Con demasiada frecuencia, los viajeros de negocios invierten mucho tiempo en encontrar el vuelo adecuado para después escoger el hotel con prisa. Una vez tienen el vuelo asegurado, es fácil que aplacen la reserva del alojamiento.

O quizás tienen mucho tiempo para reservar un hotel pero simplemente no quieren gastar todo el día en ello.

Reservar hoteles para viajes de negocios no es complicado, pero hay más de lo que salta la vista si realmente quieres optimizar tu viaje. Esta publicación te dará puntos y consejos para hacerlo más simple y fácil.

1. Entiende las prioridades del viaje

Este mes, en el NOAH London, conocí a un viajero de negocios que pasa 240 días al año fuera de casa.

Cuando estás fuera de casa por tanto tiempo, dónde duermes importa muchísimo. Un avión es un autobús glorificado y, con suerte, el viaje será de solo unas horas para después continuar con tu vida, pero tu alojamiento puede tener un gran impacto en tu viaje. ¿Preferirías estar cerca del sitio del evento o del centro de la ciudad y los lugares divertidos?¿Necesitas una pequeña cocina para preparar tus propias comidas vegetarianas?

Tenemos una nueva característica en el mapa de resultados que te permite añadir capas con las zonas de restaurantes, de fiesta y los lugares de interés turístico en tu búsqueda de hoteles.

Ya estés reservando para ti o para alguna otra persona, el primer paso es entender las prioridades y preferencias particulares para el viaje. Haz esto como primer paso y no perderás tiempo con opciones que no se alineen a tus necesidades.

En mi caso, tengo que combinar los negocios con el ocio, ya que viajo mucho y me gusta estar cerca de actividades que mi mujer y mi hijo puedan disfrutar cuando viajan conmigo.

2. En primer lugar, busca tus hoteles preferidos y/o aquellos con tarifas negociadas

Buscar entre una lista fija de hoteles puede hacer el proceso de reservar uno mucho más rápido. Sea para ti o para cualquier otro viajero, mira si hay:

• Hoteles con tarifas negociadas con tu compañía.
• Cadenas de hoteles preferidas.
• Hoteles favoritos en destino.

Cuando apliques estos criterios, tú o el viajero, encontrarán un reducido número de opciones entre las que escoger y así ahorrar tiempo.

Cuando reservas con TravelPerk, las tarifas negociadas y los hoteles preferidos se pueden guardar por compañía o por usuario. Así las opciones ya están acotadas — un gran ahorro de tiempo.

3. Escoge facilidad de transporte sobre cercanía

Los viajeros de negocios van a contrarreloj. Un método de transporte rápido a la oficina o al evento es un requerimiento. A menudo cuando se reservan viajes, la gente se centra en la distancia a la localización deseada, y no en el tiempo que lleva llegar hasta allí.

En ciudades muy transitadas, caminar 1.5 kilómetros puede llevar más tiempo que un trayecto de 6 kilómetros en metro. Sin mencionar que si escoges un hotel más lejano del centro, puedes encontrar un alojamiento más bonito a un precio más económico.

Con Google Maps es fácil buscar hoteles en un radio específico y ver los tiempos estimados de traslado en metro, tren y automóvil.

4. Adhierete a la política de viaje desde el primer momento

La manera más rápida de reservar un hotel para viajes de negocios es hacerlo bien la primera vez. La política de viaje de una compañía puede incluir un presupuesto para hoteles que varía según la ciudad y en base al tipo de viaje o por día.

Ya sea que estés reservando para ti mismo o para otro viajero, debes cumplir con la política de viaje para evitar tener que pedir aprobación.

Los momentos en que se justifica no cumplir con la política es cuando estás viajando durante un evento muy popular que está incrementando los precios de los hoteles, o si la ciudad en la que te quedas tiene unos precios más altos de lo que la compañía considera normales. TravelPerk hace el proceso de aprobación rápido y fácil, más sin embargo, es mejor evitarlo y cumplir con la política de la compañía en la medida de lo posible. Nuestra función de búsqueda codifica por colores los hoteles disponibles para identificar rápidamente cuáles cumplen o no cumplen con la política.

5. Estate atento con las reservas de grupos

¿Viaje de grupo en el horizonte? Merece la pena tomarse un minuto para considerar qué es lo que mejor se adapta al grupo:

• ¿Deberían estar todos en el mismo hotel y compartir transporte al evento?
• ¿Deberían quedarse todos en la misma casa o apartamento para estrechar lazos entre el equipo durante el viaje?
• ¿Deberían algunos hospedarse por separado, o no importa?

El error más común es cuando los viajes de negocios son reservados por un agente. Es fácil que se acaben separando los grupos cuando habría sido mejor para ellos mantenerse juntos. Ahórrale a todos los problemas de cancelar o modificar las reservas decidiendo de antemano si es necesario que el grupo se mantenga unido.

6. Reserva correctamente alojamientos alternativos (como Airbnb)

Alojamientos alternativos como Airbnb y Homeaway son cada vez más populares para los viajes de negocios y los viajeros de negocios con expectativas de turistas es una tendencia creciente.

Poder sentirte como un local en una nueva ciudad, tener una ubicación perfecta, cocinar lo que gustes en tu propia cocina, y muchas otras cosas te pueden llevar a reservar un apartamento (o una habitación en un apartamento) y no un hotel tradicional.

Ya sea una casa para un evento grupal o un piso acogedor para un largo viaje en solitario, el uso de Airbnb para negocios apenas está empezando. El único problema es el tener que intercambiar muchos mensajes con el propietario: “¿Hay ollas y paellas en la cocina?”¿Cuán fiable es el Wifi?”

Chatear con posibles anfitriones puede tomar un tiempo importante, pero una solución rápida es reservar con TravelPerk, una de las únicas plataformas que puede reservar un Airbnb en tu nombre, y con asistentes de viajes que te podrán ayudar con esta comunicación. Un ahorro de tiempo increíble.

7. No uses el método de valoración por estrellas — está obsoleto

3 estrellas, 4 estrellas, ¿a quién le importa? Si te soy sincero, prefiero quedarme en un hotel de 3 estrellas con un excelente centro de negocios (uno que parezca una cómoda sala de estar, no una habitación con un fax), que un hotel de 4 estrellas con conserjes y botones que no me permiten llegar a mi habitación tan rápido como me gustaría.

Hay preferencias más importantes que las estrellas. Una de esas es el estilo, ¿moderno o casero? Otra es el tamaño, si tiene cocina, entre otros. En TravelPerk, hemos rediseñado la función de búsqueda de hoteles, permitiéndote buscar por proximidad al lugar de reunión, aplicar filtros por preferencias, codificar por colores dependiendo de la política, y más.

Sea lo que sea lo que uses para reservar, asegúrate de usar requisitos y preferencias claras, no puntuaciones obsoletas que te dan poca información acerca de la experiencia.

8. Paga por adelantado sin necesidad de reembolsos

Forzar a los viajeros de negocios a pagar por su propio viaje al llegar a destino causa problemas. También pasa frecuentemente cuando los viajeros actúan por su cuenta y hacen reservas en plataformas de viajes para turistas. “Pagar más tarde” suena bien cuando reservas unas vacaciones, pero cuando viajas por negocios no es tan divertido.

Es mucho más rápido para todos cuando la compañía puede pagar la factura al momento. De esa manera los trabajadores no tienen que lidiar con el proceso de reembolso. Además, ningún empleado puede reservar fuera de la política de viaje cuando la estancia se ha pagado por adelantado.

Con TravelPerk puedes pagar por avanzado, y como un bonus añadido, las facturas y datos de viajes están en un solo sitio. La manera más rápida de reservar hoteles para viajes de negocios es ser claro con los requisitos y usar una plataforma y servicio que te ahorre tiempo.