Organización de viajes corporativos: guía esencial para asistentes de dirección

Cambios de última hora, cuadrar itinerarios que cumplan con las normativas y las expectativas de la dirección de la empresa… Lo cierto es que gestionar viajes de trabajo puede ser un auténtico reto para cualquier asistente de dirección.

¿Qué te parece quitarle estrés al asunto? Guarda a mano esta lista de comprobación, con toda la información que necesitas para las gestiones previas y posteriores al viaje.

Planificación previa al viaje

Recopila información para el viaje

No reserves nada aún: lo primero es recopilar información de los viajeros.

Para estar al día de posibles cambios y que el viaje vaya sobre ruedas, obtén todos los datos que puedas:

Destino y fechas

Reuniones previstas y objetivos

Personas involucradas

Preferencias de viaje

Zona horaria

Moneda local

Aspectos legales y restricciones

Nombre completo del viajero (tal cual aparece en el pasaporte o permiso de conducir)

Domicilio del viajero

Número de móvil, correo electrónico y contacto de emergencia

Números de programas de fidelización

Actividades o restaurantes que quiere probar el viajero

💡 Ten en cuenta el propósito del viaje, así como límites de presupuesto y fechas. Por ejemplo, si el motivo del viaje es cerrar un nuevo cliente, puedes recomendar al director o directora que viaje el día de antes para evitar retrasos inesperados que pongan en riesgo la conversación con el cliente.

Si organizas un viaje internacional, asegúrate de que el viajero tenga el pasaporte en regla y los visados necesarios tanto para el destino final como para las escalas. Además, puede que necesite vacunarse o presentar certificados médicos, así que mejor revisarlo con tiempo para evitar sorpresas.

Gestiona los viajes sin esfuerzo y mantén al equipo directivo feliz.

Diseña un itinerario

Con todos los detalles en la mano, es hora de reservar vuelos, hoteles, trenes y todo lo que el viajero necesite. Pero comparar precios en un montón de sitios web puede convertirse en un auténtico suplicio. Sin olvidar lo frustrante que es cuando por fin te decides y descubres que el precio ha subido. ¿Te suena?

Por suerte, ahora hay herramientas que hacen este proceso mucho más fácil. Con una solución como TravelPerk, tanto tú como el viajero podéis gestionar todas las reservas en una única plataforma intuitiva. Además, puedes integrar las políticas de la empresa en las reservas para garantizar su cumplimiento. ¿Lo mejor? Te olvidas de recopilar mil recibos, porque lo tienes todo en una única factura simplificada.

«Cuando reserves vuelos con el presupuesto justo, vale la pena reservar asientos en primera fila. Los viajeros pueden estirar las piernas sin el coste extra de reservar en clase Turista Premium».

Samantha Perkins- Asistente ejecutiva de Situ

Los viajes de trabajo para ejecutivos suelen estar cronometrados al milímetro, y hasta el más mínimo contratiempo puede hacer que todo se desmorone. Crea un itinerario detallado con toda la información clave para evitar malentendidos y las temidas llamadas de los viajeros cuando se quedan tirados en el aeropuerto o pierden una reunión importante.

«Siempre me aseguro de incluir momentos de descanso en la agenda del viajero. Ya se sabe que el jet lag pasa factura y puede hacer que el viaje sea menos productivo. Cuando reservo un vuelo nocturno, investigo qué tipo de asientos ofrecen las aerolíneas. Si son reclinables, puedes ahorrarte el precio de reservar en clase Business».

Samantha Perkins- Asistente ejecutiva de Situ

Cuando prepares el itinerario, ten en cuenta lo siguiente:

Deja tiempo para el descanso: entre cenas de networking, reuniones y eventos del sector, deja margen para que el ejecutivo desconecte y recargue pilas. Un viaje productivo también conlleva desconectar y llegar con energía a cada cita de la agenda.

Reserva con antelación los sitios más solicitados: si a la directora ejecutiva le apetece probar algún restaurante o apuntarse a una actividad, haz la reserva rápido. Asegúrate de tener a mano los números de confirmación y haz un seguimiento de las reservas.

Incluye información útil: horarios de check-in y salida del hotel, límites de equipaje en los vuelos, números de confirmación, direcciones de lugares de reunión, datos de contacto de los conductores… Tu jefe te lo agradecerá cuando no tenga que bucear entre correos o buscar información por Internet a última hora.

Detalla procedimientos importantes: crea una guía sencilla con recomendaciones de ahorro durante el viaje y qué hacer en caso de emergencia.

Echa un vistazo a nuestra plantilla para crear itinerarios de viajes de negocios y simplifica la planificación de los próximos viajes de trabajo.

Preparativos antes de salir de viaje

Adelántate a los imprevistos

Cuando se trata de organizar viajes de trabajo, ya sabemos que las cosas rara vez salen según lo previsto. Basta una reunión cancelada o que alguien se ponga enfermo para que ese itinerario perfectamente planificado deje de tener sentido.

La clave está en contar con opciones de viaje más flexibles. Con FlexiPerk, es posible modificar el itinerario hasta dos horas antes de la salida. Puedes cancelar y cambiar reservas en apenas unos clics, ya sea desde el móvil o el ordenador, y recuperar hasta el 80% del coste del viaje, sin preguntas ni complicaciones.

Así es como EU Business School usó FlexiPerk para ahorrar 66.000 € en viajes cancelados en 2023.

«Ahora no tengo que esperar, porque puedo reservar un viaje con mucha antelación y ahorrar dinero. Si luego no puedo ir, cancelo y recupero el gasto».

Carles IbarsSales Manager en EU Business School

Informa al viajero

Antes del viaje, dale un último repaso al itinerario y asegúrate de que incluye toda la información clave. Compártelo con el ejecutivo, coméntale cualquier ajuste de última hora y explícale los detalles logísticos y algunos procedimientos básicos, como:

Información específica sobre el destino

Cómo llevar un control adecuado de los gastos

Cuáles son las políticas de deber de cuidado de la empresa

Qué hacer en caso de emergencia

Este es también el momento ideal para entregarle todos los documentos necesarios. Haz copias en papel, por si en algún momento no tiene acceso a la wifi o no puede usar el móvil.

Descubre cómo priorizar la seguridad de tus viajeros.

Brinda apoyo durante el viaje

Mantente al día

Estar al día con los cambios en normativas y protocolos de seguridad puede ser un verdadero quebradero de cabeza para cualquier asistente ejecutivo. Pero no tienes por qué perder más horas en ello.

Con una solución integral de deber de asistencia y protección como TravelCare, te olvidas del trabajo manual y te aseguras de que los viajeros reciban notificaciones en tiempo real con cualquier novedad importante en su destino.

¿Se avecina una tormenta que puede retrasar un vuelo? ¿Han cambiado los requisitos de entrada de última hora? ¿Nuevas alertas de seguridad? No hay problema. TravelCare te avisa al instante para que puedas actuar rápido y sin estrés.

Ofrece asistencia 24/7 sin renunciar a tu descanso

Antes, los asistentes ejecutivos tenían que estar pendientes del teléfono a todas horas por si surgía algún imprevisto. Ahora, la tecnología permite ofrecer soporte completo sin sacrificar tu tiempo personal.

Con una herramienta como TravelPerk, la asistencia es total y sin esperas eternas. El equipo de atención al cliente trabaja para responderte en menos de 1 minuto, durante las 24 horas del día y los 365 días del año. Ya sea por teléfono, email o chat, tú y los viajeros siempre contaréis con ayuda de expertos en viajes.

Viajes de trabajo sin preocupaciones gracias a nuestra asistencia 24/7.

Quehaceres después del viaje

Facilita el reembolso de gastos

Cenas, taxis, gastos imprevistos… ¿Cómo puedes recopilar todos los recibos de viaje sin sucumbir al caos?

Todo es mucho más simple con herramientas de gestión financiera como Yokoy, Spendesk o Expensify, que te permiten consultar todo en una sola plataforma al integrarse con tu herramienta de gestión de viajes. Olvídate del papeleo y haz que los reembolsos sean rápidos y sencillos.

Recopila feedback para próximos viajes

Sí, seguramente tu jefa tenga trabajo esperando sobre la mesa al regresar, pero es importante reservar cinco minutos para que te dé su opinión.

Algunas preguntas que puedes hacerle:

¿Qué salió bien en el viaje y qué no?

¿Hubo suficiente tiempo entre un vuelo y otro?

¿El vuelo fue cómodo o preferiría otra aerolínea la próxima vez?

¿Le gustó el hotel o echó en falta algún servicio?

¿Era fiable la empresa de alquiler de coches? ¿Atendieron rápido? ¿Hubo problemas con el vehículo?

¿Disfrutó los restaurantes y las actividades en el destino? ¿Las recomendaría a otros?

Toda esta información no solo hará que sus futuros viajes sean mejores, sino también los del resto de la empresa.

Optimiza la gestión de los viajes

Más eficiencia, menos complicaciones

No necesitas herramientas avanzadas para simplificar la organización de los viajes de trabajo. Basta con crear una hoja de cálculo con las preferencias de los viajeros frecuentes. Si el equipo suele viajar a la sede de Latinoamérica u otros destinos a lo largo del año, la hoja te ayudará a planificarlo todo más rápido en el futuro.Otra forma de mejorar la experiencia de viaje es aprovechar los programas de fidelización. Muchas aerolíneas y hoteles ofrecen mejoras de categoría, acceso a salas VIP y otros beneficios para clientes recurrentes. Solo tienes que incluir los números de afiliación en cada reserva.

Y cuando quieras optimizar por completo la gestión de viajes, TravelPerk te permitirá centralizar toda esta información y compartirla fácilmente con tu equipo.

Organización de viajes corporativos: checklist para asistentes ejecutivos