¿Qué es un evento corporativo y cuántos tipos existen?

Los eventos de empresa están cobrando cada vez más importancia, ya no solo para generar interés y nuevas oportunidades de negocio, sino para mejorar la relación con los clientes y entre los miembros del equipo.

Sin duda, algo más que necesario hoy en día para aumentar la motivación y el sentido de permanencia de los empleados, sobre todo a causa del aislamiento que conlleva el trabajo remoto.

Así que, si te estás planteando organizar por primera vez un evento de negocios, sigue leyendo, que vamos a empezar por el principio.

¿Qué es un evento corporativo?

Un evento corporativo es un acontecimiento social que organiza una empresa para sus empleados, clientes o socios con un fin determinado. Por ejemplo, para reforzar lazos entre los compañeros, captar nuevos clientes y fidelizar a los actuales, generar imagen de marca, presentar un nuevo producto o servicio, motivar a los empleados o impartir formación.

El tipo de evento dependerá de la estrategia y el público objetivo al que se dirija la corporación. Así pues, una conferencia puede ser ideal para mejorar la reputación de la empresa, mientras que un retiro corporativo o una cena de empresa serían perfectos para crear comunidad.

¿Por qué debería organizar un evento corporativo?

Hemos visto algunos de los motivos más importantes para la organización de eventos corporativos, pero quizás no sabes si merece o no la pena.

Quédate entonces con estos números:

Un 88% de las empresas encuestadas por TravelPerk ya tenía en mente celebrar eventos de negocios presenciales en 2022 (y todo apunta a que serán aún más este 2023).

Un 79% de los empleados está deseando volver a estos eventos para hacer contactos y conectar con el equipo. Y es que el entusiasmo hacia los eventos empresariales en vivo está justificado. Sí, el teletrabajo nos ha dado flexibilidad y conciliación, pero este aislamiento también está afectando a la salud mental de un 55% de los trabajadores (frente al 36% de los que acuden a la oficina).

Según el informe de Visme, un 83% de las marcas afirma que han aumentado sus ventas gracias a los eventos corporativos, lo que los convierte en herramientas de marketing muy eficaces.

Este tipo de eventos empresariales son una oportunidad increíble para:

Atraer prospectos y fidelizar a los clientes actuales

Aumentar la visibilidad de la marca

Conseguir más ventas

Convertirse en referente del sector

Comunicarse con su público objetivo

Destacar sobre la competencia

Mejorar el clima laboral

Promocionar nuevos productos o servicios

Celebrar logros del equipo

Romper el aislamiento que conlleva el teletrabajo

Mejorar las habilidades del personal

En definitiva, los eventos corporativos no solo son una herramienta de marketing eficaz, sino que son clave para mejorar el clima de trabajo y tener un equipo más implicado y productivo.

Tipos de evento corporativo

¿Aún no sabes qué tipo de evento de negocios celebrar? Aquí tienes algunos de los formatos más habituales. Elige el tuyo en función del objetivo que tengas en mente.

Presentaciones de producto o servicio

En este tipo de actos vamos a reunir a posibles compradores o clientes, inversores y medios de comunicación. El fin es que conozcan o prueben nuestro nuevo producto o servicio, así como resolver cualquier duda que tengan. Así que la clave es organizarlos de forma atractiva para ese público.

Conferencias o charlas

Estos encuentros son una oportunidad única para reunir a los profesionales de un sector, construir relaciones con ellos y posicionar tu empresa como referente en su campo. Por ejemplo, si se trata de una conferencia tecnológica, será imprescindible recurrir a expertos en el tema.

Talleres o workshops

Son eventos cortos de carácter interactivo donde un experto imparte sus conocimientos de forma práctica a los participantes. Son ideales, no solo para mejorar habilidades profesionales, sino también para fomentar la colaboración y la implicación del equipo.

Congresos y ferias comerciales

Se trata de eventos corporativos de uno o varios días de duración. Reúnen a expertos de diferentes empresas del sector que participan, por ejemplo, montando un stand o dando una charla. Es una ocasión ideal para hacer networking y promocionar un producto o servicio.

Retiros de empresa o viaje de incentivo

En un retiro de empresa, la organización ofrece alojamiento y comida al equipo, además de programar charlas, fiestas de empresa y actividades de team building. El objetivo es recargar pilas desconectando del trabajo y mejorar el clima laboral de la empresa.

Cómo organizar un evento corporativo

¿Sabes que la principal dificultad para el 44% de los planificadores de eventos es no salirse del presupuesto? La organización de este tipo de reuniones requiere una cuidadosa planificación. Por eso, queremos ayudarte dándote algunas sugerencias para ofrecer la mejor experiencia posible y que tu evento acabe siendo un éxito rotundo.

Define un objetivo claro

Ya sea formación, networking o simplemente pasar un buen rato. Solo así sabrás qué tipos de eventos corporativos te conviene celebrar, qué necesitas para organizarlos y cómo medir su éxito. Tenlo muy claro antes de perderte en otros detalles.

Planifica con tiempo

Necesitas asignar muy bien tu presupuesto y pensar en toda la logística que conlleva el evento, especialmente si se trata de un evento grande, como una convención de varios días, una feria comercial o una ceremonia de entrega de premios.

Conoce muy bien a tu público objetivo

Porque esto te ayudará a elegir el sitio correcto y la estrategia de marketing más eficaz, así como a diseñar tu programa y actividades teniendo en cuenta las necesidades y los intereses de los participantes.

Elige el lugar idóneo

Piensa si es fácil llegar en transporte público, si cuenta con personal experto que te ayude a preparar el evento, si ofrece servicio de catering o si está equipado con nuevas tecnologías. Y, como no, si cumple con los estándares de seguridad y accesibilidad.

Diseña un programa con tus objetivos y audiencia en mente

Asigna tiempo suficiente para cada actividad, incluidos los descansos para comer, beber o hacer networking. ¿Interesa el tema a tu público? ¿Hay variedad de actividades? Unas pueden ser más informativas, mientras que otras pueden ser más interactivas o incluso divertidas.

Decide cómo vas a promocionar el evento

Elige la mejor forma para llegar a tu público: email, redes sociales, prensa, marketing de calle, etc. Para garantizar una buena asistencia al evento, empieza la promoción con tiempo y evalúa los resultados por si tienes que cambiar de estrategia.

Prepárate para los imprevistos

Existen factores que pueden poner en riesgo la celebración del evento, como el mal tiempo, ponentes que cancelan a última hora, dificultades técnicas, retrasos en el catering o imprevistos en el medio de transporte. Así que siempre es mejor tener un plan B.

Define el indicador de éxito del evento

Por ejemplo, si vas a presentar un producto nuevo, puede que te interese fijarte en el número de leads o ventas tras el evento. Otros indicadores pueden ser el número de asistentes, menciones en los medios o el feedback positivo que la gente deja en encuestas y cuestionarios.

Piensa cómo hacer seguimiento tras el evento

Puede que quieras preparar encuestas o cuestionarios para evaluar el éxito del evento, recoger datos personales de los asistentes y tomar nota para el futuro. También puedes crear una newsletter donde cultivar tu relación con los asistentes compartiendo noticias y recursos interesantes.

Cómo simplificar tanta gestión

Si además tu equipo tiene que viajar para el evento, TravelPerk te ayuda a simplificarlo todo con una única plataforma en la que podrás comparar entre los mejores vuelos y hoteles. Además, nuestra solución de gestión de eventos, te permite elegir los mejores espacios, gestionar invitaciones al evento y comunicarte con los asistentes.

Siempre con la tranquilidad de tener todos tus gastos de viaje controlados en la herramienta y el mejor soporte 24/7 en caso de contratiempos.