Paso 1. Comprender qué cosas funcionan y cuáles no funcionan en tu solución actual
- Hacer la reserva directamente en sitios web de viajes de ocio (como Expedia, Booking.com)
- Agencias de viajes o empresas de gestión de viajes (TMC)
- Herramientas complementarias especializadas (como incentivos para el viajero, chatbots de asistencia, etc.)
- Herramientas de gestión de viajes para empresas (como AMEX o Egencia)
- Plataformas de gestión de viajes (como TravelPerk)
- Una atención al cliente pésima o nula.
- Descontento entre los empleados (no les gusta el procedimiento de reserva o la asistencia y echan en falta tener mayor autonomía).
- Dificultad para hacer cumplir la política de viajes.
- Dificultad a la hora de hacer reservas para grupos y eventos.
- Dificultad para rastrear y analizar los gastos a fin de optimizar el presupuesto de viajes.
- Demoras por la comunicación entre empleados y administradores.
- Exceso de gastos.
- Oferta limitada, sin acceso a vuelos y hoteles low cost.
- Tarifas más altas para empresas y comisiones elevadas.
- Tarificación por llamadas de asistencia.
Paso 2. Identificar los criterios importantes para tu empresa
- Acceso a vuelos y hoteles low cost (como empresa deberías tener las mismas opciones que un consumidor particular).
- Un procedimiento de reserva sencillo que ahorra tiempo a los administradores.
- Una excelente atención al cliente las 24 horas del día (sin recargos).
- Todo en un mismo sitio y sin redirecciones.
- Contabilidad y análisis fáciles; visibilidad en tiempo real de toda la información de viaje.
Paso 3. Considerar otros criterios y factores en los que no habías pensado hasta ahora
- Informes sobre los gastos de viaje para que puedas revisar y optimizar los datos por departamento, oficina, proyecto, periodos, etc.
- Opción de guardar los datos de los viajeros, incluyendo preferencias y programas de fidelización.
- Buena usabilidad móvil durante los desplazamientos.
- Capacidad de integración con herramientas de gestión de gastos de viaje.
- Gestión de facturas de viaje en un solo sitio.
- Al ser un único proveedor, evitarás tener que pagar a varios proveedores.
- Manejo fácil e intuitivo para los viajeros.
Paso 4. Cotejar cada opción con tu lista de criterios esenciales
Paso 5. Elegir la mejor solución e implementarla
- Añade de antemano a tus principales viajeros al sistema con todos sus datos; de este modo podrán empezar a usarla de inmediato, facilitando así el proceso de adopción de la herramienta.
- Define los límites de tu política antes de invitar a los empleados.
- Configura también los procedimientos de aprobación antes de invitar a los empleados.
- Agrega el nombre de la herramienta a la wiki interna de la empresa para que los empleados sepan lo que
- deben utilizar para viajar.
- Establece desde el principio un procedimiento de presentación de informes para el equipo de finanzas.
- Prepara un mensaje de introducción claro que incluya todas las instrucciones al invitar a los empleados a unirse.
- Recaba opiniones de la empresa (especialmente de los viajeros frecuentes) al cabo de 1 o 2 meses después de la implementación, mediante una herramienta de sondeo sencilla como Typeform o Airtable, y monitoriza continuamente el nivel de satisfacción de tus viajeros.
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