Der Begriff Controlling kommt aus dem Englischen und bedeutet übersetzt „Kontrolle“. Darum geht es entsprechend in dieser Position – genauer gesagt um die Kontrolle über den Cashflow eines Unternehmens. Darüber hinaus umfasst Controlling auch die Überwachung der Wirtschaftlichkeit von Unternehmensprozessen, einschließlich Investitionen, Kosten und Unternehmensrichtlinien. Controller:innen stützen sich dabei auf konkrete Daten, um Analysen durchzuführen und die Führungsebene intern zu beraten. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die Rolle des Controllings im Unternehmen, die Aufgaben von Controller:innen sowie relevante Instrumente für die operative und strategische Finanzsteuerung.

Das Controlling ist eine wichtige Position im Finanzmanagement von Unternehmen. Der Begriff kommt aus der Betriebswirtschaftslehre (BWL) und beschreibt die Steuerung und Kontrolle des internen Rechnungswesens eines Unternehmens. Controlling bietet die datengestützte Grundlage für die Unternehmenssteuerung, stellt die Liquidität des Unternehmens sicher und unterstützt Finance Manager:innen und CFOs bei der langfristigen Finanzplanung und Strategie.

Als wichtiger Teil des Finanzmanagements eines Unternehmens geht es im Controlling um die Sicherstellung exakter Informationen für die Finanzberichte des Unternehmens. Dazu gehört auch die Übereinstimmung mit relevanten Rechnungslegungsstandards, gesetzlichen Vorschriften und Unternehmensrichtlinien.Controller:innen beginnen ihren beruflichen Werdegang in der Regel mit einer Ausbildung im kaufmännischen oder verwaltenden Bereich und arbeiten einige Jahre in der Buchhaltung bzw. Finanzabteilung – entweder auf Unternehmensseite oder in einem Amt oder Dienstleistungsbetrieb. Das Controlling geht weit über die Aufgaben der Buchhaltung hinaus und trägt maßgeblich zur Optimierung und Steuerung von Unternehmensprozessen bei. Was genau das bedeutet und welche Aufgaben ein:e Controller:in übernimmt, klären wir im Folgenden.

Der Aufgabenbereich im Controlling dreht sich um die Kontrolle der finanziellen Mittel eines Unternehmens. Dazu gehören die Überwachung der internen Prozesse der Buchhaltung und des Berichtswesens sowie die Sammlung und Aufbereitung von Daten.Anhand von Analysen und Prognosen arbeiten Controller:innen an der Budgetierung und Liquiditätsplanung, liefern Informationen über die Rentabilität verschiedener Unternehmensprozesse und helfen bei Entscheidungen zur langfristigen Finanzplanung. Darüber hinaus entwickelt ein:e Controller:in die finanziellen Kontroll- und Compliance-Richtlinien und Prozesse des Unternehmens. Ein:e Controller:in pflegt außerdem den Kontakt zu externen Auditor:innen und stellt wichtige Informationen für Prüfer:innen zusammen.Alternativ kann man ein:e Controller:in auch als Chief Accounting Officer (CAO) beschreiben – also eine Position in der oberen Führungsebene. Über dem Controlling steht in einigen großen Unternehmen noch der/die

Finance Manager:in

oder

Chief Financial Officer (CFO)

. Im Controlling geht es meist spezifisch um die tägliche Planung und Steuerung, während die Berufsbilder Finanzmanagement und CFO mehr mit der langfristigen Formulierung von Zielen zu tun haben.Hier eine Zusammenfassung der Aufgaben, die man häufig in der Stellenbeschreibung zum Controlling findet:Das Controlling ist eine der wichtigsten Rollen in einer Organisation. Ein:e Controller:in muss daher neben spezifischen Skills für den Beruf starke Führungsqualitäten und

administrative Fähigkeiten

– wie ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und solide Koordinations- und Planungskompetenzen – besitzen.

Controlling ist von zentraler Bedeutung für die Rentabilität und die effiziente Planung eines Unternehmens. Durch die systematische Überwachung und Analyse finanzieller Daten hilft das Controlling, die Unternehmenssteuerung zu optimieren und trägt zur Erreichung von Zielen bei. Es ermöglicht Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen, indem es dem Management wichtige Informationen liefert.In größeren Unternehmen, in denen es einen CFO gibt, arbeitet der/die Controller:in eng mit dieser zusammen, liefert entscheidende Daten und Analysen und unterstützt bei der strategischen Entscheidungsfindung. In kleineren Unternehmen, die keinen eigenen CFO haben, übernimmt ein:e Controller:in zusätzlich selbst umfassende strategische Aufgaben. Dazu gehören die Entwicklung der Finanzstrategie, das Risikomanagement und die Investitionsbewertung. Diese Art von Doppelrolle findet man auch häufig im Bereich des strategischen Controllings. Den Unterschied zum operativen Controlling erläutern wir als Nächstes.

Der Hauptunterschied zwischen strategischem und operativem Controlling ist der Zeitrahmen. Das strategische Controlling ist auf langfristige Unternehmensziele ausgerichtet. Dabei geht es sowohl um die interne Unternehmensanalyse als auch um die Untersuchung externer Faktoren – wie Markttrends, Konkurrenz und technologische Entwicklungen. Die Unterstützung bei der Formulierung und Implementierung von Unternehmensstrategien gehört ebenfalls zu den Aufgaben. Der Zeitrahmen für die Planung im strategischen Controlling beträgt zwischen drei und zehn Jahren.Das operative Controlling ist hingegen eher auf die kurzfristige Planung ausgelegt – etwa bis zu einem Jahr. Dabei geht es mehr um das Tagesgeschäft, darunter die Budgetierung, Kostenrechnung, kurzfristige Sicherstellung der Liquidität und Performanceanalyse. In der Praxis überschneiden sich die Aufgaben des strategischen und operativen Controllings häufig. Strategische Pläne setzen den Rahmen für die langfristigen Unternehmensziele, während das operative Controlling die Zielerreichung durch tägliche Prozesse sicherstellt. Zur Aufgabe aller Controller:innen gehört es, das tägliche Rechnungswesen so zu steuern, dass es mit den langfristigen Strategien übereinstimmt.

Kennzahlen im Controlling sind quantifizierbare Messgrößen, die dazu dienen, die Leistung und den Zustand eines Unternehmens in verschiedenen Bereichen zu überwachen, zu steuern und zu optimieren. Sie bieten eine Grundlage für fundierte Entscheidungen und helfen, die Effektivität und Effizienz der Unternehmensprozesse zu bewerten. Die Kennzahlen werden aus den vorhandenen Daten generiert und setzen sich häufig aus mindestens zwei Größen zusammen. Dazu werden spezifische Formeln angewandt.Beispiel: Zur Berechnung der Eigenkapitalrendite (ROE) wird der Nettogewinn durch das Eigenkapital geteilt.Welche Kennzahlen für ein Unternehmen wichtig sind, hängt unter anderem von der Unternehmensgröße und der Branche ab. Häufig findet man aber folgende Begriffe:Darüber hinaus gibt es weitere Kennzahlen, die branchenspezifisch relevant sind. So ist der Break-even-Point (BEP) eine wichtige Größe in der Produktions- und Fertigungsindustrie. In der Dienstleistungsbranche sind die Auslastung und der durchschnittliche Umsatz pro Kunde (ARPU) von großer Bedeutung. Im Handel sind wiederum die Lagerumschlagshäufigkeit und Bruttomarge zentrale Kennzahlen.

Kennzahlen sind nur eines der vielen Instrumente, die im Controlling zum Einsatz kommen. Je nachdem, ob es eher um die strategische oder die operative Seite der Unternehmenssteuerung geht und welche Ziele dabei verfolgt werden, wenden Controller:innen darüber hinaus verschiedene Werkzeuge und Methoden an. Grundsätzlich wichtig für jede Art von Unternehmen sind dabei aber die Budget- und Kostenplanung, Bewertung der Rentabilität und Sicherstellung der Liquidität. Sämtliche Schritte der Planung und Steuerung basieren dabei auf Daten, die gesammelt und entsprechend aufbereitet werden. Neben Excel gibt es dafür eine große Auswahl an Software-Lösungen.Weit verbreitet sind z. B. ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) – das sind integrierte Softwarelösungen, die alle wichtigen Unternehmensprozesse in einem einzigen System zusammenführen. ERP-Systeme ermöglichen die ganzheitliche Steuerung und Verwaltung der betrieblichen Abläufe und bieten eine zentrale Datenbasis für alle Abteilungen. Darüber hinaus lohnt es sich, spezialisierte Tools für bestimmte Aktivitäten wie Reisen zu nutzen. Die

Ausgabenmanagement-Lösung

von TravelPerk ermöglicht die Reisekostenabrechnung für alle Geschäftsreisen sowie die Integration der

Reiserichtlinie

an einem Ort. Das Tool lässt sich nahtlos in bestehende ERP-Systeme integrieren und erleichtert Controller:innen damit die Überwachung, Planung und Berichterstattung über Reisebudgets.

Die Budgetierung umfasst die Planung der Einnahmen und Ausgaben für einen bestimmten Zeitraum. Sie ist ein zentrales Instrument zur Kontrolle der finanziellen Ressourcen und zur Steuerung von Unternehmensaktivitäten. Über die Budgetplanung stellen Controller:innen sicher, dass die Ausgaben innerhalb geplanter Grenzen bleiben, um den Gewinn zu maximieren. Dazu gehört auch die Abstimmung der finanziellen Ressourcen zwischen verschiedenen Abteilungen sowie die Schätzung und Definition von Zielen für zukünftige Einnahmen und Ausgaben, basierend auf historischen Daten und geplanten Aktivitäten.Die Erstellung eines Budgets umfasst viele Komponenten, die je nach Bereich und Aktivität ganz unterschiedlich sein können. So umfasst die

Erstellung eines Event-Budgets

die Personalplanung, Logistik, Transport und Unterkunft sowie Verpflegung. Ein:e Controller:in arbeitet daher in Abstimmung mit diversen Abteilungen – z. B. mit dem Travel- und Event-Team, HR und dem Büromanagement –, um die entsprechenden Daten zu sammeln und aufzubereiten.

Die Kostenrechnung ist ein Instrument, das sich mit der Erfassung, Verteilung und Analyse der Kosten eines Unternehmens beschäftigt. Die Hauptbereiche der Kostenrechnung lassen sich in folgende Kategorien unterteilen:

Die Abweichungsanalyse dient dazu, Abweichungen von geplanten Zielen wie Budgets und Prognosen zu identifizieren, zu analysieren und zu interpretieren. Durch die Abweichungsanalyse können Controller:innen Ursachen für Unterschiede zwischen geplanten und tatsächlichen Werten erkennen und entsprechende Maßnahmen ergreifen, um diese zu korrigieren.Der erste Schritt dabei ist ein sogenannter Soll-Ist-Vergleich der geplanten Werte mit den tatsächlichen Ergebnissen. Im nächsten Schritt werden die Gründe für die Abweichungen untersucht – z. B. unerwartete Kostensteigerungen, Umsatzrückgänge oder Änderungen im Marktumfeld. Darauf basierend werden mögliche Korrekturmaßnahmen abgeleitet, um negative Abweichungen zu beheben. Die Abweichungsanalyse ermöglicht ein frühzeitiges Erkennen von Diskrepanzen sowie eine proaktive Steuerung und Optimierung von Prozessen.

Eine zentrale Aufgabe im Controlling ist die Bewertung der ökonomischen Effizienz von Investitionen und Projekten. Ein Instrument, um die Kosten und den Nutzen unterschiedlicher Alternativen zu vergleichen und so die Rentabilität zu maximieren, ist die Wirtschaftlichkeitsberechnung. Je nach Branche, Produkt oder Ziel gibt es unterschiedliche Methoden, die bei der Wirtschaftlichkeitsberechnung eingesetzt werden können:Kostenvergleichsrechnung: vergleicht die Kosten verschiedener Alternativen zur Identifikation der kostengünstigsten Option – z. B. bei der Auswahl von Lieferanten und Produktionsmethoden.

Die Planung und Überwachung von Ein- und Auszahlungen sind essenziell, um sicherzustellen, dass das Unternehmen jederzeit in der Lage ist, seine finanziellen Verpflichtungen zu erfüllen. Für die Liquiditätsplanung nutzen Controller:innen verschiedene Methoden und Tools, darunter Prognosen basierend auf historischen Daten, Liquiditätskennzahlen sowie

Software-Lösungen für das Cashflow-Management

.Eine gute Liquiditätsplanung stellt sicher, dass genügend Mittel für den Geschäftsbetrieb vorhanden sind, und enthält Strategien für die Bewältigung unvorhergesehener finanzieller Engpässe. Durch die sorgfältige Planung und Überwachung der Geldströme können Unternehmen ihre Zahlungsfähigkeit gewährleisten, finanzielle Risiken minimieren und fundierte strategische Entscheidungen treffen.

Die ABC-Analyse ist ein bewährtes Instrument aus der Betriebswirtschaft, das dazu dient, Güter, Kunden oder Prozesse nach ihrer Bedeutung für das Unternehmen einzuordnen. Diese Methode hilft dabei, Ressourcen gezielt einzusetzen und Aufgaben zu priorisieren. Die Elemente werden in drei Kategorien unterteilt:Die ABC-Analyse bietet zahlreiche Vorteile. Sie hilft dabei, Prioritäten zu setzen, indem sie den Fokus auf die wichtigsten Produkte, Kunden oder Prozesse legt. Durch die Identifikation der wesentlichen Kostenverursacher können außerdem Maßnahmen zur Kostensenkung gezielt umgesetzt werden.

Der klassische Weg in das Controlling ist ein BWL-Studium mit dem Schwerpunkt Controlling oder Rechnungswesen. Auch über eine kaufmännische Ausbildung kann man in den Beruf gelangen, allerdings ist eine zusätzliche Weiterbildung zum/zur Controller:in notwendig. Je nach Branche gibt es zusätzliche Voraussetzungen wie naturwissenschaftliche oder technische Kenntnisse. Häufig ist auch eine Spezialisierung gefragt – z. B. in den Bereichen IT oder Logistik.Da es sich beim Controlling um eine Führungsposition mit viel Verantwortung handelt, ist außerdem mehrjährige Berufserfahrung im Rechnungswesen bzw. in der Buchhaltung notwendig. Controller:innen müssen sich zudem kontinuierlich weiterbilden, um Trends, Chancen und Risiken bewerten zu können. Mit gut ausgebildetem Fachpersonal im Controlling schaffen Unternehmen die Grundlage für langfristigen finanziellen Erfolg.