1. Erkenne, wann es Zeit ist, deine Reiserichtlinien zu überprüfen und anzupassen
Wenn die Reiserichtlinie deines Unternehmens veraltet ist, kann dies ein Problem bei der Einhaltung der Vorschriften darstellen. Aber wie kannst du feststellen, ob die Richtlinie selbst das Problem ist?Im Folgenden findest du einige häufige Gründe, aufgrund derer dein Unternehmen seine Geschäftsreiserichtlinie möglicherweise überarbeiten sollte:- Eine wesentliche Änderung der Unternehmensgröße oder -struktur
- Änderungen der geschäftlichen Prioritäten, z. B. kann die Expansion in neue Märkte neue Richtlinien für verschiedene Länder erforderlich machen
- Wenn Mitarbeitende über Unklarheiten oder Ungerechtigkeiten in der Richtlinie berichten
- Schwierigkeiten eine Einhaltung der Richtlinien von 90 % oder mehr zu erreichen
- Probleme mit der finanziellen Verfolgung oder mit Managementprozessen
- Bei der Einführung neuer Tools, z. B. Spesenerfassung oder Reisemanagement-Software
- Veraltete Budgets für Routen und Unterkünfte
- Zu viele Mitarbeitende buchen Reisen außerhalb des vom Unternehmen genehmigten Tools
Die Aktualisierung der Richtlinie ist ein Balanceakt. Die Richtlinie sollte regelmäßig überprüft werden, da dein Unternehmen wächst und sich verändert. Da aber möglicherweise mehrere Interessengruppen beteiligt sind, sollten Änderungen nicht zu häufig vorgenommen werden. Überlege, ob eine vierteljährliche oder mehrmalige Überprüfung pro Jahr sinnvoll ist.2. Ermögliche den Reisenden die Selbstbuchung über eine Geschäftsreiseplattform
Um Reisende zu ermutigen, innerhalb der Richtlinien zu buchen, solltest du ein Selbstbuchungstool einführen, falls dein Unternehmen noch keines hat. Wenn eure Reiserichtlinien direkt in den Buchungsprozess integriert sind, haben die Reisenden die Freiheit, die Reiseroute und das Reiseerlebnis ihrer Wahl im Rahmen des Budgets zu wählen und können gleichzeitig die Richtlinien einhalten.Ohne Selbstbuchung ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass Reisende außerhalb des genehmigten Tools oder Prozesses buchen. Wenn dein Unternehmen z. B. ein Firmenreisebüro nutzt, bei dem die Mitarbeitenden extra anrufen müssen, um eine Reise zu buchen und ihre Wünsche mitzuteilen, wird nicht jede:r Mitarbeiter:in bereit sein, dem nachzukommen.Die meisten Angestellten sind es gewohnt, ihre Freizeitreisen selbst zu buchen, und sind daher frustriert, wenn sie mit Reiseberater:innen hin und her telefonieren müssen. Wenn dein Unternehmen kein zugelassenes Tool für die Selbstbuchung hat, kann es sein, dass die Reisenden die Richtlinien nicht einhalten und stattdessen über eine Verbraucher-Website buchen, was es für dein Verwaltungsteam sehr schwierig macht, die Ausgaben zu verfolgen.3. Warum Mitarbeitenden außerhalb der Reiserichtlinien buchen und was du dagegen tun kannst
Achte darauf, wann und warum Mitarbeitende außerhalb der Reiserichtlinien deines Unternehmens buchen. Möglicherweise kannst du dies direkt über deine Reisemanagement-Plattform verfolgen.Die Nachverfolgung von Buchungen außerhalb der Richtlinien hilft dir zu verstehen, ob deine Kolleg:innen absichtlich fehlerhaft buchen oder ob es ein Problem mit den Richtlinien selbst gibt, das behoben werden muss.Nehmen wir an, du stellst fest, dass nur 70 % der Reisen mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmen, wobei die meisten Probleme mit der Einhaltung der Richtlinien mit Last-Minute-Reisen zusammenhängen, die zur Kundenbetreuung erforderlich sind. Diese Reisen sind zwar teurer, aber die Gründe dafür sind in der Regel gerechtfertigt. Ein weiteres Beispiel sind veraltete Preisangaben. Vielleicht ist der Preis für eine bestimmte Flugstrecke mittlerweile gestiegen, was zu einer höheren Anzahl von Buchungen außerhalb der Richtlinien führt.In solchen Fällen sollte die Reiserichtlinie geändert werden, um die tatsächlichen Bedingungen vor Ort besser widerzuspiegeln und die Einhaltung der Vorschriften zu verbessern.Hier einige weitere Gründe für Buchungen außerhalb der Reiserichtlinie: - Die Geschäftsleitung entscheidet sich für eine höherwertige Unterkunft
- Teammitglieder mit Kundenkontakt, die aufgrund dringender Kundenwünsche kurzfristig buchen
- Vertriebsmitarbeiter:innen benötigen zusätzliches Gepäck für die Teilnahme an Veranstaltungen
Diese Arten von Buchungen können durch eine Änderung der Richtlinien innerhalb deiner Reisemanagement-Plattform berücksichtigt werden.Nahezu 100 %ige Compliance bei den Reiserichtlinien... Wie geht das?
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Wenn dein Unternehmen eine Plattform für das Geschäftsreisemanagement verwendet, um Reisen zu buchen, solltest du darauf achten, dass die Benutzerfreundlichkeit gewährleistet ist. Es besteht die Möglichkeit, dass Reisende außerhalb der Richtlinien buchen, weil sie mit dem Tool oder System, das dein Unternehmen nutzt, unzufrieden sind oder es nicht richtig bedienen können. Versuche, das Feedback der Reisenden einzuholen, um festzustellen, ob du dein Buchungstool wechseln solltest.Wenn dein Unternehmen über ein effektives Buchungstool mit allen Funktionen verfügt, die Reisende benötigen, ist es viel einfacher, die administrativen und finanziellen Prozesse zu bewältigen. Außerdem kannst du Daten über Reiseausgaben und die Einhaltung von Vorschriften sammeln und so relevante Trends und Probleme erkennen.Ihr Buchungstool für Geschäftsreisen sollte Folgendes bieten:- Ein gutes Benutzererlebnis: Die Buchung von Geschäftsreisen sollte so einfach sein wie die Buchung eines Urlaubs. Das Tool sollte so einfach zu bedienen sein wie eine Buchungsseite für Privatkunden, aber mit einer Vielzahl von intelligenten Verwaltungsfunktionen, die Unternehmen benötigen.
- Großes Reiseangebot: Damit Reisende ihre Buchungen an einem Ort vornehmen können (für eine einfache Rechnungsstellung, Nachverfolgung und mehr), sollte das gewählte Tool dieselben Flüge und Hotels anbieten, die auch online zu finden sind. Das bedeutet, dass Reisende nicht woanders suchen müssen, um die gewünschte Reiseoption buchen zu können.
- 24/7-Support über mehrere Kanäle: Mit einem Tool, das 24/7-Support über mehrere Kanäle wie Live-Chat, E-Mail und Telefon bietet, sind deine Reisenden jederzeit versorgt, egal wo sie sind.
- Keine Rückerstattungen: Mitarbeitende sollten ihre Reisen nicht aus eigener Tasche bezahlen müssen. Entscheide dich für ein Tool, das die Reisekosten in einer einzigen Rechnung zusammenfasst, sodass Administrator:innen sie direkt bezahlen können und die Reisenden dies nicht tun müssen.
- Integrierte Richtlinien: Das gewählte Reisetool sollte die Möglichkeit bieten, Reiserichtlinien einzustellen, diese nach Stadt, Route und Abteilung anzupassen und auch Genehmigungsworkflows einzurichten.
5. Integriere Richtlinien in das Buchungstool
Du kannst die Einhaltung der Reiserichtlinien verbessern, indem du eine automatische Richtlinie erstellst, die direkt bei der Buchung greift, um Reisenden die Buchung bestimmter Reisen zu erlauben oder einzuschränken.?)
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