Flugreise: Was beachten? – Der Guide für Geschäftsflüge

Bei einer Flugreise benötigen Sie zahlreiche Unterlagen und Reisedokumente – vom Reisepass über die Bordkarte bis hin zu Versicherungskarten u. v. m. Um hier den Überblick zu behalten, sollten Sie sich genau darüber informieren, welche Dokumente Sie für Ihre nächste Reise benötigen. So verhindern Sie nicht nur, dass Ihnen unter Umständen wichtige Unterlagen fehlen, sondern gestalten Ihre Reise durch gut organisierte Dokumente um einiges angenehmer und entspannter.

Doch welche Reisedokumente sind für eine Flugreise unbedingt notwendig und welche sind optional? Wir klären auf.

Flugreise Checkliste: Die wichtigsten Dokumente im Überblick

Bevor wir genauer auf die einzelnen Dokumente eingehen, finden Sie hier eine kompakte Checkliste der wichtigsten Unterlagen für Ihre nächste Flugreise:

Personalausweis & Reisepass (abhängig vom Reiseziel)

Bordkarte & Buchungsbestätigung

Visum & Einreisebescheinigung (abhängig vom Reiseziel)

Krankenkassenkarte & Impfpass

Versicherungsschein (optional)

Nationaler & Internationaler Führerschein (optional)

Weitere Reiseunterlagen: Hotelbuchungen, Mietwagenbuchungen etc.

Bargeld in der Währung des Ziellandes / EC- und Kreditkarte

Zusätzlich für Geschäftsreisende

A1 Bescheinigung (abhängig vom Reiseziel)

Arbeitsbezogene Dokumente

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Flugreise: Personalausweis & Reisepass – diese Regelungen gelten

Als EU-Bürger:in haben Sie grundlegend 2 verschiedene Möglichkeiten, um sich auszuweisen, sowie Ihre Identität und Staatsangehörigkeit zu bestätigen: einmal den Personalausweis und zum anderen den Reisepass.

Doch auch wenn beide Ausweisdokumente innerhalb Ihres Heimatlandes de facto gleichwertig sind, gilt das hingegen nicht, wenn Sie verreisen. Personalausweis und Reisepass eröffnen Ihnen verschiedene Möglichkeiten beim Reisen – doch worin unterscheiden sich die beiden Reiseausweise?

Reisen mit dem Personalausweis

Mit einem gültigen Personalausweis ist es EU-Bürger:innen gestattet, frei in alle Mitgliedsstaaten der Europäischen Union einzureisen. Und obwohl die Länder Island, Liechtenstein, Norwegen und Schweiz offiziell keine Mitgliedstaaten der EU, wohl aber Mitglieder des „Europäischen Wirtschaftsraumes“ (EWR) sind, wird auch hier der EU-Personalausweis für die Einreise akzeptiert.

Ebenfalls akzeptiert wird der Personalausweis in den europäischen Kleinstaaten sowie von vielen Mitgliedsstaaten des „Mitteleuropäischen Freihandelsabkommens“ (CEFTA), wie etwa Albanien oder Bosnien – in einigen dieser Länder muss aber unter Umständen eine maximale Aufenthaltsdauer berücksichtigt werden.

Um mit dem Personalausweis zu verreisen, muss das Ausweisdokument mindestens für den Zeitraum der Reise gültig sein. Abweichende Regelungen für Nicht-EU-Länder sind möglich.

Hinweis: Innerhalb der EU ist auch die Reise mit einem vorläufigen Personalausweis gestattet.

Reisen mit dem Reisepass

Im Gegensatz zum Personalausweis eröffnet Ihnen der Reisepass sehr viel mehr Reisemöglichkeiten und legt Ihnen buchstäblich fast die ganze Welt zu Füßen.

Der deutsche Reisepass gilt als einer der „mächtigsten“ Reisepässe der Welt und ermöglicht Ihnen auch ohne Visum die Einreise in 190 Länder – besser ist nur der Reisepass Singapurs mit 192 Ländern. Und auch der österreichische Reisepass belegt mit 189 Ländern eine Top-Platzierung im Reisepass-Ranking.

Wenn Sie mit dem Reisepass verreisen, sollten Sie aber unbedingt auf die Gültigkeit des Ausweisdokumentes achten. Manche Länder akzeptieren den Reisepass nur, wenn die Restgültigkeit über das geplante Ausreisedatum hinweg noch mindestens 6 Monate beträgt.

Hinweis: Auch den Reisepass gibt es in einer „vorläufigen“ Version. Dieser vorläufige Passersatz wird ebenfalls in den EU-Ländern und tatsächlich auch in vielen nicht-europäischen Staaten akzeptiert – jedoch oft mit gewissen Einschränkungen. Informieren Sie sich vor Reiseantritt bei den zuständigen Behörden über die Einreisebestimmungen Ihres Ziellandes, und ob dort vorläufige Reisedokumente akzeptiert werden.

Ersetzt der Reisepass den Personalausweis?

Ja, der Reisepass ersetzt den Personalausweis als Ausweisdokument, sowohl im In- als auch im Ausland. Dennoch ist es ratsam, wo nötig, beide Dokumente mit sich zu führen – so sind Sie in jedem Fall auf der sicheren Seite.

Für genauere Informationen bzgl. Einreisebestimmungen und Ausweisdokumente können Sie auch die Webseiten des Deutschen Auswärtigen Amtes oder des Österreichischen Bundesministeriums für europäische und internationale Angelegenheiten besuchen. Generell empfiehlt es sich vor jeder Reise, die aktuellen Bestimmungen für die Ausweispflicht im Zielland kurz zu prüfen.

Hinweis: Führerscheine oder etwaige Versicherungskarten zählen nicht als Ausweisdokumente und werden weder als Nachweis für die Identität noch die Staatsangehörigkeit akzeptiert! Kommen Sie ohne gültigen Reiseausweis an den Flughafen, kann Ihnen die Ein- oder Ausreise bei der Grenzkontrolle verweigert werden.

Bordkarte & Buchungsbestätigung

Neben einem gültigen Ausweisdokument ist die Bordkarte bzw. Ihr Flugticket das wohl zweitwichtigste Dokument, das Sie auf einer Flugreise immer dabeihaben sollten – denn ohne Ihr Ticket kommen Sie auch nicht an Bord des Flugzeugs.

Ihre Bordkarte können Sie dabei auf unterschiedliche Weise erhalten: entweder als Online-Dokumente (Online-Check-in) oder aber als ausgedrucktes Ticket beim Check-in am Flughafenschalter Ihrer Airline.

Für den Check-in am Flughafen benötigen Sie stets die Buchungsbestätigung für Ihren Flug (denn hier findet sich die Buchungsnummer) sowie ein gültiges Ausweisdokument. Unter Umständen haben Sie auch eine Sitzplatzreservierung, diese benötigen Sie ebenfalls beim Einchecken.

Haben Sie Ihre Bordkarte erhalten, bewahren Sie diese an einem leicht zugänglichen Ort auf (etwa im Handgepäck), um schnell darauf zugreifen zu können. Ist Ihr Flugticket digital, so achten Sie darauf, dass Ihr Handy über genug Akkuleistung verfügt, sodass Sie jederzeit auf das Ticket zugreifen können.

Visum & Einreisebescheinigung

Für manche Länder benötigen Sie für den Grenzübertritt zusätzlich zum Reisepass auch eine Einreisebescheinigung bzw. ein Visum für Ihren Aufenthalt. Informieren Sie sich hier unbedingt rechtzeitig vor Reiseantritt, ob solche Dokumente für Ihr Reiseziel notwendig sind und wenn ja, wo Sie diese beantragen können. Planen Sie ausreichend Zeit ein, denn es kann unter Umständen eine ganze Weile dauern, bis Sie die Unterlagen für Ihre Reise von den zuständigen Auslandsbehörden erhalten.

Zu den Ländern, für die Sie beim Grenzübertritt ein Visum benötigen, zählen u. a.:

USA

Kanada

Neuseeland

Australien

China

Zahlreiche Staaten Afrikas (u. a. Südafrika, Kenia, Tansania, Simbabwe, Uganda, Ruanda)

Ihre Einreisebescheinigung bzw. Ihr Visum sollten Sie stets im Handgepäck mit sich führen, denn Sie benötigen die Unterlagen direkt beim Check-in am Flughafen und meist auch bei der Passkontrolle nach Ihrer Ankunft bzw. bei der Grenzkontrolle.

Doch auch nach der Einreise und dem Grenzübertritt kann es ratsam sein, die Dokumente bei Ihrem Aufenthalt im Zielland mit sich zu führen. Das Visum ist schließlich Ihr Nachweis dafür, dass Sie sich legal im Reiseland aufhalten dürfen. Hier empfiehlt es sich zudem, die entsprechenden Unterlagen in mehrfacher Ausführung aufzubewahren – analog und/oder digital.

Hinweis: Verreisen Sie in ein Land mit Visum, achten Sie zusätzlich darauf, dass Ihr Reisepass noch genügend freie Seiten für die Visa- bzw. Einreise-Stempel hat.

Impfpass & Krankenkassenkarte

Auf Reisen kann es immer wieder zu ungeplanten Zwischenfällen kommen – dazu gehören auch Erkrankungen und Unfälle. Daher zählt auch die Krankenversicherungskarte zu den wichtigsten Reisedokumenten, die Sie auf jeder Reise mit sich führen sollten.

Reisen Sie innerhalb des EU- und EWR-Gebietes oder in ein Land mit Sozialversicherungsabkommen, so besteht Ihre Krankenversicherung fort, d. h. Sie können sich im Notfall mit Vorlage Ihrer Versichertenkarte behandeln lassen. Im Nicht-EU-Ausland ist das ganze etwas komplizierter, denn hier besteht unter Umständen kein Versicherungsschutz durch Ihre Krankenkasse. Um eine Behandlung sicherzustellen und hohe Behandlungskosten im Ausland zu vermeiden, empfiehlt es sich daher in vielen Fällen, eine Auslandskrankenversicherung abzuschließen.

Im Falle einer möglichen Behandlung kann auch der Impfpass zu einem wichtigen Dokument werden, weshalb auch dieser auf Reisen immer Teil Ihrer Unterlagen sein sollte.

In manchen Ländern herrscht ein erhöhtes Risiko, sich mit speziellen Krankheiten anzustecken. Daher gibt es eine Liste mit empfohlenen bzw. erforderlichen Reiseimpfungen für verschiedene Länder. Informieren Sie sich auch hier vorher, welche Impfungen für Ihr Zielland empfohlen werden und prüfen Sie, ob Ihr Impfschutz eventuell eine Auffrischung braucht.

Doch egal, ob Sie sich impfen lassen oder nicht – es ist stets ratsam, den Impfpass oder eine Kopie davon bei Auslandsreisen mit sich zu führen. Sollte ein Notfall auftreten, so kann der behandelnde Arzt anhand Ihres Impfpasses wichtige Informationen erhalten und entsprechende Maßnahmen zur Behandlung einleiten.

Versicherungsscheine

Je nachdem, wann und wohin Sie reisen, können verschiedene Reiseversicherungen empfehlenswert sein – von der Reiserücktrittsversicherung, über eine Versicherung für Ihre Gepäckstücke bis hin zur Auslandskrankenversicherung.

Haben Sie eine Versicherung abgeschlossen, sollten Sie den dazugehörigen Versicherungsschein auf Reisen immer bei sich haben. Sollte ein Versicherungsfall auftreten, so können Sie dem Versicherungsschein alle nötigen Daten und Informationen entnehmen, so etwa den Kontakt zur Versicherungsgesellschaft und Ihre Versichertennummer.

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Weitere Dokumente & Reiseunterlagen

Neben dem Ausweisdokument, der Bordkarte, Ihrer Krankenkassenkarte, dem Impfpass und den Versicherungsscheinen, kann es noch weitere wichtige Unterlagen geben, die Sie auf Reisen mit sich führen sollten. Dazu zählen z. B. sämtliche Buchungsbestätigungen (inkl. Buchungsnummern) wie etwa für eine Sitzplatzreservierung im Flugzeug, den Transfer vom Flughafen zu Ihrer Unterkunft oder für das Hotel selbst.

Haben Sie vor, auf Ihrer Reise ein Auto zu mieten, so müssen Sie unbedingt auch an Ihren Führerschein denken. Haben Sie den Mietwagen bereits im Voraus reserviert, so sollten Sie auch hier die Buchungsbestätigung sicherheitshalber mitführen.

Hinweis: Möchten Sie in Ländern außerhalb der EU oder des EWR-Gebietes Auto fahren, so benötigen Sie zusätzlich zu Ihrem nationalen Führerschein den sogenannten internationalen Führerschein. Dieses Zusatzdokument können Sie bei Ihrem zuständigen Straßenverkehrsamt beantragen.

Kreditkarten und Bargeld zählen zwar nicht zu den wichtigsten Dokumenten, sollten aber ebenfalls nicht in Ihrem Portemonnaie fehlen. Informieren Sie sich im Vorfeld, welche Zahlungsmethoden im Zielland akzeptiert werden und welche nicht. Unabhängig davon ist es immer gut, etwas Bargeld in der jeweiligen Währung des Reiselandes dabei zu haben.

Wichtige Unterlagen für eine geschäftliche Flugreise

Alle bisher genannten Dokumente und Unterlagen sollte jede:r Flugreisende mit sich führen, egal, ob die Reise privat oder geschäftlich ist. Sind Sie jedoch auf Geschäftsreise, so könnten noch einige weitere Dokumente wichtig für Sie sein.

A1-Bescheinigung

Bei Geschäftsreisen in die Mitgliedsstaaten der EU und des Europäischen Wirtschaftsraumes benötigen Dienstreisende immer eine sogenannte A1 Bescheinigung, auch Entsendebescheinigung genannt. Die A1 Bescheinigung wird vor Reiseantritt vom Arbeitgeber für seine Angestellten beantragt und regelt das Sozialversicherungsrecht auf Dienstreisen. Ohne gültige A1 Bescheinigung drohen im schlimmsten Fall Bußgelder und die Verweigerung der Tätigkeitsausübung. Deshalb sollte die Entsendebescheinigung fester Bestandteil Ihrer wichtigen Unterlagen sein – zumindest, wenn Sie in der EU unterwegs sind.

Weitere geschäftliche Unterlagen

Je nach Art der Geschäftsreise müssen Sie unter Umständen auch wichtige geschäftliche Unterlagen mitnehmen. Dazu zählen etwa Blanko-Verträge, Vertragsentwürfe, Präsentationsunterlagen, Berichte, Grafiken etc.

Bei solchen Unterlagen empfiehlt es sich, sie im Handgepäck mitzuführen. Je nachdem, wie vertraulich die Dokumente sind, kann das auch vom Arbeitgeber vorgeschrieben sein – und das nicht ohne Grund. Werden wichtige Unterlagen im Aufgabegepäck verstaut, so kann das unter Umständen zu Problemen führen, nämlich dann, wenn sich das Gepäck verspätet oder gar verloren geht. Für Ihr Handgepäck hingegen sind Sie selbst verantwortlich und haben es immer im Blick.

Führen Sie Unterlagen mit sich, die zu groß für das Handgepäck sind (etwa bautechnische Zeichnungen o. Ä.), so empfiehlt es sich, eine digitale Version der Unterlagen im Handgepäck mitzuführen. So haben Sie im Notfall noch immer Zugriff auf Ihre Unterlagen, auch wenn Ihr Gepäckstück noch nicht vor Ort angekommen sein sollte.

Tipps für ein gutes Dokumenten-Management auf Reisen

Bei all den unterschiedlichen Dokumenten, die man für eine Flugreise benötigt, kann man schon mal den Überblick verlieren. Daher empfiehlt sich ein ordentliches Dokumenten-Management. Das hilft Ihnen nicht nur, vor der Reise zu prüfen, ob Sie alle relevanten Unterlagen parat haben, sondern kann Ihnen auch die Reise angenehmer und entspannter gestalten.

Hier sind einige Tipps für das Dokumenten-Management auf Ihrer nächsten Flugreise:

Entscheiden Sie sich nach Möglichkeit für eine einheitliche Methode, Ihre Unterlagen zu verwalten. Haben Sie manche Buchungsbestätigungen digital und andere ausgedruckt, verlieren Sie leichter den Überblick und verbringen unter Umständen mehr Zeit als nötig mit der Suche nach den richtigen Dokumenten.
Tipp: Mit TravelPerk können Sie sämtliche Buchungen über eine einzige Plattform verwalten.

Organisieren Sie Ihre Reisedokumente chronologisch oder thematisch: Sortieren Sie Ihre Unterlagen z. B. in der Reihenfolge, in der Sie sie benötigen, oder legen Sie sich verschiedene „Ordner“ an. Z. B. einen für alle Dokumente, die Sie für das Einchecken am Flughafen, während des Fluges und bei den Grenzkontrollen benötigen. Und einen anderen für alle Dokumente, die Sie für Ihren Aufenthalt am Reiseziel benötigen. So behalten Sie leichter den Überblick und können schneller auf benötigte Unterlagen zugreifen.

Möchten Sie unnötige Papierdokumente vermeiden, so können Sie auch auf digitale Lösungen zurückgreifen. Mithilfe digitaler Organizer und Wallets können Sie Reiseunterlagen und Zahlungsmethoden ganz bequem auf Ihrem Handy mit sich führen. Bedenken Sie dabei aber, dass einige Reisedokumente (etwa Pass) nur im Original gültig sind!

Generell empfiehlt es sich, alle wichtigen Reisedokumente in Mehrfachausführung mitzunehmen, v. a. wenn Sie für längere Zeit verreisen. Erstellen Sie von Ihren Ausweisdokumenten Kopien oder Fotos – diese werden zwar bei der Einreise oder Ausreise nicht als Nachweis der Staatsangehörigkeit akzeptiert, können im Notfall dennoch übergangsweise Ihre Identität bestätigen. Ähnlich verhält es sich mit wichtigen Buchungsbestätigungen, auch für diese sollten Sie ein Backup haben (etwa als digitales Dokument auf dem Handy).

Ob Sie das Ganze am Ende analog oder digital lösen, bleibt ganz Ihnen überlassen. Sie sollten nur sicherstellen, dass Sie stets auf die Dokumente Zugriff haben und Ihrem Smartphone der Akku nicht ausgeht.

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FAQ – Häufige Fragen zum Thema „Unterlagen für Flugreisen“

Welche Dokumente benötige ich für eine Flugreise?

Für eine Flugreise benötigen Sie auf jeden Fall ein Ausweisdokument (Personalausweis oder Reisepass) sowie Ihr Flugticket bzw. Ihre Bordkarte.
Darüber hinaus sollten Sie noch folgenden weitere Dokumente mitnehmen:

- Visum & Einreisebescheinigung (abhängig vom Reiseziel)
- Krankenkassenkarte & Impfpass
- Versicherungsschein (optional)
- Nationaler & Internationaler Führerschein (optional)
- Weitere Reiseunterlagen: Hotelbuchungen, Mietwagenbuchungen etc.
- Bargeld in der jeweiligen Währung des Ziellandes / EC- und Kreditkarte

Verreisen Sie geschäftlich, so sollten Sie auch an die A1-Bescheinigung für Dienstreisen (innerhalb der EU) und an Ihre arbeitsbezogenen Unterlagen denken.

In welche Länder kann man nur mit Personalausweis fliegen?

Mit einem gültigen Personalausweis können Sie in sämtliche Länder der EU und des EWR, sowie in viele Länder des CEFTA-Gebietes (evtl. Einschränkungen bzgl. Aufenthaltsdauer) einreisen. Für alle anderen Destinationen benötigen Sie einen Reisepass und ggf. auch ein Visum.

Welche Reiseunterlagen muss man ausdrucken?

Grundlegend müssen Sie keine Ihrer Reiseunterlagen ausdrucken – die meisten Dokumente sind auch in digitaler Form erhältlich (etwa Buchungsbestätigungen und Flugtickets).

Jedoch gibt es einige Dokumente, die nur im Original gültig sind, so z. B. der Reisepass oder der Personalausweis. Kopien dieser Dokumente können unter Umständen auf der Reise hilfreich sein, werden beim Einchecken oder bei den Pass- bzw. Sicherheitskontrollen aber nicht als offizielles Dokument akzeptiert.

Wie lange muss der Personalausweis gültig sein beim Fliegen?

Der Personalausweis muss sowohl am Tag des Fluges als auch für die gesamte Dauer der Reise gültig sein. Am besten prüfen Sie vor Reiseantritt, wie lange Ihr Reiseausweis noch gültig ist. Im Notfall können Sie für kurzfristige Reisen dann noch einen vorläufigen Passersatz bei Ihrer Gemeinde beantragen.

Welche Dokumente benötige ich für den Check-in?

Für den Check-in am Flughafen benötigen Sie lediglich Ihr Ausweisdokument (Personalausweis oder Reisepass) und Ihre Buchungsnummer für den Flug. Diese finden Sie in der Buchungsbestätigung.

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