Firmenreisen – Leitfaden mit Tipps und Ideen für Firmen
Die wichtigsten Aspekte bei der Planung von Firmenreisen
- An- und Abreise: Gruppenbuchung für Flugreisen
- Unterkunft: Gruppenbuchung für Hotels
- Verpflegung
- Aktivitäten und Veranstaltungen
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Budget & Detailplanung
Kommunikationsstrategie
Testreise
Evaluierung
Gruppenbuchungen bei Flugreisen
Flug-Gruppenbuchung: Bedingungen checken
Wenn Sie Gruppenbuchungen für Flüge organisieren, wenden Sie sich im ersten Schritt mit Ihrer Anfrage an die Fluggesellschaften und teilen die Anzahl der Reisenden sowie Ihre persönlichen Daten und Flugdaten mit. Hierfür bieten die Airlines in der Regel ein Onlineformular an. Je nachdem, welche spezifischen Buchungsanforderungen Sie haben, werden Ihnen die verschiedenen Fluggesellschaften unterschiedliche Gruppentarife und Vorteile anbieten. Vergleichen Sie die Angebote und entscheiden Sie sich für das mit den besten Bedingungen für Ihre Firmenreise.
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Sind Gruppenbuchungen bei Flügen günstiger?
Tipps rund um die Flug-Firmenreise
- Kontaktieren Sie mehrere Fluggesellschaften, um unterschiedliche Preisoptionen zu erhalten.
- Planen Sie für die Phase, in der Sie auf Antwort von den Airlines warten, genügend Zeit ein.
- Handeln Sie zusätzliches Freigepäck oder Priority-Check-ins aus, sofern diese Leistungen nicht inklusive sind.
- Vermeiden Sie teure Gruppentarife nach Möglichkeit und buchen Sie Flüge für 25 Personen oder weniger am besten selbst – oder lassen Sie TravelPerk die Buchung übernehmen.
Gruppenbuchung Hotels
Günstige Angebote für die Hotel-Gruppenbuchung finden
Im Allgemeinen ist es einfacher, vorteilhafte Gruppenpreise und -konditionen mit Hotels auszuhandeln als mit Fluggesellschaften. Hier können Sie zum Beispiel eher mit einem volumenbasierten Rabatt rechnen. Außerdem schwanken Hotelpreise nicht so stark.Wie auch bei den Flugbuchungen senden Sie den Hotels, die Sie in Betracht ziehen, eine Anfrage und teilen ihnen die Anzahl der benötigten Zimmer sowie die Reisedaten mit. Überprüfen Sie vorab die Mindestaufenthaltsanforderungen und sehen Sie sich die wettbewerbsfähigen Tarife an, die für diese Zeiträume angeboten werden.
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Tipps rund um die Hotelbuchung für die Firmenreise
- Achten Sie darauf, dass Ihre Mitarbeiter:innen sich keine Zimmer teilen müssen, sofern das möglich ist.
- Holen Sie Angebote von 5 bis 15 verschiedenen Hotels ein, um das Beste zu finden.
- Handeln Sie zusätzliche Vorteile wie Zimmer-Upgrades oder kostenlose Mahlzeiten aus.
Firmenreisen – Ideen rund um Betriebsausflug, Gruppenreisen und Co.
Gruppenreise als Firmenevent: Tipps & Ideen
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1. Aktivreise
2. Städtetrip
3. Busreisen
4. Wellnessreisen
Incentivereisen als Mitarbeitermotivation
Betriebsausflug organisieren
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Erhalten Sie Rabatte für Gruppenreisen und finden Sie Unterkünfte und Veranstaltungsorte, die perfekt zu Ihrem Team passen.
FAQ – häufige Fragen zum Thema Firmenreisen
- Unterkunft: Gruppenbuchung von Hotels
- Verpflegung
- Aktivitäten und VeranstaltungenSinnvoll ist außerdem ein Plan B sowie eine möglichst detaillierte Planung, die zum Beispiel Lebensmittelunverträglichkeiten von Mitarbeiter:innen berücksichtigt. Machen Sie, wenn möglich, vorab eine Testreise, um Ihre Planung zu überprüfen und Kontakte zu Ansprechpartnern zu knüpfen. Incentivereisen sollten Sie mit einem gut strukturierten Kommunikationskonzept ankündigen. Zu guter Letzt sollten Sie eine Evaluierung einplanen, die Sie nach der Reise durchführen.Wie können Office-Manager:innen bei der Buchung von Firmenreisen Kosten einsparen?Es gibt einige Wege, wie Sie als Office-Manager:in vor, während und nach der Buchung von Firmenreisen Kosten sparen können:1. Legen Sie im Vorfeld erstattungsfähige Ausgabekategorien in Ihrer Reiserichtlinie fest, damit Mitarbeiter:innen das Budget nicht überschreiten.
2. Buchen Sie Flüge oder Zugverbindungen für den frühen Morgen oder den späten Abend. Auf diese Weise sparen Sie die Kosten für eine Übernachtung.
3. Buchen Sie über eine Geschäftsreisemanagement-Plattform wie TravelPerk, um die besten Konditionen zu erhalten.
4. Vermeiden Sie Gruppenbuchungen von Flügen, wenn Sie für weniger als 25 Personen buchen. Gruppentarife sind oft teurer als Einzeltickets.
5. Lassen Sie sich die Mehrwertsteuer erstatten.Welche Tools und Technologien können Office-Manager:innen helfen, Firmenreisen besser zu organisieren?Geschäftsreisetools wie das von TravelPerk helfen Office- und Travel-Manager:innen, eine Firmenreise zu organisieren und dabei Zeit und Geld zu sparen. Hier haben Sie von der Buchung bis zur Reisekostenabrechnung alles im Blick und buchen zu attraktiven Konditionen. Statt Flug- und Hotelbuchungen über verschiedene Plattformen abwickeln zu müssen, können Sie bei TravelPerk alles auf einer einzigen Plattform erledigen.
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