Está claro que a los empleados de hoy en día no les gusta que los controlen de manera excesiva. Sobre todo cuando se trata de tareas que podrían hacer ellos mismos fácilmente y con las que podrían disfrutar, como sucede con los viajes de negocios. Actualmente, los empleados exigen una mayor flexibilidad en sus trabajos y en sus vidas privadas, por lo que es absolutamente normal que suceda lo mismo con los viajes de negocios. La prioridad para el empleado actual es alcanzar un equilibrio sano entre el trabajo y la vida privada.
El problema con los viajes de negocios gestionados por otras personas
La nueva generación de viajeros de negocios domina la tecnología, por lo que resulta menos probable que se ciñan a políticas y métodos de viaje anticuados y rígidos. Las empresas que valoran la felicidad de sus empleados están empezando a permitir que las personas que viajan por trabajo reserven y organicen sus propios viajes de negocios.Los viajeros de negocios se muestran cada vez más inconformistas. ¿Por qué? Simplemente, porque prefieren hacer sus reservas y prescindir de los servicios de una agencia. El hecho de reservar los viajes por sí mismos les permite ganar puntos de fidelidad, volar con sus aerolíneas favoritas e incluso optar por medios más ecológicos, como el tren en lugar del avión. Las agencias de viajes no ofrecen demasiadas opciones, por lo que los viajeros pierden la libertad que buscan cuando organizan sus propios viajes. Sin la figura del intermediario, quienes viajan por negocios suelen ahorrar mucho tiempo, ya que se olvidan del intercambio continuo de información habitual para reservar un viaje. En general, cuando una persona gestiona sus propias reservas, el proceso le resulta menos pesado y más satisfactorio.Los viajes de negocios gestionados por otras personas suelen ser más caros que los que organizan directamente los viajeros. Cuando existen gestores de viajes, office managers o asistentes que se encargan de las reservas de los viajes de la empresa, es necesario realizar un esfuerzo adicional que ralentiza la productividad y estresa a los equipos de administración.
La solución
¡Permitir que las personas reserven sus propios viajes de negocios!Pero es necesario seguir una buena estrategia...Los empleados pueden utilizar sitios web especializados en viajes de negocios para efectuar sus reservas con la misma libertad que cuando viajan por ocio, pero siempre conforme a la política empresarial en este ámbito y de forma que se ahorre dinero a la empresa. Los empleados pueden utilizar sitios web especializados en viajes de negocios para efectuar sus reservas con la misma libertad que cuando viajan por ocio, pero siempre conforme a la política de viajes empresarial y de forma que se ahorre dinero a la empresa.De esta forma:A continuación, veremos una a una las tres razones por las que se debería permitir a los empleados reservar sus propios viajes.
- La satisfacción de los empleados mejorará.
- El cumplimiento de la política de viajes mejorará.
- La empresa ahorrará dinero.
1. Mejora de la satisfacción de los empleados
Los empleados que sienten que tienen el control están más satisfechos con su trabajo. A la mayoría de los viajeros de negocios actualmente les gusta informarse sobre el destino al que van a viajar y planificar cómo lo van a hacer.Hoy en día, las personas que viajan por negocios prefieren organizar los viajes «a la carta». Les gusta tomar sus propias decisiones, al igual que hacen con los viajes de ocio: leer información en distintas fuentes en línea y elegir lo que más les conviene.A nadie le gusta tener opciones limitadas. Es posible que un empleado quiera una habitación de hotel justo en el centro de la ciudad, donde está la acción. Otro puede preferir alquilar un alojamiento de Airbnb en una zona residencial más tranquila y que la vivienda tenga cocina para prepararse una comida sana al terminar el día. Antiguamente la gestión de viajes no ofrecía esta flexibilidad. Sin embargo, en los tiempos de hoy en día, es totalmente factible.También es importante recordar que viajar con frecuencia puede resultar estresante y perjudicar gravemente la salud. Si se obliga a los empleados a viajar en condiciones distintas a las que ellos desean, puede haber consecuencias a largo plazo, como ansiedad, depresión, falta de sueño y, en última instancia, empleados insatisfechos con un bajo rendimiento.Los actuales viajes de negocios no tienen nada que ver con los de antes y cada vez se parecen más a los viajes de ocio. La mayoría de personas que viajan por negocios actualmente amplían su viaje para poder disfrutar de actividades de ocio. Quieren descubrir y explorar, y algunos quieren sacarse fotos dignas de Instagram. Hoy en día, ofrecer flexibilidad en las fechas para poder quedarse en el destino y hacer turismo o para poder irse antes y disfrutar de un día solos se ha convertido más en una necesidad que en un extra.Si se ofrece a los viajeros control y flexibilidad, se sentirán mejor y, por lo tanto, rendirán más (el 87 % de los viajeros afirman que la calidad del viaje influye directamente en su rendimiento profesional).
2. Los empleados encuentran las mejores ofertas
No se trata de un simple plus para quienes viajan por negocios. Las empresas también pueden ahorrar dinero si permiten a los empleados reservar sus propios viajes. Si se da a los viajeros de negocios la confianza para que hagan sus propias reservas, se sentirán reforzados y responsables, lo que supone un gran ahorro para la empresa.Las vías tradicionales
de reserva de viajes de negocios
cada vez presentan más inconvenientes. A menudo, las compras que se realizan en sitios de reservas de viajes de ocio no son reembolsables y no cuentan con un servicio de asistencia para el cliente; las agencias especializadas en viajes de negocios ofrecen tarifas por encima del mercado; y el rudimentario software corporativo tradicional es demasiado complicado y difícil de usar.En estos casos, el viaje se convierte en una experiencia que los viajeros de negocios no disfrutan, y esto no ayuda en nada a la empresa.La mayoría de personas que viajan por negocios disfrutan buscando buenas ofertas en sus dispositivos y obteniendo sus puntos y recompensas. Muchos preferirán Airbnb en lugar de hoteles (Airbnb puede resultar hasta un 40 % más barato que los hoteles, especialmente con las tarifas semanales para viajes largos). Quienes viajan por negocios están, por lo general, bien informados, ya que se paran a leer opiniones y buscan valoraciones en redes sociales. No quieren gastar dinero en algo que no va a suponer una buena experiencia.Las empresas que opten por este nuevo enfoque optimizarán los gastos en viajes y ahorrarán más. Además, crearán una cultura corporativa de la que los empleados se sentirán orgullosos.3. Las plataformas de gestión de viajes de negocios han mejorado
La gestión de viajes está pasando de ser un sistema demasiado estricto y repleto de restricciones a convertirse en un proceso fiable, transparente y sencillo.La gestión de viajes ha dicho adiós al modelo obsoleto de agencia de viajes de empresa y, por eso, no existe ninguna razón para no permitir que los empleados reserven sus propios viajes.Descubre cómo encontrar la mejor solución de reservas para tu empresa con nuestra guía gratuita que encontrarás a continuación. Contiene información detallada sobre los posibles puntos débiles de tu solución actual, así como una lista con los criterios que debes cumplir para alcanzar más de un 90 % de cumplimiento de la actual política de viajes de negocios de tu empresa.
Las plataformas de gestión de viajes actuales
simplifican el proceso a los viajeros de negocios que efectúan sus propias reservas y les permiten respetar la política de la empresa, de modo que los gestores de viajes pueden supervisar los gastos fácilmente sin ejercer un control excesivo. Los empleados no van a utilizar una solución de reservas que no les guste, pero, si les das una que les encante, es menos probable que se rebelen y usen otra plataforma.Los gestores de viajes seguirán controlando el presupuesto, la política y el programa de viajes en estas plataformas. Además, los informes de gastos automatizados son la opción más económica para una empresa moderna, ya que ofrecen:- Información sobre el modo en el que viajan los empleados y el gasto, de manera que puedes adaptar las políticas de viajes en consecuencia.
- La oportunidad a los empleados de aumentar su productividad, ya que pueden dedicar más tiempo a tareas más importantes para la empresa en lugar de a organizar los gastos.
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