No es nada fácil planificar y gestionar viajes para un equipo de empleados, así que toda ayuda es poca. Lo normal es recurrir a agentes tradicionales de viajes de negocios para reservar vuelos, hoteles y transporte, pero añaden demasiada fricción. Y no hay ninguna necesidad de esto en un mundo cada vez más interconectado.

Solo tienes que ver cómo Internet ha revolucionado todos los sectores en los últimos 20 años, incluidos los viajes de ocio, la industria hotelera y los servicios de taxi. Y cómo no, la gestión de viajes corporativos no iba a ser una excepción. Con un software de gestión de viajes como el nuestro, pensado para travel managers como tú, tienes una plataforma más sencilla e intuitiva para supervisar todo el proceso de reserva tradicional de la empresa.

Digitalizar la gestión de viajes de negocios tiene muchas ventajas para cualquier travel manager que quiera simplificar su trabajo y, de paso, aportar más valor a la empresa. Te contamos 4 beneficios que puedes conseguir al usar herramientas digitales:

1. Procesos más simples

Correos, correos y más correos. ¿Cuántos mensajes se necesitan para iniciar, concretar y dar por terminada una solicitud de viaje? Aunque puedes lograr el mismo resultado sin una herramienta, pierdes más tiempo y el control del proceso. Todo se vuelve menos eficiente y desaprovechas oportunidades de ahorro porque tienes información limitada sobre opciones de transporte.

Simplificar los procesos de reserva devuelve el control a la persona que más lo necesita: tú. Con una herramienta online, es más rápido consultar y comparar todas las opciones de vuelo y alojamiento, por lo que las reservas acaban siendo mucho más económicas, y sin necesidad de un intermediario. Los empleados también pueden hacer sus propias reservas con herramientas como TravelPerk, que además de darles más libertad, ofrece una mejor experiencia.

2. Menos gastos de viaje

No es tarea fácil conseguir que cada equipo se ajuste a la política de viajes sin dejar la eficiencia y la comodidad de lado. Sobrepasar el presupuesto o no definirlo significa gastar un dinero que podría haberse ahorrado o invertido mejor. En este sentido, las políticas de viaje estáticasno facilitan mucho el trabajo a los travel managers. Es difícil ceñirse a ellas cuando los precios varían constantemente.

A diferencia de las típicas agencias de viajes de negocios, la mayoría de las soluciones digitales tienen acceso constante a información actualizada. Algunas también permiten definir políticas dinámicas teniendo en cuenta la información de precios en tiempo real y la presupuestos corporativos. Así tienes la tranquilidad de que siempre se respetarán los presupuestos, pase lo que pase.

3. Gasto más responsable

Según Expedia, la mayoría de los viajeros de pequeñas empresas (91 %) gasta más en comidas, alojamiento y servicio de habitaciones que cuando viaja con un presupuesto personal. Esto pasa porque el empresario y el empleado no tienen los mismos intereses. Y es aún peor cuando este último desconoce el impacto de esos gastos en las finanzas de la empresa.

Algunas soluciones digitales ayudan a los travel managers y a los empleados a consultar requisitos relacionados con los presupuestos y las políticas en los que se basan. Esta es la mejor manera de centrar toda comunicación con el equipo y hacer que el viaje de negocios sea más eficiente y cómodo.

4. Datos reveladores sobre los viajes de la empresa

Cuando pones todo en manos de un agente de viajes de negocios, pierdes el control y el acceso a datos valiosos con los que mejorar tus procesos a largo plazo. Sin estos datos, seguirás actuando a ciegas esperando que la agencia que has contratado se preocupe  realmente por tus finanzas (adivina: casi seguro que no).

Una herramienta digital de gestión de viajes genera un sinfín de datos, con métricas tan útiles como costes de vuelo, cargos ocultos, frecuencia de los viajes, frecuencia de alojamiento en hoteles y muchas más. Esta base de datos te permite optimizar la gestión de gastos, ya sea asignando fondos de forma más eficaz o negociando mejores acuerdos con las aerolíneas y los hoteles utilizados con más frecuencia. Por eso, tanto tú como tus superiores, acabaréis más satisfechos con el tiempo.