Reiserichtlinien: Ihr Leitfaden für Geschäftsreisen 2024
Reiserichtlinien: Beispiele & Vorlage für Ihre Geschäftsreisen
Was gehört in eine Reiserichtlinie?
Unsere Vorlage für Reiserichtlinien gilt für Reisende aus der EU, Großbritannien und den USA und umfasst diese sechs Hauptabschnitte:
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- Einleitung
- Informationen zum Prozess der Reisebuchung
- Ausgabenkategorien
- Nicht erstattungsfähige Ausgaben
- Reisekostenabrechnung & Kostenerstattung
- Reiseunterstützung & Sicherheit
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1. Einleitung Ihrer Reiserichtlinie
- Wozu ist die Reiserichtlinie da?
- Warum ist die Einhaltung der Richtlinie wichtig und wer profitiert davon?
- Was sind die Vorteile einer Reiserichtlinie?
2. Informationen zum Buchungsprozess
- Wie die Reise zu buchen ist – Wie läuft das Genehmigungsverfahren im Vorfeld der Buchung ab? Auf welcher Reisemanagement-Plattform sollen Mitarbeitende buchen? Falls Sie keine Reiseplattform haben, geben Sie hier die Kontaktdaten der zuständigen Kolleg:innen an.
- Einsatz von Treueprogrammen – Viele Unternehmen verbieten Reisenden, Punkte für persönliche Vielflieger-Programme oder ähnliche Kundenbindungsprogramme zu sammeln. Wenn Sie Ihren Mitarbeiter:innen vertrauen, können Sie dies jedoch erlauben. Fügen Sie den Hinweis hinzu, dass sie keine teureren Optionen buchen dürfen, nur um Treuepunkte zu erhalten.
- Freizeitverlängerung – Manche Geschäftsreisende möchten ihre Reise über das Wochenende verlängern oder einige Urlaubstage aufbrauchen. Fügen Sie Regeln für Freizeitverlängerungen bzw. „Bleisure Travel“ hinzu, z. B. wie viel mehr der Rückflug oder ein anderes Reisemittel höchstens kosten darf.
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3. Ausgabenkategorien
Zum Zweck der Reisekostenabrechnung sollten Sie festlegen und klar kommunizieren, wie viel Geld Mitarbeiter:innen während ihrer Auswärtstätigkeit ausgeben dürfen.In diesem Abschnitt unserer Reiserichtlinien-Vorlage teilen wir die Ausgaben für Geschäftsreisen nach den üblichen Kategorien auf:
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- Flugkosten und andere Verkehrsmittel
- Übernachtungen
- Essen und Unterhaltung
- Persönliche Telefonnutzung
Transportmittel
Flüge
- Genehmigte Buchungsplattform oder -methode
- Bevorzugte Anbieter (falls vorhanden)
- Regeln, ob Buchungen für die Business Class erlaubt sind, z. B. bei bestimmten Flugreisen von Mitarbeiter:innen einer höheren Führungsebene
- Wie viele Tage im Voraus Inlandsreisen oder internationale Reisen gebucht werden müssen
- Wie lange im Voraus bei Flügen im Inland gebucht werden soll
Bodentransport
Bahnreisen
- Genehmigte Buchungsplattform oder -methode
- Erlaubte Fahrtkosten und Kategorien, z. B. Economy
- Informationen zur Teilnahme an Bonusprogrammen und zur Nutzung der Bahncard
Taxis und Mitfahrgelegenheiten
- In welchen Fällen Taxis und Mitfahrgelegenheiten erlaubt sind, z. B. nur, wenn öffentliche Verkehrsmittel nicht möglich sind oder die Sicherheit der Reisenden nicht gewährleistet ist
- Budgetgrenze pro Ticket inklusive Trinkgelder
Mietwagen und Privat-PKW
- Gestattete Mietwagenklasse, z. B. Kompakt- oder Mittelklasse
- Wie viele Mitarbeiter:innen sich einen Mietwagen teilen sollten, wenn sie gemeinsam reisen
- Bei Privat-Pkw: wie viel pro Kilometer (oder Meile) erstattet wird
Unterkünfte
- Erlaubtes Buchungstool oder -verfahren
- Obergrenzen für Verpflegungs- und Übernachtungskosten pro Reiseziel
- Bevorzugte Anbieter und Details zu ausgehandelten Tarifen (falls vorhanden)
- Regeln bei Hotelbuchungen für Standardzimmer und Upgrades, z. B.: Standardzimmer erwünscht, aber Zimmer-Upgrades erlaubt, wenn keine zusätzlichen Kosten anfallen
- Erstattungsfähige Hotelkosten vor Ort
- Regeln für die Buchung von Airbnb- oder anderen Apartments
Verpflegung & Unterhaltung
- Erstattungsfähiger Betrag für Mahlzeiten oder die Höhe des Tagesbudgets bzw. der Spesenpauschale
- Richtlinien für Teammahlzeiten, z. B. wer den Betrag genehmigt
- Regeln für Geschäftsessen mit Kund:innen
- Ansprechpartner:innen für die Reisekostenerstattung
- Regelungen zur Kürzung der Verpflegungspauschale
Nutzung des privaten Telefons
4. Nicht erstattungsfähige Ausgaben
- Einkäufe im Flugzeug
- Kosten für Übergepäck
- Kinderbetreuung, Haustierbetreuung und Tierpensionen
- Hygieneartikel oder Kleidung
- Clubmitgliedschaften bei Fluggesellschaften
- Minibar- und Bar-Abrechnungen
- Wäscherei oder Textilreinigung
- Geldstrafen für Falschparken oder Verkehrsverstöße
- Umbuchungsgebühren für Flugtickets
- Bahnreisen in der ersten Klasse
- Premium-, Luxus- oder Elite-Mietwagen
- Filme, Online-Unterhaltung oder Zeitungen
- Nutzung von Spa und Fitnessstudio
- Blumen, Süßigkeiten und Konditorwaren
- Zimmerservice
- Zusätzliche Betten oder Bettwäsche
- Kleidung
- Schäden am privaten PKW
- Mietwagenversicherung
5. Reisekostenabrechnung & Kostenerstattung
6. Reiseunterstützung & Sicherheit
Mitarbeiter:innen ist Sicherheit auf Reisen wichtig, und als Vorgesetzte:r müssen Sie ohnehin die gesetzliche Fürsorgepflicht erfüllen.Informieren Sie in Ihrer Reiserichtlinie daher über Ihr Travel Risk Management, also Ihren Support, die Reiseversicherung und Ihre Lösung zur Abdeckung der Fürsorgepflicht. Dies können Inhalte Ihres Risikomanagements sein:
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- Mitarbeiter:innen-Tracking – Weisen Sie Ihre Kolleg:innen darauf hin, dass ihr aktueller Aufenthaltsort auf Dienstreisen nachverfolgt wird, wenn sie über die zugelassene Buchungsplattform buchen. So können Sie im Notfall Hilfsmaßnahmen einleiten. Wenn Sie nicht wissen, wo sich die Reisenden aufhalten, können Sie sie nicht unterstützen. Fügen Sie deshalb in Ihrer Reiserichtlinie den Namen des zugelassenen Tools hinzu.
- Support auf Reisen – Wen sollen reisende Mitarbeiter:innen bei Stornierungen, Änderungen usw. anrufen? Führen Sie Kontaktmöglichkeiten via Chat oder Kontaktdaten wie Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Co. auf. Geben Sie alle regionen- und sprachenspezifischen Nummern an.
- Notfallschutz – Nennen Sie Ihre Lösung zur Abdeckung der Fürsorgepflicht und die Details Ihrer Versicherungspolice. Fügen Sie alle wichtigen Angaben, Nummern und Namen zu Notfallkontakten ein, damit Mitarbeiter:innen im Notfall immer die richtigen Kontakte zur Hand haben.
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Sonstige Inhalte
Alkoholrichtlinie
Richtlinie für Führungskräfte
- Business-Class-Flüge
- Höherpreisige Hotels
- Zimmer-Upgrades
- Minibar-Einkäufe
- Zugfahrten in der 1. Klasse
- Höherpreisige Fahrzeugkategorien
Nachhaltigkeit
Vorlage herunterladen & Reiserichtlinie automatisieren
FAQ – häufig gestellte Fragen rund um die Reiserichtlinien-Vorlage
Sind Reiserichtlinien mitbestimmungspflichtig?
Warum gibt es Reiserichtlinien?
Wie berechnet man Reisekosten?
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