Herkömmliches Reisemanagement ist ein Produktivitätskiller
Viele Geschäftsreisende sind der Meinung, dass die Buchung, Planung und Verwaltung einer Geschäftsreise zu viel Zeit in Anspruch nehmen. 75% der befragten Reisenden gaben an, dass sie mehr als 30 Minuten benötigen, um eine einzelne Geschäftsreise zu buchen. 32 Prozent benötigen sogar mehr als zwei Stunden. Darüber hinaus gaben 65 Prozent an, dass sie allein für die Reisekostenabrechnung noch mal weitere 30 Minuten oder mehr benötigen. Das ist eine recht lange Spanne unproduktiver Arbeitszeit – mit einer immensen wirtschaftlichen Dimension angesichts der rund 190 Millionen Geschäftsreisen in Deutschland pro Jahr.Die Zahlen zeigen, dass ein ineffizientes Dienstreisemanagement ein Produktivitätskiller für viele Geschäftsreisende ist. Dabei kann modernes Travel-Management so einfach sein wie die Buchung eines Urlaubes. „Eine Geschäftsreise kann heutzutage innerhalb von wenigen Minuten gebucht werden. Sie kann mit ein paar Klicks organisiert werden, inklusive automatisierter Rechnungsstellung. Ältere Systeme, komplizierte Prozesse und der Mangel an Richtlinien beziehungsweise deren klare Kommunikation führen jedoch zu höheren Zeit- und Administrationsaufwänden“, erklärt Eugen Triebelhorn. "In Gesprächen mit Kunden in verschiedenen Ländern stellen wir fest, dass deutsche Unternehmen am meisten in Sachen Modernisierung der Geschäftsreisen hinterherhinken", so Triebelhorn. Lange Abstimmungsprozesse, Genehmigungen und Rückrufaktionen sind nicht erforderlich, da all diese Dinge in einer technologischen Lösung abgebildet werden können.TravelPerks Umfrage zufolge scheint keine der derzeit vorherrschenden Lösungen für Mitarbeiter die richtige zu sein, wie die folgenden Zahlen zeigen:- 40 Prozent der Reisenden, die mit einem Travel Manager zusammenarbeiten, der die Dienstreise für sie organisiert, benötigen zur Buchung einer Reise zwischen 30 Minuten und zwei Stunden.
- 23 Prozent der Geschäftsreisenden, die ohne Hilfe buchen, benötigen zwischen zwei und fünf Stunden. Selbst diejenigen, die auf ein unternehmensinternes Buchungstool zurückgreifen können, benötigen die gleiche Spanne an Zeit (31 Prozent).
- Rund 5 Prozent verbrachten sogar mehr als 5 Stunden bis zu einem Tag für die Organisation einer Geschäftsreise – überraschenderweise brauchten 10 Prozent der Befragten aus der Gruppe derjenigen, die gemeinsam mit einer Reiseagentur buchten, genauso lange für die Buchung.
"Die Gründe für ein ineffizientes Travel Management sind schlecht ausgestattete herkömmliche Geschäftsreise-Tools zur Buchung von Geschäftsreisen. Eigentlich sollten TMCs und Travel Manager Unternehmen und Geschäftsreisenden das Leben erleichtern. Doch aktuelle Lösungen bedienen immer nur die Bedürfnisse einer Seite: Es fehlen ihnen entweder Funktionen, die Unternehmen nützen, wie etwa Reiserichtlinien, oder es mangelt an Optionen, den Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht zu werden, wie eine intuitive Bedienung. Dabei brauchen beide Parteien effizientere Prozesse, um Zeit zu sparen", erklärt Eugen Triebelhorn, Country Manager Deutschland bei TravelPerk. „Was Unternehmen brauchen, ist ein modernes Business Travel Management, das ein großes Angebot an Reiseoptionen bietet, so leicht zu bedienen ist wie eine Verbraucherplattform, aber gleichzeitig automatisch für die Einhaltung von Reiserichtlinien und eine korrekte Rechnung sorgt. Denn 30 Minuten bis zu 2 Stunden Zeit für die Buchung und Rechnungsstellung sind viel zu lang für eine Aufgabe, die innerhalb eines Buchungssystems vollautomatisch verwaltet werden kann."Wie Geschäftsreisen stressfreier und effizienter werden
Mit der richtigen Technologie können die Konfliktpunkte beider Parteien – Mitarbeiter und Unternehmen – beseitigt werden. TravelPerk bricht die Anforderungen von Geschäftsreisenden und Unternehmen auf die Prozessebene herunter und löst sie mittels automatisierter Vorauszahlung und Rechnungsstellung, sowie der Möglichkeit, Reiserichtlinien digital zu hinterlegen. Darüber hinaus bietet TravelPerk einen umfassenden, kostenfreien 24-Stunden-Kundensupport.Der Erfolg von Geschäftsreisen hängt maßgeblich von der Zufriedenheit der Mitarbeiter ab, denn zufrieden lässt es sich leichter verhandeln. Die Erwartungen von Mitarbeitern an reibungslose, technologiebasierte Prozesse werden auch in Zukunft steigen – zusammen mit der Zunahme an jüngeren, technikaffinen Mitarbeitern. Unternehmen werden diese Bedürfnisse nicht alleine dadurch erfüllen, dass sie ihren Mitarbeitern erlauben, in 4-Sterne-Hotels zu übernachten. Vielmehr müssen sie mit modernen Lösungen unter Beweis stellen, dass ihnen die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter wichtig sind. TravelPerk bietet Geschäftsreisenden mehr Freiheit, Autonomie und Vertrauen, während es Unternehmen mehr Kontrolle, Steuerung und Dateneinsicht über Geschäftsreisen gibt.?)
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