Encontrar la herramienta de gestión de viajes que mejor se ajuste a las necesidades de tu empresa no siempre es fácil. Necesitas una herramienta con la que puedas supervisar los gastos e integrar tarjetas de crédito y que, entre otras cosas, ofrezca funciones de automatización.

A lo largo de las siguientes líneas compararemos dos de las principales plataformas para la gestión de viajes: Egencia y Navan. Repasaremos sus puntos fuertes y sus deficiencias y veremos qué dicen de ellas los usuarios.

Para terminar, te presentaremos una alternativa a ambas que puede darte exactamente lo que buscas en términos de gestión de viajes. Sigue con nosotros si quieres más información.

Egencia

Egencia es una empresa de gestión de viajes de empresa adquirida recientemente por American Express Global Business Travel (AMEX). Es una gran opción para aquellas empresas, grandes o pequeñas, cuyos empleados viajan por todo el mundo.

Se ha consolidado como una opción para ayudar a las empresas a gestionar los riesgos, mejorar la experiencia de los empleados que salen de viaje y sacar la máxima rentabilidad de los viajes de negocios. Además, está disponible en seis idiomas y se utiliza en más de 60 países.

Según Egencia, estás son sus características más destacadas:

• Programa de viajes ecológicos: para reducir las emisiones de carbono y hacer viajes de empresa más respetuosos con el medioambiente.
• Deber de diligencia y gestión de riesgos: para garantizar el bienestar de los empleados desde que hacen la reserva hasta que vuelven a casa.
• Recuperación del IVA y reembolsos: para que puedas ahorrar en el presupuesto de los viajes.

Lo que dicen de Egencia los usuarios:

Los usuarios de Egencia elogian que sea fácil de usar e intuitiva. A los usuarios de la plataforma les gusta que les permita reservarlo todo desde un mismo lugar y comparar vuelos y hoteles con facilidad.

«Es una plataforma muy fácil de usar para reservar vuelos, hoteles y coches de alquiler, entre otras cosas». Courtney K., reseña publicada en G2

«Reúne todos los vuelos disponibles en una lista y puedo filtrarlos según mis requisitos (hora, día, etc.)». Reseña publicada en Capterra

Sin embargo, no todo es tan idílico para los usuarios de Egencia. Muchos se quejan de las funciones de la aplicación móvil y de la velocidad de carga y, en general, querrían que se introdujesen algunas mejoras.

“__«En los tiempos que corren necesitas una aplicación rápida y fácil de usar y que tenga todas las funciones de la versión de escritorio. No es el caso de esta aplicación». Scott K., reseña publicada en Capterra

«Me gustaría que ofrecieran más opciones de vuelos baratos. A veces he encontrado vuelos más baratos en Expedia, de aerolíneas poco conocidas, que no estaban en Egencia». Anthony M., reseña publicada en G2

_«_Un compañero de trabajo y yo tuvimos que llamar a Egencia para que nos pasaran los recibos de hotel y hubo que esperar 20 minutos. Por lo demás, son fantásticos». Daniel L., reseña publicada en G2

Si nos fijamos en el rendimiento general de Egencia, desde luego hace lo que se espera de ella. Sin embargo, hay algunas cosas de la aplicación móvil y del servicio de atención al cliente que deberían mejorar cuanto antes. Además, no ofrecen demostraciones gratuitas, por lo que no es la mejor opción para las empresas pequeñas.

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Las 5 mejores alternativas a Egencia en 2024

Navan

Navan es una plataforma integral de gestión de viajes y gastos. Ayuda a empresas de todos los tamaños a cumplir con sus políticas y a reservar a través de Internet, ofrece herramientas de viaje para dispositivos móviles, informes de gastos y notificaciones a los empleados que salen de viaje, entre otras cosas.

Su tecnología basada en IA proporciona recomendaciones útiles en función de las políticas de cada empresa, información en tiempo real sobre los gastos de viaje de los empleados y una experiencia integral de gestión de viajes de negocios.

Según Navan, estás son sus características más destacadas:

• Gestión sostenible de los viajes: te permite reducir la huella de carbono de tu empresa.
• Un gran catálogo: para que encuentres los hoteles y las aerolíneas que se ajusten a tus necesidades.
• Tecnología basada en IA: consigue ahorrar buscando las ofertas más baratas y recomendando los servicios que realmente necesitas.
• Gestión de tarjetas de crédito empresariales: introduce el gasto de las tarjetas en las políticas de la empresa y automatiza los informes para que tengas el control en todo momento.

Lo que dicen de Navan los usuarios:

Los usuarios de Navan consideran que el programa es bastante fácil de usar cuando te familiarizas con sus funciones, aunque también afirman que esto lleva su tiempo. Sin embargo, una vez que conoces bien el programa, y siempre según sus usuarios, la información que proporciona la plataforma es de lo más útil.

«Al principio cuesta entender los diferentes productos, pero en cuanto te haces con ellos son relativamente fáciles de usar». Clyde A., reseña publicada en Capterra

Aunque hay buenas reseñas por parte de algunos usuarios, muchos se quejan con razón de algunos aspectos de la plataforma. Por ejemplo, hay quejas respecto a que las integraciones con las aerolíneas y con otras aplicaciones afectan de forma negativa a la funcionalidad de la herramienta de reservas.

Otros usuarios se quejan, además, de «lo confusa que puede ser la forma en que se organizan los resultados de búsqueda».

«Tuve que comprar dos billetes de ida porque con las opciones de ida y vuelta no podía reservar los vuelos a las horas que quería». Kyle K., reseña publicada en G2

“«No es posible reservar complementos a través de Navan, así que si, por ejemplo, solo hay disponibles asientos baratos, no se pueden añadir desde la aplicación las opciones de elegir asientos o de pagar por las maletas facturadas. Hay que pagar todo esto por separado, y lo mismo para los reembolsos». Grace H., reseña publicada en G2

«Al final tuve que utilizar la aplicación de la aerolínea en vez de la de Navan para recibir notificaciones en tiempo real sobre los vuelos». Brenton D., reseña publicada en G2

Otro problema del que algunos usuarios informan es que el flujo de trabajo y el proceso de aprobación son un poco lentos y que no están optimizados para agilizar las reservas.

«El único inconveniente puede ser que los viajes los tenga que aprobar alguien antes de pasar a la página de reservas». Reseña publicada en Capterra

Navan es una empresa versátil de gestión de viajes y gastos. Aunque tiene algunas ventajas, los problemas relativos a su funcionalidad o a la aplicación móvil y su complicado proceso de incorporación hacen que muchos se decidan por otras opciones.

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Las 5 mejores alternativas a Navan en 2024

Una nueva alternativa: TravelPerk

Ya hemos visto todo lo que Egencia y Navan pueden ofrecer. Vayamos ahora con una herramienta de gestión de viajes que ha recibido más elogios y que creemos que cumple mejor su función: TravelPerk.

TravelPerk es una alternativa puntera e integral para la gestión de viajes. Se desarrolló para dar a los empleados que salen de viaje y a sus gerentes la libertad y el control que necesitan para reservar viajes con facilidad. TravelPerk es una gran alternativa a Egencia y Navan, ya que combina lo mejor de esas dos plataformas.

TravelPerk ofrece la experiencia de gestión de viajes perfecta al proporcionar un software de gestión de gastos y de gestión de riesgos y de deber de asistencia, opciones flexibles para viajes y otras funciones.

De hecho, no es casualidad que Revolut, Grammarly, Uber y otras grandes empresas confíen en TravelPerk a la hora de agilizar y hacer más sencilla la gestión de sus viajes.

TravelPerk se integra, además, con aplicaciones como Expensify, BambooHR, Mobileexpense o Ramp, entre muchas otras. Esto permite a los usuarios mejorar cuantitativamente la gestión de los viajes gracias a la integración con sus plataformas y sus flujos de trabajo.

Los servicios de conserjería de TravelPerk, las notificaciones en tiempo real y su software intuitivo te brindan los mismos servicios que la mejor de las agencias de viajes, todo en una misma plataforma. Y no solo eso: a diferencia de Egencia y Navan, TravelPerk no cobra tarifas de suscripción. Paga solo cuando viajes.

Estas son algunas de las características más destacadas de TravelPerk:

• El mayor catálogo de viajes del sector: para que puedas ofrecerles a los empleados que salgan de viaje las mejores ofertas del mercado, incluidas las aerolíneas de bajo coste. Gracias a las tarifas negociadas de TravelPerk, tendrás siempre la seguridad de que no encontrarás mejores ofertas en ningún otro sitio.
• Gran autonomía y flexibilidad para los empleados que salen de viaje y total cumplimiento de las políticas de la empresa: para que tus empleados viajen a cualquier sitio y se ajusten siempre a las políticas de viajes de la empresa.
• El mejor servicio de atención al cliente, disponible las 24 horas: pase lo que pase, el equipo de TravelPerks estará a tu disposición en cualquier momento, todos los días del año.
• FlexiPerk: recibirás el 80 % del importe del viaje en caso de que canceles hasta dos horas antes de la salida.
• GreenPerk: compensa tu huella de carbono invirtiendo en iniciativas sostenibles cuidadosamente seleccionadas por el equipo de Sostenibilidad de TravelPerk.

¿Qué dicen de TravelPerk los usuarios de la plataforma?

Esto es lo que dicen los usuarios de TravelPerk:

Los usuarios de TravelPerk elogian la interfaz, porque es muy fácil de usar, y al equipo de atención al cliente. También les gusta lo económico que es el servicio de «pago por viaje» y agradecen las opciones de precios asequibles que ofrece.

“__«Lo que más me gustó fue poder acceder a la aplicación móvil sin estar conectada para ver mis billetes. La plataforma es fácil de usar. Puedes gestionar tus viajes en unos pocos clics». Marta P., reseña publicada en G2

«El producto es muy intuitivo a la hora de reservar viajes que se ajusten al presupuesto y al programa de viaje de la empresa. El flujo de aprobación es de lo más sencillo y la facturación centralizada es superfácil. El servicio de conserjería es fantástico». Fraser H., reseña publicada en SoftwareAdvice

Otra característica que les encanta a los usuarios es la posibilidad de ver dónde se han alojado antes sus compañeros. Con esto se harán una mejor idea de lo que pueden esperar y tendrán la oportunidad de consultar diferentes aspectos.

Ahora veamos una comparativa entre estas tres opciones para que puedas elegir la que más te convenga:

Egencia

Navan

TravelPerk

Ciclo de implementación

Moderado

Largo

Corto

Atención al cliente

Moderado

Moderado

Excelente

Precio

Moderado

Caro

Asequible

Catálogo de viajes

Moderado

Moderado

Excelente

Adaptación a las normas de la UE

Excelente

Deficiente

Excelente

Experiencia de usuario

Moderado

Excelente

Excelente

Experiencia en dispositivos móviles

Moderado

Excelente

Excelente

Gobernanza y control

Excelente

Deficiente

Excelente

Informes y análisis

Moderado

Moderado

Excelente

Deber de asistencia

Moderado

Moderado

Excelente

Experiencia del viajero

Moderado

Moderado

Excelente

Programa de gratificaciones

Moderado

Excelente

Excelente

Integraciones

Moderado

Moderado

Excelente

Gestión de gastos

Moderado

Excelente

Excelente

Despega con TravelPerk

Después de comparar estas tres plataformas de gestión de viajes, vemos los pros y los contras de cada una, y tenemos las reseñas de los usuarios como testimonio de sus ventajas.

Aunque otras herramientas de gestión de viajes cumplen su función y ofrecen a sus usuarios una experiencia correcta, TravelPerk demuestra un rendimiento excepcional. TravelPerk tiene todo lo que buscas en una plataforma de gestión de viajes de empresa.