Verschiedene Arten von Firmenveranstaltungen
Die Bezeichnung „Firmenevent“ ist genau genommen keine eigene Veranstaltungsart, sondern eher eine Oberkategorie für verschiedene Events, die den oben genannten Kriterien entsprechen. Dementsprechend gibt es viele Möglichkeiten, wie eine solche Veranstaltung letztendlich aussehen kann, zu welchem Anlass sie stattfindet und welchem Zweck sie dienen soll. Wir haben einige Beispiele für Sie zusammengetragen: - Produktlaunch-Events – die Markteinführung eines neuen Produkts ist ein guter Grund zu feiern. Mit einer Launch-Veranstaltung können Sie die Mitarbeiter:innen für ihre harte Arbeit in den zurückliegenden Monaten belohnen und die Neuheit gleichzeitig einer exklusiven Zielgruppe zugänglich machen – z. B. Kund:innen, Geschäftspartner:innen, Wegbegleiter:innen und den Medien oder einer ausgewählten Öffentlichkeit.
- Teambuilding-Events – egal, ob teamintern oder abteilungsübergreifend: Team-Events dienen dazu, das Vertrauen und den Zusammenhalt innerhalb des Unternehmens zu stärken. Bei Indoor- und Outdoor-Aktivitäten rücken die Kolleg:innen näher zusammen, haben eine gute Zeit und lernen einander außerhalb der Arbeitsumgebung kennen. Zu den Teambuilding-Veranstaltungen zählen z. B. Betriebsausflüge, Firmen-Retreats und Offsite-Events.
- Feierlichkeiten – von Meilensteinen über finanzielle Erfolge bis hin zu Jubiläen gibt es vieles, was man gemeinsam feiern kann und sollte. Bei manchen Firmenevents steht deshalb der feierliche Aspekt im Vordergrund. So können Sie Ihre Mitarbeiter:innen motivieren und würdigen und gemeinsam anstoßen auf das, was hinter Ihnen liegt – oder vor Ihnen: denn auch ein geglückter großer Pitch kann gebührend gefeiert werden.
- Schulungsveranstaltungen – getreu dem Motto „Man lernt nie aus” kommen Mitarbeiter:innen und Interessent:innen auch im Sinne der Wissensvermittlung zusammen. Im Rahmen von Seminaren, Konferenzen und Workshops können Vorträge zu relevanten Themen gehalten werden. Auch Diskussions- und Fragerunden sowie interaktive Praxisübungen finden hier ihren Platz.
- Tagungen und Konferenzen – ob im kleinen Führungskreis, mit allen wichtigen Stakeholder:innen oder gar mit der ganzen Belegschaft: Bei Tagungen und Konferenzen kommen Kolleg:innen zusammen, um Projekte auszuwerten, Roadmaps zu erstellen, Strukturen und Strategien auszuarbeiten, bevorstehende Herausforderungen zu besprechen, Lösungen zu finden und wichtige Entscheidungen zu treffen. Egal, ob auf Projekt- oder auf Unternehmensebene: Derart intensive Veranstaltungen leben von einer abwechslungsreichen Mischung aus Arbeit und Vergnügen und sind daher eine interessante Form des Firmenevents.
Firmenevents vs. Business Events
Neben Firmenevents ist in der Veranstaltungsbranche bzw. im Eventmanagement häufig auch von Business Events die Rede. Beide Konzepte sind eng miteinander verbunden, aber nicht identisch. Als Business Event gilt zunächst mal jede Veranstaltung, die einen Bezug zur Arbeit im Allgemeinen aufweist. Damit ist jedes Firmenevent automatisch auch ein Business Event – andersherum gilt dies jedoch nicht. Messen, Ausstellungen, Symposien und Kongresse sind z. B. Business Events. Da sie aber in der Regel Vertreter:innen mehrerer Betriebe zusammenbringen, gelten sie nicht unbedingt als Firmenevents. Tagungen, Seminare und Konferenzen wiederum können sowohl unternehmensintern als auch -übergreifend stattfinden – worum es sich hierbei handelt, entscheidet also die Zielgruppe. Veranstaltungen mit Teambuilding-Fokus und Firmenreisen finden für gewöhnlich nur auf Unternehmensebene statt und sind damit gute Beispiele für Firmenevents. Alles Wichtige zu den gängigsten Business Events können Sie in unserem Blogbeitrag zu den Unterschieden zwischen Tagung, Kongress, Konferenz & Co. nachlesen. Ganz so starr verläuft die Grenze allerdings nicht: Wenn Sie mit Ihrer Belegschaft zu einer Messe reisen, hat dieses große Business Event für Sie auch Firmenevent-Charakter – eben weil Sie gemeinsam dort sind. Zudem werden die Begriffe im allgemeinen Sprachgebrauch häufig dennoch synonym verwendet oder verschwimmen miteinander. Wichtig ist letztlich auch nur, dass Sie als Eventmanager:in wissen, welche Art von Veranstaltung Sie organisieren möchten. Dann sind genaue Begriffsdefinitionen ohnehin nebensächlich.
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Firmenevent planen – daran sollten Sie denken
Bei der Planung eines Firmenevents gibt es einiges zu beachten – darunter Must-haves, die bei jeder Art von Event anfallen, sowie spezifische To-dos, die je nach Größe und Ziel der Veranstaltung variieren. Wir klären, worauf es ankommt.
Must-haves bei jedem Event
Egal, ob Betriebsausflug, Workshop, Firmenfeier oder Tagung: Es gibt Punkte, die für die Organisation eines jeden Firmenevents unerlässlich sind – sozusagen das kleine 1x1 für Eventmanager:innen: - Definition, Budget & Zielsetzung: Um was für eine Art von Firmenevent soll es sich handeln? Was und wen möchten Sie mit der Veranstaltung erreichen? Welche finanziellen Mittel können Sie ausschöpfen?
- Ort, Datum & Dauer: Wann soll das Event stattfinden? Lässt sich das Programm an einem Tag unterbringen oder sollte sich das Event über mehrere Tage erstrecken? Welcher Ort und welche Location eignen sich für die Ausrichtung?
- Anreise & Unterkunft: Nehmen Kolleg:innen aus anderen Städten am Event teil oder findet die Veranstaltung selbst in einer anderen Stadt oder sogar einem anderen Land statt? Dann sollten Sie sich um die An- und Abreise sowie ggf. um Übernachtungsmöglichkeiten vor Ort kümmern.
- Programm & Ablauf: Wie soll das Event ablaufen? Welche Programmpunkte soll es geben? Wie ist das Verhältnis von Input bzw. thematischen Slots und Freizeit?
- Ausstattung & Dienstleister: Welche technische Ausstattung wird benötigt? Wer kümmert sich um das Catering und die Getränke? Brauchen Sie eine musikalische Untermalung? Wie steht es um Möbel, Dekoration etc.?
- Management & Support: Wer unterstützt Sie bei der Planung? Welche Informationen sind für Ihre Gäste relevant und wie werden diese übermittelt? Wer ist als Ansprechperson vor Ort und behält den Überblick?
Anforderungen je nach Veranstaltungsgröße
Neben dem Zweck, dem Anlass und der Art lassen sich Firmenveranstaltungen auch nach Größe differenzieren. Denn auch die Zahl der Teilnehmenden wirkt sich spürbar auf den Planungsaufwand und die Verantwortung der Eventmanager:innen aus. Vorab sei gesagt: Was in Ihrem Unternehmen als kleine, mittlere und große Veranstaltung gilt, hängt mitunter von der Größe Ihrer Belegschaft, der Anzahl von Kund:innen und Partner:innen sowie von Ihren Erfahrungswerten und den vorhandenen Kapazitäten ab. Während eine Veranstaltung mit rund 100 Gästen aus den eigenen Reihen für einen Großkonzern als kleines Event durchgeht, gilt eine Veranstaltung derselben Größenordnung für ein kleines Startup mit 30 Mitarbeiter:innen schon als großes Event. Die Personengrenzen sind also eher beispielhaft zu verstehen. Schon bei kleineren Firmenevents – wie Schulungen, Seminare oder Weihnachtsfeiern für bis zu 250 Personen aus dem eigenen Unternehmen – sollten Sie darauf achten, dass die Räumlichkeiten den technischen Anforderungen für das Programm genügen und Platz für Breakout-Sitzungen oder parallele Slots bieten. Wichtige Infos zur Veranstaltung, z. B. Ort und Zeit, Tipps zur Anreise sowie eine Programmübersicht inklusive Pausen, stellen Sie den Teilnehmer:innen am besten digital zur Verfügung. Fürs leibliche Wohl braucht es neben einem Lunch oder Dinner auch Erfrischungen und Snacks für zwischendurch: Mit Wasser, Kaffee und Tee oder Erfrischungsgetränken sowie Obst, Nüssen, Keksen und Co. bleiben Ihre Gäste hydriert, fokussiert – und meist auch gut gelaunt. Bei mittelgroßen Veranstaltungen wie Konferenzen mit bis zu 1.000 Teilnehmer:innen und großen Veranstaltungen wie Kongressen und Messen sind die Anforderungen nochmals komplexer. Je nach Unternehmensgröße handelt es sich hierbei häufig schon nicht mehr um reine Firmen-, sondern eher um Business Events. Um eine erfolgreiche Veranstaltung dieser Größe auf die Beine zu stellen, braucht es einen guten Plan, ein eingespieltes Team und moderne Technologien als Grundlage. Zusätzlich zu den Grundanforderungen von Firmenevents und den Aspekten, die bei einer kleinen Veranstaltung wichtig sind, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Teilnehmer:innen …- schon im Voraus eine Orientierung haben und in den Ablauf sowie die Gegebenheiten vor Ort eingewiesen werden.
- jederzeit bestens umsorgt und unterhalten werden – mit abwechslungsreichen fachlichen Vorträgen, erholsamen Pausen und Tipps oder Angeboten für die Freizeitgestaltung.
- auf dem Laufenden bleiben und interagieren können. Veranstaltungsapps informieren die Teilnehmenden über sämtliche Aktualisierungen, reduzieren den bürokratischen Aufwand und ermöglichen Networking und Engagement in Form von Diskussionen, Fragerunden und Co.
Gerade bei großen Veranstaltungen braucht es vor Ort natürlich auch ein größeres Team, um sicherzustellen, dass die Bedürfnisse der Teilnehmenden jederzeit gesehen und erfüllt werden. Überall sollten Expert:innen und Ansprechpersonen vor Ort sein, die sowohl Redner:innen als auch Gäste bei allen Anliegen kompetent und schnell unterstützen können. Hinzu kommt Security- und Orga-Personal sowie Dienstleister:innen, unter anderem für die Technik und die Verpflegung. Eine solche Veranstaltung lässt sich nicht allein stemmen – das sollten Sie bei der Planung frühzeitig bedenken. Nicht zuletzt hängt die Planung eines Firmenevents auch von der Art der Veranstaltung ab. Bei einem Betriebsausflug gibt es z. B. andere Punkte zu beachten als bei einem einfachen Sommerfest. Wie Sie einen Betriebsausflug in 10 Schritten planen, lesen Sie in unserem Blogbeitrag zum Thema.
Herausforderungen bei der betrieblichen Eventplanung
Sie planen eine Firmenveranstaltung? Das Team von TravelPerk Events hilft Ihnen dabei.
3. Passende Location buchen
Die Location sollte zum Eventkonzept passen, die Werte Ihres Unternehmens spiegeln und eine Atmosphäre kreieren, die das Ziel und den Anlass Ihrer Veranstaltung trägt. Was einfach klingt, kann in der Praxis schnell zu einem komplizierten Unterfangen werden – denn so riesig die Auswahl zunächst erscheinen mag, so vielschichtig sind auch die Faktoren, die letztlich darüber entscheiden, welcher Veranstaltungsort der passende für Ihr Vorhaben ist. Zu den Auswahlkriterien zählen: - Lage: Die Location sollte für alle Teilnehmer:innen bequem erreichbar und zugänglich sein und nach Möglichkeit nicht zu weit außerhalb liegen – insbesondere, wenn Sie noch die Umgebung erkunden oder nach der Veranstaltung schnell nach Hause oder zum Hotel gelangen möchten.
- Verfügbarkeit: Sofern das Datum für Ihre Firmenveranstaltung bereits feststeht, kommen nur Orte infrage, die für diesen Zeitraum verfügbar sind. Prüfen Sie im Zuge dessen auch, ob anderweitige Belegungen vor oder nach der Veranstaltung ausreichend Zeit für die Vor- und Nachbereitung bieten.
- Kapazität: Bietet Ihre Wunschlocation genügend Platz für alle eingeladenen Gäste und das Personal? Dabei kommt es nicht allein auf die Quadratmeterzahl, sondern auch auf die Aufteilung an: Je nach Eventkonzept brauchen Sie vielleicht mehrere Räume, ausreichend Platz für Mobiliar etc.
- Preis: Prüfen Sie unbedingt, ob Sie die Kosten für die Location mit Ihrem Eventbudget decken können. Häufig ist dabei nicht nur der Preis für die Miete zu bedenken, sondern auch Extrakosten – bspw. für Strom, Heizung und die Küchennutzung. Bringen Sie auch in Erfahrung, ob die Wahl des Veranstaltungsorts Auswirkungen auf andere Kostenpunkte hat, z. B. weil Sie dadurch an ein Catering-Unternehmen oder einen Getränke-Lieferanten gebunden sind. Erfragen Sie, ob es Sondertarife für Business- oder Großveranstaltungen gibt.
- Sonstiges: Neben den oben genannten Aspekten können weitere Punkte entscheidend für die Auswahl eines passenden Orts sein – z. B. die Sicherheitsvorkehrungen in der Location, die Barrierefreiheit, die Sauberkeit und die Zuverlässigkeit des Vermieters. Rezensionen und Erfahrungswerte können hier als Hilfestellung dienen und zusätzliche Einblicke gewähren.
Um eine Eventlocation oder ein Tagungshotel zu finden, die perfekt zu Ihren Vorstellungen passt, braucht es vermutlich mehrere Anläufe. Planen Sie also auch hier ausreichend Vorlaufzeit ein, fragen Sie bei mehreren Locations an oder erstellen Sie eine Ausschreibung, um Ihren Horizont zu erweitern und auch auf neue Angebote aufmerksam zu werden.
4. Belegschaft begeistern
Ein großer Vorteil bei vielen Firmenveranstaltungen liegt darin, dass Sie Ihre Zielgruppe recht gut kennen. Umso wichtiger ist es, die Vorlieben der Teilnehmer:innen aufzugreifen – und die nötige Innovationskraft einzusetzen, um ihre Erwartungen nicht nur zu erfüllen, sondern besser noch zu übertreffen. Indem Sie die Kolleg:innen mit einbeziehen, schaffen Sie die Grundlage für eine Firmenfeier, die nachhaltig begeistert und den Nerv der Belegschaft trifft. Hierzu können Sie:- digitale Befragungstools einsetzen
- persönliche Gespräche führen
- Feedback zu vergangenen Veranstaltungen sichten
- Stakeholder:innen in die Planung involvieren – idealerweise aus verschiedenen Abteilungen, um ein möglichst repräsentatives Bild zu erhalten
Die so gewonnenen Erkenntnisse zeigen, was Mitarbeiter:innen bei einer Betriebsveranstaltung besonders wichtig ist, worüber sie sich freuen und worauf sie gern verzichten – eine hervorragende Basis für Ihr Eventkonzept. Im Anschluss können Sie Ihrer Kreativität freien Lauf lassen. Kombinieren Sie vertraute Elemente, die garantiert gut ankommen, mit kleinen Überraschungsmomenten und ausgefallenen Ideen für Firmenevents mit Wow-Effekt. So begeistern Sie Ihre Kolleg:innen und schaffen ein Event, das in Erinnerung bleibt.
Schritt für Schritt durch die Eventplanung – so geht’s
Sie sind sich über die Herausforderungen im Klaren und wissen, worauf es beim betrieblichen Eventmanagement ankommt? Dann kann es losgehen: - Legen Sie zuerst das Ziel, den Anlass und den Rahmen der Veranstaltung fest – inklusive Veranstaltungsart, Teilnehmerzahl und Zielgruppe.
- Kalkulieren Sie das Eventbudget mithilfe von Datenanalysen und in enger Absprache mit der Finanzabteilung. Rechnen Sie ausreichend Puffer mit ein, legen Sie Höchstgrenzen fest und suchen Sie bei Bedarf nach Sponsor:innen.
- Begeben Sie sich auf die Suche nach einer passenden Location für Ihr Firmenevent, finden Sie ein Datum und legen Sie die ersten Details fest – darunter z. B. An- und Abreisedaten, Highlight-Programmpunkte und Catering.
- Erstellen Sie eine Marketing- und Kommunikationsstrategie: Während das Marketing v. a. bei Veranstaltungen eine Rolle spielt, die sich nicht nur an die eigene Belegschaft richten, ist eine strategische Kommunikation immer wichtig. Richten Sie bspw. eine App oder Plattform für die Registrierung und Informationsvermittlung ein, überlegen Sie, auf welchem Weg die Gäste Ihre Einladungen erhalten sollen und welche Kommunikationskanäle Sie für Updates, aber auch für Networking-Zwecke etc. nutzen können.
- Erschaffen Sie ein einzigartiges Erlebnis, indem Sie die Planung des Firmenevents mit Organisationstalent, Herzblut, Know-how und Teamarbeit angehen. Von Mobiliar und Deko über Licht und Ton bis hin zu Snacks und Drinks sollte alles gut durchdacht und harmonisch aufeinander abgestimmt sein. Das Herzstück bildet dabei das Rahmenprogramm des Firmenevents, das im Idealfall eine gesunde Mischung aus Fokuszeit, Networking, Teambuilding und Vergnügen darstellt.
- Zuletzt bleibt zu sagen: Nach dem Event ist vor dem Event. Denn nichts ist für die Planung Ihrer nächsten Firmenveranstaltung so wertvoll wie die Erkenntnisse, die Sie selbst gewinnen konnten. Beziehen Sie Ihre Gäste in die Auswertung mit ein – sie sind schließlich diejenigen, die den Erfolg der Veranstaltung bewerten. Um die Nachbereitung so effizient wie möglich zu gestalten, arbeiten Sie am besten mit digitalen Tools – hier können die wichtigsten Daten automatisiert ausgewertet und transparent aufbereitet werden. So sind Sie in Zukunft bestens vorbereitet und haben alle Daten direkt zur Hand.
Firmenevent planen mit TravelPerk
Die Organisation einer Firmenveranstaltung kann komplex sein – und geht mit viel Verantwortung einher. Nicht umsonst gibt es Eventagenturen, die sich einzig und allein dieser Aufgabe widmen. Wer die Planung seines Firmenevents nicht ganz aus der Hand geben, aber trotzdem Unterstützung erhalten möchte, kann auf ein Eventmanagement-Tool zurückgreifen. Mit der Eventmanagement-Lösung von TravelPerk bekommen Sie das Beste aus beiden Welten: professionelle Hilfe bei jedem Planungsschritt und trotzdem die volle Kontrolle über Ihre Herzensangelegenheit. Unsere Management-Plattform begleitet Sie durch den gesamten Planungsprozess: von der Einladung über das Teilnehmermanagement bis hin zur Logistik und individuellen Gestaltung Ihres Firmenevents. Dabei erhalten Sie jederzeit volle Transparenz und individuellen Support durch unsere Event-Expert:innen.
FAQ – häufige Fragen zur Planung eines Firmenevents
Wie plant man ein Firmenevent?
Bei der Planung eines Firmenevents gehen Sie am besten wie folgt vor: - Legen Sie die Veranstaltungsart, das Ziel und die Zielgruppe fest.
- Berechnen Sie das zur Verfügung stehende Eventbudget.
- Suchen Sie eine Location und legen Sie ein Datum fest.
- Erstellen Sie eine Marketing- und Kommunikationsstrategie.
- Stellen Sie ein Rahmenprogramm auf und planen Sie die Details.
- Halten Sie Ihre Gäste auf dem Laufenden und beziehen Sie sie mit ein.
Als Unterstützung empfiehlt es sich, mit einem Eventmanagement-Tool oder einer Eventagentur zu arbeiten. Denken Sie außerdem daran, Ihre Firmenfeier im Nachgang auszuwerten, um eine Datengrundlage für zukünftige Veranstaltungen zu erhalten.
Was braucht man alles für ein Firmenevent?
Im Rahmen eines Firmenevents fallen viele verschiedene To-dos an: - Eventkonzept & persönliche Note
- Budgetplanung & Planungstool
- Einladung & Teilnehmermanagement
- Location, Technik & Mobiliar
- Catering & Getränke
- Dienstleister & Personal vor Ort
- Logistik & Unterbringung von Gästen
- Programm & Mitwirkende
Sie sehen: Da kommt einiges zusammen. Am besten gelingt die Planung deshalb im Team – oder mithilfe einer professionellen Eventmanagement-Lösung bzw. in Zusammenarbeit mit einer Eventagentur.
Was darf bei einer Firmenfeier nicht fehlen?
Damit eine Firmenfeier zum Erfolg wird, braucht es ein stimmiges Ambiente und ein gutes Rahmenprogramm. Dazu zählen: eine schöne Location, leckeres Essen und gute Getränke, eine Band oder ein DJ für die musikalische Untermalung, Reden und andere Programmpunkte wie Spiele, gemeinsame Aktivitäten oder ein Jahresrückblick. Je nach Rahmen und Größe der Veranstaltung kann es hilfreich sein, wenn ein:e Moderator:in durch das Programm führt. Eine Fotobox, ein Tischkicker und andere Gadgets sorgen zusätzlich für eine ausgelassene Atmosphäre und laden die Gäste dazu ein, miteinander in Kontakt zu kommen. Das A und O bei jeder Firmenfeier sind ein durchdachtes Eventkonzept und eine gute und langfristige Planung – diese kann durch unternehmenseigene Eventmanager:innen, eine Eventagentur oder mithilfe einer Eventplattform erfolgen.