Reisekostenmanagement: Leitfaden für Ihr Spesenmanagement 2024
Reisekostenabrechnungs-App: beliebte Spesen-Apps 2024
Was ist eine Reisekostenabrechnungs-App?
Im Rahmen einer Geschäftsreise werden verschiedene Kosten fällig. Zu den gängigsten Ausgabenkategorien zählen die An- und Abreise bzw. Fahrtkosten allgemein, die Unterbringung in einer adäquaten Unterkunft und der Verpflegungsmehraufwand, der für die Reisenden während der Auswärtstätigkeit entsteht. In Unternehmen, in denen das Reise- und Reisekostenmanagement manuell vonstatten geht, entsteht allein durch die Rekonstruktion im Nachhinein ein großer Aufwand. Denn manche Zahlungen werden im Voraus oder in Echtzeit getätigt, andere im Nachgang per Rechnung, einen Teil übernimmt vielleicht das Unternehmen, während ein anderer Teil von den Arbeitnehmer:innen selbst gezahlt wird. Das Resultat: ein großes Durcheinander.Apps für die Spesenabrechnung setzen genau hier an – und helfen Ihnen, alle Kosten, die rund um eine Geschäftsreise entstehen, in digitale Daten zu übertragen und zu automatisieren:
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- In der Smartphone-App werden alle Quittungen, Rechnungen und andere wichtige Belege an einem Ort aufbewahrt.
- Sie behalten den Überblick über bereits erfolgte sowie noch zu tätigende Zahlungen und können diese verwalten.
- Sämtliche Ausgaben lassen sich koordinieren, gruppieren, verschiedenen Abteilungen zuweisen und v. a. auch konsolidieren, um ein transparentes Gesamtbild zu erhalten.
- Firmenkreditkarten einrichten oder hinterlegen
- Rechnungen bezahlen
- Rückerstattungen vornehmen
- Pauschalen auszahlen, z. B. Verpflegungspauschalen oder Pauschalen für Dienstreisekilometer, die mit dem Privat-Pkw zurückgelegt wurden
Vorteile von digitalen Reisekostenabrechnungen
- Geringere Fehleranfälligkeit:Kürzere Kommunikationswege und weniger händische Übertragungen und Anpassungen bedeuten weniger Fehler.
- Immense Zeitersparnis:In der App erfolgt die Spesenabrechnung in Echtzeit per Klick – das erspart vielen Mitarbeiter:innen eine Menge Arbeitszeit.
- Besserer Überblick: Alle Belege rund um die Geschäftsreise lassen sich mithilfe einer Spesen-App papierlos an einem zentralen Ort verwalten, der immer und überall auf der Welt abrufbar ist.
- Kürzere Wartezeiten:Weiterleitungen, Einreichungen und Erstattungen übernimmt die App – damit stauen sich keine Formulare an und alles läuft flüssiger.
- Höhere Zufriedenheit: Durch die schnellere Abwicklung und den geringeren Arbeitsaufwand steigt die Zufriedenheit aller Beteiligten – und mit ihr auch die Compliance, weil weniger Missverständnisse und Richtlinienverstöße entstehen.
- Größerer Mehrwert:Die App bereitet alle entstandenen Kosten übersichtlich auf. So können Sie nachvollziehen, wo es Schwierigkeiten oder Abweichungen gab, und für die Zukunft lernen.
9 beliebte Reisekostenabrechnungs-Apps im Überblick
Pleo
Bei Pleo sind „Ihre Ausgaben in sicheren Händen“. Die smarte und intuitiv bedienbare Anwendung bietet ganzheitliche Ausgaben-Lösungen für Unternehmen jeder Größe in vielen verschiedenen Branchen. Pleo übernimmt Reisekostenabrechnungen, Rückerstattungen, Rechnungen, Firmenkreditkarten und das allgemeine Ausgabenmanagement.Beliebte Funktionen von Pleo:
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- Nahtlose Integration von Buchhaltungssoftware (DATEV, Lexoffixe und Co.)
- Alle Standorte und Gesellschaften in einem Konto: Multi-Entity-Lösung
- Verwaltung und Zahlung von Eingangsrechnungen
- Virtuelle Firmenkarten mit Apple Pay und Google Pay
- Mobile Erfassung von Belegen
- Berechnung und Verwaltung von Pauschalen weltweit: für Verpflegungsmehraufwand und Kilometerpauschalen
- Automatisierte Vorkontierung
- Erfassung von Bar- und Privatauslagen
- Individuelle Ausgabenlimits pro Nutzer:in
- In-App-Rückerstattungen
- Firmenkartensperrungen in Echtzeit
Yokoy
Mit Yokoy setzen Sie Ihr „Spesenmanagement auf Autopilot“ – denn das Ausgabenmanagement-Tool arbeitet mit Künstlicher Intelligenz (KI). Die Software wendet sich v. a. an mittlere und große Unternehmen, besonders aus den Bereichen Finanzen, Technologie und verarbeitendes Gewerbe.Beliebte Funktionen von Yokoy:
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- Nahtlose Integration von Buchhaltungssoftware (DATEV, Lexoffice und Co.)
- Nahtlose Integration von Steuer-, HR-, Travel-Management- und Finanz-Tools
- Automatisiertes Rechnungsmanagement inkl. Überprüfung
- Abgleich mit vorab genehmigten Zahlungspartnern
- Übertragung in die Ressourcenplanung
- Automatische Erstellung von Reisekostenabrechnungen
- Erkennung von Ausreißern und Sonderfällen
- Automatisierung der Mehrwertsteuerrückerstattung
- Smarte Firmenkarten: visuelle und physische Visa-Karten
Circula
Circula hilft Ihnen dabei, Ihre Reisekosten und andere Auslagen „super simpel“ zu verwalten. Zur automatisierten Reisekostenabrechnung packt die App eine ganze Reihe weiterer Funktionen, mit denen sie sich durchaus von der Konkurrenz abhebt – darunter die Abrechnung von Essenszuschüssen, Internetpauschalen, Sachbezügen, Mobilitätsbudgets und Mitarbeiter:innen-Benefits. Das deutsche Business richtet sich v. a. an große Unternehmen, die auf Fach- und Technologiedienstleistungen spezialisiert sind – und wird z. B. selbst von DATEV genutzt. Für Steuerberater:innen bietet Circula eine gesonderte Beratung an.Beliebte Funktionen von Circula:
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- Ausgewählter Software-Partner von DATEV
- Erfassung von (Bar-)Auslagen
- Abrechnung von Fahrtkosten und Pauschalbeträgen
- Mobile Belegerfassung und E-Mail-Belegerfassung per Klick
- Extraktion relevanter Daten und Ausgabenüberprüfung
- Integration von Budgets und Reiserichtlinien auf Abteilungs- und Einzelebene
- Individuelle Genehmigungsprozesse, Kostenstellen und Co.
- Identifizierung von Duplikaten
- Konformitätsprüfung
- Assistenzmodus zur erleichterten Arbeitsaufteilung
Rydoo
Wer auf Rydoo setzt, entscheidet sich für „die bessere Form des Spesenmanagements“, so sagt es der Anbieter selbst. Als Reisekostenabrechnungs-App automatisiert Rydoo die gesamte Spesenverwaltung und sorgt dafür, dass Erstattungen reibungslos ablaufen. Nahezu alle Ihre Lieblingstools können Sie hier integrieren – das sorgt für eine besonders angenehme Benutzeroberfläche.Beliebte Funktionen von Rydoo:
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- Nahtlose Integration zahlreicher Tools aus allen relevanten Business-Bereichen, von DATEV über TravelPerk bis Slack
- Integration Ihrer individuellen Richtlinien und Genehmigungsprozesse
- Festlegen von Ausgabenlimits inkl. Meldungen bei Verstößen
- Mobile Erfassung von Belegen
- Verwaltung von Verpflegungspauschalen inkl. Abzügen
- Virtuelle und physische Firmenkreditkarten
- Automatisierte Kilometererfassung durch integrierten Kartendienst
- Rückerstattungsmanagement
Moss
Mit Moss können Sie „Ausgaben smarter verwalten“. Die in Deutschland entwickelte und gehostete Lösung für Ihre Reisekostenabrechnung widmet sich dem Ausgabenmanagement in all seinen Facetten. So behalten Sie die volle Budgetkontrolle, während die Reisekosten-App einen großen Teil der Arbeit für Sie übernimmt. Win-Win!Beliebte Funktionen von Moss:
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- Nahtlose Integration von Buchhaltungs- und HR-Systemen (DATEV; Personio und Co.)
- Automatisiertes Rechnungsmanagement
- Automatisierte Vorkontierung und Weiterleitung
- Individuelle Richtlinien und Freigabeprozesse
- Automatische Extraktion von Rechnungsdaten, Umsatzsteuersätzen etc.
- Rückerstattung von Auslagen in wenigen Klicks
- Kalkulation und Berechnung von Reisekosten, inkl. Verpflegungs- und Kilometerpauschalen
- Virtuelle und physische Firmenkreditkarten mit individuellen Budgets
- Budget-Tracking durch App und Verantwortliche
Mobilexpense Declaree & MXP
Mobilexpense ist eine „All-in-One Lösung für Ihr Expense Management“ und unterteilt sich in 2 Kernprodukte, um bestmöglich auf Ihre Bedürfnisse einzugehen:
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- Mobilexpense Declaree für kleine und mittlere Unternehmen (KMU)
- Mobilexpense MXP für große Unternehmen (Enterprise)
- Nahtlose Integration von Buchhaltungs-, HR- und ERP-Systemen, Firmenkarten, Mobility- und Reisemanagement-Tools
- Verknüpfung mit Software-Anbietern für die Mehrwertsteuererstattung
- Mobile Belegerfassung und Import von Kreditkartendaten
- Automatisierte Auslagenverarbeitung, manuelle Prüfung von Ausnahmen
- Individuelle Genehmigungsworkflows
- Unkomplizierte, zeitnahe Rückerstattung von Reisekosten und Auslagen
- Einrichten von Tagespauschalen und Freibeträgen
Payhawk
Payhawk ist nach eigenen Angaben „der einfache Weg, Firmenausgaben zu verwalten“. Die Anwendung konzentriert sich nicht nur auf Reisekostenabrechnungen, sondern auf Zahlungen und Ausgaben allgemein – ob per Rechnung, Kreditkarte oder Bar.Beliebte Funktionen von Payhawk:
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- Nahtlose Integration von Buchhaltungs-, Steuer-, Finanz- und ERP-Anwendungen sowie von TravelPerk
- Erweiterte Freigabeprozesse und individuelle Ausgabenrichtlinien
- Kontroll-Optionen zur Verwaltung von Ausgaben und Richtlinien
- Auflistung von Abonnements
- Reisekostenmanagement: Verwaltung von Barauslagen, Kilometerpauschalen, Verpflegungsmehraufwand und weiteren Reisekosten
- Rechnungsverwaltung und -zahlung inkl. Datenextraktion
- Visa-Firmenkreditkarten für Mitarbeiter:innen
- Gruppeneinstellungen und gemeinsame Kontrolle von mehreren Gesellschaften und Standorten weltweit
Expensya
Expensya hilft Ihnen als „Lösung zur Ausgaben- und Zahlungsverwaltung“, Ihren Return On Investment (ROI) zu verbessern und das unternehmenseigene Ausgabenmanagement smart zu gestalten. Es gibt maßgeschneiderte Services für kleine, mittlere und große Unternehmen und viele intelligente Funktionen, mithilfe derer Sie Ihre Reisekosten optimieren und Business-Auslagen einfach und unkompliziert verwalten können.Beliebte Funktionen von Expensya:
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- Nahtlose Integrationen von Buchhaltungs-, Finanz-, HR- und Travel-Software
- Mobile Belegerfassung und digitale Belegverwaltung
- Automatische Spesenvalidierung und Erstattungen
- Erkennung von Dopplungen
- Echtzeit-Synchronisierung Ihrer Daten
- Komplett-Abrechnung von Reisekosten jeder Art
- Verwaltung von alltäglichen Geschäftsausgaben und Online-Zahlungen
- Verwaltung von Verpflegungsmehraufwänden und Kilometerpauschalen
- Bearbeitung von Dienstreiseanträgen
- Virtuelle und physische Firmenkarten
Spendesk
Als „7-in-1-Lösung für smartes Ausgabenmanagement“ kombiniert Spendesk alle klassischen Funktionen aus den Bereichen Spesenverwaltung und Buchhaltung auf einer Plattform. Das Tool eignet sich auch für große Unternehmen mit internationalen Tochtergesellschaften und mehreren Standorten, die Ihre Spesenverwaltung digitalisieren und zentral managen möchten.Beliebte Funktionen von Spendesk:
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- Nahtlose Integrationen von Buchhaltungssoftware (DATEV etc.) und Slack
- Zentrale Verwaltung und Automatisierung von Eingangsrechnungen
- Mobile Belegerfassung
- Rückerstattung von Reisekosten und Auslagen
- Virtuelle und physische Finanzkarten für autonome Teams
- Volle Ausgabenkontrolle durch Limits und Freigabegrenzen
- Digitale Buchhaltung: Mehrwertsteuer auslesen, Sachkonten hinterlegen
- Budgetentscheidungen für Führungskräfte
Welche kostenlose Reisekostenabrechnungs-App ist empfehlenswert?
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Wie kann eine Spesen-App Spesenbetrug erkennen?
- Eine Reisekostenabrechnungs-App reduziert das Risiko eines Spesenbetrugs spürbar, weil durch die Digitalisierung nahezu keine manuellen Prozesse mehr stattfinden: Belege lassen sich mit dem Smartphone direkt abfotografieren oder aus den E-Mails, integrierten Apps oder gar der Kreditkartenabrechnung übertragen, sodass keine Anpassungen vorgenommen werden und dementsprechend auch keine Fehler unterlaufen können.
- Mithilfe von Firmenkreditkarten und automatisierten Rechnungsprozessen sorgen Spesen-Apps außerdem dafür, dass Ihre Mitarbeiter:innen kaum noch in Vorkasse gehen müssen. Wo keine Zahlungen aus eigener Tasche getätigt werden, verschwindet auch die Grundlage, die nötig wäre, um (mehr) Geld zurückzufordern.
- Zudem tragen Reisekostenabrechnungs-Apps dazu bei, dass Mitarbeiter:innen zufriedener mit dem gesamten Prozess rund um die Spesenverwaltung sind – weil er einfacher und weniger nervenaufreibend abläuft und weil die Rückerstattung viel schneller erfolgt als bei einer manuellen Handhabung.
- Wo all diese Aspekte nicht ausreichen, um präventiv gegen Spesenbezug vorzugehen, helfen Ihnen diverse Mechanismen der Apps, Versuche zu erkennen und eigenständig zu stoppen. Durch hinterlegte Richtlinien und Budgetgrenzen sowie eine integrierte KI-Unterstützung werden Sie von vielen Anbietern benachrichtigt, wenn sich Auffälligkeiten ergeben oder außergewöhnlich hohe Beträge eingefordert werden.
Fazit: Spesenverwaltung digitalisieren & Zufriedenheit steigern
- Wie groß ist Ihr Unternehmen?
- Wer wird vorrangig mit der App arbeiten?
- Welche Tools nutzen Sie bereits?
- Welche Pain Points erschweren Ihr Reisekostenmanagement derzeit und was ist Ihnen daher besonders wichtig?
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Wir machen Ihre Geschäftsreisen effizienter. Wie? Zeigen wir Ihnen in unserer Demo!
FAQ – häufige Fragen zu Reisekostenabrechnungs-Apps
Wie erstelle ich eine Reisekostenabrechnung?
Wie sieht eine korrekte Reisekostenabrechnung aus?
Welche Reisekosten kann ich abrechnen?
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Gestalten Sie Geschäftsreisen einfacher. Für immer.
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