Tres formas de gestionar fácilmente tus gastos en viajes de empresa

¿Trabajas en el Departamento de Finanzas y te encargas de gestionar los gastos de viajes de empresa? Si ese es tu caso, seguro que esta situación te parecerá conocida.

Intentas mejorar el control del proceso de aprobación y el presupuesto para viajes de empresa, pero te resulta más complicado de lo que esperabas. En este momento, tienes la mesa llena de informes de gastos y no dejan de llegarte nuevas solicitudes de reservas de viajes.

Los miembros del equipo suelen reservar los viajes de trabajo por su cuenta, pero cada uno utiliza distintos sitios web para conseguir las mejores ofertas. Con frecuencia, las reservas se hacen en el último minuto, lo que dificulta la previsión del presupuesto de viajes a largo plazo.

Los viajes de negocios suelen sobrepasar el presupuesto, y crees que la empresa podría ahorrar mucho dinero si pudieras gestionar mejor este tipo de gastos. Pero no sabes bien por dónde empezar.

Sin un método centralizado de gestión de los gastos en viajes de negocios nacionales e internacionales, puede parecerte imposible administrar correctamente el presupuesto de viajes de la empresa. Por suerte, hay soluciones que pueden ayudarte.

A continuación, te mostramos cómo puedes gestionar de manera sencilla y eficaz los gastos de viajes de tu empresa.

1. Analiza el proceso actual de reserva

El primer paso es evaluar el proceso de reserva de viajes de negocios (incluyendo viajes en avión, tren, alquiler de coches y alojamiento) que se utiliza en tu empresa.

Si acabáis de empezar en esto de los viajes de negocios, es posible que aún no tengáis un programa formal para gestionarlos. O puede que tengáis algunas políticas sobre la reserva de viajes, pero no contáis con un proceso que garantice que los empleados las cumplen.

Algunas empresas recurren a agencias de viajes de negocios (o empresas de gestión de viajes tradicionales) para que las ayuden con la gestión de los viajes. Sin embargo, esta solución no siempre es tan económica o flexible como nos gustaría.

Las agencias tradicionales de viajes de negocios suelen aplicar tarifas mensuales, independientemente de si se han usado o no los servicios ese mes, e incluso pueden pedir a los clientes que firmen un contrato vinculante con una duración mínima de un año. También pueden aplicar tarifas adicionales por servicios de conserjería, reservas telefónicas o determinadas transacciones. En general, los costes de una agencia de viajes pueden ser elevados y, en ocasiones, impredecibles. Además, los viajeros no tendrán mucha autonomía y es posible que no puedan contactar con el servicio de asistencia fuera del horario de atención establecido.

Por suerte, hay una forma mejor de reservar viajes de empresa, sin la rigidez de un contrato firmado con una agencia de viajes tradicional o el caos que supone que los empleados reserven por su cuenta. Contar con una plataforma de gestión de viajes es una solución moderna para el sector de los viajes de negocios. Se trata de una forma sencilla y cómoda de reservar y gestionar este tipo de viajes, incluso en aquellas empresas en las que hay un gran volumen de viajes. (También existen muchas soluciones de software de gestión de viajes gratuitas).

2. Evalúa la tasa de adopción de tus herramientas de reserva actuales

Es posible que ya utilicéis una plataforma de gestión de viajes en tu empresa. Sin embargo, un software solo sirve de ayuda si ofrece todas las características y funcionalidades que necesitas y si los empleados lo usan de verdad. Si los miembros del equipo no lo consideran útil, evitarán usarlo y volverán a hacer las reservas por su cuenta. Así no podrás controlar el coste de billetes de avión, hoteles, etc.

Tómate tu tiempo y analiza la tasa de adopción de tu software actual. Si los viajeros no lo están usando, programa reuniones o envía una encuesta a los empleados para que expresen su opinión. Es posible que al software le falte alguna función importante relacionada con las reservas y por eso a los usuarios no les guste la herramienta. O puede que el software no tenga un inventario lo bastante amplio y los viajeros no encuentren las opciones de alojamiento o transporte que desean.

Si crees que tu software actual no está a la altura, plantéate cambiarlo por otra solución. Sin duda, conviene elegir una plataforma con un extenso inventario (nuestro software, TravelPerk, cuenta con una gran oferta de alojamientos, vuelos, trenes y coches de alquiler para viajes de negocios con todos los proveedores del mercado, incluidas las integraciones con gigantes del sector y proveedores de viajes como Booking.com, Expedia y Airbnb).

Gracias a funcionalidades como las políticas de viajes automatizadas y los flujos de aprobación, los viajeros pueden comprobar fácilmente si la reserva cumple con la política y solicitar las aprobaciones necesarias. Hacer una reserva es realmente sencillo gracias a integraciones útiles y a una aplicación móvil fácil de usar que motiva a los viajeros a utilizar la plataforma.

3. Busca una solución que ofrezca reservas de viajes centralizadas e informes automatizados en tiempo real

El software de gestión de viajes tiene que ser fácil de usar para los viajeros de negocios, pero también tiene que ofrecer todas las funcionalidades que el equipo financiero necesita. Dos funciones esenciales para los equipos financieros son la elaboración de informes en tiempo real y la integración con una solución de gestión de gastos.

¿Recuerdas los correos electrónicos y los informes de gastos desperdigados? Pues despídete de todo eso. Ahora, gracias al software de gestión de viajes como TravelPerk, tendrás acceso a un panel de control fácil de usar. Aquí podrás desglosar los datos por persona, tipo de transporte, tipo de reserva, cancelaciones, IVA deducible y mucho más.

Estos informes te servirán para preparar gráficos, comunicar fácilmente el gasto en viajes de empresa y encontrar nuevas formas de reducir los costes de los viajes sin renunciar a la calidad. También puedes usarlos para controlar y compensar las emisiones de dióxido de carbono, de modo que podrás medir, declarar y reducir la huella de carbono de la empresa (ideal para las iniciativas sostenibles).

Si, además, integras TravelPerk con una solución de gestión de gastos, podrás disfrutar de más ventajas todavía. Utiliza tecnología como Pleo, Payhawk o Rydoo (entre otras) para simplificar los procesos de elaboración de informes. Los viajeros pueden gestionar sus gastos de manera sencilla y sincronizar los datos directamente con TravelPerk, y tú disfrutarás de una visibilidad completa de los patrones de gastos de la empresa.

Con la automatización de los informes de gastos, ahorrarás tiempo y dinero, y tendrás una visión general del flujo de efectivo en tiempo real. ¿Sabías que, de media, se tarda 20 minutos en completar un informe de gastos y que cuesta 58 $ tramitarlo, mientras que corregir un informe con errores supone otros 18 minutos y un coste de tramitación de 52 $, de acuerdo con la Global Business Travel Association (GBTA)? Es más que probable que todos esos informes terminen acumulándose, lo que supondrá una auténtica pérdida de tiempo para el equipo y un malgasto del presupuesto de la empresa.

Si automatizas el proceso de gestión de gastos, podrás olvidarte del engorroso papeleo, que es tan difícil de organizar y que no aporta ningún beneficio. En cambio, dispondrás de un sistema digital más simple y menos propenso a errores, que te ofrecerá información sobre las tendencias en viajes, los patrones de gastos de los viajeros, las posibles infracciones de la política y las nuevas oportunidades para ahorrar costes.

Si quieres conocer otras formas de ahorrar en gastos de viajes de negocios, te contamos cómo optimizar tu presupuesto para este tipo de viajes.

Two colleagues working together in a cafeteria.

Descubre cómo ahorrar dinero a tu empresa en los viajes de negocios

Cinco razones por las que es difícil controlar los gastos de viajes de empresa

Si eres responsable de gestionar viajes de empresa y te encargas de los gastos, sabrás lo difícil que es tener visibilidad sobre el presupuesto para viajes de equipos. Cuando los empleados reservan en plataformas independientes o utilizan una agencia de viajes externa, la cosa se complica aún más.

Comprender por qué resulta tan complicado controlar los gastos de viajes de negocios te ayudará a entender mejor los gastos de viajes de tu empresa en la actualidad. También mejorará tu capacidad como responsable de viajes para tomar decisiones en relación al presupuesto basadas en datos.

Tendencias actuales del sector de los viajes de empresa

En Estados Unidos, el gasto en viajes de negocios solo en el último año ha sido de 322 420 millones de dólares, seguido muy de cerca por la región de Asia Pacífico. En 2021, China gastó 230 910 millones de dólares en turismo de negocios.

Las empresas también tienen como objetivo reducir su huella de carbono y mejorar sus ganancias, y, para conseguirlo, trabajan con proveedores de viajes que invierten en sostenibilidad.

Entonces, ¿por qué es tan difícil controlar los gastos de viajes de empresa?

Si no revisas las políticas de viaje y las prácticas actuales de tu empresa, es posible que los gastos en viajes de negocios se descontrolen. A continuación, te contamos algunas razones que pueden causar un descontrol de los gastos de los viajes de negocios y te proponemos soluciones prácticas.

1. Las reservas de los viajes y la gestión de gastos se efectúan en distintas plataformas

Las soluciones de viajes tradicionales no pueden asumir las exigencias de los viajes de hoy en día y, por cada aspecto del viaje que satisfacen, otros quedan olvidados. Como consecuencia, los equipos reservan los viajes a través de un sistema o plataforma de viajes, mientras que los gastos se gestionan en otra plataforma.

Si tu empresa reserva los viajes de negocios en distintas plataformas, es imposible controlar y gestionar los presupuestos. Iniciar sesión en distintas plataformas y descargar las facturas una por una dificulta el proceso de control de los gastos.

Una empresa dedicada a los viajes de negocios, como TravelPerk, te ofrece muchas ventajas. Con TravelPerk, podrás simplificar tu proceso de reserva online. Ya sea reservando vuelos y hoteles o gestionando facturas, el gasto en viajes de empresa se vuelve mucho más fácil de controlar a través de una plataforma integra.

Un equipo se queda atrapado en Latinoamérica cuando debería estar volando a Nueva York en un avión que despegó... ¿hace 5 minutos? No te preocupes, porque tendrás acceso a un servicio ininterrumpido de asistencia al cliente. Disfruta de este servicio de forma fácil y rápida, ya que el objetivo de nuestro equipo es responder a cualquier llamada en 15 segundos.

2. Los gastos de IVA no incluyen datos en tiempo real

El IVA siempre ha sido una fuente inagotable de problemas para los equipos financieros en cualquier empresa. Los plazos ajustados para la presentación de los informes de gastos, junto con las complicaciones que conlleva el papeleo físico, hacen que resulte difícil controlar los gastos en viajes correspondientes al IVA.

Cualquier responsable de viajes con experiencia sabe que el proceso para reclamar el IVA de los viajes de empresa se divide en varias etapas. La reclamación del IVA puede tardar varias semanas en tramitarse y puede estar sujeta a ciertos términos y condiciones, además de que existen numerosos tipos de IVA. Por tanto, los/las responsables de viajes no disponen de información completa y en tiempo real de los gastos de IVA.

El servicio de reclamación del IVA de TravelPerk recopila por ti las facturas de los proveedores del viaje y te garantiza que cumplan la normativa relacionada con el IVA. Nuestra plataforma te dará acceso a un inventario de viajes compatible con el IVA que podrás gestionar y recopilar las facturas de manera sencilla. Nuestra calculadora de ahorros y los informes de IVA recuperable te ayudan a prever cuánto podrías ahorrar.

3. Sistemas de gastos obsoletos e ineficientes

¿Tu empresa utiliza soluciones de elaboración de presupuestos y sistemas de gastos obsoletos?

Si los procesos son ineficientes, el control de los gastos en viajes de empresa se complica. A menudo, esto se debe a la cantidad de trabajo duplicado que supone para el equipo, además de la elaboración de informes imprecisos. También falta información valiosa sobre las tendencias del presupuesto y los patrones de gasto de los empleados.

Escoge una empresa de gestión de viajes que tenga acuerdos con distintos proveedores, que te ayude a abordar los procesos ineficientes y que satisfaga directamente tus necesidades. Entre los socios de TravelPerk que ofrecen sistemas de gastos automatizados y que ayudan a controlar los gastos en tiempo real se encuentran:

Spendesk

Haslle

Expensify

Fyle

Payhawk

Además, los empleados pueden actualizar en tiempo real sus recibos y facturas, lo cual aumenta la eficacia y el rendimiento del equipo a la hora de reembolsar los gastos de viajes de los empleados.

4. Los empleados desconocen las políticas de viajes de la empresa

Si crees que los gastos en viajes de empresa están descontrolados, puede que el problema sea la falta de conocimiento de la política de viajes por parte de los empleados. Los que no conocen estas políticas suelen reservar viajes que las incumplen sin ser conscientes de ello.

La solución de gestión de viajes de TravelPerk permite a los/las responsables de viajes crear políticas dentro de la herramienta de reservas. De esta forma, se restringen los permisos de los empleados para reservar, ya que se establecen parámetros que permiten ahorrar tiempo y controlar los gastos de los viajes de negocios. Nuestra solución simplifica y automatiza el proceso de aprobación de los itinerarios de viaje de los empleados.

¿Quieres crear de cero la política de viajes de tu empresa? Utiliza las plantillas gratuitas de TravelPerk para políticas de viajes y personalízala de forma sencilla en cuestión de minutos.

5. Costes inesperados en los viajes de negocios

La frase «espera lo inesperado» puede provocarle escalofríos a un/una responsable de viajes. Los costes y las tarifas sorpresa relacionadas con los gastos de los viajes de negocios hacen que sea más difícil controlarlos.

Los cargos por equipaje adicional o sobrepeso, el aparcamiento en el aeropuerto y el alquiler de coches disparan el gasto si no se tienen en cuenta en los gastos de los viajes de negocios. También pueden cancelarse o retrasarse los vuelos, tanto por parte del empleado como de la compañía aérea.

Algunas soluciones pueden ser viajar con menos equipaje o compartir coche a la llegada, pero, en ocasiones, los empleados necesitan más flexibilidad.

La función FlexiPerk permite cancelar los viajes de trabajo por cualquier motivo hasta dos horas antes del despegue obteniendo un reembolso mínimo del 80 % del coste del viaje.

Las soluciones empresariales modernas ayudan a los/las responsables de viajes a satisfacer las exigencias de un sector en constante cambio como el de los viajes de empresa. Una solución de gestión de viajes íntegra permite integrar con facilidad planes de viaje, reservas e informes de gastos, así como acceder a los datos en tiempo real.

Tres formas de gestionar fácilmente tus gastos en viajes de empresa

1. Analiza el proceso actual de reserva

2. Evalúa la tasa de adopción de tus herramientas de reserva actuales

3. Busca una solución que ofrezca reservas de viajes centralizadas e informes automatizados en tiempo real

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Cinco razones por las que es difícil controlar los gastos de viajes de empresa

Tendencias actuales del sector de los viajes de empresa

Entonces, ¿por qué es tan difícil controlar los gastos de viajes de empresa?

1. Las reservas de los viajes y la gestión de gastos se efectúan en distintas plataformas

2. Los gastos de IVA no incluyen datos en tiempo real

3. Sistemas de gastos obsoletos e ineficientes

4. Los empleados desconocen las políticas de viajes de la empresa

5. Costes inesperados en los viajes de negocios

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