Reiserichtlinien: Ihr Leitfaden für Geschäftsreisen 2025

Automatisierte Reiserichtlinien

Reiseverwaltung ohne Kopfschmerzen – dank automatisierter Richtlinien

50 % der Geschäftsreisenden geben an, dass sie nicht immer die Reiserichtlinien ihres Unternehmens einhalten – und das sind nur diejenigen, die es offen zugeben.

Warum? Aus Gründen der Bequemlichkeit und des Preises. Wenn das genehmigte Buchungstool keine passenden Flüge oder Hotels bietet oder die Preise nicht angemessen erscheinen, umgehen Reisende die Richtlinienhen einfach auf Verbraucher-Websites.

Das Ergebnis: Als Reisemanager:in musst du das Chaos dieser unsystematischen Buchungen immer wieder aufräumen und stundenlang versuchen, die verstreuten Daten zu ordnen.

Die beste Lösung: Eine automatisierte Reiserichtlinie, die sich selbst durchsetzt – so können Reisende mühelos regelkonform buchen, und du hast mehr Zeit für wichtigere Aufgaben als die bloße Überwachung der Richtlinien-Compliance.

So haben automatisierte Reiserichtlinien erfahrenen Travel Manager:innen geholfen

Wir sprechen regelmäßig mit Travel Manager:innen und Administrator:innen. Die 3 größten Herausforderungen, die dabei häufig aufkommen, lassen sich wie folgt zusammenfassen:

Reisebuchungen dauern ewig: Sie müssen endlose E-Mails austauschen und Genehmigungen von zu vielen verschiedenen Personen einholen.

Mitarbeitende ignorieren ständig die Reiserichtlinien und buchen auf beliebigen Websites – und sie müssen das daraus entstehende Chaos aufräumen.

Reisekosten und Daten sind überall verstreut, und es kostet sie Stunden, alles zu ordnen und die benötigten Berichte zu erstellen.

Das kommt dir bekannt vor? Die Teams, mit denen wir gesprochen haben, konnten all diese Probleme lösen, indem sie ihre Reiserichtlinien in einer zentralen Buchungsplattform automatisiert haben. So funktioniert’s:

1. Automatisierte Reiserichtlinien sparen Zeit und reduzieren den E-Mail-Aufwand:
Reisende können ihre Buchungen selbst innerhalb der Richtlinien vornehmen, ohne dass du ständig Genehmigungen per E-Mail hin- und herschicken musst. Dank eines intuitiven Buchungstools können Mitarbeitende ihre Reisen selbstständig organisieren. Zudem lassen sich Genehmigungen automatisieren, sodass der Freigabeprozess schneller und effizienter wird. Das bedeutet: Du musst nicht jede einzelne Entscheidung prüfen und gewinnst mehr Zeit für wichtigere strategische Aufgaben.

Andrea, Operations Managerin bei Beekeeper, erzählte uns, dass die frühere Office Managerin 30 bis 40 % ihrer Arbeitszeit mit Reisebuchungen verbrachte. Seit der Einführung einer Reisemanagement-Plattform mit automatisierten Reiserichtlinien benötigt Andrea nur noch etwa 1,5 Stunden pro Woche, um Reisen für das Team zu organisieren.

2. Automatisierte Reiserichtlinien sorgen für automatische Compliance – ganz ohne Nachhaken: Mitarbeitende müssen die Reiserichtlinien nicht selbst durchlesen und anwenden. Stattdessen zeigt das Buchungstool nur Ergebnisse an, die den Richtlinien entsprechen. Das spart Zeit und erhöht gleichzeitig die Compliance.

Vicki Framsted, Senior Finance Managerin bei Fieldin, berichtete uns, dass ihr Team seit der Integration der Reiserichtlinien in die Buchungsplattform TravelPerk eine fast 100 prozentige Compliance erreicht hat. Zudem konnte das Unternehmen die Zeit für administrative Vorgänge und Genehmigungsprozesse erheblich reduzieren.

„[Genehmigungen sind] super einfach, dauern weniger als 2 Minuten. Und dass ich sie direkt vom Handy aus erledigen kann? Noch besser. Ich liebe es!“

Vicki Framsted,Senior Finance Manager, Fieldin

3. Zuletzt gehen mit der verbesserten Compliance zentralisierte Buchungen und Datensammlung einher – und damit eine einfachere Abrechnung, Spesenverwaltung und Berichterstattung:

Dank der zentralen Reiseverwaltung kannst du nahtlos mit dem Finanzteam zusammenarbeiten und alle benötigten Informationen bereitstellen, ohne verstreute Reisedaten mühsam manuell zusammenführen zu müssen.

Olivier Billon, CEO von Ykone, erzählte uns, dass die Zentralisierung der Reisedaten deren Arbeitsleben „grundlegend verändert“ hat. Das vorherige, manuelle Buchungssystem war zeitaufwendig und es war „ein Albtraum, den Überblick zu behalten.“

Er berichtete, dass automatisierte Buchungen und Reiserichtlinien nicht nur den Buchungsprozess beschleunigen, sondern auch dafür sorgen, dass alle Daten übersichtlich an einem Ort gebündelt werden können.

Okay, aber wie genau automatisiert man eine Reiserichtlinie?

Es ist einfacher, als es klingt, versprochen! Du brauchst dafür kein besonderes Wissen zur Automatisierung. Alles, was du tun musst, ist ein zentrales Buchungstool zu implementieren, das die Einhaltung der Reiserichtlinien unterstützt – und das ist ziemlich unkompliziert. Dennoch kann jede Veränderung an bestehenden Prozessen eine Herausforderung sein. Daher empfehlen wir diesen Schritt-für-Schritt-Ansatz, um alle Vorteile optimal zu nutzen.

1. Setze Ziele für deine Reiserichtlinie

Bevor du ein Tool einsetzt, stelle sicher, dass der/die CFO sowie ggf. weitere Reisemanager:innen und andere Stakeholder:innen mit der Richtlinie übereinstimmen. Typischerweise decken automatisierte Reiserichtlinien folgende Fragen ab:

Wo sollen Reisen gebucht werden? (in der Regel über eine spezielle Buchungsplattform für Geschäftsreisen)

Welche Flugklassen sind erlaubt?

Wie viel darf für einen Flug auf einer bestimmten Strecke ausgegeben werden?

Wie viel darf für ein Hotel in einer bestimmten Stadt ausgegeben werden?

Welche Mietwagenklassen sind erlaubt?

Welcher Prozess soll für die Spesenabrechnung genutzt werden?

Möchten Sie Reiserichtlinien effizienter gestalten? Mit dieser Vorlage wird die Verwaltung von Geschäftsreisen deutlich einfacher.

2. Wähle ein Tool, das Reisende gern nutzen

Dieser Schritt ist entscheidend. Erinnerst du dich an die Statistik aus der Einleitung? Wenn Reisende das genehmigtes Buchungstool nicht gern nutzen, wird deine automatisierte Reiserichtlinie wirkungslos sein. Sie werden das Tool möglichst umgehen – und damit auch die integrierten Richtlinien. Die folgenden Punkte sind nicht vollumfänglich. Dein Finanzteam hat möglicherweise eigene Anforderungen an eine Reisemanagement-Software. Dennoch sollten diese Kriterien unbedingt erfüllt sein, wenn du die Reiserichtlinien automatisieren möchtest:

Hervorragende Bewertungen von Reisenden – nicht nur von Travel Manager:innen und Finanzteams

Die größtmögliche Auswahl an Reiseoptionen, einschließlich aller Online-Angebote und kostengünstiger Anbieter, die Mitarbeitende bevorzugen, um Geld zu sparen

Hochwertiger 24/7-Kundensupport, auf den Reisende nicht verzichten möchten

Eine benutzerfreundliche Oberfläche und eine mobile App, damit Reisende ihre Buchungen und Reisepläne problemlos verwalten können – keine veraltete Technologie

Auf der Suche nach einem Tool, das dein gesamtes Team begeistern wird?

Hol dir unseren Leitfaden rund um die Wahl der passenden Buchungslösung und vereinfache den Auswahlprozess.

Stefan Thurneer, Senior Procurement Manager bei TX Group, erzählte uns, dass der Wechsel zu einem Tool, das die Reisenden gern nutzen, allen Beteiligten Vorteile gebracht hat. Zuvor arbeitete das Unternehmen mit einem Reisebüro, doch die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden war gering – viele wollten lieber ihr eigenes Ding machen (kommt dir das bekannt vor?).

Daher wechselte das Unternehmen zu TravelPerk und unserer intuitiven, benutzerfreundlichen Plattform. Und heute? Die Mitarbeitenden schätzen die Autonomie und Flexibilität bei der Buchung – während Manager:innen und Finanzteams ebenfalls von den Vorteilen der Plattform profitieren:

„Bis zu 95 % der Geschäftsreisen werden von den Mitarbeitenden selbst organisiert und gebucht – und dank TravelPerk entsprechen nun alle diese Reisen den Reiserichtlinien des Unternehmens.“

Stefan Thurnheer- Senior Procurement Manager, TX Group

3. Lege Richtlinien für Flüge, Hotels & Transport fest

Mit dem richtigen Tool und klar definierten Richtlinien ist es an der Zeit, Ihre Reiserichtlinie im System zu hinterlegen. Nutze diese Checkliste, um die Richtlinien im Tool einzurichten:

Richtlinien für Flüge:

Globale Höchstgrenzen (Allgemeine Obergrenzen für Flugkosten bei jeder Reise)

Spezifische Strecken-Höchstgrenzen (Wie viel Mitarbeitende für häufige Strecken oder innerhalb bestimmter Regionen ausgeben dürfen)

Kabinenklassen-Beschränkungen (Dürfen Mitarbeitende Business Class oder First Class buchen? Falls ja, unter welchen Bedingungen?)

Zeitfenster für Flugbuchungen (Müssen Flüge eine bestimmte Zeit im Voraus gebucht werden?)

Richtlinien für Hotels:

Globale Höchstgrenzen

Spezifische Zielort-Höchstgrenzen (Tagespauschalen für verschiedene Städte oder Länder können hier hilfreich sein)

Hotelkategorie (Dürfen Mitarbeitende in 5-Sterne-Hotels übernachten?)

Zeitfenster für Vorausbuchungen

Richtlinien für Züge und Mietwagen:

Globale Höchstgrenzen (für die gesamte Reise)

Richtlinien für das Tagesbudget

Spezifische Strecken-Höchstgrenzen, falls für Zugreisen relevant

Zeitfenster für Vorausbuchungen

Durch diese Buchungsvorgaben werden die Suchergebnisse im Tool gefiltert, sodass Mitarbeitende nur Optionen sehen, die den Reiserichtlinien entsprechen – und damit automatisch regelkonform buchen.

4. Erstelle Reisegruppen & dynamische Budgetgrenzen nach Bedarf

Die automatisierten Vorgaben und die Strenge deiner Reiserichtlinien können je nach Reisegruppe variieren. So könnten z. B. Vertriebs- und Engineering-Teams höhere globale Höchstgrenzen haben, da sie häufiger Last-Minute-Reisen buchen müssen. C-Level-Führungskräfte und Personal Assistants benötigten wahrscheinlich mehr Flexibilität, um jederzeit buchen zu können, was sie möchten. Ebenso brauchen Account Executives für Top-Kund:innen oft mehr Spielraum bei der Buchung. Die Festlegung spezifischer Genehmigungsprozesse für einzelne Mitarbeitende oder Teams ermöglicht eine automatisierte Reiserichtlinie, die der Realität entspricht.

Ryan Sumblin, Head of Accounting bei GMG EnviroSafe, empfiehlt zudem die Einrichtung dynamischer Budgets. Diese ermöglichen es Mitarbeitenden, einen bestimmten Prozentsatz über der günstigsten verfügbaren Option auszugeben, sodass schwankende Kosten berücksichtigt werden – ohne dass für jede Stadt, die das Team besucht, manuell feste Limits festgelegt werden müssen.

Im Fall von Ryan hatte die vorherige Reiserichtlinie des Teams klare Grenzen: maximal 600 $ für Flüge und maximal 250 $ pro Nacht für Unterkünfte. Da Mitarbeitende aber im ganzen Land reisen und Preise je nach Saison, Standort und Anbieter stark schwanken, fehlte es an Flexibilität. Während manche Buchungen deutlich günstiger hätten verlaufen können, erforderten andere eine Öffnung der Budgetgrenze.

Jetzt ist das Team deutlich effizienter. Dank einer umfangreichen Auswahl an Reiseoptionen und automatisierten dynamischen Budgets können sie Kosten senken, wo es möglich ist – ohne die Mitarbeitenden unnötig einzuschränken.

5. Richte den Genehmigungsprozess ein

Richte als Nächstes den Genehmigungsprozess nach Team oder Abteilung ein. Weise jeder Reisegruppe eine geeignete genehmigende Person zu – sei es ein:e Travel Manager:in, Abteilungsleiter:in oder ein Mitglied des Finanzteams. Wenn diese Gruppen eine Reise buchen, wird die richtige Person automatisch um Genehmigung gebeten.

Automatisierte Benachrichtigungen zu Genehmigungen sparen erheblich Zeit – für Travel Manager:innen, Finanzteams und andere Verantwortliche. Da die Reiserichtlinien bereits festgelegt sind, muss deutlich weniger manuell genehmigt werden. Und für den verbleibenden Genehmigungsaufwand macht die Automatisierung den Prozess besonders effizient.

Viele Reisemanager:innen und Finanzteams, mit denen wir gesprochen haben, sind von diesem Aspekt der automatisierten Reiserichtlinien begeistert:

„Jetzt genehmigt die Teamleitung jeder Abteilung die Buchungen des jeweiligen Teams. Genehmigungen sind nur für Last-Minute-Reisen, Budgetüberschreitungen oder Buchungen außerhalb der Reiserichtlinien erforderlich. Ansonsten können Mitarbeitende ihre Reisen direkt buchen, um Kosten zu sparen – und ihre Vorgesetzten oder direkten Ansprechpartner:innen werden einfach benachrichtigt.“

Ryan Sumblin,Head of Accounting, GMG EnviroSafe

„Reisende können ihre Reisen selbst buchen und alles eigenständig erledigen. Früher mussten wir immer zuerst einen Reiseantrag ausfüllen, bevor die Buchung über die Plattform möglich war. TravelPerk spart uns enorm viel Zeit, weil jetzt alles in einem einzigen Schritt erledigt wird. Das ist ein großer Vorteil sowohl für die Buchenden als auch für die Reisenden. Zudem sind die Genehmigungsprozesse sehr benutzerfreundlich und schnell.“

Lydia de Kousemaeker,Strategic Buyer and Travel Manager, Fujifilm Europe B.V.

6. Integriere deine Reiseplattform mit anderen Tools

An diesem Punkt sparst du bereits enorm viel Zeit, indem du umständliche Buchungs- und Genehmigungsprozesse reduzieren oder sogar komplett eliminieren – und gleichzeitig die Einhaltung der Reiserichtlinien erhöhen kannst. Doch mit ein paar weiteren Schritten kannst du auch das Reporting und die Spesenabrechnung noch einfacher und effizienter gestalten.

Nachdem deine Richtlinien und Genehmigungsprozesse eingerichtet sind, kannst du die Reiseplattform mit anderen Tools verbinden, um den Daten- und Spesenprozess weiter zu optimieren. Z. B. kannst du TravelPerk (und andere Reisemanagement-Tools) mit folgenden Systemen integrieren:

Abrechnungstools wie Pleo, Yokoy, Ramp und Payhawk

Spesenmanagement-Systeme wie Concur und Expensify

HR-Systeme wie Workday und BambooHR

ERP-Systeme wie SAP und Oracle

Durch die Integrationen werden Reisedaten und Spesen automatisch in die anderen Systeme übertragen. Das minimiert den manuellen Aufwand und erspart dir das lästige Zusammentragen von Belegen am Monatsende.

Andrea (von Beekeeper) empfiehlt Integrationen ausdrücklich. Für ihr Team sind sie unerlässlich, da sie mit vielen verschiedenen Tools arbeiten und die manuelle Datenübertragung eine enorme Zeitverschwendung war.

„TravelPerk synchronisiert regelmäßig mit den Daten aus BambooHR, und ich liebe, dass das automatisch läuft, ohne dass ich mich darum kümmern muss. Es gibt eine tägliche automatische Synchronisierung, sodass alle Mitarbeitendendaten immer aktuell sind. Das reduziert den manuellen Aufwand für mich und mein Team – und spart sowohl Zeit als auch Kosten.“

Andrea Herrera,Global Workplace Operations Manager, Beekeeper

7. Implementiere die automatisierte Reiserichtlinie

Endlich ist es an der Zeit, die Reiserichtlinie einzuführen. Veränderungen sind oft herausfordernd – selbst wenn klar ist, dass sie langfristig allen Vorteile bringen! Die Implementierung mit TravelPerk ist äußerst unkompliziert, doch wir empfehlen, zunächst einen Testlauf mit einer einzelnen Abteilung zu starten. Wenn du ein Team hast, das besonders häufig reist, ist das ein idealer Ausgangspunkt.

Teste das System 1 bis 2 Monate lang und sammle anschließend Feedback. Sobald alles reibungslos funktioniert, kannst du die Reiserichtlinie und Buchungsplattform schrittweise für das gesamte Team freischalten. In großen Unternehmen kann es sinnvoll sein, die Einführung abteilungsweise zu gestalten, um in jeder Phase gezielt Unterstützung bieten zu können.

Um die Akzeptanz zu erhöhen, empfiehlt es sich, den Mitarbeitenden selbstgeführte Schulungen bereitzustellen. Erkläre außerdem nicht nur die Anwendung des neuen Tools, sondern auch, warum es eingeführt wird und welche Vorteile es für sie bringt.

Nach einer kurzen Eingewöhnungsphase werden die Vorteile schnell deutlich. Als wir mit Tereza, Workplace Managerin bei Creative Dock, sprachen, berichtete sie, dass die Einführung automatisierter Reiserichtlinien rund 70 % des administrativen Aufwands eingespart hat:

„Bevor wir TravelPerk genutzt haben, verbrachte das Empfangsteam rund 70 % seiner Zeit mit der Reiseverwaltung. Jetzt kann jede:r selbst buchen, was für ihn/sie am besten passt. Es ist viel besser und deutlich einfacher.“

Tereza Duroňová,Workplace Manager, Creative Dock

Also dranbleiben – die Vorteile werden sich definitiv auszahlen!

8. Überprüfe die Reiserichtlinie & Daten regelmäßig, um Anpassungen vorzunehmen.

Wenn du alle Geschäftsreisebuchungen und -ausgaben in einem einzigen Tool bündelst, kannst du Reisedaten in Echtzeit erfassen und die Reiserichtlinie präziser gestalten.

Sobald die Richtlinie implementiert ist, solltest du die Reisedaten vierteljährlich oder jährlich überprüfen, um die Richtlinien basierend auf realen Unternehmensdaten gezielt anzupassen.

Im Gespräch mit Andrea betonte sie, dass die Automatisierung der Reiserichtlinien einen enormen Unterschied gemacht hat – sowohl bei der Kostenkontrolle und Berichterstattung als auch bei der Optimierung der Richtlinie für die Zukunft:

„Das Reporting-Tool von TravelPerk ist für mich unverzichtbar – ich nutze es regelmäßig, um wichtige Reisedaten abzurufen, Versicherungsangebote zu erstellen und unternehmensweite Reiserichtlinien festzulegen. Es unterstützt die Kostenprognose für das kommende Jahr, hilft dabei, Einsparpotenziale aus vergangenen Reisen zu identifizieren, und liefert die nötigen Informationen, damit andere Teams ihre Geschäftsreisen besser planen können.“

Andrea Herrera,Global Workplace Operations Manager, Beekeeper

De Ebook Modern Guide To Writing A Travel Policy

Was macht erfolgreiche Reiserichtlinien aus? Erfahren Sie, wie Sie verständliche Richtlinien erstellen und Kontrollen automatisieren.

Was ist dein nächster Schritt?

Die Automatisierung der Reiserichtlinien bringt Vorteile für das gesamte Team – von dir selbst über die Reisenden bis hin zum Finanzteam und darüber hinaus. Gleichzeitig liefert sie einen messbaren ROI für Ihr Unternehmen:

Wie bei Andreas Team: Statt 30 bis 40 % Ihrer Zeit für Reisebuchungen aufzuwenden, könnten es nur noch 1,5 Stunden pro Woche sein.

Oder wie Vicki von Fieldin: Der Genehmigungsprozess könnte sich auf wenige Minuten reduzieren – und damit endlose E-Mail-Schleifen abschaffen.

Möchtest du dich selbst davon überzeugen, wie du Buchungen, Richtlinien, Genehmigungen und Reisekostenabrechnungen mit einer einzigen automatisierten Lösung optimieren kannst?

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