Ihr Leitfaden zur Sicherheit auf Geschäftsreisen
Fürsorgepflicht des Arbeitgebers bei Dienstreisen – das müssen Sie wissen
Was ist die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers?
- Arbeitssicherheit durch Zertifizierung und Wartung von Maschinen
- Arbeitsschutz durch angemessene Kleidung
- Sichere Arbeitsstätte, z. B. durch Feuerschutz
- Stressprävention
- Schutz vor Gewalt, Diskriminierung und Mobbing
- Bereitstellung von Lebensmitteln und Getränken
- u. v. m.
Fürsorgepflicht im Kontext von Dienstreisen
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Erfahren Sie, wie Sie Ihre Reisenden auf Geschäftsreisen schützen können.
Herausforderungen kennen & Verantwortliche festlegen
- verpasste oder annullierte Flüge
- verlorene Dokumente
- spontane Umbuchungen von Unterkünften
- Krankheitsfälle oder Unfälle
- Ausnahmesituationen im Zielland wie politische Unruhen oder Naturkatastrophen
Fürsorgepflicht vs. Travel Risk Management
- Die Fürsorgepflicht ist die rechtliche Verpflichtung des Arbeitgebers, eine Strategie zur Minderung der Risiken für Mitarbeiter:innen auf Geschäftsreisen zu erforschen, planen und umzusetzen. Um ebendieser Sorgfaltspflicht nachzugehen, entwickeln Unternehmen Strategien und ergreifen Maßnahmen.
- Das Travel Risk Management, auch Reiserisikomanagement, ist eine Strategie bzw. ein Prozess, der im Rahmen der Fürsorgepflicht anfällt. Im Zuge dessen wird bereits vor der Reise eine Risikobewertung durchgeführt, die Informationen zum Reiseziel sowie zur reisenden Person berücksichtigt und zueinander in Bezug setzt. Weiterhin werden Prozesse entwickelt, um etwaige Sicherheitsrisiken während der Reise zu minimieren oder schnellstmöglich zu beseitigen bzw. umgehen, darunter Dienstreiseversicherungen, Evakuierungspläne u. v. m.
Maßnahmen zur Sorgfaltspflicht bei Geschäftsreisen
Viele Unternehmen tun sich schwer damit, einen konkreten Plan für die Sorgfaltspflicht bei Reisen aufzustellen oder präzise Maßnahmen im Sinne des Reiserisikomanagements zu formulieren. Das ist in erster Linie darauf zurückzuführen, dass der Gesetzgeber die Definition der besagten Begriffe recht vage hält und wenig Orientierung bietet – von Richtlinien zur praktischen Umsetzung ganz zu schweigen. Höchste Zeit für einen Leitfaden, der Ihnen dabei hilft, einen eigenen Fahrplan für die Fürsorgepflicht zu entwickeln, der sich optimal an die Bedürfnisse und Werte Ihres Unternehmens anpassen lässt. Folgende Maßnahmen sind dabei wichtig:
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Rechtliche Grundlagen
Strategische Planung & Vorbereitung
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Risikobewertung & -prävention
- politische Situation
- Klima oder Naturphänomene
- gesellschaftliche oder kulturelle Gepflogenheiten
- Gesundheitsrisiken
- Dienstreiseversicherungen
- Impfungen für Auslandsaufenthalte
- Anlaufstellen für die medizinische Versorgung
- Evakuierungsmöglichkeiten
- Schulungen zu Umgangsformen vor Ort
- Unterweisungen & Handlungsvorgaben für Notfälle jeder Art
Kommunikation & Support
Risikomanagement & Notfallpläne
Um Arbeitnehmer:innen auf Dienstreisen weltweit zu schützen, brauchen Unternehmen ein intaktes Netzwerk aus Spezialist:innen. Das können Arbeitgeber allein faktisch nicht stemmen. Investieren Sie also in die Zusammenarbeit mit Organisationen oder Anbietern, die Ihre Mitarbeiter:innen vor Ort schützen, betreuen und versorgen können – bspw. in medizinischen oder persönlichen Notfällen. Damit alle Beteiligten sofort wissen, was zu tun ist, müssen das Risikomanagement und die dazugehörigen Notfallpläne schon vor der Abreise stehen. So können sich die Reisenden für den Ernstfall wappnen und wissen, wo genau sie Unterstützung erhalten und wie diese im Detail aussieht. Als Arbeitgeber stehen Sie bei Bedarf im ständigen Kontakt – sowohl mit Ihren Mitarbeiter:innen als auch mit den Anlaufstellen vor Ort. Sie müssen nicht selbst koordinieren, geben Ihren Arbeitnehmer:innen aber trotzdem die Sicherheit, die sie brauchen, und nicht zuletzt ein gutes Gefühl.
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Auswertung & Reporting
So erstellen Sie eine Richtlinie für die Fürsorgepflicht
- Bewerten Sie Ihr aktuelles Reisemanagement: Was läuft gut, was könnte besser laufen? Beziehen Sie Reisende, Reisemanager:innen und andere Akteur:innen in die Bewertung mit ein, um alle relevanten Aspekte abzubilden. Prüfen Sie Ihr Travel- und Travel Risk Management außerdem auf seine Aktualität, indem Sie es mit aktuellen Daten, Risikotrends und Sicherheitsstandards abgleichen.
- Etablieren Sie ein Verfahren für die Reisevorbereitung: Welche Vorkehrungsmaßnahmen sind vor einer Reise zu treffen? Erstellen Sie eine Richtlinie für den Buchungsvorgang, die Risikobewertung und die Risikoprävention. Automatisieren Sie Reisewarnungen und integrieren Sie sie in den Reiseplan. Prüfen Sie den Versicherungsschutz Ihrer Angestellten. Stellen Sie sicher, dass alle Kontaktdaten sowie andere Infos zu den Reisenden aktuell und zugänglich sind.
- Legen Sie Verantwortlichkeiten und Geltungsbereiche fest: Als Arbeitgeber brauchen Sie ein Team aus zuverlässigen Expert:innen, die Hand in Hand arbeiten – intern wie extern. Legen Sie eindeutig fest, wer wofür zuständig ist, und versorgen Sie die reisenden Mitarbeiter:innen mit den entsprechenden Infos und Kontaktdaten. Formulieren Sie außerdem Geltungsbereiche: Risikopotenziale, Notfallpläne und Hilfsmaßnahmen unterscheiden sich je nach Zielland – die Ansprechpersonen womöglich auch.
- Integrieren Sie einen Notfallleitfaden: Im besten Fall bleiben Ihre Sorgfaltsvorkehrungen zum großen Teil hypothetisch. Wenn nicht, ist es aber umso wichtiger, dass Sie souverän agieren. Das heißt konkret: Wenn etwas nicht nach Plan läuft, müssen Sie nicht lang überlegen, sondern haben sofort eine Lösung parat. Auch die Reisenden selbst sind für Ernstfälle geschult und können jederzeit einen Reisesupport kontaktieren sowie Infos zu Evakuierungsstellen oder der nächstgelegenen Botschaft mobil abrufen.
Sorgen Sie für die Sicherheit Ihrer Reisenden – wir unterstützen Sie dabei
- Vor der Reise: Wir informieren Sie über das Zielland, übermitteln Echtzeit-Updates an die Reisenden, beraten Sie zu Versicherungsschutz, Impfungen und Dokumenten und erstellen professionelle Reisepläne für jede Dienstreise, die Sie über TravelPerk buchen.
- Während der Reise: Risikogebiete werden automatisch identifiziert und Reisewarnungen versandt. Zudem unterstützen wir Sie mit Tracking-Optionen, 24/7-Support durch unsere Reiseexpert:innen sowie einem professionellen Notfall- und Krisenmanagement.
- Nach der Reise: Unser Reisereport trägt die wichtigsten Daten und Fakten zur Dienstreise übersichtlich zusammen und bringt Transparenz in Ihre Geschäftsreisen. Wir werten die Compliance Ihrer Richtlinie aus und bieten praktische Lösungen für die Reisekostenabrechnung – ganz ohne Papierkram. So können Sie Ihr Travel Management verbessern, während Ihre Mitarbeiter:innen sich schon auf die nächste Reise freuen.
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Gestalten Sie Geschäftsreisen einfacher. Für immer.
- Erleben Sie unsere Plattform in Aktion. Tausende von Unternehmen auf der ganzen Welt vertrauen auf TravelPerk. Es vereinfacht die Verwaltung von Geschäftsreisen durch mehr Flexibilität, volle Kontrolle über die Ausgaben mit einfachen Berichten und Optionen zum Ausgleich Ihres ökologischen Fußabdrucks.
- Hier finden Sie Hunderte von Ressourcen rund um das Thema Geschäftsreisen, von Tipps für nachhaltigeres Reisen bis hin zu Ratschlägen für die Erstellung einer Geschäftsreise Richtlinie und die Verwaltung Ihrer Ausgaben. Unsere neuesten E-Books und Blog-Beiträge haben für Sie alle Infos.
- Verpassen Sie nie wieder ein Update. Bleiben Sie mit uns auf sozialen Netzwerken in Kontakt, um die neuesten Produktveröffentlichungen, bevorstehende Veranstaltungen und druckfrische Artikel zu erhalten.
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