Gruppenreise mit der Bahn buchen – Wissenswertes
Gruppenreisen mit der Bahn zu buchen, kann eine Herausforderung sein – besonders wenn es um große Gruppen geht. Ob über direkte Buchungen bei den Eisenbahngesellschaften, Meta-Suchmaschinen oder spezielle Reisemanagement-Plattformen: Es gibt verschiedene Optionen, die jeweils ihre Vor- und Nachteile bieten. Erfahren Sie hier, wie Sie am besten vorgehen und welche Plattformen und Anbieter für Ihre Bedürfnisse geeignet sind.Wo kann ich eine Gruppenreise mit der Bahn buchen?
Um Gruppenreisen mit der Bahn zu organisieren, haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Sie können entweder vorhandene Angebote verschiedener Eisenbahngesellschaften nutzen oder individuelle Corporate Rates für Ihr Unternehmen aushandeln. Einige Unternehmen wie die Deutsche Bahn oder Trenitalia bieten darüber hinaus spezielle Business Accounts mit Vergünstigungen und Tools für die Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen an. Eine andere Option ist die Buchung über eine Meta-Suchmaschine, die Angebote verschiedener Zugunternehmen beinhaltet. So haben Sie die Option, Zugrouten und Deals zu vergleichen. Bei großen Gruppen müssen Sie sich dabei aber weiterhin direkt an die jeweilige Zuggesellschaft wenden.Die beste Option, um bei Gruppenbuchungen mit der Bahn Zeit und Geld zu sparen, ist die Abwicklung über eine Reisemanagement-Plattform. TravelPerk bietet maßgeschneiderte Lösungen für Ihre Gruppenbuchungen: von der Anreise über die Übernachtung bis hin zum Programm.
Wie buche ich eine Gruppenreise?
Bei Gruppenreisen mit dem Zug, insbesondere mit speziellen Rahmenprogrammen, erfolgt die Anfrage in der Regel individuell per E-Mail oder Telefon. Sie erhalten ein maßgeschneidertes Angebot von der Verkehrsgesellschaft, das oft Rabatte und zusätzliche Leistungen wie Verpflegung oder die Reservierung eines gesamten Wagens für große Gruppen umfasst.Die Koordination kann dabei herausfordernd sein, da verschiedene Bedürfnisse berücksichtigt und begrenzte Verfügbarkeiten sowie häufig komplexe Stornierungsbedingungen beachtet werden müssen. Für Travel Manager:innen bedeutet das einen erheblichen Aufwand, da sie Reiseziele und Verfügbarkeiten manuell recherchieren und mit dem Budget sowie den Reiserichtlinien abgleichen müssen.Eine Reisemanagement-Plattform erleichtert diesen Prozess erheblich, indem sie eine zentrale Anlaufstelle für alle Buchungen und die gesamte Verwaltung bietet. So können Travel Manager:innen effizienter arbeiten und der Buchungsprozess wird enorm vereinfacht.
Herausforderungen bei der Buchung von Gruppenreisen mit dem Zug
Der Kauf von Fahrkarten für Gruppenreisen mit dem Zug ist oft mit einigen Hürden verbunden, um sicherzustellen, dass alle untergebracht und dabei individuelle Bedürfnisse mitbedacht werden. Von der Koordination des Zeitplans bis hin zum Verständnis der oft verstreuten Informationen auf den Seiten der Anbieter stoßen Sie u. a. auf folgende Herausforderungen.
Verfügbarkeit der Fahrkarten
Insbesondere bei Reisen während der Hauptsaison oder auf beliebten Routen kann es passieren, dass nicht ausreichend Fahrkarten verfügbar sind. Planen Sie die Reisedaten und -zeiten dementsprechend. Möglicherweise finden Sie unter der Woche bessere Optionen für die ganze Gruppe als an den Wochenenden.
Strikte Buchungsbedingungen
Anbieter haben unterschiedliche Regelungen für Gruppenbuchungen, u. a. zu minimaler und maximaler Gruppengröße, Stornierungsbedingungen, Sitzplatzreservierung sowie der Nutzung von Vergünstigungen wie der BahnCard und zur Kombination mit anderen Sparpreisen.
Kommunikation mit der Gruppe
Das Abfragen von Informationen der Passagier:innen kann ein umständlicher Prozess sein, ebenso wie die Kommunikation von wichtigen Details zu Tickets oder Reise-Updates. Um die Kommunikation mit den Reisenden zu erleichtern und die besten Angebote für Fahrkarten zu erhalten, sollten einige wichtige Details daher vor der Buchung geklärt werden, darunter:- Namen & Kontaktinfos der Passagier:innen
- Standort & Reiseziel
- Reisedaten & -zeiten
- Reiseklassen für die Sitzplatzreservierung
- Zahlungsdetails
- Ggf. zusätzliche Anforderungen
Gruppenreisen mit der Bahn – Anbietervergleich
Reisemanagement-Plattform
Mit einer Reisemanagement-Plattform wie TravelPerk wird die Buchung von Tickets für große Gruppen besonders einfach und effizient. TravelPerk bietet eine umfangreiche Auswahl an Zugverbindungen in Zusammenarbeit mit weltweit führenden Zugunternehmen wie Deutsche Bahn, Amtrak, Eurostar u. v. m. Darüber hinaus bietet TravelPerk nicht nur die Buchung von Zugreisen, sondern auch von Hotels, Flügen und Mietwagen – alles über eine einzige Plattform. Das erleichtert die Reiseplanung erheblich und spart Zeit. Ihr Unternehmen profitiert von bereits ausgehandelten Firmentarifen und speziellen Angeboten für große Gruppen sowie von flexiblen Änderungs- und Stornierungsoptionen. Die zentrale Plattform erleichtert die Buchung und Verwaltung aller Reisebuchungen und reduziert so den Aufwand für Reisemanager:innen.Für Gruppenreisen können Sie unseren Concierge-Service nutzen, der sich persönlich um die Reisebuchung kümmert. Unser Event-Team hilft Ihnen außerdem gern bei der Planung und Durchführung Ihres Firmenevents – von der Anreise und Hotelreservierung über die Buchung von Veranstaltungsorten bis hin zum Catering.
Österreichische Bundesbahnen (ÖBB)
Auch die ÖBB selbst bieten Gruppenkonditionen sowie Sonderkonditionen für Unternehmen an. Für Gruppen ab 7 Personen erhalten Sie auf Fahrten innerhalb Österreichs bis zu 30 % Rabatt auf den Ticketpreis, auch im Nightjet. Für internationale Reisen hängt die Höhe der Ermäßigung vom Zielort ab. Ein großer Pluspunkt für Gruppenreisen mit den ÖBB ist die Flexibilität: Die Gruppentickets sind innerhalb Österreichs nicht zuggebunden, sondern können während der Geltungsdauer flexibel in eine Richtung genutzt werden. Lediglich für die Sitzplatzreservierung besteht Zugbindung.Das ÖBB Businesskonto bietet weitere Vorteile für Unternehmen, darunter:- zwischen 20 % und 25 % Ermäßigung auf Tickets, abhängig vom Jahresumsatz
- Ein Stornobudget für gebuchte Reisen bis zu 2000 Euro
- Buchungsplattform als Desktop-Version und App
- Verwaltung und Abrechnung nach Kostenstellen
- Umfassende Berichterstattung, einschließlich der CO2-Emissionen
Schweizerische Bundesbahnen (SBB)
Auch die Schweizerischen Bundesbahnen (SBB) bieten attraktive Lösungen für Gruppenreisen und Geschäftskund:innen, die Ihren Reisekomfort erhöhen und die Planung erleichtern – egal, ob Firmenevent, Geschäftsreise oder andere Veranstaltung. Die Angebote umfassen:- Bis zu 30 % Ermäßigungen für Gruppen ab 10 Personen auf den regulären Fahrpreis für Inlandsreisen, inklusive Sitzplatzreservierung
- Günstige Tarife für Gruppenreisen zu Zielen in den Nachbarländern, wie Deutschland, Frankreich und Italien
- Charterzüge (auf Wunsch mit Catering und Programm) für große Gruppen: Die SBB bieten hier verschiedene Wagen an, einer davon ist der „Rote Pfeil“, mit dem Winston Churchill einst durch das Land reiste.
Mit dem SBB Business Travel Programm profitieren Unternehmen außerdem von zusätzlichen Angeboten und Rabatten (abhängig vom jährlichen Reisevolumen) sowie von flexiblen Änderungs- und Stornierungsoptionen. Die SBB-Businesscard ermöglicht Mitarbeitenden das Sammeln von Punkten, die sie gegen Prämien eintauschen können. Über das Reiseportal können Sie alle Buchungen zentral verwalten und detaillierte Berichte erstellen.
Fazit: Vorteile einer Buchungsplattform für Gruppenreisen mit dem Zug
Reisemanagement-Plattformen wie TravelPerk bieten viele Vorteile und helfen Ihnen so, die Planung und Buchung von Gruppenreisen einfach und effizient zu gestalten. Eine solche Lösung lohnt sich v. a. für Unternehmen, die regelmäßige Gruppenreisen organisieren – auch international –, da sie eine zentrale Anlaufstelle für alle Reisebuchungen bietet und somit den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert. Hier einige der wichtigsten Vorzüge von TravelPerk:- Branchenführendes Inventar: Bei uns finden Sie die besten Angebote führender Zugunternehmen: DB, ÖBB, SNCF, Trenitalia, Renfe, Eurostar, Amtrak u. v. m.
- Zentrale Verwaltung: Eine zentrale Plattform zur Verwaltung aller Reisebuchungen erleichtert die Koordination und reduziert den Aufwand für Travel Manager:innen.
- Individuelle Unterstützung: Für Gruppenbuchungen ab 9 Personen bietet TravelPerk einen Concierge-Service, der sicherstellt, dass alle Bedürfnisse der Gruppe berücksichtigt werden.
- 24/7-Kundensupport: Wir bieten rund um die Uhr Unterstützung für Reisende, sodass bei Problemen oder Fragen jederzeit Hilfe verfügbar ist.
- Echtzeit-Informationen: Sie erhalten jederzeit aktuelle Daten zu Reiseplänen, Verspätungen und Änderungen.
- Änderungen jederzeit: Buchungen können flexibel geändert werden – so sind Sie gewappnet, wenn Ihre Pläne sich ändern.
- Maßgeschneiderte Lösungen: Bei uns finden Sie Angebote für große Gruppen, die auf die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen der Reisenden zugeschnitten sind.
Diese und mehr Leistungen machen TravelPerk zu einer idealen Lösung für die Buchung und Verwaltung von Gruppenreisen. Unternehmen können ihre Reisekosten optimieren und gleichzeitig einen hohen Komfort und hervorragenden Service für ihre Reisen sicherstellen. Dabei bieten wir vielseitige Angebote der besten Zugunternehmen, um Ihnen die Recherche deutlich zu erleichtern.