Reisemanagement für Kleinunternehmen – der große Guide
Geschäftsreisen sind auch für kleinere Unternehmen von großer Bedeutung, denn ein persönliches Treffen kann oft den entscheidenden Unterschied machen, ob aus einem Interessenten ein Kunde wird. Gerade für Kleinunternehmen stellen Dienstreisen dabei oft eine Herausforderung dar – sei es im Hinblick auf die Reisekosten oder bei der Etablierung eines effektiven Prozesses für das Geschäftsreisemanagement. Doch Geschäftsreisen für KMUs müssen nicht kompliziert sein! In diesem Guide haben wir Ihnen einige wichtige Tipps zusammengestellt, mit denen Sie als Kleinunternehmen Geschäftsreisen effizient und stressfrei gestalten können.Kleinunternehmen investieren prozentual häufig mehr in Reiseausgaben als größere Unternehmen. Daher ist es wichtig, ein effektives Geschäftsreise- und Reisekostenmanagement zu etablieren und Prioritäten, Ziele und Prozesse so festzulegen, dass Geschäftsreisen so kostengünstig wie möglich werden.Einige wichtige Prioritäten und Strategien für Kleinunternehmen sind hierbei:Wenn Sie eine Reiserichtlinie für Ihr Unternehmen einführen, sollten Sie sich zu Beginn zwei zentrale Fragen stellen:Für die Effizienz und Planungssicherheit, ist es wichtig, dass sich die Reisekosten in den vorher festgelegten Budgetgrenzen bewegen. Gerade für Kleinunternehmen ist es von großer Bedeutung, dass diese Grenzen nicht überschritten werden – nicht nur, weil KMUs bei finanziellen Entscheidungen weniger Spielraum haben, sondern auch, weil eine nachlässige Einhaltung von Ausgabenlimits nur noch chaotischer wird, wenn das Unternehmen wächst.Beachten Sie also folgende Punkte und berücksichtigen Sie diese auch in Ihren Reiserichtlinien:Eine gut etablierte Reiserichtlinie ist entscheidend, um nachhaltige Kapazitäten für Geschäftsreisen zu schaffen. Die Reiserichtlinie regelt dabei nicht nur, wer auf Geschäftsreise darf und in welchen Fällen und wie die Reisekosten bezahlt werden, sondern enthält auch alle Regelungen für die Reisebuchung, den Dienstreiseantrag und die Reisekostenabrechnung. Eine gut strukturierte Reiserichtlinie sollte den Geschäftsreiseprozess von Anfang bis Ende straffen und effektiver gestalten.Doch damit die Richtlinie auch funktioniert, sollte sie folgende Kriterien erfüllen:Sobald Ihre Reiserichtlinie vollständig ist, sollten Sie sich auf die Compliance konzentrieren, also darauf, dass die Richtlinien von den Reisenden auch eingehalten werden. Der Fokus moderner Geschäftsreisen hat sich von der Suche nach dem günstigsten Anbieter hin zu mehr Kontrolle über das Verhalten und die Ausgaben von Geschäftsreisenden verlagert. Mitarbeiter:innen, die sich bei Reisen nicht an die Regeln halten, können ungewollte finanzielle Mehrkosten bringen.Dennoch ist neben den starren Richtlinien für Budgets auch ein gewisses Maß an Flexibilität erforderlich, was die Planung und Kalkulation von Dienstreisen zu einer Gratwanderung macht. Es ist wichtig zu wissen, wann welche Regeln unbedingt eingehalten werden müssen und in welchen Fällen Ausnahmen gelten. Eine offene Kommunikation zwischen den Reisenden und den Manager:innen ist hier unerlässlich, um notwendige Flexibilität zu ermöglichen. Denn Fakt ist: Planänderungen gehören auf Geschäftsreisen einfach dazu.Der Kosten-Nutzen-Erfolg einer Geschäftsreise hängt auch davon ab, dass Ihre Mitarbeiter:innen die Reiserichtlinie in ihrer aktuellen Version kennen. Die Mitarbeiter:innen sollten wissen, wie Dienstreisen beantragt werden müssen und wie die Freigabeprozesse dafür aussehen. Egal, ob über ein Messaging-Programm wie Slack, per E-Mail, über ein Online-Formular oder eine analoge Methode kommuniziert wird: Die Mitarbeiter:innen sollten sich dessen bewusst sein und angehalten werden, diese Methoden beim Reiseantrag auch zu nutzen.Eine solide Spesenabrechnung erleichtert zukünftige Geschäftsreisen erheblich. Geschäftsreisende müssen wissen, wie sie ihre Ausgaben erfassen. Das sollte schnell und einfach zu erledigen sein. Nutzen Sie dazu am besten eine Reisebuchungsplattform oder eine Buchhaltungs-/Spesensoftware.Werden die finanziellen Aspekte von Geschäftsreisen detailliert erfasst, dann können Sie Kosten und Nutzen der Reisen vergleichen und eine jährliche Analyse des erzielten ROI für Reisen durchführen. Auf diese Weise lässt sich feststellen, ob es sich in Zukunft auszahlt, weiterhin Geld in Geschäftsreisen zu investieren.Erfassen Sie jedoch auch die nicht-finanziellen Aspekte der Dienstreisen. Nach einer Geschäftsreise sollten Reisende ermutigt werden, ihr Feedback zur Reise abzugeben, z. B. durch einen kurzen Fragebogen. Hier sind einige mögliche Fragen, die interessant sein können:Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Kleinunternehmen ihre Geschäftsreisen buchen und verwalten können. Jede davon hat ihre eigenen Vor- und Nachteile. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:Reisebüros können in kleinen Teams eine wichtige Lücke füllen. Sie sind besonders nützlich für all jene Unternehmen, die keinen eigene:n Reisemanager:in oder keine:n Office-Manager:in haben, zu dessen Hauptaufgaben das Reisemanagement zählt. Die Reisebüros fungieren als Vermittler und helfen dabei, günstigere Preise mit Anbietern – z. B. für Hotels, Flüge, Mietwagen und mehr – auszuhandeln.Reisebüros sind nicht so teuer, wie Sie vielleicht glauben, und auch die menschliche Seite des Services kann hilfreich sein. Oft verrechnen sie ihren Kunden die Dienstleistungen jedoch basierend auf Anrufzeit und getätigten Buchungen. Außerdem möchten Sie vielleicht in vielen Fällen nur schnell etwas über ein Online-Portal buchen, ohne in einem langen Telefongespräch zu klären, was Sie genau brauchen.Reisebüros haben oft Zugang zu speziellen Rabatten, die der breiten Öffentlichkeit nicht zur Verfügung stehen. Dennoch entstehen durch die Gebühren des Reisebüros zusätzliche Kosten, sodass die tatsächliche Ersparnis am Ende geringer ausfallen kann als erwartet.Online-Reisebüros und Reise-Websites sind Seiten, auf denen die Benutzer:innen ihre Reiseparameter (Orte, Datum, Preisbereiche und mehr) selbst eingeben und dann Optionen von vielen verschiedenen Anbietern angezeigt bekommen. Bekannte Beispiele sind Kayak, Booking.com und Skyscanner. Sie werden hauptsächlich für Privatreisen verwendet, können aber auch für Kleinunternehmen nützlich sein.Die Vorteile liegen in der großen verfügbaren Auswahl an Optionen und der Möglichkeit, günstigere Angebote zu finden. Für Unternehmen, die eine offene Buchungsrichtlinie für Geschäftsreisen haben, ist dies ein relativ einfacher Ansatz, mit dem Mitarbeiter:innen ganz einfach ihre Reisen selbst buchen können.Die Nutzung solcher Websites hat jedoch auch Nachteile. Zunächst einmal führt eine solche offene Buchungsrichtlinie zu einem höheren Verwaltungsaufwand im Unternehmen. Mitarbeiter:innen müssen ihre Rechnungen separat einreichen, und das oft in größerer Zahl, v. a. wenn Flüge, Hotel und Transport bei verschiedenen Anbietern gebucht werden.Außerdem geben Sie Ihren Mitarbeiter:innen durch die uneingeschränkte Nutzung der Online-Buchungsportale die Möglichkeit, mehr als geplant für Reisen auszugeben. Daher ist es in solchen Fällen besonders wichtig, auf die strikte Einhaltung der Richtlinie zu achten.Die beste Lösung für Geschäftsreisen ist, vorhandene Online-Buchungstools zu nutzen, die auf Geschäftsreisen spezialisiert sind. Diese Tools für das Reisemanagement verbinden die Vorteile von benutzerfreundlichen Websites für Privatnutzer:innen mit der Unterstützung von Reisebüros für Geschäftsreisen.Diese Anbieter ermöglichen Unternehmen Kontrolle und Transparenz über Geschäftsreisende und Reisekosten sowie eine schnelle und unkomplizierte Reisebuchung, ohne dass ein kostspieliger Vertrag mit einem Reisebüro erforderlich ist. Der Großteil dieser Anbieter bietet zudem eine kostenlose Version an.Darüber hinaus ist für viele dieser Tools ein Kundensupport verfügbar. Benutzer:innen profitieren also von den Vorteilen einer automatisierten, digitalen Plattform (ähnlich wie bei Online-Reise-Websites), können bei Bedarf aber auch auf menschliche Unterstützung wie bei einem Reisebüro zählen.Der einzige Nachteil einiger Geschäftsreiseplattformen ist, dass ihre Einarbeitung im Vergleich zu einfachen Online-Reiseportalen etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen kann. In vielen Fällen ist die Abwicklung aber intuitiv, und die Vorteile der Reisemanagement-Tools überwiegen schon nach kurzer Zeit.Zusätzlich zu ausführlichen Reiserichtlinien mit klar definierten Reisebudgets können Unternehmen mit weiteren Tipps und Tricks Reisekosten sparen und im Rahmen halten.Viele Kreditkartenanbieter bieten Optionen, die speziell auf Geschäftsreisen ausgerichtet sind und legitime Vorteile bieten. So können Sie durch Firmenkreditkarten u. a. Vergünstigungen bei Flügen, aber auch bei Hotels, Mietwagen und mehr erhalten.Mögliche Vorteile im Überblick:Anbieter wie Fluglinien, Hotels und Autovermietungen möchten, dass Kund:innen ihrer Marke treu bleiben – deshalb bieten viele von ihnen auch Zugang zu Bonusprogrammen. Bei der Auswahl von Fluggesellschaften und Co. sollten Sie als Unternehmen also darauf achten, ob solche Treueprogramme angeboten werden und welche Vorteile sie Ihnen bringen. Im Laufe der Zeit kann die richtige Wahl des passenden Anbieters inkl. Bonusprogramm die Kosten für Geschäftsreisen reduzieren und auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen steigern.Einige mögliche Boni, die Sie durch die Treuepunkte erhalten können, haben wir hier zusammengefasst:Viele Anbieter sind besonders an Geschäftsreisenden interessiert und bieten daher oft auch spezielle Unternehmenstarife an. Nutzen Sie als Unternehmen also die Chance und verhandeln Sie mit Anbietern spezielle Rabatte für Ihre Geschäftsreisen, um so noch mehr Geld zu sparen.Tipp: Wenn Sie Anbieter direkt kontaktieren und erläutern, dass Sie ein Unternehmen vertreten, können Sie bessere Preise verhandeln. Es lohnt sich zudem, mit mehreren Anbietern in Kontakt zu treten und deren Angebote zu vergleichen.Geschäftsreisende können bei ihrer jährlichen Steuererklärung einige Abzüge geltend machen. Diese Einsparungen können gewährt werden, wenn der/die Reisende:Nun wissen Sie bereits das Wichtigste über das Reisemanagement für Kleinunternehmen. Im Folgenden gehen wir aber noch etwas genauer auf weitere Herausforderungen und Sonderfälle auf Reisen ein, über die Sie bei der Erstellung Ihrer Reiserichtlinie und im Rahmen Ihres Reisemanagements nachdenken sollten.Eine Frage, die Sie sich bei der Erstellung Ihrer Reiserichtlinie stellen sollten, ist jene nach den Verkehrsmitteln, die Ihre Geschäftsreisenden in der neuen Stadt nutzen dürfen.Taxis sind:Wenn Sie mehr als eine Person auf eine Geschäftsreise schicken, kann eine gemeinsame Unterkunft eine enorme Kostenersparnis sein.Bei Geschäftsreisenden kann dies jedoch ein heikles Thema sein. Manche haben kein Problem damit, ein Zimmer mit Kolleg:innen zu teilen. Andere wiederum legen großen Wert auf Privatsphäre und ihren persönlichen Raum.Hier können wir Ihnen nur zu Transparenz raten. Wenn Sie festlegen, dass Ihre Mitarbeiter:innen auf Geschäftsreisen gemeinsam untergebracht werden, sollte das für niemanden eine Überraschung sein. Schon vor der Bestätigung der Reise sollten die Mitarbeiter:innen darauf hingewiesen werden, dass sie gegebenenfalls ein Hotelzimmer teilen müssen. Dies ist für viele Mitarbeiter:innen ein ausschlaggebender Faktor und kann zu großer Unzufriedenheit führen, wenn sie erst zu spät erfahren, dass sie das Zimmer mit jemandem teilen müssen.Reiserichtlinien sollten stets auch geospezifische Faktoren berücksichtigen. Bei Reisen in fremde Länder erwartet Geschäftsreisende ein ganz anderes Erlebnis – fremde Kulturen, andere Geschäftspraktiken, andere Lebenshaltungskosten und vielleicht auch ein ganz anderes Sicherheitsniveau.Es ist also sinnvoll, manche Aspekte Ihrer Reiserichtlinie vom Standort abhängig zu machen, wie etwa:
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So funktioniert Reisemanagement für Kleinunternehmen
- Konsolidierung: Legen Sie Reisen und geschäftliche Auswärtstermine nach Möglichkeit zusammen, sodass Sie so wenige Reisen wie möglich unternehmen müssen.
- Compliance: Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter:innen die Reiserichtlinien einhalten und wissen, warum diese gelten.
- Flexibilität: Lassen Sie Ihre Mitarbeiter:innen Reisen so buchen, dass sie für sie gut funktionieren und sie die Möglichkeit haben, schnell zu reagieren, wenn eine Geschäftsreise nötig wird.
- Transparenz und Nachweisbarkeit: Behalten Sie den Überblick darüber, warum Ihre Mitarbeiter:innen Geschäftsreisen unternehmen, und beachten Sie Reisekosten und Ziele.
Wichtige Fragen & transparente Richtlinien
- Wann schicken wir Mitarbeiter:innen auf Geschäftsreisen?
- Wen schicken wir auf solche Reisen?
Ausgaben & Rechnungen
- Ausgabenlimits und Budget-Obergrenzen für Dienstreisen.
- Spezifische Ausgabenregeln für Hotels, Flüge etc. und deren Abweichungen je nach Dienstalter bzw. -höhe des Reisenden und Bedeutung der Reise.
- Zahlungsmethode: Bezahlen die Reisenden im Voraus und verrechnen die Reisekosten dann mit dem Unternehmen? Oder werden Firmenkreditkarten oder Prepaid-Karten genutzt?
- Reisekostenabrechnung und -rückerstattung: Welche Reisekosten werden vom Unternehmen bezahlt (und welche nicht) und wie können Reisende diese zurückfordern?
Reiserichtlinie erstellen – weitere Inhalte
- Sie muss klar und einfach verständlich sein.
- Sie muss Mitarbeiter:innen, die auf Geschäftsreise geschickt werden, eindeutig kommuniziert werden.
- Sie muss an einem zentralen Ort gespeichert und für jeden einfach zugänglich sein.
- Sie muss einfach zu handhaben sein und nur alle notwendigen Schritte enthalten, die erforderlich sind, damit Mitarbeiter:innen ihre Reisen organisieren können.
- Wenn der Flug verpasst wird oder ausfällt.
- Wenn kein Hotelzimmer verfügbar ist.
- Wenn Termine vom Kunden/Interessenten kurz vor oder während der Reise abgesagt werden.
- Wenn Belege und Rechnungen verloren gegangen sind und die Spesenabrechnung unvollständig ist.
- Wenn Notfälle oder Extremsituationen eintreten, die eine schnelle Rückführung erfordern.
- etc.
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Compliance & Flexibilität
Kosten-Nutzen-Vergleich: Wie erfolgreich ist die Geschäftsreise?
- War das Reisebudget für den Zweck Ihrer Reise angemessen und ausreichend?
- Hatten Sie genug Zeit, alles zu erledigen?
- Waren die Anweisungen zur Reisebuchung und zum Ablauf der Reise klar?
- War die Kommunikation im Vorfeld der Reise ausreichend?
- Fühlten Sie sich während der Reise vom Unternehmen unterstützt?
Geschäftsreisen für Kleinunternehmen buchen & verwalten
- Reisebüros
- Online-Reisebüros und Reise-Websites
- Spezialisierte Geschäftsreisemanagement-Tools
Reisebüros für Geschäftsreisen
Online-Reisebüros und Reise-Websites
Spezialisierte Geschäftsreisemanagement-Tools
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Testen Sie die Reisemanagement-Plattform, die Benutzer:innen lieben!
Tipps, um Kosten bei Geschäftsreisen für Kleinunternehmen zu sparen
Kreditkarten für Geschäftsreisen
- Extrapunkte bei der Buchung von Flügen und Hotels
- Rabatte beim Bezahlen mit Punkten
- Jährliche Gutschrift für Nebengebühren der Fluggesellschaft
- Zugang zu Flughafenlounges
- Zugang zu Treueprogrammen
- Kostenlose Hotelübernachtungen an bestimmten Tagen
- etc.
Bonusprogramme
Bei Fluggesellschaften:
- Keine Sperrzeiten, Extrapunkte bei der Buchung
- Rabatte auf Upgrades, z. B. auf zusätzliche Sitzplätze oder das Mitbringen von Tieren
- Möglichkeit, die Warteschlange vor der Sicherheitskontrolle abzukürzen
- Kostenloser Check-in für zusätzliche Gepäckstücke
- Gebührenerlass bei Stornierungen
Bei Hotels:
- Keine Sperrdaten
- Garantierte Zimmertypen und Zimmerverfügbarkeit
- Später Check-out
- Kostenlose Extras wie WLAN im Zimmer und Frühstück
Bei der Autovermietung:
- Private Flughafenzustellung des Fahrzeugs
- Garantierte Mietverfügbarkeit
- Kostenlose zusätzliche Miettage
- Kostenlose Fahrzeugauswahl
- Unternehmenstarife
Abzüge von Reisekosten in der Steuerklärung
- Selbst für seine/ihre Mahlzeiten bezahlt hat und keine Verpflegungspauschale vom Arbeitgeber erhalten hat.
- Sein/ihr eigenes Fahrzeug für die Reise verwendet hat.
- Für Versand oder Gepäck bezahlt hat.
- Maut bezahlt hat.
- etc.
Häufige Herausforderungen beim Reisemanagement für Kleinunternehmen
Fahrzeugwahl vor Ort auf Dienstreisen
- schnell und komfortabel.
- teuer.
- die günstigste Variante.
- unflexibel und machen es gegebenenfalls nötig, dass Reisende Wege zu Fuß von und zu den Bahnhöfen und Haltestellen zurücklegen müssen.
- preislich zwischen Taxis und öffentlichen Verkehrsmitteln angesiedelt und sehr praktisch für Reisende.
Gemeinsame Unterkünfte
Geospezifische Reiserichtlinien
- das tägliche Ausgabenlimit
- den Zugang zu Mietwagen und Taxis
- individuelles Reisen oder Mitarbeitergruppen
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Gestalten Sie Geschäftsreisen einfacher. Für immer.
- Erleben Sie unsere Plattform in Aktion. Tausende von Unternehmen auf der ganzen Welt vertrauen auf TravelPerk. Es vereinfacht die Verwaltung von Geschäftsreisen durch mehr Flexibilität, volle Kontrolle über die Ausgaben mit einfachen Berichten und Optionen zum Ausgleich Ihres ökologischen Fußabdrucks.
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