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Descubre cómo ahorrar tiempo y dinero a tu empresa en los viajes de negocios
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Los viajes de negocios sufrieron las consecuencias de la crisis sanitaria de 2020
- La movilidad a escala internacional disminuyó un 65 % a resultas de la COVID-19, la tasa de viajes más baja desde la introducción en 1958 del Boeing 707, que marcó el inicio de la «era del Jet» (McKinsey).
- Después de 10 años de crecimiento previsible, las pérdidas experimentadas por los viajes de empresa en 2020 fueron 10 veces mayores que las que se observaron después del 11-S y de la crisis económica de 2008 (Global Business Travel Association).
- Se estima que el sector de los viajes perderá 820 000 millones de dólares en gastos de viajes de empresa como consecuencia de la pandemia de coronavirus (CNBC).
- La reducción del gasto en viajes supuso, solo en 2020, unas pérdidas de 162 000 millones de dólares para la economía de Estados Unidos (U.S. Travel Association).
- En 2020 dos tercios de los vuelos se quedaron en tierra y 18 aerolíneas se declararon en quiebra (McKinsey).
- Aunque los viajes de negocios disminuyeron en un 90 % durante la fase más crítica de la pandemia, en cuanto llegó el verano y las restricciones se suavizaron, algunas empresas vieron recuperarse sus cifras en términos de viajes de negocios hasta el 80 % de los niveles prepandémicos (McKinsey).
- En 2020, los hoteles estaban a un 29 % de ocupación en todo el mundo, frente al 72 % de ocupación durante el mismo período en 2019 (McKinsey).
- En 2020, los gerentes de viajes informaron de que el gasto anual en viajes fue solo de entre el 5 y el 15 % de las cifras totales del año anterior (McKinsey).
- Los estudios han revelado que, de media, los servicios de las aerolíneas suelen tardar unos 5 años en volver a sus niveles normales después de circunstancias inesperadas como las de la pandemia (IATA).
No hay nada que temer: los viajes de negocios se están recuperando
- Tras unas pérdidas del 52 % en 2020, se prevé que los viajes de empresa generen 842 000 millones de dólares en gastos en 2021 (GBTA).
- El 30 % de los empleados aceptaría puestos con salarios más bajos si ello les supusiera más oportunidades de viajar (Booking.com for Business).
- El 64 % de los trabajadores cree que el contacto personal es fundamental para inspirar confianza y el 53 % afirma que son más optimistas respecto a las negociaciones «en persona» que respecto a la búsqueda de clientes a través de Internet (TravelPerk).
- El 53 % de los encuestados considera que las reuniones presenciales son esenciales para su sector. En concreto, los equipos de RR. HH., consideran que el contacto personal es fundamental, ya que el 67 % de los encuestados afirma que su sector se iría a pique si todas las reuniones tuvieran que hacerse a través de Internet (TravelPerk).
- Lo cierto es que tal vez las reuniones virtuales no sean del todo productivas, ya que el 60 % de los empleados afirma que se preparan mejor para las reuniones presenciales que para las que se celebran a través de Internet (TravelPerk).
- Las organizaciones obtienen alrededor de 12 euros en ingresos por cada euro que invierten en viajes de negocios (TravelPerk).
- Se espera que el mercado de viajes de negocios se recupere y alcance un volumen de 829,5 mil millones de dólares en 2027(ReportLinker).
- Casi el 100 % de quienes hacen viajes de negocios disfrutan del tiempo que pasan viajando por trabajo (NationalCar.com).
- El 90 % de quienes hacen viajes de negocios quiere seguir viajando por trabajo el resto de su vida profesional (SavvySleeper).
- Aunque es complicado determinar con certeza cuándo volverán los viajes de negocios a los niveles anteriores a la pandemia, ya podemos ver algunas tendencias interesantes relativas a la recuperación de los viajes nacionales. Si nos vamos a Europa, los viajes nacionales en Alemania tocaron fondo en abril de 2020, cuando llegaron al 8 %. Sin embargo, en septiembre se llegó al 71 % de los niveles prepandémicos. En España pasó algo parecido: los viajes nacionales llegaron a sus niveles más bajos en abril (al 1 %) y remontaron hasta el 45 % en septiembre, cuando las restricciones se suavizaron (datos de TravelPerk).
- Quienes viajaban por negocios retomaron los viajes nacionales antes de que se volvieran a permitir los viajes internacionales. Aquellos que viajaban por negocios en Estados Unidos lideraron la recuperación, con una remontada del 41 % a partir de enero de 2021. Le siguió España, con una recuperación del 25 % en los viajes nacionales, y Alemania, con el 12 % (datos de TravelPerk).
- Los viajes de negocios dentro de China ya se están recuperando. De hecho, solo el 2 % de los encuestados en este informe de McKinsey había realizado viajes de negocios dentro del país antes de mayo de 2020, frente al 25 % de los encuestados, que ya habían viajado por negocios en agosto del mismo año.
- Según nuestra propia encuesta, el 50 % de las empresas han puesto en marcha nuevas políticas para los viajes de empresa de cara a la «nueva normalidad» (TravelPerk).
- En un sondeo de 2020, el 30 % de los participantes creía que su empresa gastaría en 2021 el 30 % del presupuesto para viajes en reuniones con los clientes; un incremento del 6 % respecto a los gastos de 2019 (Statista).
- La proporción de mujeres que viajan por negocios está creciendo. En Estados Unidos, el 47 % de quienes viajan por negocios son mujeres (CreditDonkey).
Algo ha cambiado en la forma de viajar
- Más de la mitad de quienes viajan por negocios afirmaron al ser encuestados que no se atrevían a hacer reservas por miedo a que los vuelos se cancelaran por las restricciones y a que no les devolvieran el dinero. La flexibilidad en las cancelaciones seguirá siendo un factor determinante (GlobalData).
- En esto se fijarán los gerentes de viajes que estén pensando en retomar los viajes (McKinsey):
- Facilidad para contactar con los proveedores y cambiar o cancelar vuelos (70 %)
- Acceso a «carriles rápidos» («fast lane») de seguridad (69 %)
- Aviones con asientos amplios para poder mantener la distancia social (66 %).
- Tus márgenes de planificación serán más cortos. Empezarás a buscar billetes y alojamiento en fechas más cercanas al viaje. Los datos de nuestra plataforma revelan que las búsquedas de viajes a menos de 6 días de la salida están ahora en las mismas cifras que las búsquedas para entre 7 y 30 días vista. Antes de la pandemia de coronavirus, la inmensa mayoría de los viajes se gestionaron con una antelación de entre 7 y 30 días (TravelPerk).
- El tren se impondrá al avión y está siendo, nunca mejor dicho, la locomotora de la recuperación. Nuestros datos arrojan que el 80 % de los viajes nacionales en Alemania se están haciendo en tren (TravelPerk). Además, casi el 50 % de los pasajeros le da ahora más importancia a reducir las emisiones de carbono y a la sostenibilidad que antes de la pandemia de COVID-19 (GlobalData).
- Las tarifas aéreas podrían encarecerse hasta en un 54 % en el mundo pospandémico. Esto se debe a la necesidad creciente de mejorar la higiene y la limpieza en los aviones, a las estrategias para evitar el contacto y a los servicios 24 horas de los aeropuertos. En consecuencia, los gerentes de viajes deberán dar con fórmulas para optimizar los gastos de los viajes de negocios y considerar el ahorro una cuestión clave dentro de las políticas de viajes de sus empresas (BBC).
El coste de los viajes de negocios
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- En 2021, Estados Unidos lideró el gasto mundial en viajes de empresa, con una facturación de 322 420 millones de dólares (World Bank).
- El coste medio de un viaje de negocios en Estados Unidos es de 1293 $. Si bien la media para los viajes nacionales es de 990 $ (por itinerario), la cifra se eleva hasta los 2525 $ en el caso de las empresas internacionales (Runzheimer y Expert Market).
- El precio de los vuelos dentro de EE. UU. está subiendo: de media, los vuelos de ida y vuelta cuestan unos 330 $, frente a los 235 $ de principios de 2022 (Travel Pulse).
- Las tarifas económicas para vuelos internacionales se sitúan, de media, en 1216 $ (Certify).
- Según el desglose del gasto en viajes de negocios de 2020, el 34 % se destinó al alojamiento, el 27 % a los billetes de avión, el 27 % a los gastos de comida y el 19 % al alquiler de coches (Travel Pulse).
- En 2022, la tarifa diaria recomendada por el fisco de Estados Unidos para la comida y otros gastos extraordinarios de quienes viajan por negocios en Estados Unidos se ha fijado en 59 $. En cuanto al coste medio por alojamiento, se fijó en y el coste promedio por alojamiento se ha fijado en 96 $/noche (Federal Pay).
Estados Unidos se está encareciendo, como Suiza
- De acuerdo con una encuesta de 2019, la ciudad de Nueva York es la ciudad más cara para los viajes de empresa, con un gasto medio diario de 799 $. En segundo lugar se encontraba Zúrich, con un gasto medio diario de 661 $, y la seguían de cerca Washington D. C. (621 $) y París (617 $) (ECA International).
- En Asia, Hong Kong ocupó el primer lugar como la ciudad más cara para quienes viajan por de negocios, con un gasto medio diario de 515 $ (ECA International).
- Con la excepción de París y Reikiavik, 8 de las 10 ciudades más caras para los viajes de empresa están en Estados Unidos y en Suiza. Los Ángeles, Nueva York, Washington D. C. y San Francisco entraron en la lista por parte de Estados Unidos, mientras que Ginebra, Zúrich, Berna y Basilea fueron las contribuciones de Suiza (ECA International).
- Como era de esperar, Ginebra ocupó el primer lugar en 2019 entre los destinos más caros de Europa para los viajes de empresa, pero no fue la única ciudad suiza entre las seis primeras (ECA International).
Las empresas tecnológicas y las emergentes no viajan igual
Herramientas revolucionarias, tecnología y tendencias
- El número de reservas de Airbnb por parte de empresas tecnológicas se duplicó entre 2017 y 2018 (TravelPerk).
- Los «millennials» que trabajan para compañías tecnológicas y viajan por trabajo prefieren los hoteles que no pertenecen a ninguna cadena y las aerolíneas de bajo coste. El 85 % hizo reservas con aerolíneas de bajo coste en 2018 (TravelPerk).
- El 74 % de los «millennials» que viajaban por negocios se ha hospedado en apartamentos, frente al 38 % en el caso de la «generación X» y el 20 % de los «baby boomers». El 44 % de los «millennials» declaró que prefería alojarse en apartamentos tipo Airbnb si viajaban por trabajo (Hipmunk).
- Los empleados de empresas tecnológicas que viajan por trabajo son menos dados a saltarse las políticas de sus empresas que los del sector de los consultores. Las empresas tecnológicas informan de que, de media, el 13 % de los itinerarios no cumplen técnicamente con las políticas de viaje, frente al 16 % en el caso de las empresas de consultoría (TravelPerk).
- Las empresas tecnológicas europeas tienen destinos poco habituales, como Ámsterdam, Estocolmo, Brighton, Lisboa o Copenhague (TravelPerk).
- Al ser consultados, el 98 % de los gerentes de viajes afirman que las métricas más importantes son las referentes al cumplimiento de las políticas, la experiencia de los viajeros y los gastos (ACTE).
Cómo y por qué se viaja por trabajo
La mayoría de quienes hacen viajes de empresa solo viajan una vez al año, normalmente para visitar a clientes.
- El 30 % de quienes viajan por negocios en Europa lo hacen una vez al mes. El 62 % viaja una vez al año. El 5 % viaja entre 21 y 40 veces al año (Fly Aeolus).
- El 44 % de quienes hacen viajes de negocios en Europa lo hacen para reunirse con algún cliente. El 32 % vuela para visitar las oficinas que tiene su compañía en otras ciudades (Fly Aeolus).
- La comida es el mayor gasto durante los viajes de negocios. Las comidas representan el 21 % del gasto durante los viajes de negocios y las tarifas aéreas representan el 17 %. Esto tiene mucho sentido si consideramos que la mayoría de los viajes de negocios son de corta distancia (Certify).
- En Estados Unidos, se utilizan los coches particulares para el 81 % de los viajes de negocios (Departamento de Transporte de los Estados Unidos).
- Los viajes de negocios en grupo son más habituales de lo que pensamos. El 50 % de los viajes de empresa en Europa los hacen entre dos o más personas (Fly Aeolus).
- El 26 % de quienes viajan por negocios en Europa afirma que las conexiones directas son el factor más importante a la hora de elegir un vuelo. Otros factores que también influyen son el precio (19 %), la conciliación de agendas (23 %) y la ubicación del aeropuerto (20 %) (Fly Aeolus).
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Tendencias e impactos del sector de los viajes de negocios
Hay un interés creciente por calcular la rentabilidad de los viajes
- Las empresas obtienen alrededor de 12 euros en ingresos incrementales por cada euro invertido en viajes de negocios (Oxford Economics).
- Se estima que el 28 % de los negocios actuales tendrían que cerrar si de repente no fuese posible hacer viajes de empresa (Oxford Economics).
- Sin embargo, solo el 13 % de los gerentes de viajes de negocios calculan con detenimiento la tasa de éxito de los viajes y la rentabilidad de la inversión (ACTE).
Es necesario mejorar los cálculos relacionados con la gestión de viajes
- El 80 % de los gerentes de viajes de empresa consideran que un sistema estándar de cálculo tendría un impacto positivo en los viajes de negocios (ACTE).
- El 81 % de los gerentes de viajes registran las estadísticas relacionadas con las reservas: reservas anticipadas, reservas conjuntas de vuelo y hotel o problemas con las reservas (ACTE).
- Solo el 37 % de los gerentes de viajes evalúan la implicación en los viajes (la frecuencia con la que quienes viajan interactúan con la empresa gestora de los viajes o con el gerente de viajes de su propia empresa) (ACTE).
- El 94 % de los gerentes de viajes de empresa confían en empresas gestoras de viajes o en agencias de viajes a la hora de elaborar sus informes (ACTE).
- Solo el 61 % de los gerentes de viajes de empresa utilizan las encuestas a los empleados que viajan como parte de sus cálculos de la gestión de los viajes. Estas encuestas pueden ayudar a recopilar datos sobre la satisfacción de quienes viajan y sobre lo fructífero que ha sido el viaje (ACTE).
- 4 de cada 5 gerentes de viajes de negocios creen que la incorporación de un sistema de cálculo sería beneficiosa para sus programas de viajes de empresa (ACTE).
Cada vez es más habitual dejar las reservas en manos de los empleados o hacerlas a través de dispositivos móviles
- El 59 % de quienes viajan por negocios en los Estados Unidos se encarga siempre de reservar el hotel y el 30 % suele encargarse de reservarlo (Statista).
- En otra encuesta, el 69 % de los que viajan por negocios afirman que se encargan ellos mismos de las reservas, sean del tipo que sean (Skift).
- Si bien las reservas a través de ordenadores de sobremesa siguen estando a la cabeza, el 79 % de quienes hacen viajes de empresa han reservado algún viaje desde sus dispositivos móviles (LCT).
- A quienes tienen que viajar por trabajo les gusta el chat en vivo. El 79 % de las empresas del sector de los viajes aumentaron sus ingresos al introducir el chat en vivo (LCT).
Satisfacción y preocupaciones de los viajeros
Lo que quieren los viajeros
- El 80 % de quienes viajan de forma asidua por negocios consideran que deberían tener tiempo para realizar actividades de esparcimiento durante la mayoría de sus viajes de empresa. Por suerte, el 79 % de ellos considera que su jefe está de acuerdo (NationalCar).
- El 86 % de quienes viajan por negocios dicen gestionar bien su vida privada mientras están de viaje (NationalCar).
- El 61 % de los gerentes de viajes dispone de un sistema para medir la satisfacción de los empleados que viajan por trabajo (ACTE).
- Al 22 % de quienes viajan por negocios le gustaría que los proveedores de viajes recordaran sus datos personales para los siguientes viajes (Accenture).
- Al 67 % de los viajeros les gustaría que las empresas de viajes les hicieran recomendaciones basadas en sus preferencias anteriores (Accenture).
- Más del 50 % de los viajeros agradecería recibir notificaciones en tiempo real y que las compañías aéreas volvieran a reservarles los vuelos automáticamente (Asociación Internacional de Transporte Aéreo).
- Tras el confinamiento, el factor más importante para el 70 % de los viajeros a la hora de reservar tarifas aéreas es la flexibilidad. Otros factores muy importantes son la limpieza a bordo (63 %), los vuelos directos (61 %) y los protocolos de higiene entre vuelos (Skift Research y McKinsey).
Qué preocupa a quienes viajan por negocios
- Los retrasos en los vuelos son la principal preocupación para los estadounidenses que viajan por negocios La segunda preocupación es que les toquen asientos centrales (Statista).
- Esta es la clasificación de los aspectos más agotadores de los viajes de empresa para los europeos que tienen que viajar por negocios: el 27 % afirma que lo más agotador son las esperas, mientras que el 25 % opta por no elegir vuelos directos; el 22 % señala los desplazamientos al (o desde el) aeropuerto; el 16 % las salidas anticipadas; y el 10 % se refiere al vuelo en sí (Fly Aeolus).
- ¿Cuál es la mejor manera de mejorar la experiencia de los viajeros? El 35 % de los europeos que viaja por trabajo afirma que si tuviera que cambiar algo lo primero sería pasar menos tiempo en el aeropuerto. Al 23 % le gustaría tardar menos en llegar al aeropuerto. Al 26 % le gustaría que hubiera más disponibilidad de vuelos directos, y el 16 % restante querría mayor flexibilidad respecto a su agenda (Fly Aeolus).
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Estadísticas de los viajes de trabajo de los «millennials»
- Los «millennials» hacen una media de 7,4 viajes al año (Skift).
- Los «baby boomers» hacen una media de 6,3 viajes al año (Skift).
- El 75 % de los «millennials» que hacen viajes de empresa considera que viajar por trabajo es un plus (Hilton Hotels y Reports Survey).
- El 65 % de los «millennials» que viajan por trabajo lo ve como un símbolo de estatus (Hilton Hotels & Reports Survey).
- El 34 % de los empleados encuestados revelaron se les ocurren ideas más innovadoras cuando están viajando por trabajo. Al analizar los datos de los encuestados de entre 16 y 24 años, esa cifra se dispara hasta el 53 % (TravelPerk).
La mayoría de los «millennials» están contentos con poder hacer sus propias reservas. Pero... ¿usan los sitios aprobados por sus empresas?
- El 72 % de los «millennials» que viajan por negocios celebran poder reservar sus viajes de empresa en sitios de terceros (Statista).
- Las reservas de hotel están muy segmentadas. El 28 % de los «millennials» que viajan por negocios reservan sus hoteles directamente desde la web del hotel en cuestión. El 10 % reserva a través de agencias de viajes en línea. El 7 % utiliza sitios de intermediarios como Kayak El 14 % reserva en agencias de viajes tradicionales (Skift).
A los «millennials» les gusta tener tiempo para sí mismos durante los viajes de trabajo
- El 43 % de los «millennials» han prolongado sus viajes de negocios por placer (Statista).
- El 78 % de los «millennials» han planificado a conciencia su tiempo libre durante los viajes de negocios (Forbes).
- El 57 % de las empresas cuentan con políticas para los empleados que quieran combinar los viajes de negocios con las vacaciones (Forbes).
- Los «millennials» varones que consideran que no deberían mezclar placer con trabajo son el doble que los que piensan lo contrario: un 41 y un 20 %, respectivamente (NationalCar).
Estadísticas de viajes de negocios y de viajes por placer
Negocios y placer, una tendencia al alza
- Los viajes que combinan trabajo y placer («bleisure», en inglés) se incrementaron un 20 % de 2016 a 2017 (Forbes).
- Más del 40 % de los viajes de negocios se prolongan por placer (Expedia).
- Quienes viajan por placer también suelen viajar a menudo por trabajo: el 32 % de quienes viajan por placer viajan por trabajo una o dos veces al mes (Expedia).
- Los viajes de negocios que se hacen para asistir a conferencias o a convenciones son los que tienen más probabilidades de terminar convirtiéndose en viajes de placer. El 43 % de los viajes para asistir este tipo de eventos terminan siendo viajes de «negocios y placer», como sucede con el 24 % de los viajes para celebrar reuniones fuera de la sede de la empresa y con el 9 % de los viajes que se hacen para cerrar ventas (Expedia).
- El 84 % de los viajes de «negocios y placer» de menos de tres días tienen como destino una sola ciudad, mientras que el 20 % de ese tipo de viajes que se prolongan más allá de tres días tienen como destino más de una ciudad (Expedia).
- ¿Por qué los viajes de negocios terminan convirtiéndose en viajes por placer? El 66 % de quienes viajan por negocios y placer comentan que lo hacen porque les gusta el destino y quieren conocerlo mejor. El 51 % afirmó que prolonga los viajes de negocios por placer en función de la cercanía del fin de semana (Expedia).
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La proporción de los gastos en viajes de negocios respecto a los gastos en viajes de placer sigue creciendo
- Cada año, la proporción del gasto en viajes de negocios crece aproximadamente un 0,05 %. En 2017, el año más reciente del que se tienen datos, los viajes de negocios representaron el 30 % de todos los gastos de viaje en EE. UU. (Statista).
- A pesar de que quienes viajan por trabajo solo representan alrededor del 12 % de todos los viajeros, son el doble de rentables para las aerolíneas, ya que, entre otras cosas, son más fieles, utilizan programas de viajeros frecuentes, pagan por tener más espacio para estirar las piernas y suelen reservar los vuelos con menos antelación (Investopedia).
Viajar o no en primera clase no tiene que ver con el propósito del viaje
Los peligros de las reservas
¿Quienes viajan por negocios cumplen con las políticas de sus empresas?
- El 60 % de las empresas cuenta con una política de viajes de empresa y el 50 % permite que los empleados que tienen que salir de viaje hagan las reservas mediante el método que prefieran (Lodging).
- Las reservas de los hoteles son las que suelen hacerse más a menudo al margen de los canales autorizados. El 46 % de quienes han viajado por negocios reservaron su alojamiento en las webs de los propios hoteles, ya que les ofrecían los mejores precios (Lodging).
- El 52 % de los empleados considera que la política de viajes de negocios de sus empresas está más o menos en línea con la filosofía dichas empresas (Medium, 2017).
- Solo el 69 % de quienes viajan por trabajo considera que puede ajustarse a las políticas de su empresa relativas a los viajes de negocios (Lola.com, 2019).
- El uso de una herramienta de gestión de viajes puede ayudar a mejorar el cumplimiento de las políticas de viajes de empresa. Las aplicaciones avanzadas de reservas pueden ayudar a las organizaciones a cumplir totalmente con sus políticas gracias a potentes sistemas de automatización.
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