¿Te enfrentas a imprevistos ahora mismo? Empieza por aquí
Mantén la calma y evalúa la situación
Encuentra la mejor solución
- Si el impacto es menor, ayuda al viajero a reprogramar su viaje si fuera necesario e informa a otros equipos sobre posibles ajustes en la agenda de esta persona.
- Si el impacto es significativo y afecta a operaciones clave, comunícate con la aerolínea o el proveedor para intentar reubicar al viajero en otro itinerario que minimice el impacto.
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Lo primero es la seguridad de los viajeros
- Alertas en tiempo real sobre el clima, problemas de seguridad o dificultades con el transporte (huelgas, cancelaciones, retrasos, etc.).
- Visibilidad sobre la ubicación de los viajeros y acceso rápido a sus itinerarios.
- Soporte 24/7 por chat o teléfono para asistencia inmediata ante cualquier problema.
«[El mayor beneficio de TravelPerk es que] nos permite el control de los gastos y la seguridad de nuestros empleados. Saber dónde están en caso de emergencia nos permite actuar rápido, optimizar costes y mejorar su experiencia de viaje [...]. Además, les da autonomía para gestionar sus desplazamientos de manera sencilla».
Nancy McArtney Smith,directora de Service Excellence en Ampa
Anticípate siempre que sea posible
Sara
Andrés
La empresa de Sara usa una plataforma de gestión de viajes como TravelPerk, que envía alertas en tiempo real sobre posibles incidencias.
La mañana del vuelo, su gestor recibe una notificación de tormentas previstas para la tarde. Por si acaso, decide adelantar su vuelo a las 12:00 y Sara llega sin contratiempos.
La empresa reserva el billete de Andrés y este llega al aeropuerto como estaba previsto. Sin embargo, su vuelo de las 17:00 se retrasa dos horas a causa de una tormenta. Llama frustrado a su gestor de viajes, que ya está fuera de su horario laboral. A esa hora, no quedan muchas alternativas entre las que elegir. Tras más retrasos y complicaciones, Andrés despega a las 21:00 y llega a París cerca de medianoche.
Si tienes las herramientas adecuadas, puedes actuar a tiempo
- Política de viajes de la empresa
- Guías de comunicación y contacto en caso de emergencia
- Clasificación de emergencias y protocolos de actuación
- Estrategias de mitigación de riesgos
- Lista de comprobación previa al viaje (documentos importantes, contactos de emergencia. etc.)
«TravelPerk nos ha ayudado un montón, porque ahora recibo menos quejas y puedo dedicarme a tareas más estratégicas».
Lydia de Kousemaeker,responsable de Compras Estratégicas y gestora de viajes en Fujifilm Europe B.V.
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Sé flexible ante los imprevistos
- Más opciones para cambiar o cancelar viajes por razones climáticas, enfermedad o cambios de agenda (sin preguntas).
- Posibilidad de evitar huelgas o retrasos. ¿Se cancela el vuelo? Viaja en tren. ¿Trenes en huelga? Cambia de fecha o alquila un coche. Menos drama y sin sobrecostes.
- Mayor tranquilidad, para viajeros y gestores de viaje. Puedes cambiar tu itinerario si lo necesitas, sin desajustar el presupuesto.
- Equipo más satisfecho con políticas flexibles que reducen la rotación de personal y fomentan la lealtad.
- Ahorro significativo: las opciones flexibles pueden ahorrar miles de euros en cancelaciones y reservas anticipadas.
- Cancelaciones hasta dos horas antes del viaje.
- Reembolso del 80% del importe, sin preguntas.
- Todas las reservas son reembolsables (vuelos, trenes, hoteles o alquileres de coche).
- Hasta un 40% de ahorro en tarifas flexibles en comparación con las tarifas estándar.
«Ahora no tengo que esperar [para reservar], porque puedo reservar un viaje con mucha antelación y ahorrar dinero. Si luego no puedo ir, cancelo y recupero el gasto».
Carles Ibars, director comercial en EU Business School
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La libertad de cancelar cuando quieras y desde donde quieras. Recupera el 80% con FlexiPerk.
Dale autonomía a los viajeros (mientras tú te das un respiro)
- Cambios sin intermediarios: si hay un imprevisto, los empleados pueden reprogramar sus vuelos o cambiar sus reservas sin ayuda.
- Mayor satisfacción de los viajeros: al elegir sus proveedores favoritos, el equipo acumula puntos en programas de fidelización y se implica más con la empresa.
- Control sin complicaciones: las políticas integradas en la plataforma garantizan que solo vean opciones dentro de la política de empresa, con un proceso ágil de aprobaciones si necesitan algo fuera de lo establecido.
Prepara un plan de comunicación
«Sin TravelPerk, gestionar los viajes de tantas personas en distintas zonas horarias sería una locura. No sé qué haríamos».
Daniela Merizalde Usuga,gestora de viajes en Storyblok
Convierte imprevistos en oportunidades gracias a los datos
- ¿Las incidencias suelen tener una causa específica? Por ejemplo, en Europa las huelgas afectan al 27% de los viajeros de negocios británicos. Pero en EE. UU., los principales problemas son los retrasos prolongados (38%) y los problemas meteorológicos (30%).
- ¿Son más frecuentes en un tipo de transporte en particular? Trenes, vuelos, etc.
- ¿En qué imprevistos se va la mayor parte del tiempo? Quizá los retrasos en tren sean más comunes, pero menos problemáticos que los de avión.
- ¿Se podrían haber tomado medidas para evitarlos?
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