Flugreise-Guide: Was Sie beachten müssen, wenn Sie geschäftlich reisen
Das Flugzeug ist für viele Dienstreisende das Transportmittel ihrer Wahl – vor allem, wenn es darum geht, längere Strecken zurückzulegen. Doch geschäftliche Flugreisen können mitunter auch eine Herausforderung sein, sowohl für das Travel Management, das den Flug organisiert, als auch für die Reisenden selbst.In diesem Guide erfahren Sie alles Wissenswerte rund um die Geschäftsreise mit dem Flugzeug: von der Planung und Organisation über persönliche Vorbereitungen wie Gepäck und Dokumente bis hin zum Umgang mit spontanen Problemen und Planänderungen. Eben alles, was es bei geschäftlichen Flugreisen zu beachten gilt.Vor- und Nachteile von dienstlichen Flugreisen
Dienstliche Flugreisen erfreuen sich noch immer großer Beliebtheit – kein Wunder, zählt das Flugzeug doch zu den schnellsten Verkehrsmitteln, die uns zur Verfügung stehen. Gerade auf langen Strecken ist die Zeitersparnis verglichen mit anderen Transportmitteln, wie etwa Bahn oder Auto, enorm. So können auch spontane Geschäftsreisen schnell realisiert werden, und oft gilt es bei wichtigen Geschäften sowieso, keine Zeit zu verlieren. Wer möchte schon 12 Stunden unterwegs sein, wenn diese wertvolle Zeit vor Ort besser und gewinnbringend genutzt werden kann?Neben der Schnelligkeit kann zudem auch die Sicherheit des Flugzeugs als Pluspunkt gewertet werden, denn das Flugzeug ist statistisch gesehen das sicherste Verkehrsmittel, mit dem man reisen kann.Doch natürlich haben Flugreisen nicht nur Vorteile, sondern auch negative Aspekte. Bei Interkontinental- oder Langstreckenreisen lässt sich die Reise mit dem Flugzeug meist nicht vermeiden, doch in vielen Fällen wird das Flugzeug von Geschäftsreisenden vor allem für Kurzstreckenflüge genutzt. Die dadurch entstehenden CO₂-Emissionen sind enorm, obwohl man sie bei kurzen Strecken mit einem Umstieg auf nachhaltigere Verkehrsmittel leicht vermeiden könnte.Ein weiterer Nachteil ist das starre Buchungssystem, das nur sehr schlecht mit spontan auftretenden Problemen umgehen kann. Fällt etwa eine Bahn aus, so stehen die Chancen gut, dass zeitnah eine weitere fährt und man dort auch Platz findet – in der Regel gibt es bei der Bahn keine Passagierbegrenzung. Anders verhält es sich beim Flugzeug, denn dort können bei einem spontanen Ausfall nicht beliebig viele Passagiere umgebucht werden. So kann es sein, dass man stundenlang auf einen Weiterflug warten muss oder die Reise gar komplett ins Wasser fällt.Wie Sie sehen, bieten geschäftliche Flugreisen, ebenso wie private, sowohl Vor- als auch Nachteile, die es zu bedanken gilt. Wenn Sie sich für Ihre nächste Geschäftsreise dennoch für das Flugzeug entscheiden oder gar darauf angewiesen sind, so geben wir Ihnen in diesem Guide einige Tipps und klären wichtige Themen und Fragen rund um dienstliche Flugreisen. Welche Themen das sind? Hier ein Überblick:Flugreise planen und buchen – richtlinienkonform
Die Planung und Buchung einer Geschäftsflugreise erfordert Sorgfalt und Achtsamkeit, denn im Gegensatz zu privaten Flügen gibt es hier mehr Regeln und Vorschriften zu beachten. So zum Beispiel die Einhaltung der firmeninternen Reiserichtlinien. Als Geschäftsreisende:r sollten Sie stets sicherstellen, dass alle Aspekte Ihrer Flugreise – von der Wahl der Fluggesellschaft bis hin zu den geplanten Ausgaben – den Vorgaben Ihres Unternehmens entsprechen. Dies schließt auch Vorschriften zur Buchungsfrist und zur Kostentransparenz mit ein.Ebenso wichtig ist es, dass Sie einen effizienten Flugplan erstellen, der auch eventuelle Verspätungen oder Anschlussflüge berücksichtigt. Vor allem, wenn Sie die Reise für einen ganz bestimmten geschäftlichen Termin wahrnehmen, sollten Sie ausreichend Zeit für die Anreise einplanen.Bei der Planung und Buchung von Geschäftsreisen können Ihnen spezielle Geschäftsreiseplattformen, wie etwa TravelPerk, behilflich sein. Mit TravelPerk haben Unternehmen Zugriff auf ein branchenführendes Reiseinventar für Flugreisen. Dank der Integration der Reiserichtlinien auf der Plattform können Reisende ihre Flüge ganz bequem und richtlinienkonform selbst buchen. Und die App-Anwendung hält die Reisenden mit stets aktuellen Reiseinformationen und Benachrichtigungen im Fall einer Planänderung immer auf dem Laufenden.Economy Class vs. Business Class
Ein wichtiger Aspekt bei der Planung und Buchung von geschäftlichen Flugreisen ist die Frage nach Economy oder Business Class Flug. Diese Entscheidung kann erheblichen Einfluss auf die Reiseerfahrung und Produktivität der Geschäftsreisenden haben.Die Economy Class bietet Reisenden in der Regel eine kosteneffiziente Möglichkeit, ihr Ziel zu erreichen. Dabei gilt es allerdings zu bedenken, dass der Raum am Sitzplatz begrenzt und damit auch der Komfort eingeschränkt ist – insbesondere bei Langstreckenflügen. Kostenloses Bordentertainment und Mahlzeiten sind meist Standard, doch Extras wie WLAN oder Steckdosen können zusätzliche Kosten verursachen.Die Business Class hingegen bietet nicht nur mehr Platz und Komfort, sondern oft auch zusätzliche Annehmlichkeiten wie Zugang zu Flughafen-Lounges, bevorzugtes Ein- und Aussteigen sowie hochwertige Mahlzeiten und Getränke. Zudem haben Reisende hier meist direkten Zugang zu WLAN und Steckdosen, sodass sie die Zeit an Bord effektiv nutzen können.Bei der Wahl zwischen Economy und Business Class spielen verschiedene Faktoren eine Rolle – dazu zählen die Dauer des Fluges, das Budget sowie firmeninterne Reiserichtlinien und auch die Frage danach, ob der oder die Reisende während des Fluges arbeiten möchte oder vielleicht sogar muss. Vor der Buchung Ihrer nächsten Reise kann es sich daher lohnen, Genaueres über die Vorgaben zur Buchung von Business Class Flügen in Ihrem Unternehmen in Erfahrung zu bringen.Flugmeilen-Programme & Sonderkonditionen
Ein weiterer wichtiger beziehungsweise vorteilhafter Aspekt der geschäftlichen Flugreisen sind Flugmeilen-Bonusprogramme. Viele Fluggesellschaften bieten ihren Geschäftskunden Treueprogramme an, bei denen Reisende für jeden geflogenen Kilometer Punkte sammeln können. Diese lassen sich in der Regel gegen verschiedene Prämien wie kostenfreie Flüge, Upgrades in eine höhere Klasse oder zusätzliches Freigepäck einlösen.Besonders interessant für Geschäftsreisende sind auch solche Programme, die nicht nur Boni für den Flug selbst, sondern beispielsweise auch für Hotelbuchungen, Mietwagen oder andere Reiseleistungen vergeben. Vor allem für Vielflieger, die oft dieselbe Airline nutzen, lohnt sich die Mitgliedschaft in einem solchen Programm.Zusätzlich zu den Bonus-Programmen bieten viele Fluglinien Geschäftskunden auch immer wieder Sonderkonditionen an. Dazu gehören etwa Rabatte auf flexible Tickets, die auch kurzfristige Änderungen ermöglichen, oder spezielle Angebote für kleine und mittlere Unternehmen.Um das Beste aus diesen Programmen herauszuholen, ist es sinnvoll, sich über verschiedene Anbieter zu informieren und diese miteinander zu vergleichen. Am Ende wählen Sie dann die Airline und das Programm, das am besten zu Ihren Bedürfnissen passt. Vergessen Sie dabei nicht: Jede gesparte Meile kann Ihre Reiseerfahrung verbessern, Ihre Effizienz auf der Reise steigern und Ihrem Unternehmen im besten Fall sogar etwas Geld sparen.Vorbereitung: Gepäck, Unterlagen und Co.
Nach der Planung und Buchung geht es an die persönlichen Vorbereitungen für den Flug. Dazu zählen die Organisation der wichtigsten Unterlagen und Dokumente (Flugticket, Reisepass etc.) sowie das Kofferpacken entsprechend den Vorgaben der Fluglinie. Die richtige Planung in Bezug auf Gepäck, Unterlagen und andere Notwendigkeiten kann den Unterschied ausmachen zwischen einer stressfreien und einer chaotischen Geschäftsreise.Gepäck, Handgepäck & Richtlinien
Beim Gepäck gibt es viele Faktoren zu berücksichtigen, so zum Beispiel die Größe und das Gewicht der Gepäckstücke sowie die spezifischen Richtlinien zur Mitnahme verschiedener Gegenstände.Da diese von Airline zu Airline stark variieren können, ist es wichtig, sich im Vorfeld genau darüber zu informieren, was Sie mitnehmen dürfen und was nicht – so vermeiden Sie unangenehme Überraschungen am Flughafen. Ist Ihr Gepäck am Ende zum Beispiel zu schwer, so müssen Sie in der Regel zusätzliche Gebühren entrichten. Überlegen Sie daher sorgfältig, welche Kleidungsstücke und persönlichen Gegenstände Sie benötigen und versuchen Sie, Ihr Gepäck so leicht wie möglich zu halten.Für Geschäftsreisende ist besonders das Handgepäck relevant. Im Idealfall sollten Sie in der Lage sein, alle notwendigen Utensilien für Ihre Reise hier unterzubringen. Denken Sie daran: Weniger ist oft mehr. Packen Sie nur das Nötigste ein und organisieren Sie Ihr Handgepäck so, dass Sie schnell und einfach auf die wichtigsten Dinge zugreifen können.Achten Sie dabei besonders auf die Sicherheitsbestimmungen für das Handgepäck und informieren Sie sich zudem über herrschende Zollbestimmungen – insbesondere, wenn Ihre Geschäftsreise ins Ausland führt.Tipp: Eine konkrete Packliste kann Ihnen die Reisevorbereitungen erheblich erleichtern!Wichtige Unterlagen & Versicherungen
Für jede Flugreise sind bestimmte Dokumente unerlässlich. Dazu gehören unter anderem Ihr Reisepass oder Personalausweis sowie Ihre Bordkarte. Bei internationalen Flügen können zusätzlich noch Visa oder andere Einreisedokumente für das Zielland erforderlich sein.Bewahren Sie alle wichtigen Dokumente während der Reise stets organisiert und leicht zugänglich auf – dies schließt Flugtickets, Hotelreservierungen oder Mietwagenbuchungen ein. Dabei können Sie Ihre Unterlagen entweder analog handhaben, oder aber Sie nutzen dafür spezielle Apps oder digitale Wallets.Als Geschäftsreisende:r sollten Sie außerdem stets sicherstellen, dass Sie alle für Ihre Arbeit relevanten Unterlagen dabeihaben. Dazu könnten beispielsweise die Entsendebescheinigung für Ihre Geschäftsreise, Präsentationsunterlagen oder Vertragsentwürfe für Kund:innen gehören.Eine geeignete Reiseversicherung ist ebenfalls ein wichtiger Punkt auf Ihrer Checkliste für die Flugreise-Planung. Eine Auslandsreisekrankenversicherung kann beispielsweise vor hohen Kosten schützen, falls medizinische Behandlungen im Ausland notwendig werden. Bei der Auswahl der passenden Versicherung sollten Sie neben dem Preis auch auf den Leistungsumfang achten und prüfen, ob dieser Ihren individuellen Bedürfnissen entspricht.Checkliste & Tipps für die Flugreise
Egal, ob Sie mit dem Flugzeug oder mit einem anderen Transportmittel unterwegs sind, es ist empfehlenswert, sich für jede Reise eine Checkliste zu erstellen – sei es eine Liste für Ihr Gepäck oder für Ihre Reiseplanung. Wenn Sie Ihre Reise strukturiert planen und Sie genau wissen, was Sie mitnehmen müssen und bei der Organisation zu beachten haben, gestalten Sie Ihre Reise um einiges entspannter. Es heißt nicht umsonst: Gut geplant ist halb erledigt!Darüber hinaus sind hier noch einige weitere Tipps für Ihre nächste Flugreise:- Denken Sie daran, Ihre technischen Geräte wie Laptop oder Smartphone vor Beginn der Reise vollständig aufzuladen. Packen Sie gegebenenfalls auch notwendige Adapter ein. Zudem kann es sich lohnen, eine mobile Powerbank für längere Flüge mitzunehmen. Nicht in jedem Flugzeug bzw. an jedem Flughafen haben Sie Zugang zu Strom und damit eine Möglichkeit, Ihr Handy zu laden.
- Um den kompletten Flug über fit zu bleiben, sollten Sie stets ausreichend Wasser trinken und sich zwischendurch immer mal wieder die Beine vertreten. Damit tun Sie sowohl Ihrem Körper als auch Ihrem Kopf etwas Gutes und bleiben produktiv.
- Haben Sie vor, auf dem Flug zu arbeiten, kann es sich lohnen, Ohrstöpsel einzupacken, um störende Umgebungsgeräusche anderer Fluggäste auszublenden. Bei langer Bildschirmzeit am Laptop können auch regenerierende Augentropfen ein guter Reisebegleiter sein – aufgrund der sehr trockenen Luft, die in Flugzeugen herrscht, trocknen die Augen schneller aus und werden so schneller müde.
- Maximieren Sie Ihren persönlichen Komfort. Auch wenn Sie auf Geschäftsreise sind, müssen Sie während des Fluges noch keine Termine wahrnehmen – dementsprechend leger kann auch Ihre Reisekleidung ausfallen. Haben Sie einen Termin direkt im Anschluss an den Flug, so kann es sich lohnen, die Businesskleidung fein säuberlich im Handgepäck zu verstauen und sich am Zielflughafen umzuziehen – etwa während man auf das Gepäck wartet. Das ist vor allem auf Langstreckenflügen empfehlenswert.
- Als Geschäftsreisende:r kann man sich manchmal nicht aussuchen, mit welchem Transportmittel man unterwegs ist. So kann es passieren, dass auch Personen mit Flugangst geschäftlich fliegen müssen. Sollten Sie zu diesen Personen zählen, sollten Sie sich gut auf die Reise vorbereiten und gegebenenfalls Ihren Arbeitgeber von Ihrer Flugangst in Kenntnis setzen.
Unterwegs: am Flughafen und an Bord
Die Reise beginnt lange vor dem eigentlichen Abflug, nämlich bereits mit Ihrer Ankunft am Flughafen. Hier gilt es, einige wichtige Punkte im Blick zu behalten. Nutzen Sie idealerweise den Online-Check-In, um Wartezeiten am Schalter zu vermeiden. Viele Airlines bieten diese Option an und ermöglichen es Ihnen sogar, Ihren Sitzplatz im Vorfeld auszuwählen.Auch das Navigieren durch den Flughafen kann eine Herausforderung darstellen. Informieren Sie sich daher im Voraus über die Lage der Gates und die Wege dorthin, besonders wenn es sich um einen großen internationalen Flughafen handelt oder ein Anschlussflug geplant ist.Sobald Sie an Bord sind, ist der stressigste Teil überstanden und Sie können sich in Ruhe auf die bevorstehende Reise einstellen. Ob Sie während des Fluges arbeiten oder sich entspannen, bleibt Ihnen überlassen. Wenn Sie allerdings notwendige Vorbereitungen, etwa für ein Meeting, bereits während des Fluges treffen, können Sie später entspannter in Ihren Geschäftstermin gehen.Wissenswertes zu Check-In & Gepäckaufgabe
Ein reibungsloser Check-In und eine reibungslose Gepäckaufgabe sind essenziell für eine sorglose Reiseerfahrung und sollten dementsprechend ernst genommen werden.In jedem Fall ist es ratsam, sich frühzeitig über die spezifischen Bedingungen für das Einchecken bei Ihrer Airline zu informieren, um bei der Ankunft am Flughafen bestmöglich vorbereitet zu sein. Gibt es zum Beispiel einen Online-Check-In oder ist das nur am Schalter möglich?Bei der Gepäckaufgabe sollten Sie die geltenden Bestimmungen bezüglich Größe, Gewicht und Inhalt Ihres Gepäcks genau kennen. Einige Airlines erlauben beispielsweise nur ein Handgepäckstück pro Person oder haben strenge Regeln für die Mitnahme bestimmter Gegenstände. Um Verzögerungen am Gepäckschalter und bei der Sicherheitskontrolle zu vermeiden und Ihre Reise effizienter zu gestalten, sollten Sie sich im Voraus über die Dos and Don'ts für Gepäckstücke informieren.Anschlussflüge, Zwischenstopps & Gabelflüge
Um Ihre Flugreise so entspannt wie möglich zu gestalten, sollten Sie Ihre Reiseroute gut durchdacht planen und genau kennen. Fliegen Sie auf direktem Weg oder gibt es Zwischenstopps? Müssen Sie mehrere Orte besuchen und nutzen daher einen Gabelflug? Egal, wie Ihre Route aussieht, hier sind ein paar Tipps:- Bei Anschlussflügen ist es entscheidend, genügend Zeit für den Transfer einzuplanen. Bedenken Sie dabei sowohl die Zeit für das Umsteigen selbst als auch mögliche Verzögerungen Ihres ersten Flugs. Informieren Sie sich auch darüber, ob beim Gate-Wechsel eine erneute Sicherheitskontrolle stattfindet oder nicht.
- Zwischenstopps können eine willkommene Gelegenheit sein, um sich zu entspannen und Energie für den nächsten Abschnitt Ihrer Reise zu sammeln. Informieren Sie sich vorab über die Einrichtungen am Zwischenstopp-Flughafen wie Lounges oder Arbeitsbereiche.
- Gabelflüge eröffnen Ihnen die Möglichkeit, mehrere Ziele in einer einzigen Reise abzudecken. Bei der Buchung solcher Flüge ist es wichtig, Besonderheiten in Bezug auf Gepäckbestimmungen und Einreisevorschriften zu beachten.
Spontane Planänderungen gekonnt meistern
Trotz sorgfältiger Planung können auf Geschäftsreisen unerwartete Ereignisse eintreten, die eine spontane Planänderung notwendig machen. Ob es sich um einen verschobenen Geschäftstermin handelt oder um eine kurzfristige Änderung Ihrer Reiseroute – Flexibilität ist ein unverzichtbarer Bestandteil jeder erfolgreichen Geschäftsreise.Was aber kann man als Reisende:r tun, wenn der Flug annulliert wird, man umbuchen muss oder aber das Gepäck verloren geht?Flug stornieren oder umbuchen
Es kann vorkommen, dass Sie Ihren Flug aus verschiedenen Gründen entweder stornieren oder umbuchen müssen. In solchen Fällen ist es wichtig, die Stornierungs- und Umbuchungsbedingungen der gewählten Fluggesellschaft zu kennen.Die meisten Airlines bieten die Möglichkeit, Buchungen zu ändern, allerdings variieren die Bedingungen und Gebühren dafür erheblich. Für eine reibungslose Flugumbuchung sollten Sie zunächst Ihre Fluggesellschaft kontaktieren und die spezifischen Richtlinien zur Umbuchung erfragen. Einige Airlines bieten flexible Tarife an, die eine kostenfreie Umbuchung ermöglichen.Achten Sie darauf, dass Sie beim Umbuchen Ihres Fluges alle relevanten Informationen wie Ihre Buchungsnummer und Reisedaten zur Hand haben. Eine frühzeitige Kontaktaufnahme mit der Fluggesellschaft ermöglicht Ihnen mehr Optionen für alternative Flugverbindungen.Und auch bei einer Stornierung des Fluges sollten Sie über mögliche Stornogebühren Bescheid wissen und diese im Zweifelsfall mit einkalkulieren. Einige Fluggesellschaften bieten eine kostenlose Stornierung bis zu einem bestimmten Zeitpunkt an, etwa eine Woche vor Abflug. Können Sie diesen Termin nicht einhalten, erhalten Sie unter Umständen nur einen Teil Ihrer Reisekosten erstattet.Gepäck verloren oder verspätet
Ein weiterer Aspekt, den Sie berücksichtigen sollten, ist der Umgang mit Gepäckproblemen. Leider ist es nicht ungewöhnlich, dass Gepäck verspätet ankommt oder gar verloren geht. In so einem Fall ist es wichtig, unverzüglich eine Meldung bei der Fluggesellschaft zu machen. Dies kann in der Regel am Service-Schalter des jeweiligen Flughafens erfolgen.Es ist ratsam, vor der Reise ein Foto Ihres Gepäcks und des Inhalts zu machen, um eventuelle Ansprüche gegenüber der Fluggesellschaft belegen zu können. Bewahren Sie Ihre Bordkarte und das Gepäckticket sorgfältig auf – diese Dokumente sind für die Bearbeitung Ihrer Gepäckreklamation von entscheidender Bedeutung.Eine vorausschauende Reiseplanung beinhaltet aus diesem Grund das Mitführen von wichtigen Utensilien und Dokumenten im Handgepäck. Stellen Sie also sicher, dass alle wichtigen Artikel wie Laptop, wichtige Dokumente und Medikamente im Handgepäck und nicht im Aufgabegepäck verstaut sind.Möchten Sie sich zusätzlich absichern, kann auch eine passende Reiseversicherung in solchen Fällen hilfreich sein. Prüfen Sie im Vorfeld, ob Ihre Versicherung Gepäckverlust oder -verspätung abdeckt, und welche Voraussetzungen dafür erfüllt sein müssen.FAQ – häufige Fragen rund um die Flugreise
Was muss ich beachten, wenn ich fliegen will?Bei einem Flug sollten Sie auf jeden Fall darauf achten, dass Sie alle benötigten Reisedokumente stets dabei und griffbereit haben – dazu zählen vor allem die Bordkarte für Ihren Flug, Ihr Reisepass/Personalausweis und ggf. eine Einreiseerlaubnis oder ein Visum, das Sie bei der Landung am Reiseziel vorlegen müssen.Achten Sie zudem darauf, früh genug am Flughafen zu sein, und planen Sie eventuelle Verzögerungen beim Einchecken oder bei der Sicherheitskontrolle ein. Auch die Regelungen und Sicherheitsbestimmungen für das Reisegepäck zählen zu den wichtigen Informationen, die Sie vor Ihrer Reise einholen sollten.Was darf ich nicht im Koffer mitnehmen?Was in den Koffer darf und was nicht, hängt davon ab, ob das Gepäckstück Teil des Aufgabegepäcks oder des Handgepäcks ist.Prinzipiell sind aber in jedem Gepäckstück alle Arten von Waffen und waffenähnliche Gegenstände, ebenso wie Pyrotechnik oder leicht entflammbare Materialien (etwa Sprengstoffe, Gas) verboten.Spezielle Regelungen für das Handgepäck gibt es in Bezug auf Flüssigkeiten – generell dürfen nur Flüssigkeiten in Behältern mit einer Füllmenge von bis zu 100 ml mitgeführt werden (zusammen max. 1 Liter). Zusätzlich müssen die Behälter in Plastiktüten verpackt sein.Generell sollten Sie sich vor jeder Reise bei der jeweiligen Airline informieren, welche Gegenstände im Gepäck mitgeführt werden dürfen und welche nicht. Dabei kann es auch eine Rolle spielen, welche Gegenstände bei der Einreise ins Zielland überhaupt eingeführt und bei der Abreise wieder ausgeführt werden dürfen – hier können auch die jeweiligen Zollbestimmungen Auskunft geben.Welche Dokumente benötige ich für eine Flugreise?Die wichtigsten Dokumente, die Sie auf jeder Flugreise dabeihaben sollten, sind:- Personalausweis & Reisepass
- Flugticket / Bordkarte
- Ggf. Einreiseerlaubnis / Visum für das Zielland
- Krankenkassenkarte
- Ggf. Impfpass (je nach länderspezifischen Bestimmungen für die Einreise)
- Ggf. Führerschein
- Kontaktinformationen Ihrer Airline/ Ihres Mietwagenanbieters/ Ihres Hotels etc.Fliegen Sie geschäftlich, kann unter Umständen auch die A1-Bescheinigung für Dienstreisen zu den wichtigen Dokumenten zählen, ebenso wie Ihre geschäftlichen Dokumente (Verträge, Präsentationen, Berichte etc.).?)
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