Consejos para antes del viaje
1. Consulta la política de viajes de trabajo de tu empresa
- ¿Se puede viajar en clase business?
- ¿Con cuánto tiempo hay que hacer la reserva?
- ¿Qué precauciones debe tomar el empleado si viaja solo?
12 consejos útiles para tus viajes de trabajo
La política de viajes de trabajo incluye las normas y procedimientos por las que los empleados se deben regir para reservar y aprobar un viaje de negocios y para conocer los gastos que se contemplan.
Las tarjetas de embarque, el DNI, el pasaporte, el móvil, la agenda, la tarjeta de crédito, la cartera... Llévalo todo junto y organizado en todo momento, porque no hay nada más estresante que no encontrar tu documentación al llegar a la puerta de embarque..
Aunque el código de vestimenta de las reuniones exija siempre un atuendo formal, es posible que tengas que vestir de manera informal en algún momento. Nunca se sabe si tus clientes te invitarán a una comida o actividad más informal durante el viaje.
Carga todos los dispositivos electrónicos antes de salir de casa e incluso durante el viaje siempre que sea posible. En cualquier momento te puede surgir un imprevisto que requiera usar el móvil u ordenador y si no tienen batería puedes tener un quebradero de cabeza para encontrar una zona donde cargarlos.
Si no tienes tiempo o no sabes si podrás planchar el traje antes de asistir a alguna reunión, llévate en el avión un portatrajes para asegurarte de que llegue impecable y sin arrugas. Eso sí, consulta el límite de equipaje que puedes llevar en cabina antes de embarcar con él. Otra opción muy común es llevarlo puesto durante el vuelo para evitar que acabe todo arrugado.
Has preparado tu discurso y todas las estadísticas que necesitas. ¿Qué más hace falta? Dependiendo del país al que vayas a viajar por trabajo, el protocolo en los negocios puede ser distinto al de tu país. Echa un ojo a las reglas básicas antes del viaje. Así sabrás si puedes estrecharle la mano (¡o no!) a un cliente.
Si vas a viajar por trabajo al extranjero es posible que los enchufes sean diferentes, y si no llevas contigo un adaptador no vas a poder cargar ninguno de tus dispositivos electrónicos, así que asegúrate de que tu empresa te consiga uno para el viaje.
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Este es uno de los pocos trucos que de verdad funcionan para combatir el jet lag. Procura adaptarte cuanto antes a los horarios de comida que sean habituales en el país donde estés. Cuando reajustes estos horarios, tu cuerpo sabrá cuándo es hora de levantarse y ponerse en acción, o cuándo toca irse a dormir.
Después de un viaje de trabajo largo y agotador seguro que tendrás la tentación de echarte a dormir nada más llegar, independientemente de la hora que sea en el país donde estés. Pero haz todo lo posible para no hacerlo y deja que el cuerpo se ajuste al nuevo huso horario cuanto antes.
No se puede viajar por trabajo sin tener en cuenta en todo momento que tienes que presentar recibos de todos los gastos que deba pagar la empresa. Sin recibos, lo normal es que no te devuelvan el dinero. Por eso te recomendamos que hagas fotos de cada recibo del viaje de trabajo. De esta forma no va a pasar nada si pierdes los recibos en papel, porque tendrás la foto de los comprobantes de los gastos.
Una vez vuelvas del viaje tienes que informar de los gastos. Si has seguido el consejo anterior y has guardado los recibos, no debería haber ningún problema. No obstante, intenta hacerlo con tiempo y comprueba que no falte nada.
Si tus socios comerciales y clientes han contribuido a que tu viaje de trabajo haya sido todo un éxito, envíales un correo electrónico para agradecerles su esfuerzo y su tiempo. Sin duda, ¡lo agradecerán!
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