Dienstreise mit Urlaub verbinden – wie geht das?
Ursprünglich war eine Dienstreise tatsächlich rein dienstlich. Arbeitnehmer:innen reisten ausschließlich, um Kundentermine wahrzunehmen und Aufgaben zu erledigen. In Zeiten von New Work bieten immer mehr Unternehmen ihren Angestellten die Möglichkeit, Dienstreisen mit Urlaub zu verbinden – ein Trend, der als „Bleisure Travel“ bekannt ist.Der Begriff vereint „Business“ (Geschäft) und „Leisure“ (Freizeit) und beschreibt die Idee, vor oder nach dem Dienstgeschäft noch ein paar Urlaubstage dranzuhängen – ganz im Sinne einer guten Work-Life-Balance. V. a. bei jungen Arbeitnehmer:innen ist der Trend beliebt, wie eine aktuelle Studie vom Deutschen Reiseverband (DRV) zeigt. Demnach machen bereits 53 % der unter 40-Jährigen Bleisure Travel oder kennen es zumindest von Kolleg:innen, während dies nur auf gut ein Drittel der älteren Arbeitnehmer:innen zutrifft.In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie Dienstreise und Urlaub geschickt miteinander verbinden können, welche gesetzlichen Regelungen für Bleisure Travel relevant sind und worauf Sie bei der Erstellung Ihrer Reiserichtlinien achten sollten.
Die Vorteile von Bleisure Travel & Co.
Business Travel und Leisure Travel lassen sich hervorragend verbinden. Von dieser Verbindung profitieren Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen gleichermaßen:- Mehr Flexibilität: Wer neben Brückentagen auch an Bleisure Travel bei der Urlaubsplanung denkt, gewinnt mehr freie Zeit. Fortan bieten Dienstreisen die Gelegenheit, geschäftliche Termine mit neuen Eindrücken zu verknüpfen. Schon gestaltet sich die Urlaubsplanung flexibler und Sperrtage werden zur Chance für Spontanreisende.
- Bessere Motivation: Eine weltweite Umfrage aus dem Jahr 2022 hat ergeben, dass fast 6 von 10 Büroangestellten nach einem Bleisure-Aufenthalt motivierter an den Arbeitsplatz zurückkehren.
- Mehr Kreativität: Ein Tapetenwechsel steigert nicht nur die Motivation, sondern auch die Kreativität. Denn all die neuen Eindrücke wirken als Inspirationsquelle.
- Stärkere Mitarbeiterbindung: In Zeiten des Fachkräftemangels steigern flexible Reiseoptionen die Arbeitgeberattraktivität. Wer die Möglichkeit von Bleisure Travel in die Reiserichtlinien aufnimmt, zeigt dem Team gegenüber Wertschätzung, trägt zur Mitarbeiterbindung bei und kann sich dadurch einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.
- Geringere Kosten: Während Arbeitnehmer:innen sonst meist am Wochenende zurück nach Hause fahren oder fliegen, kann die Rückreise im Rahmen von Bleisure Travel auch an einem Wochentag erfolgen. Dienstags, mittwochs und donnerstags sind bspw. Flugtickets oft günstiger als am Samstag oder Sonntag.
- Bessere Work-Life-Balance: Wer nach einem geschäftlichen Termin nicht gleich den nächsten Zug oder Flieger erwischen muss, ist entspannter. Diese Gelassenheit lässt sich einerseits in den Alltag mitnehmen, sorgt aber auch während des Termins für ein entspanntes Gemüt.
Bleisure Travel in der Reiserichtlinie: Was ist erlaubt & wie funktioniert’s?
1) Wie groß darf der private Anteil sein?
Wenn Sie in Ihrer Reiserichtlinie festlegen, dass die Reisekostenerstattung über die Steuer erfolgen soll, gibt es klare Vorgaben von Seiten des Finanzamts: - Der private Anteil der Geschäftsreise darf 5 Tage nicht überschreiten, damit die Reise noch als dienstlich gilt.
- Die Dauer des Dienstgeschäftes muss sich auf 7 bis 9 Stunden pro Tag erstrecken, damit Hotelkosten und Verpflegungskosten steuerlich geltend gemacht werden können.
- Fahrtkosten werden anteilig übernommen.
Nutzen Ihre Mitarbeiter:innen mehr als 5 Tage für private Zwecke, gilt die Reise als Urlaub. In dem Fall können Arbeitnehmer:innen keine vollständige Reisekostenvergütung erwarten. Nur einzelne Betriebsausgaben können als Werbungskosten von der Steuer abgesetzt werden. Fahrtkosten zählen in diesem Fall nicht dazu.Erfolgt die Reisekostenabrechnung direkt über das Unternehmen und nicht über die Steuer, legen Sie selbst fest, in welchem Umfang Sie die Kosten übernehmen: in vollem Umfang oder anteilig. Wenn Sie z. B. nur den dienstlichen Anteil der Fahrtkosten erstatten möchten, können Sie sich an der Dauer des Dienstgeschäftes orientieren. Beträgt dieser im Vergleich zum privaten Anteil der Reise 70 %, so erstatten Sie 70 % der Kosten. Das Wichtigste für Ihre Reiserichtlinie in Kürze:- Der private Anteil einer Dienstreise darf nur 5 Tage ausmachen.
- 7 bis 9 Stunden müssen an einem Tag dienstlich verbracht werden.
- Bei einem Privataufenthalt von mehr als 5 Tagen werden nur einzelne Betriebsausgaben erstattet.
- Unternehmen können Fahrtkosten und andere Kostenpunkte in vollem Umfang oder anteilig erstatten.
- Erfolgt die Reisekostenerstattung über das Unternehmen, können keine Kosten mehr von der Steuer abgesetzt werden.
2) Darf der/die Partner:in mitreisen?
Wenn Mitarbeiter:innen ihre Dienstreise mit Urlaub verbinden, ist es verlockend, gemeinsam mit dem oder der Partner:in zu reisen. Aus diesem Grund sollten Sie in Ihrer Reiserichtlinie festlegen, ob die Angestellten auf einer Dienstreise Partner:innen mitnehmen dürfen. Möchten Sie dies genehmigen, sollten Sie darauf hinweisen, dass Ihre Mitarbeiter:innen die eigenen Kosten strikt von denen ihrer Begleitperson trennen müssen. Auf diese Weise bleibt die Reisekostenabrechnung übersichtlich. Legen Sie fest, dass Sie Fahrtauslagen, Hotelkosten und Verpflegungskosten nur für Ihre:n Mitarbeiter:in übernehmen. Zusätzliche Kosten, z. B. für ein Doppelzimmer, muss die Begleitperson selbst tragen.
3) Buchungs- & Genehmigungsprozess von gemischten Reisen
Klären Sie in Ihrer Reiserichtlinie darüber auf, wie Mitarbeiter:innen ihre Reisen buchen sollen, wenn sie die Dienstreise mit Urlaub verbinden. All diese Fragen gilt es schon im Voraus zu beantworten. Klären Sie außerdem, ob private Unterkünfte oder Hotels gebucht werden sollen. Dieser Abschnitt sollte auch Informationen darüber enthalten, wer die endgültige Genehmigung für die vorgeschlagene Reiseroute erteilt. Sofern gemischte Reisen nicht allen Mitarbeiter:innen gestattet, sondern an die Betriebszugehörigkeit oder andere Kriterien gekoppelt sind, sollten Sie auch die entsprechenden Beschränkungen in Ihrer Reiserichtlinie festhalten. Stellen Sie klar heraus, wer wann Arbeitstage und Urlaub miteinander verbinden darf. Wichtig: Sie haben gegenüber Ihren Mitarbeiter:innen eine Fürsorgepflicht bei Geschäftsreisen. Wenn Mitarbeiter:innen ihre Dienstreisen mit Urlaub verbinden, müssen Sie deutlich machen, dass Sie nicht für den gesamten Reiseverlauf die Verantwortung tragen. An den Urlaubstagen sind Ihre Mitarbeiter:innen selbst für ihre Sicherheit verantwortlich.
Machen Sie die Sicherheit Ihrer Reisenden zur obersten Priorität. Vertrauen Sie auf unsere Lösungen zur Fürsorgepflicht für Geschäftsreisen.
4) Besonderheiten bei der Reisekostenabrechnung
Sobald Sie erstattungsfähige und nicht erstattungsfähige Ausgaben festgelegt haben, müssen Sie die Mitarbeiter:innen über den Prozess der Reisekostenabrechnung aufklären. - Gibt es z. B. einen separaten Prozess für die Erstattung von Spesen, die mit Firmenkreditkarten bezahlt wurden?
- Werden privat gezahlte Spesen wie bspw. Fahrtauslagen gesondert erfasst?
Richten Sie klare Prozesse ein, um die geschäftlichen und persönlichen Ausgaben zu trennen, und stellen Sie sicher, dass alles in Ihren Spesenabrechnungen ordnungsgemäß dokumentiert ist.
Dienstreise in Verbindung mit Urlaub: Wer zahlt was?
Betriebsausgaben vs. Privatausgaben
Beschränkt sich der Privataufenthalt vor, nach oder während einer Dienstreise auf maximal 5 Tage, gilt die Reise laut § 13 BRKG als Dienstreise. Die Reisekosten für den dienstlichen Teil der Reise übernimmt entweder der Arbeitgeber oder das Finanzamt – je nachdem, welche Art der Reisekostenerstattung Sie in Ihrer Reiserichtlinie festgelegt haben. Müssen Mitarbeiter:innen während einer Dienstreise einzelne Tage überbrücken, weil nicht an allen Tagen Geschäftstermine anfallen, so übernimmt der Arbeitgeber auch die Kosten für den Brückentag. Dazu zählen z. B. Hotelkosten und Verpflegungskosten. Kosten für private Vergnügungen wie Kinobesuche und Co. sind davon ausgenommen. Als Arbeitgeber können Sie die erstatteten Reisekosten als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Für die Erstattung der Fahrtkosten bei Misch-Reisen können Sie sich in Ihrer Reiserichtlinie zwischen verschiedenen Optionen entscheiden. Dazu später mehr.Grenzfälle: Transportkosten bei Mischreisen
Grundsätzlich gilt: Privates wird privat übernommen. Wenn Mitarbeiter:innen aber eine Dienstreise mit Urlaub verbinden, vermischen sich Berufliches und Privates – zumindest bei den Fahrtkosten. Möchten Arbeitnehmer:innen eine Dienstreise privat verlängern, müssen sie die Flugkosten oder Fahrtkosten aber nicht zwingend selbst tragen. Beispiel: Verlängert ein:e Mitarbeiter:in eine 3-tägige Dienstreise um 2 Urlaubstage, dann ist zwar die Anreise noch rein geschäftlich, die Rückreise aber privat. In diesem Fall müssen die Kosten für die Rückreise aber nicht privat gezahlt werden, weil die Urlaubstage unter der Maximalgrenze von 5 Tagen liegen.Anders ist es bei Reisen, die hauptsächlich privat unternommen werden. Das ist der Fall, wenn mehr als 5 Tage der Dienstreise Urlaubstage sind oder der berufliche Teil der Reise weniger als 10 % ausmacht. Dann gilt eine Reise als Urlaubsreise – auch wenn geschäftliche Termine in diesen Zeitraum fallen. Die Kosten für die An- und Abreise tragen Mitarbeiter:innen in dem Fall selbst. Lediglich die Kosten, die unmittelbar mit dem Kundentermin oder anderen beruflichen Verpflichtungen zusammenhängen, sind erstattungsfähig.
Dienstreise mit Urlaub verbinden: geldwerter Vorteil?
Ein geldwerter Vorteil liegt vor, wenn der Arbeitgeber private Kosten bei einer Mischreise übernimmt. Bei einem geldwerten Vorteil handelt es sich um ergänzende Leistungen zum Einkommen. Gewährt ein Unternehmen solche Leistungen, muss es diese versteuern, sofern die Freibetragsgrenze überschritten wird: - Sachleistungen dürfen laut §8 II EStG einen Freibetrag von 50 € im Monat nicht überschreiten.
- Rabatte oder Vergünstigungen sind bis zu einem jährlichen Freibetrag von 1.080 € steuerfrei.
Wenn Mitarbeiter:innen eine Dienstreise mit Urlaub verbinden, kann der geldwerte Vorteil z. B. darin bestehen, dass Ihr Unternehmen die Fahrtkosten für nicht notwendige Umwege bezahlt.
Bleisure Travel vs. Workation: Was ist der Unterschied?
Von Gleitzeit bis Homeoffice-Option – flexible Arbeitsformen gehören in den meisten Unternehmen inzwischen zum Betriebsalltag. Die neuen Arbeits- und Arbeitszeitmodelle verändern aber auch die Geschäftsreisewelt. Bleisure Travel ist dabei nicht die einzige Option, die Arbeitnehmer:innen haben. Frei nach dem Motto „Warum zu Hause am Schreibtisch hocken, wenn ich in Thailand mit dem Laptop Inselhopping betreiben könnte?“ bietet bereits fast jedes 7. deutsche Unternehmen die Workation an – und macht damit mobiles Arbeiten auf Reisen möglich. Wer einen Flug bucht, um „Work“ (Arbeit) und „Vacation“ (Urlaub) an einem sonnigen Plätzchen miteinander zu kombinieren, bleibt meist mehrere Wochen oder länger am Urlaubsort. Das ist auch schon der erste Unterschied zwischen einer Workation und einem Bleisure-Aufenthalt. Denn beim Bleisure Travel werden oft nur wenige Tage vor oder nach der Dienstreise angehängt. Dadurch vermischen sich Dienstgeschäft und Urlaub bei einer klassischen Bleisure Reise in der Regel kaum, sondern folgen aufeinander, während ein fließender Übergang zwischen Arbeit und Erholung bei der Workation an der Tagesordnung ist.
FAQ – häufige Fragen rund um gemischte Reisen
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