sich bevormundet und nicht respektiert fühlen oder Ihr Vertrauen als Arbeitgeber infrage stellen.

Bei diesem Thema die Grenzen festzulegen, kann herausfordernd sein. Letztendlich sollten Sie einen Weg wählen, der zu Ihrer Unternehmenskultur und zur jeweiligen Art der Arbeit passt. Besprechen Sie sich hierzu mit der Personalabteilung und anderen wichtigen Entscheidungsträger:innen. Diese können Ihnen dabei helfen, auszuloten, welcher Ansatz für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Schließlich spielt der Einbezug von Stakeholder:innen ohnehin eine zentrale Rolle bei der Erstellung einer Reiserichtlinie.

Ebenfalls wichtig bei der Frage, ob alkoholische Getränke genehmigt werden oder nicht, ist die Differenzierung zwischen Arbeitszeit und Freizeit. Letztere können die Arbeitnehmer:innen nämlich im eigenen Ermessen gestalten – allerdings verlaufen die Grenzen auf Geschäftsreisen nicht immer ganz eindeutig. Ein gutes Beispiel ist die Hin- und Rückreise: Auch wenn eine Fahrt mit dem Zug zum Beispiel bezahlt wird, gilt die Reisezeit nicht per se als Arbeitszeit. Derartige Spielräume sind zu berücksichtigen.

Alkohol abrechnen – verschiedene Szenarien

Die erstattungsfähigen Reisekosten setzen sich bei einer Dienstreise aus Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten zusammen. Ausgaben, die diesen Bereichen zugeordnet werden können, gelten als Betriebsausgaben und können vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet und bei der Steuer abgesetzt werden.

Alkohol kann zum einen im Rahmen einer klassischen Bewirtung konsumiert werden, zum Beispiel am Abend während des Essens im Hotelrestaurant, oder aber in anderen Situationen: allein an der Bar, mit Kund:innen während eines Dinners und, und, und. Wir stellen Ihnen die gängigsten Optionen vor und klären, was Sie für die Reisekostenabrechnung bedeuten.

1. Alkohol als Teil des Verpflegungsmehraufwands

Da es keine rechtliche Sonderregelung für den Verzehr von Alkohol auf Geschäftsreisen und dessen Rolle in der Reisekostenabrechnung gibt, gehört er als Getränk zunächst einmal zum Bereich des leiblichen Wohls und fällt damit unter den Verpflegungsmehraufwand. Dieser wird nicht individuell für jede:n Dienstreisende:n Tag für Tag oder gar Mahlzeit für Mahlzeit errechnet, sondern mittels gesetzlich festgeschriebener Pauschbeträge erstattet.

Die im Einkommensteuergesetz (EStG) geregelte Verpflegungspauschale steht Arbeitnehmer:innen ab einer Auswärtstätigkeit von acht Stunden zu und wird pro Tag berechnet. Bei Aufenthalten von mehr als 24 Stunden verdoppelt sich die Verpflegungspauschale. Der Betrag kann den Arbeitnehmer:innen entweder vom Arbeitgeber ausgezahlt oder über die Werbungskosten in der Steuererklärung zurückerlangt werden.

In Deutschland gelten im Jahr 2022 gemäß §9 EStG, Absatz 4a folgende Tagessätze:

14 Euro pro Tag für eine Auswärtstätigkeit von 8 Stunden oder mehr (umfasst Reisezeit und Arbeitszeit)

14 Euro pro Tag für die Hin- und Rückreise

28 Euro pro Tag ab einem Aufenthalt von 24 Stunden

Übernimmt die Firma die Bewirtungskosten ohnehin, beispielsweise weil ein Hotelaufenthalt mit Halbpension gebucht wurde, wird die Verpflegungspauschale anteilig um die jeweiligen Mahlzeiten, in diesem Fall Frühstück und Abendessen, gekürzt. Bei einer Übernahme der gesamten Bewirtungskosten spielt auch die Verhältnismäßigkeit eine Rolle, um zu hohe Kosten zu vermeiden. Gemeinhin hat sich eine 60-Euro-Grenze für Mahlzeiten durchgesetzt, die nur in seltenen und gut begründeten Ausnahmefällen überschritten werden sollte.

2. Drinks an der Bar oder aus der Minibar

Bedient sich ein:e Arbeitnehmer:in während einer Geschäftsreise am zimmereigenen Kühlschrank oder gönnt sich am Abend noch ein paar Kaltgetränke an der Hotelbar, entstehen zusätzliche Kosten, die nicht der Verpflegung im engeren Sinne dienen.

Da es sich hierbei aus Sicht des Unternehmens aber nicht um einen notwendigen Service handelt, wie es zum Beispiel bei Internetnutzung oder Parkgebühren der Fall wäre, zählen die dadurch entstehenden Aufwendungen nicht zu den Reisenebenkosten und sind ebenso wenig Teil der Reisekostenabrechnung. Sie müssen von den Reisenden aus eigener Tasche finanziert werden.

3. Arbeitsessen und Geschäftsessen

Oftmals umfassen Dienstreisen auch ein gewisses Abendprogramm: ein geschäftliches Essen mit Kund:innen, um die weitere Zusammenarbeit zu besprechen, oder ein Ausflug inklusive Abendessen mit den Kolleg:innen, um Meilensteine zu feiern oder als Arbeitgeber einfach mal Danke zu sagen. Auch wenn Alkohol natürlich kein Muss ist, lässt sich gegen ein gutes Glas Wein zur Feier des Tages wohl kaum etwas einwenden.

Gemeinhin unterscheidet man zwischen Arbeitsessen und Geschäftsessen. Wenn Sie als Arbeitgeber Ihre Mitarbeiter:innen zu einem Abendessen ins Restaurant einladen, handelt es sich um ein Arbeitsessen – der Anlass ist betrieblich, der Rahmen unternehmensintern. Ein Geschäftsessen hingegen dient, wie der Name schon sagt, einem geschäftlichen Zweck und erfordert die Teilnahme mindestens einer betriebsfremden Person, die bewirtet wird. Das können Kund:innen, Dienstleister:innen oder andere Geschäftspartner:innen sein. Während ein Betriebs- oder Arbeitsessen zu 100 Prozent abgerechnet werden kann, lassen sich bei einem Geschäftsessen nur 70 Prozent der Kosten steuerlich absetzen. Voraussetzung hierfür ist, dass das Essen in einer Lokalität stattfindet und dass ein Beleg vorliegt. Belaufen sich die Ausgaben auf mehr als 150 Euro, benötigen Sie zudem einen Bewirtungsbeleg.

Enthalten sind hierbei die Kosten für Speisen, Getränke und Genussmittel. Auch das Trinkgeld kann bei der Steuer geltend gemacht werden, sofern es auf dem Bewirtungsbeleg erscheint.

Übrigens: Wenn ein:e Geschäftspartner:in gemeinsam mit einer Begleitperson erscheint, kann auch die Bewirtung des zusätzlichen Gastes Einzug in die erstattungsfähigen Bewirtungskosten halten.

Die wichtigsten Unterschiede fassen wir Ihnen hier noch einmal zusammen:

Arbeitsessen

Geschäftsessen

Anwesende

unternehmensintern

mind. 1 betriebsfremde Person

Anlass

betrieblich

geschäftlich

steuerlich absetzbar

100 %

70 %

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Immer im Blick: die Frage nach der Verhältnismäßigkeit

Was immer mitschwingt, wenn Alkohol getrunken und im Anschluss zur Abrechnung eingereicht wird, ist die Frage nach der Verhältnismäßigkeit. Die Reisekostenabrechnung deckt diejenigen Kosten einer Geschäftsreise ab, die verhältnismäßig sind. Damit Sie jegliche Aufwendungen für alkoholische Getränke beim Geschäftsessen also ganz sicher steuerfrei erstatten können, sollten Sie die Frage der Verhältnismäßigkeit beachten.

Während ein bis zwei Gläser Wein pro Person zweifelsohne im Verhältnis zum Zweck eines Geschäftsessens stehen mögen, gehen zwei Flaschen womöglich schon weit darüber hinaus. Achten Sie darauf, dass die Bewirtungskosten nicht den Rahmen sprengen, und stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Betriebsausgaben im Zweifelsfall vor dem Finanzamt rechtfertigen könnten. Auch die Art des Anlasses spielt hierbei eine Rolle: Es ist zum Beispiel fraglich, ob Alkohol zum Frühstück sinnvoll und wirklich notwendig für eine gute Geschäftsbeziehung ist.

Abrechnung von Alkohol in der Reiserichtlinie klären

Alkohol In Der Reisekostenabrechnung Angeben

Klären Sie in Ihrer Reiserichtlinie, wie die Reisekostenabrechnung von Alkohol und anderen Spesen ablaufen soll. Verwenden Sie zum Beispiel ein bestimmtes Tool zur Aufwandserfassung, das Ihre Mitarbeiter:innen nutzen sollen? Dieses sollten Sie in Ihrer Reiserichtlinie klar benennen. Halten Sie außerdem fest, in welchem Rahmen Aufwendungen für alkoholische Getränke erstattungsfähig sind, was Sie als Arbeitgeber zahlen und was bei der Erstellung eines Bewirtungsbeleges zu beachten ist.

Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten, wie Sie mit der Abrechnung von Alkohol in der Reiserichtlinie umgehen können. Diese stellen wir Ihnen im Folgenden vor.

Welche Möglichkeiten gibt es?

Kategorisch – Eine kategorische Alkoholrichtlinie sieht keine Erstattung von alkoholischen Getränken vor. Mitarbeiter:innen müssen die Kosten selbst tragen, wenn sie auf Geschäftsreisen Alkohol konsumieren möchten. Dieser Ansatz birgt das Risiko, dass Mitarbeiter:innen trotzdem versuchen, Alkohol bei der Reisekostenabrechnung geltend zu machen. Andere Spesen sind von der kategorischen Richtlinie nicht betroffen – diese sind üblicherweise von der Verpflegungspauschale abgedeckt.

Pragmatisch – Die zweite Möglichkeit besteht darin, eine Grenze für alkoholische Getränke festzulegen. Viele Unternehmen gestatten Mitarbeiter:innen ein alkoholisches Getränk während der Teilnahme an einem Geschäftsessen, sofern es unter der 15 Vol.-%-Grenze bleibt. Alternativ können Sie Ihren Mitarbeiter:innen einen festen finanziellen Betrag einräumen. Wenn Sie diesen Ansatz verfolgen, sollten Sie in Ihrer Alkoholrichtlinie deutlich machen, in welcher Höhe die Kosten für Alkohol erstattungsfähig sind und ab welcher Summe Ihre Mitarbeiter:innen die Bewirtungskosten selbst tragen müssen.

Flexibel – Die letzte Option ist ein flexibler Ansatz. Mitarbeiter:innen dürfen Alkohol unbegrenzt bestellen und trinken. Dies geschieht auf Vertrauensbasis. Sollte es aufgrund übermäßigen Alkoholkonsums zu Verletzungen der Arbeitspflicht, verpassten Fahrten oder anderen Fehltritten kommen, sollten Sie als Arbeitgeber eingreifen.

Alkohol auf Dienstreisen: Dos and Don’ts

Eine definierte Alkoholrichtlinie ist wichtig, um sicherzustellen, dass die geschäftlichen Zwecke der Auswärtstätigkeit im Mittelpunkt stehen. Sie sollten deshalb nicht nur die Abrechnung von Alkohol klären, sondern auch einige Verhaltensregeln, die Mitarbeiter:innen bei Alkoholkonsum beachten sollten.

Auf einer Dienstreise sollten Arbeitnehmer:innen zum Beispiel abwägen, ob oder wie viel Alkohol sie bei einem Termin mit Kund:innen trinken sollten. Generell gilt: Alkohol in Maßen und nur so viel, dass die Arbeitspflicht noch problemlos erfüllt werden kann. Mitarbeiter:innen sollten sich gegenüber Geschäftspartner:innen noch einwandfrei benehmen können, abends sicher im Hotel ankommen und am nächsten Tag problemlos die Rückreise bestreiten können.

Darüber hinaus sind unbedingt die kulturellen Sitten des jeweiligen Reiselands zu beachten. Während es in einigen Ländern als unhöflich gilt, die Einladung zu einem alkoholischen Getränk abzulehnen, ist es woanders verpönt, überhaupt Alkohol zu konsumieren.

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