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    • Reiserichtlinien: Ihr Leitfaden für Geschäftsreisen 2024

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    Guides
    Grundlagen zu Reiserichtlinien
    Verpflegungspauschale für Dienstreisen

    Verpflegungspauschale für Dienstreisen

    Auf einer Geschäftsreise fallen zahlreiche Kosten an. Fahrten und Flüge, Übernachtungen und Unternehmungen – all das will bezahlt werden. Einen kleineren, aber doch bedeutenden Anteil macht auch die Verpflegung der Mitarbeiter:innen vor Ort aus: Frühstück im Hotel, Mittag in der Kantine oder beim Bäcker nebenan und am Abend noch ein Restaurantbesuch mit den Kolleg:innen vor Ort. Diese Kosten können am Ende eines Aufenthalts ganz schöne Summen ergeben – und die wiederum wollen und sollen die Reisenden nicht allein tragen. Die deutsche Lösung: eine Verpflegungspauschale.  
    Aber wie funktioniert das mit der Verpflegungspauschale überhaupt? Wofür greift sie und wie hoch fallen die Spesensätze aus? Anhand welcher Kriterien errechnet sich der konkrete Pauschbetrag, den die Reisenden für den Verpflegungsmehraufwand auf einer Dienstreise einfordern können, und was sind Verpflegungsmehraufwendungen überhaupt genau? Wo bekommen Reisende das Geld her und vor allem wann? 
    Wir klären die wichtigsten Fragen rund um das Thema Verpflegungspauschale und zeigen Ihnen, wie Sie diese am besten in Ihre Reiserichtlinie integrieren. 

    Definition: Was ist eine Verpflegungspauschale?

    Die Verpflegungspauschale ist ein gesetzlich geregelter Pauschbetrag für Dienstreisende. Sie dient als Entschädigung für den Verpflegungsmehraufwand, sprich die zusätzlichen Kosten, die im Zuge einer beruflichen Auswärtstätigkeit für Mahlzeiten, Getränke und Lebensmittel – also für die leibliche Versorgung – anfallen. 
    Im Falle einer Auswärtstätigkeit werden Reisekosten entweder direkt vom Arbeitgeber übernommen oder bei Vorlage der entsprechenden Rechnungen und Quittungen in ihrem tatsächlichen Umfang zurückerstattet. Unter diese Reisekosten fallen in der Regel Zugfahrten, Mietwagen und Übernachtungen im Hotel oder in einer Wohnung nahe der vorübergehenden Tätigkeitsstätte. Mit einer detaillierten Reisekostenrichtlinie als Teil der Reiserichtlinie können Unternehmen derartige Regelungen festhalten.
    Beim Verpflegungsmehraufwand kommt hingegen meist eine andere Art der Reisekostenerstattung zum Zug: Die Rückzahlung erfolgt über eine Pauschale. Das hat in erster Linie einen praktischen Hintergrund.
    Eine Reiserichtlinie, die Mitarbeiter:innen zu 100 % einhalten. Wir zeigen Ihnen, wie das funktioniert.

    Warum die Verpflegungspauschale sinnvoll ist

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    Auf einer Geschäftsreise fallen die Ausgaben für Speisen und Getränke in der Regel höher aus als zu Hause. Die Differenz, die dadurch entsteht, bezeichnet man als Verpflegungsmehraufwand. Dass es zu einem solchen Mehraufwand kommt, ist unumstritten – wie hoch er genau ausfällt, lässt sich allerdings kaum ermitteln. 
    Zum einen müsste man dafür rekonstruieren können, wie hoch die regulären Verpflegungskosten im Alltag der Mitarbeiter:innen zu Hause sind. Zum anderen müssten alle Ausgaben, die im Rahmen einer Dienstreise für die leibliche Versorgung anfallen, genauestens dokumentiert und anschließend geprüft werden. Das ginge wiederum mit einem hohen bürokratischen Aufwand einher – sowohl für die Reisenden als auch für die Finanzabteilung. Um dies zu umgehen, erfolgt die Abwicklung der Verpflegungsmehraufwendungen nicht Cent für Cent individuell, sondern über festgeschriebene Spesensätze – und zwar mithilfe der Verpflegungspauschale. 
    Übrigens: Auch Übernachtungen im Hotel oder in einer Wohnung können pauschal abgerechnet werden. Da die Übernachtungspauschale mit 20 € pro Übernachtung im Inland aber in der Regel weit unter den tatsächlich entstehenden Kosten liegt, übernimmt der Arbeitgeber die Übernachtungskosten oftmals in voller Höhe. 

    Rechtliche Grundlage und Auszahlung der Verpflegungspauschale

    Damit die Pauschale dem durchschnittlichen Verpflegungsmehraufwand möglichst nah kommt, werden die genauen Verpflegungspauschbeträge für Geschäftsreisen ins Inland wie auch ins Ausland Jahr für Jahr neu berechnet und vom Bundesfinanzministerium (BMF) entsprechend aktualisiert. Als rechtliche Grundlage dient das Einkommenssteuergesetz. Der § 9, Absatz 4a EStG regelt auch, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit die Verpflegungspauschale greift:  
    • Wer? Selbstständige und Angestellte 
    • Wo? Außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte
    • Warum? Zu dienstlichen Zwecken
    • Wie lange? Mindestens 8 Stunden
    Die Auszahlung der Verpflegungspauschale kann nach der Dienstreise auf zwei Wegen erfolgen: 
    1. Durch den Arbeitgeber, der die Pauschale steuerlich absetzen kann
    2. Als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung
    Für das Finanzamt brauchen Sie dabei keinen konkreten Nachweis des tatsächlichen Verpflegungsmehraufwands in Form von Quittungen und Co. Somit wird die Pauschale auch dann ausgezahlt, wenn der tatsächliche Betrag weitaus geringer ausfällt – gleichsam fällt die Rückerstattung aber auch dann nicht höher aus, wenn der Spesensatz unter den realen Verpflegungsmehraufwendungen liegt. 
    Wie Sie als Unternehmen mit der Verpflegungspauschale umgehen, entscheiden Sie selbst. Wichtig ist nur, dass Ihre Mitarbeiter:innen die unternehmensspezifischen Regelungen kennen und jederzeit in der Reiserichtlinie nachschlagen können. Wie Sie bei der Erstellung Ihrer individuellen Reiserichtlinie vorgehen, zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt in unserem Guide. 

    Spesensätze: Wie errechnet sich die Verpflegungspauschale?

    Wie hoch die Verpflegungspauschale ausfällt, hängt von zwei Faktoren ab: der Dauer der Abwesenheit und dem Aufenthaltsort, sprich der vorübergehenden Arbeitsstätte. 
    Je nach Länge des Aufenthalts greift entweder die kleine oder die große Spesenpauschale. Damit Sie Verpflegungsmehraufwendungen steuerlich geltend machen können, müssen Sie mindestens 8 Stunden unterwegs sein. Ab einer Abwesenheit von 24 Stunden erhalten Sie die große Spesenpauschale. Bei einer mehrtägigen Geschäftsreise fallen die Tage der An- und Abreise ebenfalls unter die kleine Spesenpauschale. 
    Für das Jahr 2024 ergeben sich innerhalb Deutschlands folgende Spesensätze:
    Spesensatz
    Abwesenheitsdauer
    Pauschalbetrag pro Kalendertag
    Kleiner Spesensatz
    Ab 8 Stunden
    14 €
    Großer Spesensatz
    Ab 24 Stunden
    28 €
    Kleiner Spesensatz
    An- und Abreisetag
    14 €

    Keine Erhöhung der Verpflegungspauschale für 2024

    Im Jahr 2024 wurde das Wachstumschancengesetzes (WCG) verabschiedet, das die Wettbewerbsfähigkeit Deutschlands als Wirtschaftsstandort stärken und mitunter auch inflationsbedingte Nachteile ausgleichen soll. Im Zuge dessen war ursprünglich auch eine Erhöhung der Verpflegungspauschale vorgesehen. So sollte der kleine Spesensatz auf 16 € und der große Spesensatz auf 32 € angehoben werden. 
    Unstimmigkeiten zwischen Bundestag und Bundesrat führten allerdings dazu, dass anstelle des eigentlichen Gesetzesentwurfs ein Kompromissvorschlag ausgearbeitet werden musste, der auf einige Aspekte – und auch auf die Erhöhung des Verpflegungsmehraufwands – verzichtet. Diese abgespeckte Version des WCG wurde am 22. März 2024 bewilligt. Somit bleiben die Spesensätze im Inland vorerst unverändert bei 14 € bzw. 28 €.
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    Spesensätze für den Verpflegungsmehraufwand im Ausland

    Während deutschlandweit dieselben Pauschbeträge ausgezahlt werden, entscheidet bei Arbeitsstätten im Ausland das konkrete Land über die Höhe des Spesensatzes. In einigen Ländern können die Beträge je nach Region voneinander abweichen. Grund dafür sind Schwankungen in den Lebenshaltungskosten vor Ort.
    Ein paar Beispiele für Länder, die im Europäischen Wirtschaftsraum häufig zum Ziel deutscher Dienstreisen werden, sowie einige Beispiele aus dem nicht-europäischen Ausland haben wir unten für Sie zusammengetragen.   

    Verpflegungsmehraufwand 2024 im Europäischen Wirtschaftsraum

    Tätigkeitsstätte (Land oder Region) 
    Kleiner Spesensatz (An- und Abreise/8h+)
    Großer Spesensatz (24h+)
    Belgien
    40 €
    59 €
    Frankreich
    36 €
    53 €
    Paris + Dep. 77, 78, 91 bis 95 (Frankreich)
    39 €
    58 €
    Italien
    28 €
    42 €
    Rom (Italien)
    32 €
    48 €
    Luxemburg
    42 €
    63 €
    Niederlande
    32 €
    47 €
    Österreich
    33 €
    50 €
    Schweden
    44 €
    66 €
    Schweiz
    43 €
    64 €
    Genf (Schweiz)
    44 €
    66 €
    Spanien
    23 €
    34 €
    Kanarische Inseln (Spanien)
    24 €
    36 €
    Madrid (Spanien)
    28 €
    42 €
    Palma de Mallorca (Spanien)
    29 €
    44 €
    Vereinigtes Königreich
    35 €
    52 €
    London (Vereinigtes Königreich)
    44 €
    66 €

    Verpflegungsmehraufwand 2024 außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

    Tätigkeitsstätte (Land oder Region)
    Kleiner Spesensatz (An- und Abreise/8h+)
    Großer Spesensatz (24h+)
    China
    32 €
    48 €
    Chengdu (China)
    28 €
    41 €
    Hongkong (China)
    48 €
    71 €
    Kanton (China)
    24 €
    36 €
    Peking (China)
    20 €
    30 €
    Shanghai (China)
    39 €
    58 €
    Japan
    35 €
    52 €
    Tokio (Japan)
    33 €
    50 €
    Kanada
    36 €
    54 €
    Toronto (Kanada)
    36 €
    54 €
    Vancouver (Kanada)
    42 €
    63 €
    Russische Föderation
    16 €
    24 €
    Jekaterinburg (Russische Föd.)
    19 €
    28 € 
    Moskau (Russische Föd.)
    20 €
    30 €
    St. Petersburg (Russische Föd.)
    17 €
    26 €
    Vereinigte Staaten (USA)
    40 €
    59 €
    Atlanta (USA)
    52 €
    77 €
    Boston (USA)
    42 €
    63 €
    Chicago (USA)
    44 €
    65 €
    Houston (USA)
    41 €
    62 €
    Los Angeles (USA)
    43 €
    64 €
    Miami (USA)
    44 €
    65 €
    New York City (USA)
    44 €
    66 €
    San Francisco (USA)
    40 €
    59 €
    Washington, D. C. (USA)
    44 €
    66 €
    Die vollständige Tabelle mit den gültigen Verpflegungspauschalen für alle Zielländer und -regionen gibt es beim BMF – die Spesensätze für 2024 finden Sie zum Beispiel in dieser Tabelle des BMF. 

    Wann die Pauschale gekürzt wird

    Verpflegungspauschale Geschaftsessen1
    Bei einer mehrtägigen Dienstreise – zum Beispiel von Montag bis Donnerstag –, bei der vor Ort vom Frühstück bis zum Abendessen alle Verpflegungskosten selbst getragen werden, lässt sich der Verpflegungspauschbetrag also sehr einfach errechnen: 
    • 1 x kleiner Spesensatz für die Anreise (Montag)
    • 2 x großer Spesensatz für die vollen Kalendertage vor Ort (Dienstag und Mittwoch)
    • 1 x kleiner Spesensatz für die Abreise (Donnerstag) 
    Reist Ihre Mitarbeiterin Frau Schneider beispielsweise beruflich nach München, um dort einen Kunden zu besuchen, und kommt für alle Kosten zunächst selbst auf, erhält sie eine Mehraufwandsentschädigung in Höhe von 84 €:
    2 x 14 € für den An- und Abreisetag + 2 x 28 € für die vollen Tage. 
    Zu schön, um wahr zu sein? Vielleicht. Denn in der Praxis kommt es immer wieder zu Situationen, in denen nicht der volle Pauschbetrag für die Verpflegung ausgezahlt wird. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn das Frühstück bereits in den Übernachtungskosten inbegriffen ist oder wenn der Arbeitgeber am Abend einlädt, sei es zu einem Geschäftsessen mit Kund:innen oder zu einem Arbeits- oder Belohnungsessen mit Kolleg:innen. In solchen Fällen kommt es zu einer Kürzung der Verpflegungspauschale – glücklicherweise ist aber auch diese gesetzlich geregelt.

    Kürzung der Spesensätze

    Vom Arbeitgeber bezahlte Mahlzeit
    Kürzung der Pauschale in %
    Kürzung in € bei kleinem Spesensatz (DE)
    Kürzung in € bei großem Spesensatz (DE)
    Frühstück
    20 %
    2,80 €
    5,60 €
    Mittagessen
    40 %
    5,60 €
    11,20 €
    Abendessen
    40 %
    5,60 €
    11,20 €
    Streng genommen spielt es dabei übrigens keine Rolle, ob die Mitarbeiter:innen die Mahlzeit auch wirklich einnehmen oder nicht – es geht allein um die Verfügbarkeit. Kleinere Snacks wie Müsliriegel, Nüsse oder Co. gelten dabei nicht als vollwertige Mahlzeiten – ein belegtes Brötchen vom Imbiss um die Ecke hingegen schon. 
    Hilfestellung gefällig? Unsere Muster-Reiserichtlinie dient als Orientierung und zeigt, wie und wo Sie Infos rund um die Verpflegung auf einer Dienstreise in Ihre Reiserichtlinie einbauen können.
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    Wie gehe ich mit der Verpflegungspauschale um?

    Als Arbeitgeber haben Sie im Umgang mit dem Verpflegungsmehraufwand drei Möglichkeiten: 
    1. Sie zahlen Ihren Mitarbeiter:innen die Verpflegungspauschale im Rahmen der Reisekostenabrechnung. 
    2. Sie verzichten auf die Auszahlung der Verpflegungspauschale und verweisen auf die Möglichkeit, den Verpflegungsmehraufwand im Rahmen der Steuererklärung als Werbungskosten geltend zu machen. 
    3. Sie erstatten Ihren Mitarbeiter:innen im Rahmen der Reisekostenabrechnung den tatsächlichen Betrag oder erhöhen die gesetzliche Pauschale im eigenen Ermessen.  
    Die Auszahlung der Verpflegungspauschale für Dienstreisen ist für Sie somit nicht verpflichtend. Als Spesen können Sie diese Kosten aber steuerlich geltend machen und auch für die Arbeitnehmer:innen ist die Erstattung sozialversicherungs- und steuerfrei. Rückzahlungen, die den finanziellen Rahmen der Pauschale übersteigen, müssen hingegen versteuert werden. Hier gelten besondere Regeln: Zahlt der Arbeitgeber beispielsweise den doppelten Betrag, ist die Dopplung pauschal mit 25 % zu versteuern.  
    Gegenüber der sogenannten belegscharfen Rückzahlung, also der Rückerstattung der tatsächlichen Verpflegungskosten, bietet die Spesenabwicklung über die Pauschale drei grundlegende Vorteile: 
    • Es werden keine Nachweise über die tatsächlichen Ausgaben benötigt. 
    • Die zu zahlenden Beträge sind 1) vorgegeben und 2) immer gleich. 
    • Sie können die rückerstattete Pauschale vollumfänglich von der Steuer absetzen. 
    Für welchen Weg Sie sich auch entscheiden: Wichtig ist in jedem Fall, dass Sie Ihre Mitarbeiter:innen aktiv darüber in Kenntnis setzen. Integrieren Sie die geltenden Pauschbeträge sowie die Kontaktdaten der Ansprechperson(en) in der Buchhaltung fest, gut auffindbar und verständlich in Ihre Reiserichtlinie. Das macht die Dienstreise für alle Beteiligten entspannter: sowohl im Vor- als auch im Nachhinein.
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    FAQ – Häufige Fragen rund um die Verpflegungspauschale

    Wie viel Verpflegungsgeld steht Arbeitnehmer:innen während der Dienstreise zu?

    Wann muss ein Arbeitgeber eine Verpflegungspauschale zahlen?

    Wer hat Anspruch auf eine Verpflegungspauschale?

    Wie kann man den Verpflegungsmehraufwand nachweisen?

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